Попълване на Формуляр 1099-NEC за сезон 2026: праг от $2000, електронно подаване чрез IRIS и как да избегнете натрупани санкции

Ако плащате дори на един фрилансер, адвокат или независим изпълнител, правилата за 1099 току-що се промениха под краката ви. Два големи прехода настъпват едновременно за данъчната 2026 година: дългогодишният праг за отчитане от $600 за възнаграждения на лица, които не са служители, скача на $2000, а IRS (Данъчната служба на САЩ) прекратява десетилетната система FIRE в полза на новата система за приемане на информационни декларации (IRIS). Сгрешете някое от тези неща и може да натрупате глоби от $60, $130, $340 или дори $680 на формуляр — без таван, когато IRS реши, че сте били „умишлено“ небрежни.

Добрата новина е, че подаването на 1099-NEC е предимно проблем на административната дисциплина, а не данъчен проблем. Ако събирате чист формуляр W-9 от всеки доставчик преди първото плащане, настроите процес за проследяване през годината и разберете новия портал за електронно подаване, януарската суматоха около подаването се превръща в несъществено събитие.

Това ръководство преминава през целия жизнен цикъл на 1099-NEC за малкия бизнес: кой се нуждае от формуляр, какво се променя за 2026 г., как се събират W-9, как се подава електронно чрез IRIS, кога се активира резервното удържане на данък и как да се избегнат нивата на глобите, които се натрупват бързо.

Какво отчита 1099-NEC — и кой трябва да го подава

Формуляр 1099-NEC („Възнаграждение на лица, които не са служители“) е начинът, по който бизнесът съобщава на IRS — и на изпълнителя — че е платил на доставчик на услуги, който не е корпорация, през годината. Формулярът беше отделен от стария 1099-MISC през 2020 г., за да се даде на възнаграждението на външни лица собствен път за подаване и собствен краен срок — 31 януари.

Обикновено трябва да подадете 1099-NEC, ако и четирите условия се отнасят за плащане, което сте направили в хода на вашата търговска или стопанска дейност:

1. Платили сте на някой, който не е ваш служител.
2. Плащането е за услуги (не за стоки, наем или стоков инвентар).
3. Плащането е направено на физическо лице, партньорство, наследство или LLC, облагано като едноличен търговец или партньорство — а не на корпорация.
4. Общата сума, която сте платили на този доставчик през годината, е достигнала прага за отчитане.

Четвъртата част е мястото, където 2026 променя всичко.

Прагът от $2000 влиза в сила за 2026 г.

В продължение на десетилетия магическото число беше $600. Съгласно Закона One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), подписан през 2025 г., прагът за отчитане по 1099-NEC (и 1099-MISC) се повишава на $2000 общо плащания на доставчик за календарна година, започвайки с данъчната 2026 г. (формулярите, които ще подадете в началото на 2027 г.).

От 2027 г. прагът ще бъде индексиран спрямо инфлацията чрез корекция на разходите за живот (CPI), закръглена до най-близките $100. IRS ще обявява новото число всяка есен.

Няколко важни нюанса:

• Данъчната 2025 година все още е с праг $600. Формулярите за данъчната 2025 г. трябва да бъдат подадени до 2 февруари 2026 г. (31 януари се пада в събота). Не променяйте процеса си в движение — използвайте $600 за декларациите за 2025 г.
• Всички доходи все още са облагаеми. По-високият праг за отчитане не прави съответния доход необлагаем. Изпълнителите, които не получават 1099, все още дължат данък върху доходите и данък за самоосигуряване върху това, което им е платено.
• Най-добра практика: все пак събирайте W-9 за всеки доставчик. Доставчик, на когото сте платили $1800 през ноември, може да премине новия праг от $2000 през декември, а вие не искате да преследвате данъчни идентификационни номера в края на годината. Повече за това по-долу.

Изключението за адвокати, в което всички се заблуждават

Изключението за корпорации звучи просто: плащанията към C-корпорации и S-корпорации обикновено не подлежат на отчитане в 1099-NEC. Но тук идва уловката: адвокатите подлежат на отчитане, дори ако са регистрирани като корпорация. Ако платите $600 (сумата нараства до $2000 през 2026 г.) или повече за правни такси за услуги, предоставени във вашата търговска или стопанска дейност, подавате 1099-NEC в клетка 1 — точка. Фактът, че фирмата е PC, LLP или PLLC, няма значение.

Брутните суми, изплатени на адвокат като част от споразумение, се посочват във формуляр 1099-MISC в клетка 10, без праг и без изключение за корпорации. Това е различен формуляр, но си струва да се отбележи, тъй като правилата се припокриват концептуално.

Често срещани плащания, които не са в 1099-NEC

• Плащания за стоки, инвентар, телефон, транспорт или съхранение
• Заплати, изплатени на служители (те отиват в W-2)
• Плащания към повечето корпорации (с изключение на адвокати и някои доставчици на медицински услуги)
• Наем, платен на наемодател — това отива в 1099-MISC клетка 1
• Плащания, обработени чрез платежна карта или мрежа на трета страна като Stripe, PayPal "Goods & Services", Square или Venmo Business — те се отчитат от процесора във формуляр 1099-K

Последното е изключително важно. Ако платите на вашия счетоводител чрез кредитна карта или транзакция в PayPal „Goods & Services“, вие не издавате 1099-NEC за тези плащания — процесорът ги отчита във формуляр 1099-K. Но ако им платите чрез Zelle, изпратите чек или инициирате ACH трансфер, тези плащания са ваш ангажимент за отчитане. Смесените канали за плащане създават главоболия при равняването; изберете един метод за всеки доставчик, когато е възможно.

Започнете годината правилно: Изисквайте W-9 преди първото плащане

Най-ефективното действие, което можете да предприемете в процеса на управление на задълженията (accounts payable), е да изискате попълнен и подписан формуляр W-9 от всеки нов доставчик, преди да извършите първото плащане. Това е най-чистата защита срещу резервно удържане на данъци (backup withholding), липсващи данъчни номера (TIN) и нарастващи санкции.

Формулярът W-9 събира четири критични елемента:

1. Юридическо име, както е посочено в данъчната декларация на доставчика
2. Търговско наименование, ако се използва DBA (doing business as)
3. Федерална данъчна класификация (едноличен търговец, еднолично LLC, съдружие, C-corp, S-corp и т.н.)
4. Идентификационен номер на данъкоплатеца (SSN, EIN или ITIN), удостоверен под страх от наказателна отговорност за фалшиви показания

Този ред за данъчна класификация ви подсказва дали ще трябва да подавате декларация в края на годината. Доставчик, който отбележи полето „C Corporation“ или „S Corporation“, обикновено не получава 1099 (с изключение на адвокатите, споменати по-горе). Доставчик, който отбележи „Individual/sole proprietor or single-member LLC“ или „Partnership“, почти сигурно ще получи такава форма, ако премине прага.

Практичен работен процес за W-9

• Включете го в процеса на първоначално регистриране (onboarding). Направете W-9 задължително приложение към всяка заявка за нов доставчик, по същия начин, по който бихте изискали анулиран чек за настройка на ACH плащания. Без W-9 няма плащане.
• Съхранявайте PDF файла, а не само данните. Ще ви трябва подписаното удостоверение в архива, ако IRS някога ви изпрати „B Notice“ (повече за това по-долу).
• Проверете TIN номера спрямо името. IRS предлага безплатна услуга за съпоставяне на TIN (TIN Matching) чрез портала e-Services, която ви позволява да потвърдите дали комбинацията от име и TIN съвпада с данните на IRS, преди да подадете декларация. Тази стъпка предотвратява по-голямата част от главоболията с „B Notice“.
• Обновявайте W-9 на всеки три години или винаги, когато името, класификацията или TIN на доставчика се променят. Сливания, разводи, промени на имена и преобразувания на юридически лица правят стария W-9 невалиден.

Какво става, ако доставчик откаже да предостави W-9?

Случват се две неща, и двете лоши за доставчика:

1. Трябва незабавно да започнете резервно удържане на данък при текущата ставка от 24% върху всяко подлежащо на отчитане плащане, докато не получите валиден TIN.
2. Депозирате този удържан данък в IRS чрез формуляр 945 и го отчитате в клетка 4 на 1099-NEC.

Резервното удържане се задейства и ако наличният TIN е „очевидно некоректен“ — по-малко от девет цифри, повече от девет цифри или съдържа буква — или ако IRS ви уведоми, че името и TIN не съвпадат (известие „CP2100“ или „CP2100A“, наричано още „B Notice“).

За повечето малки предприятия резервното удържане е по-скоро теоретична заплаха: доставчиците попълват W-9, за да го избегнат. Но трябва да знаете, че правилото съществува, и да сте готови да действате, защото IRS ще държи вас, а не доставчика, отговорни за неудържания данък.

Проследявайте плащанията правилно през годината

Най-голямата причина за хаоса с формите 1099 в последния момент е липсата на информация колко точно сте платили на всеки доставчик, докато не седнете да проверявате през януари. Вместо това изградете целогодишен процес:

• Създайте отделна сметка за „Договорен труд“ или „Професионални услуги“ във вашия сметкоплан, различна от заплатите на служителите и покупките на стоки. Това изолира групата, която може да се нуждае от 1099.
• Обозначете всеки доставчик като подлежащ на 1099 или не в момента на неговото въвеждане, въз основа на класификацията му в W-9. Повечето счетоводни платформи имат отметка „Track for 1099“ в записа за доставчика.
• Изключете плащанията с карти и през платежни оператори от общите суми за 1099. Ако на доставчик е платено частично с чек (800 долара) и частично с кредитна карта (1500 долара), само 800-те долара в плащания с чек се броят към прага за 1099. Частта с картата е ангажимент на платежния оператор.
• Изготвяйте предварителен отчет за 1099 на тримесечие. Повечето счетоводни системи могат да генерират „Vendor 1099 Summary“ по всяко време. Прегледът му през октомври помага да откриете липсващи W-9 форми, докато все още има време за корекция, и ви дава информация кои доставчици ще преминат прага.

Системите за текстово базирано счетоводство (plain-text accounting) правят това особено лесно, тъй като всяка трансакция може да съдържа метаданни за доставчика под формата на етикети (tags), а проста заявка от един ред филтрира плащанията по метод или класификация на доставчика, без това да променя официалните записи.

Голямата промяна през 2026 г.: FIRE отпада, влиза IRIS

В продължение на почти тридесет години системата на IRS за електронно подаване на информационни декларации (FIRE) беше начинът, по който големите податели предаваха формите 1099. FIRE се пенсионира, а негов заместник е Information Returns Intake System (IRIS).

Сроковете са важни:

• Данъчна 2025 година (подаване в началото на 2026 г.): Все още можете да използвате FIRE за предаване на данни до 31 декември 2026 г.
• Данъчна 2026 година (подаване в началото на 2027 г.): IRIS става единствената система за приемане на данни. FIRE вече няма да приема декларации.
• Хартиените форми 1099 технически остават разрешени само за податели под прага за електронно подаване, като IRS сигнализира, че приемането на хартиени документи ще продължи да се ограничава.

Кога трябва да подавате по електронен път

Ако подавате общо 10 или повече информационни декларации от всички типове формуляри в рамките на една календарна година, трябва да ги подадете по електронен път. Този брой от 10 декларации комбинира 1099, W-2, 1095, 1098 — всичко. Наемодател с три имота под наем може да издаде четири 1099-MISC, шест 1099-NEC и дванадесет W-2 за персонала на фирмата за управление на имоти, и така лесно преминава прага.

За повечето малки предприятия с по-малко от десет изпълнители имате избор между хартиен и електронен носител, но електронното подаване чрез IRIS е по-бързо, безплатно и с много по-малък риск от грешки.

Два начина за използване на IRIS

IRS предлага два канала за приемане:

1. Портал за данъкоплатци IRIS — безплатен, базиран на браузър интерфейс, в който ръчно въвеждате или качвате CSV файл за до 100 декларации. Това е правилният път за средностатистическия малък бизнес.
2. IRIS Приложение към приложение (A2A) — базирано на XML масово подаване за големи платци и софтуерни доставчици, които се интегрират директно с IRS.

За да използвате който и да е от двата пътя, се нуждаете от Контролен код за предавател на IRIS (TCC). Съществуващият ви FIRE TCC не се прехвърля. Процесът на кандидатстване за IRIS TCC може да отнеме 45 дни или повече, така че не чакайте до януари. Ако никога не сте подавали по електронен път, кандидатствайте за IRIS TCC до края на октомври, за да си осигурите резерв от време.

Повечето малки предприятия избягват изцяло кандидатстването за TCC, като използват услуги за електронно подаване от трети страни (TaxBandits, Tax1099, efile4Biz и др.). Те таксуват по няколко долара на формуляр, подават декларациите от ваше име, използвайки собствен TCC, изпращат по пощата или по електронен път копията до получателите и съхраняват всичко в случай на одит. За 5 до 50 формуляра годишно спестеното време почти винаги си заслужава разходите.

Календар за подаване за 2026 г.

Отбележете тези дати и ги третирайте като непоколебими:

• 31 януари 2026 г.: Изпратете на изпълнителите копията за получатели на формуляр 1099-NEC за 2025 г. (Специално за формулярите за 2025 г., IRS приема понеделник, 2 февруари 2026 г. за ефективен краен срок, тъй като 31 януари е събота.)
• 31 януари 2026 г.: Подайте формуляр 1099-NEC за 2025 г. пред IRS, по електронен път чрез FIRE или IRIS, или на хартия, ако отговаряте на условията.
• 28 февруари 2026 г. / 31 март 2026 г.: Крайни срокове за подаване на 1099-MISC на хартия / по електронен път (имайте предвид, че 1099-MISC има по-дълъг прозорец за подаване от 1099-NEC — лесно е да се объркат).
• Края на октомври 2026 г.: Кандидатствайте за IRIS TCC, ако ще подавате самостоятелно за данъчната 2026 година.
• 31 декември 2026 г.: Последен ден от работата на системата FIRE.
• 1 февруари 2027 г.: Първи краен срок за подаване съгласно режима на задължително използване на IRIS (за формуляри за данъчната 2026 година).

За разлика от много други декларации, крайният срок за 1099-NEC не може да бъде удължен лесно. Заявления за удължаване по формуляр 8809 за 1099-NEC се одобряват само при ограничени обстоятелства (катастрофи, смърт, пожар). За всички практически цели 31 януари е окончателен срок.

Глобите се натрупват бързо

Структурата на глобите е това, което прави спазването на изискванията за 1099 нещо, към което трябва да се подходи сериозно. Всеки липсващ, закъснял или неправилен формуляр носи глоба за декларация, като същата сума в долари се прилага отделно съгласно §6721 (неподаване пред IRS) и §6722 (непредоставяне на копието за получателя) — което означава, че един забравен формуляр може да доведе до двойна глоба.

За информационни декларации, които трябва да бъдат подадени през 2026 г., нивата на глобите на формуляр са:

„Малък бизнес“ за тази цел означава средни брутни приходи от 5 милиона долара или по-малко през предходните три данъчни години.

Три неща се наслояват:

1. Един пропуснат формуляр се глобява два пъти — веднъж за неподаване пред IRS и веднъж за неизпращане на копието до получателя.
2. Сумите на глобите растат, ако забавите коригирането. Формуляр, който закъснява с една седмица, струва по-малко от такъв, който закъснява с шест месеца.
3. Умишленото пренебрегване няма лимит. Ако IRS прецени, че сте знаели за изискването и сте го игнорирали (например, издали сте 1099 на някои изпълнители, но не и на други в идентични ситуации), можете да бъдете глобени с $680+ на формуляр без годишен таван.

Възможно е освобождаване поради основателна причина, ако можете да документирате, че сте действали добросъвестно — например, събрали сте W-9 от доставчик, който е предоставил грешен TIN, използвали сте услугата на IRS за сравняване на TIN (TIN Matching) и сте изпратили незабавно „Б-известие“ (B Notice), когато сте получили CP2100. Документирайте всичко.

Практичен календар за 1099 през годината

За да обобщим всичко, ето един ежемесечен ритъм, който ще ви осигури спокоен януари:

• Януари–февруари (текуща година): Изпратете по пощата или по електронен път миналогодишните формуляри 1099-NEC до 31 януари. Подайте ги пред IRS до същата дата.
• Март: Равнете общите суми по 1099 от предходната година с вашата главна книга. Проучете всеки доставчик, който е трябвало да получи 1099, но не е, и подайте коригирана декларация (с документация за основателна причина), за да ограничите глобите.
• Април–юни: Одитирайте списъка си с активни доставчици. Всеки, на когото са платени повече от $500 от началото на годината без наличен W-9, получава напомнящ имейл.
• Юли–септември: Направете междинен преглед на 1099. Проверете всички TIN номера чрез услугата IRS TIN Matching.
• Октомври: Ако подавате самостоятелно чрез IRIS, кандидатствайте за вашия IRIS TCC. Актуализирайте формулярите W-9, по-стари от три години.
• Ноември–декември: Изпратете имейл за потвърждение на W-9 в края на годината до всички доставчици, отговарящи на условията за 1099. Заключете сметкоплана, за да не се допускат грешки в класификацията през декември.
• Началото на януари (следващата година): Извадете обобщението за 1099, прегледайте го за аномалии, изпратете го чрез IRIS и изпратете копията до получателите.

Когато систематизирате процеса по този начин, действителното подаване през януари е просто натискане на един бутон — а не спешна ситуация.

Щатски декларации 1099: Различна материя

Федералното подаване на 1099-NEC не освобождава от вашите задължения за подаване към щатите. Някои щати участват в Комбинираната програма за федерално/щатско подаване на IRS (CF/SF), което означава, че когато подадете декларация пред IRS, данните автоматично се споделят с участващите щатски данъчни служби. Други щати изискват отделно директно подаване, често със специфични за щата полета за удържане на данък върху доходите.

Важни подробности:

• Калифорния, Ню Йорк, Пенсилвания, Масачузетс и Орегон исторически изискват отделни щатски декларации 1099-NEC, дори когато IRS споделя данни, тъй като федералният формуляр не отразява адекватно щатските удръжки.
• Флорида, Тексас, Тенеси, Вашингтон, Невада, Уайоминг, Южна Дакота и Аляска нямат данък върху доходите и по принцип изобщо не изискват подаване на 1099.
• Крайният срок за подаване в щатите често е същият като федералния, но няколко щата дават срок до 31 март или дори 30 април.

Ако развивате дейност в множество щати или плащате на изпълнители, които живеят в щати, различни от този на вашия бизнес, създайте едностранична матрица за щатските 1099 като част от вашия контролен списък за края на годината.

Водене на документация: Запазете документалната следа

IRS очаква от вас да съхранявате записите за 1099 за най-малко четири години след крайния срок за подаване на декларацията — три години от датата, на която съответната данъчна декларация е била дължима или подадена (което от двете е по-късно), плюс една година като буфер. На практика, съхранявайте придружаващите документи безсрочно, ако съхранението им не е скъпо:

• Подписани формуляри W-9 за всеки доставчик
• Копията на 1099-NEC, които сте подали (Копие А) и предоставили (Копие Б)
• Потвърждения за съпоставяне на TIN (идентификационен номер на данъкоплатеца)
• Кореспонденция относно Б-известия (B Notice) и отстраняване на несъответствия
• Записи за депозити за авансово удържане на данък (Формуляр 945)
• Регистър на плащанията към доставчици, който подкрепя всяка обща сума по 1099

Цифровото съхранение е приемливо — IRS приема електронни записи, стига те да са пълни, точни, индексирани и достъпни при поискване.

Поддържайте записите на доставчиците си подредени и готови за одит

Границата между безпроблемен сезон за подаване на 1099 и писмо за санкция зависи най-вече от това дали счетоводните ви книги улавят правилните данни, по правилния начин, през цялата година. Извличането на обобщена справка за 1099 от подреден регистър трябва да отнема минути; правенето му от плетеница от такси по кредитни карти, хартиени касови бележки и липсващи W-9 отнема дни.

Beancount.io ви предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с контрол на версиите и готово за AI — всяко плащане към изпълнител, всеки метод на плащане и всеки етикет на доставчик съществуват в четим за човека текст, който вие (или вашият счетоводител) можете да одитирате за секунди. Без „черни кутии“, без обвързване с конкретен доставчик (vendor lock-in), без загубена история на доставчиците в края на годината. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите екипи се доверяват на счетоводството в обикновен текст, за да поддържат спазването на изискванията за изпълнители без излишни усилия.