Счетоводство на племенни игри и казина съгласно NIGC MICS: Win, Drop, Hold и вътрешните контроли, които правят едно суверенно казино одитируемо

Екипът за събиране на касите (drop team) влиза в залата с игрални автомати в 3 сутринта под постоянно видео наблюдение, придружен от униформен служител до количката и с манифест, който никой в счетоводството още не е виждал. В рамките на четири часа повече от милион долара в банкноти, тикети и монети ще преминат от кутиите за събиране (drop boxes) към запечатана стая за броене, ще бъдат пресметнати пред камерите и ще бъдат записани в главната книга, която федерален регулатор може да поиска без предупреждение. Паричният поток никога не спира. Контролите не могат да се провалят. А счетоводният екип е последната линия на защита между една здрава хазартна операция и Известие за нарушение (Notice of Violation).

Племенните казина работят в регулаторен триъгълник: Минималните стандарти за вътрешен контрол (MICS) на Националната комисия по индиански игри (NIGC), правилата за отчитане на валута по Глава 31 от Закона за банковата тайна (BSA) и ограниченията на Закона за регулиране на индианския хазарт (IGRA) относно използването на нетните приходи. Сгрешете при който и да е от тях и последствията ще се разпространят лавинообразно — от глоби до спиране на лиценза и удържане на плащания на глава от населението (per-capita), третирани като неотчетени заплати. Това ръководство разглежда как хазартните операции от Клас II и Клас III осчетоводяват печалбата (win), постъпленията (drop) и задържането (hold), как съгласуват касата (cage) и трезора (vault) със стаите за броене на банкноти и монети, как спазват изискванията за подаване на CTR-C по Глава 31 и как правилно отчитат разпределенията на глава от населението съгласно IRC Раздел 3402(r).

Двата класа игри и техните отделни правилници

IGRA разделя индианския хазарт на три класа. Клас I (традиционни и социални игри) остава извън тази дискусия. Ежедневната работа на счетоводния екип се фокусира върху другите два:

Клас II игри — бинго и игри, произлизащи от бинго (включително електронни помощни средства за бинго и игри с карти, които не са срещу казиното, като покер). Вътрешните контроли се уреждат от 25 CFR Част 543, които NIGC изготвя и прилага директно.
Клас III игри — всичко останало в стил „Лас Вегас“: слотове, блекджек, зарове, рулетка, бакара. Вътрешните контроли се уреждат от 25 CFR Част 542. Клас III изисква също Племенно-държавно споразумение (Compact), като повечето споразумения включват MICS чрез препратка или налагат стандартите на Държавна хазартна агенция допълнително.

Племената са свободни да пишат Племенни стандарти за вътрешен контрол (TICS), които надхвърлят MICS, но никога не са под тях. Когато племенните TICS са в конфликт с MICS, се прилага федералният минимум. За счетоводния отдел това означава, че сметкопланът, работните документи за одит и календарът за вътрешен одит трябва да бъдат маркирани по клас — приходите от Клас II не могат да бъдат смесвани с приходите от Клас III в книгите, а одиторът ще тества и двата класа поотделно по време на ангажимента за договорени процедури (AUP).

Изграждане на сметкоплан, който говори езика на MICS

Главната книга на казиното трябва да съответства на терминологията, използвана от регулатора. Три термина определят всичко:

Drop (Постъпления) — брутната сума, заложена в машина или на маса, измерена чрез пари в брой и тикети, които физически попадат в кутията (плюс, при слотовете, валидатора на банкноти и TITO транзакциите, уловени електронно).
Win (Печалба на казиното) — постъпленията минус изплатените джакпоти, допълвания (fills) и осребрени тикети. Win е това, което казиното всъщност задържа. Това е редът, който се превръща в Брутен приход от хазарт (GGR) в отчета за приходите и разходите.
Hold percentage (Процент на задържане) — печалбата, разделена на постъпленията, изразена в проценти. Игрален автомат „Penny slot“ може да задържа 8–12 процента; маса за блекджек може да задържа 12–16 процента. Холд, който се отклонява с повече от няколко процентни пункта извън теоретичния диапазон, е най-честият ранен индикатор за повреда на оборудването или кражба.

Един работещ сметкоплан разделя приходите най-малко на Слотове (Клас III), Игри на маса (Клас III), Бинго (Клас II), Покер (Клас II) и Пулап-табове (Клас II), с подсметки за всяка зала (pit), група машини (bank) или отдел. Всеки ред за приходи е свързан с контра-сметка за приходи за промоционални отстъпки — безплатна храна, безплатна игра (free play), използвани точки и стимули за развитие на играчите. Съгласно одиторското ръководство за хазарт на AICPA, много племенни казина представят Нетен приход от хазарт (NGR) на лицевата страна на отчета за доходите, което е GGR минус кешовите стимули за продажби и периодичната промяна в начисленията за пасиви по прогресивни джакпоти. Представянето чрез контра-сметки предотвратява изкуственото надуване на водещите цифри — важно, защото GGR определя както регулаторната такса, дължима на NIGC, така и всяко плащане за споделяне на приходите, дължимо на държавата по споразумението.

Прогресивните джакпоти заслужават собствен параграф в папката на главния счетоводител: всяко увеличение на метъра на широкообхватен или вътрешен прогресивен джакпот е вероятен пасив съгласно ASC 450, и промяната в този пасив преминава през печалбата (win) за всеки отчетен период, докато джакпотът не бъде спечелен. Когато джакпотът бъде платен, натрупаният пасив се отписва, а не се отчита отново като разход.

Предаване и броене: Къде се крият кражбите и къде одиторите гледат първо

Предаването и броенето са хореографията, която превръща наличните пари в запис в главната книга, а MICS ги описват до ъгъла на камерата.

Преди предаването наблюдението трябва да бъде уведомено, за да може камерите да бъдат предварително позиционирани. Минимум двама души изтеглят кутиите за предаване (drop boxes), като поне един е независим от игралния отдел. Кутиите се заключват при машината и се отключват само в стаята за броене. Ключовете за кутията се съхраняват отделно от ключовете за механизма за освобождаване, а трета страна контролира ключа за самата стая за броене — трима различни попечители, нито един от които не може да завърши цикъла сам.

В стаята за броене камерите работят непрекъснато, членовете на екипа за броене не могат да излизат или влизат освен по време на планираните почивки, а личните телефони, чанти и връхни дрехи остават навън. Броенето се извършва под запис на видео, всяко отклонение над определен праг (обикновено от 1 до 5 долара на кутия) се разследва преди подписването на резултатите от броенето, а документацията за броенето не пътува с парите. Служителят от касата (cage agent), който приема средствата, няма предварителна информация за общата сума от броенето — това е същността на принципа за разделение на задълженията. Ако касата знаеше общата сума предварително, проверката на отклоненията губи своята независимост.

Счетоводното равнение на следващата сутрин сравнява три записа: листа от стаята за броене, дневника за разписки на касата и отчетите на системата на слот машините за валидатори на банкноти и TITO. Всеки долар трябва да съвпада в трите документа. Когато това не се случи, работата на счетоводния екип е да проследи отклонението до неговия източник — заседнал валидатор на банкноти, неосребрен билет, грешно въведен джакпот или, в най-лошия случай, човек.

За игрите на маса еквивалентният ритуал обхваща зареждането с чипове (движение на чипове от касата към масата), кредитите (движение на чипове обратно) и първоначалния импрест наличност (bank impressed inventory), с който крупието започва и завършва всяка смяна. Всеки от тях е отделен документ, всеки изисква два подписа и всеки става част от изчислението на предадените суми от масата.

Каса, трезор и контрол на ключовете

Касата е оборотният капитал на казиното, а трезорът е неговият резерв. MICS изискват:

Постоянна инвентаризация на валута, монети, чипове и жетони в касата, уравнявана при всяка смяна.
Преброяване на трезора („основната каса“), извършвано ежедневно от двама независими служители, като листът с броенето се подписва и от двамата и се предава в счетоводството.
Дневник за контрол на ключовете, който записва всеки издаден и върнат ключ, часа, издаващия служител, приемащия служител и целта. Ключовете за чувствителни зони — кутии за предаване, стая за броене, трезор, наблюдение — никога не напускат имота без документиран протокол.

Когато в касата има липса, отклонението в касата (cage variance) се осчетоводява като разход; когато има излишък — като други приходи, но само след преглед на наблюдението и писмен доклад за отклонението. Модел на малки необясними липси в смените на един касиер е точно сигналът, който екипът за вътрешен одит е обучен да открива, и точно видът доказателство, което излиза наяве при договорените процедури (AUP).

Раздел 31, Формуляр 8362 и задълженията по BSA

Племенните казина с брутни годишни приходи от игри над 1 милион долара са „финансови институции“ съгласно 31 CFR 1010.100(t)(5) и (t)(6). Това задейства пълната програма на Закона за банковата тайна (BSA): идентификация на клиентите, докладване на подозрителна дейност, писмена програма за съответствие срещу изпирането на пари (AML), определено длъжностно лице по съответствието, обучение на служителите и независими проверки.

Основното правило: всяка трансакция за внасяне или теглене на пари в брой (или обобщени трансакции от едно и също лице) на обща стойност над 10 000 долара в рамките на един игрален ден трябва да бъде докладвана във Формуляр 8362, Отчет за валутни трансакции от казина (CTR-C). Внасянето и тегленето се сумират отделно — клиент, който купува чипове за 11 000 долара и по-късно осребрява 11 000 долара, генерира два CTR-C, а не нето нула. Отчетът трябва да бъде подаден по електронен път чрез системата за електронно подаване на BSA на FinCEN в рамките на 15 календарни дни, а казиното трябва да съхранява копие в продължение на пет години.

Племенните казина под прага от 1 милион долара не са BSA институции — вместо това те подават еквивалента по Раздел 26, Формуляр 8300, за касови трансакции над 10 000 долара в търговска или стопанска дейност. Двата режима не се припокриват; подателите на CTR-C не подават и Формуляр 8300 за същите игрови трансакции.

Счетоводните функции и функциите по съответствие споделят отговорността по Раздел 31, но не трябва да бъдат едно и също лице. Независимото тестване — изискваната годишна проверка по BSA — обикновено се възлага на външна фирма за дипломирани експерт-счетоводители (CPA), запозната с ръководството за игри на AICPA. Слабата програма по BSA е нещо повече от регулаторен риск; тя е била съпътстваща причина в множество заповеди за съгласие на FinCEN срещу племенни игрални операции, носещи санкции от седем и осем цифри.

Разпределения на глава от населението и 31-процентното удържане на данъци

IGRA позволява на дадено племе да разпределя нетните приходи от игри на своите членове чрез План за разпределение на приходите (RAP), одобрен от министъра на вътрешните работи. Когато племето прави плащания на глава от населението от приходи от игри от Клас II или Клас III, Раздел 3402(r) от IRC изисква платецът да удържа федерален подоходен данък, използвайки или W-4 на получателя, или, ако няма W-4 в архива, специалните племенни таблици за удържане (с таван от 31 процента).

Счетоводният работен процес:

Всяко плащане на глава от населението се осчетоводява в сметка за пасив за удържани данъци при плащане, а не при натрупване.
Удържаният данък се депозира съгласно графика за депозиране на Формуляр 945 — ежемесечно или два пъти седмично в зависимост от пасивите за предходната година.
Годишният Формуляр 945 се подава до 31 януари, като се отчита общият удържан данък на глава от населението за годината.
Всеки член получава Формуляр 1099-MISC (а не W-2), отчитащ брутното разпределение на глава от населението и удържания федерален данък.

Неизпълнението на задължението за удържане не прехвърля пасива върху члена — той остава в книгите на племето като неплатен данък от тип „заетост“, плюс неустойки и лихви. Когато плащанията на глава от населението на непълнолетни лица се отлагат в тръст съгласно RAP, събитието за федералния подоходен данък възниква когато се извършва разпределението от тръста, а не когато сумата се разпределя. Счетоводният екип трябва да проследява натрупаното салдо на всеки член, задължението за удържане при разпределение и отчитането по 1099 отделно от собствените книги на игралната операция — отделен набор от сметки в главната книга на племенното управление, а не на казиното.

Петте разрешени употреби на нетните приходи съгласно IGRA

Често пренебрегван счетоводен въпрос е какво всъщност е разрешено на племето да прави с нетните приходи на казиното. Раздел 11(b)(2)(B) от IGRA ограничава използването им до пет категории:

Финансиране на операции и програми на племенното управление.
Осигуряване на общото благосъстояние на племето и неговите членове.
Насърчаване на икономическото развитие на племето.
Дарения за благотворителни организации.
Помощ при финансирането на операциите на местните държавни агенции.

Разпределения извън тези пет категории — или плащания на глава от населението без одобрен План за разпределение на приходите (RAP) — могат да доведат до принудителни действия от страна на NIGC и данъчни последици за племето и неговите членове. Счетоводният екип на казиното обикновено не взема тези решения за разпределение, но изготвя отчетите, които племенният съвет използва за вземането им, а AUP ще проследи трансферите от казиното към племенното управление, за да потвърди правилната класификация.

Наблюдение, ИТ одит и счетоводната система за слотове

Модерните зали от Клас III работят със счетоводни системи за слотове (SAS, системи за управление на казина, проследяване на играчи), които записват всяка трансакция за вкарани монети (coin-in), изплатени монети (coin-out), джакпот и TITO по електронен път и ги подават директно към главната книга чрез нощен журнал. Три контролни точки заслужават редовно внимание от страна на вътрешния одит:

Дневници за системни промени. Всяка корекция (patch), промяна в конфигурацията и корекция на теоретичния процент на задържане (theoretical-hold) на играта се записва и е свързана с документирана работна поръчка. Неотразена в дневника промяна в теоретичното задържане на слот машина може да маскира кражба в продължение на месеци.
Задължения за проследяване на играчите. Точките за лоялност са пасив за отложени приходи — всяка спечелена точка е бъдещо задължение за обратно изкупуване. Предположението за отпадане (breakage — процентът точки, които се очаква да изтекат неизползвани) се нуждае от документална основа и редовен преглед на действителните нива на използване.
Обращение на TITO билети. Неизплатените билети са краткосрочни пасиви до момента на изплащане или изтичане на валидността им (обикновено 30–180 дни в зависимост от правилата на щата и споразумението). Стойността на изтеклите билети се признава за доход само след като анализът на изтичането бъде документиран.

Записите от видеонаблюдението имат изискване за съхранение (често минимум седем дни, по-дълго за инциденти в процес на разследване). Счетоводството, свързано с тези записи — отчети за отклонения, изплащания на джакпоти, касови трансакции — поддържа документална нишка, която одиторът може да проследи във всяка посока.

Вътрешен одит, независим одит и AUP

MICS изискват функция за вътрешен одит, независима от операциите, която да се отчита пред племенната комисия по хазарта или одитен комитет, с документирано тестване на касата, броенето, слотовете, масите, наблюдението, контрола на ключовете, целостта на EPROM/софтуера и съответствието с Дял 31 поне веднъж годишно. Констатациите се докладват писмено, изисква се отговор от ръководството, а докладът е на разположение на NIGC при поискване.

Веднъж годишно независим дипломиран експерт-счетоводител (CPA) извършва Договорени процедури по MICS (AUP) — това не е одит на финансовия отчет, а процедурен тест за съответствие с MICS. CPA докладва констатациите на племенната комисия по хазарта, племето и NIGC. Отделен годишен одит на финансовия отчет съгласно GAAS се подава в NIGC в рамките на 120 дни след края на фискалната година. Заедно, AUP и финансовият одит са начинът, по който NIGC проверява на хартия това, което камерите за наблюдение проверяват в реално време.

Поддържайте счетоводните книги на казиното готови за одит

Независимо дали управлявате касата, закривате книгите всеки месец или сте част от одитния комитет, главната книга е мястото, където контролът става доказуем. Beancount.io предоставя двустранно счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с контролирани версии и готово за AI — така че всяка прекласификация, журнал за отклонения и вписване на удръжки при изплащания на глава от населението оставя постоянна, проследима следа (diff-able), която регулатор или вътрешен одитор може да провери без помощта на доставчик. Започнете безплатно и внесете същата дисциплина, която екипът ви за наблюдение прилага в залата, в книгите, които стоят зад тях.

Източници: