Отразяване на събрания данък върху продажбите: Пасив, а не приход

Ако цифрата на месечните ви приходи изглежда подозрително висока, има голяма вероятност да броите пари, които не ви принадлежат. Данъкът върху продажбите преминава през вашия бизнес като дъждовна вода през улук — трябва да го насочвате чисто, да го задържате за кратко и да го изпращате на държавата по график. Третирайте го като приход и ще надцените печалбите си, ще надплатите подоходния си данък и ще влезете в одит на данъка върху продажбите с бъркотия, която отнема седмици за разплитане.

Това ръководство обяснява фундаменталното счетоводно третиране на събрания данък върху продажбите, счетоводните записвания, които поддържат книгите ви чисти, рутината за изравняване в края на месеца, която предотвратява неприятни изненади при подаване на декларации, и капаните на икономическата свързаност (nexus) в множество щати, които хващат неподготвени развиващите се бизнеси.

Данъкът върху продажбите са пари, които държите за държавата

Единствената най-важна идея в счетоводството на данъка върху продажбите е следната: данъкът, който начислявате на клиент, никога не принадлежи на вашия бизнес. Вие действате като агент по събирането за държавата (а понякога и за окръга или града). Клиентът плаща данъка. Вие го държите. Държавата го прибира обратно, обикновено в рамките на 30 до 60 дни.

Тъй като парите не са ваши, те нямат място във вашата сметка за продажби, във вашия отчет за приходите и разходите или в цифрата за брутните ви приходи. Те принадлежат на баланса, в сметка за текущи пасиви, до деня, в който ги внесете.

Това разграничение има реални последствия:

Завишените цифри на приходите карат бизнеса ви да изглежда по-голям, отколкото е, което може да подведе инвеститорите и да изкриви вътрешните KPI като брутния марж.
По-високият отчетен доход увеличава сметката ви за подоходен данък в края на годината, ако забравите да извадите данъка върху продажбите.
Илюзиите за паричния поток изкушават собствениците да харчат данъчни пари, които са предназначени за държавата — навик, който завършва с глоби, лихви и в някои щати, лична отговорност за длъжностните лица.

Ако не запомните нищо друго от тази статия, запомнете: събраният данък върху продажбите е пасив, а не приход.

Стандартното счетоводно записване за продажба с данък

Да кажем, че продавате стоки за $1000 на клиент в щат със 7 процента данък върху продажбите. Клиентът плаща общо $1070. Счетоводството изглежда така:

Дт. Вземания от клиенти          $1,070
    Кт. Приходи от продажби          $1,000
    Кт. Данък върху продажбите за плащане $70

Три сметки се движат:

Вземания от клиенти (актив) отразява пълната сума, която клиентът ви дължи, включително данъка.
Приходи от продажби (приходна сметка) записва само тези $1000, които действително сте спечелили.
Данък върху продажбите за плащане (текущ пасив) записва тези $70, които държите за държавата.

Когато клиентът плати, записът е лесен:

Дт. Парични средства             $1,070
    Кт. Вземания от клиенти          $1,070

Когато внесете данъка в държавната хазна — да кажем в края на месеца — пасивът се отписва от книгите:

Дт. Данък върху продажбите за плащане $70
    Кт. Парични средства                  $70

Нетен ефект: $1000 приходи, $1000 нетни парични средства, нулев баланс в сметката за пасиви. Това е ритъмът, който една правилно работеща система за данък върху продажбите трябва да произвежда месец след месец.

Какво се променя при продажби в брой

За транзакция в брой на място, прескачате вземанията от клиенти и осчетоводявате парите директно:

Дт. Парични средства             $1,070
    Кт. Приходи от продажби          $1,000
    Кт. Данък върху продажбите за плащане $70

Същата идея: приходите са отделени от данъка и пасивът стои до внасянето му.

Какво се променя, когато вашият POS отчита продажби "с включен данък"

Тук счетоводителите често се препъват. Много платформи за електронна търговия и системи за продажба (POS) депозират обща сума в банковата ви сметка, която вече включва данък върху продажбите. Ако осчетоводите целия депозит като приход, току-що сте надценили горната си линия и сте подценили пасива си.

Винаги изтегляйте дневен или седмичен отчет за продажбите от вашия POS или платформа, който разбива депозита на нетни продажби и събран данък. Осчетоводявайте ги отделно. Не се доверявайте на един единствен ред в банковото си извлечение.

Правилно настройване на вашия сметкоплан

Чистият сметкоплан прави целия процес по-лесен. Като минимум се нуждаете от:

Една пасивна сметка, наречена „Данък върху продажбите за плащане“ (или подобна).
Ако подавате декларации в множество юрисдикции, по една аналитична подсметка за всеки щат, и в идеалния случай за всяка местна юрисдикция, ако събирате градски или окръжен данък отделно.

Пример за структура за множество щати:

Данък върху продажбите за плащане
  ├── Данък върху продажбите за плащане - Калифорния
  ├── Данък върху продажбите за плащане - Тексас
  ├── Данък върху продажбите за плащане - Вашингтон
  └── Данък върху продажбите за плащане - Ню Йорк

Тази структура ви позволява да проследите баланса във всяка сметка обратно до декларацията за съответния щат. Ако сметката за Калифорния показва $4237 в края на месеца, това е цифрата, която очаквате да видите във вашата данъчна декларация за Калифорния.

Ако оперирате само в един щат и нямате икономическа свързаност (nexus) другаде, една сметка за „Данък върху продажбите за плащане“ е достатъчна. Но в момента, в който преминете прага за икономическа свързаност във втори щат, разделете сметката, преди да започнете да събирате данъка.

Рутината за месечно изравняване

Изравняването на данъка върху продажбите е счетоводният еквивалент на миенето на зъбите. Правете го веднъж месечно, всеки месец, и ще избегнете болезнени изненади. Пропуснете го и малкото отклонение ще се превърне в голям проблем по време на подаване на декларациите.

Надеждната месечна рутина изглежда така:

1. Изготвяне на отчет за задълженията по данък върху продажбите

Извлечете отчет от вашия счетоводен софтуер, който показва за всяка юрисдикция:

Облагаеми продажби
Необлагаеми продажби (освободени, за препродажба, извън щата и др.)
Събран данък

2. Извличане на съответстващ отчет от вашите канали за продажба

Ако продавате чрез Shopify, Amazon, Square, Stripe или комбинация от платформи, извлечете данъчен отчет за същия период от всяка една от тях. За продавачите в множество канали това е стъпката, която повечето хора пропускат и за която най-често съжаляват.

3. Сравняване и изследване на разликите

Чести причини, поради които цифрата в счетоводството ви не съвпада с цифрата от платформата:

Няколко трансакции са въведени с грешна данъчна ставка.
Клиент е поискал освобождаване от данък в средата на месеца, но това не е отбелязано в системата ви.
Възстановяване на сума е записано като брутна сума, когато е трябвало да сторнира и данъка.
Платформа (Amazon, Etsy, eBay) е събрала и внесла данъка от ваше име, но депозитът все пак е постъпил в банковата ви сметка с включен данък.

Особеността при фасилитаторите на пазара заслужава отделно изречение: повечето щати вече изискват от платформи като Amazon и Etsy да събират и внасят данък върху продажбите за трансакциите, направени чрез тях. Вие не подавате декларация и не внасяте този данък — платформата го прави. Но все пак трябва да записвате тези трансакции точно, така че частта, събрана от платформата, да не бъде преброена два пъти във вашата щатска декларация.

4. Съпоставяне на салдото по задълженията с периода на подаване

До края на вашето изравняване, крайното салдо във всяка подсметка „Задължения за данък върху продажбите“ (Sales Tax Payable) трябва да е равно на данъка, дължим според декларацията ви за тази юрисдикция (минус всяка отстъпка за търговеца, която щатът предлага за навременно подаване — да, няколко щата ви връщат малък процент за това, че плащате навреме).

5. Чисто записване на превода на данъка

Когато плащате данъка, записът трябва да занули задължението за този период. Ако след плащането сметката ви за задължения все още показва салдо, нещо не е изравнено. Проследете го преди следващия месец — малките неразрешени разлики са начинът, по който започват петцифрените проблеми.

Много счетоводители планират изравняването между 1-во и 9-то число на месеца, за да има време за проучване и коригиране на записите преди типичния краен срок за подаване на декларации в щатите, който е 20-то число.

Капанът на икономическата връзка (Economic Nexus)

До 2018 г. трябваше да събирате и внасяте данък върху продажбите само в щати, където имате физическо присъствие — офис, склад, служител. Решението на Върховния съд по делото South Dakota v. Wayfair промени това и сега почти всеки щат налага икономическа връзка (economic nexus): преминете праг за продажби или трансакции и трябва да се регистрирате, да събирате и да подавате декларации, независимо къде се намира централата ви.

Честите прагове са:

$100,000 в продажби в щата през предходната или текущата календарна година, или
200 отделни трансакции в щата (въпреки че няколко щата премахнаха броя на трансакциите).

Тези числа варират. Някои щати използват само доларовия праг. Някои използват „или“ между двете; някои използват „и“. Някои броят брутните продажби, някои само облагаемите. Някои броят продажбите чрез фасилитатори на пазара към вашия праг, други не.

Грешките, които изненадват растящите бизнеси:

Предположението, че софтуерът следи автоматично за nexus. Повечето данъчни инструменти изчисляват данъка, след като им кажете да го направят. Те невинаги ви предупреждават, когато сте преминали праг на ново място.
Забравянето, че инвентарът създава физическа връзка. Ако продавате чрез Amazon FBA, вашият инвентар в техните складове може да създаде nexus в тези щати — независимо от обема на продажбите ви.
Игнориране на историческа експозиция. Ако сте преминали праг преди две години и никога не сте се регистрирали, щатът може да начисли данъци със задна дата, глоби и лихви. Много щати предлагат споразумения за доброволно разкриване (VDA), които ограничават периода на проверка и опрощават глобите за данъкоплатци, които се заявят сами преди да бъдат одитирани.
Объркване на продажбите през платформи с директните продажби. Ако продадете за $80,000 през Amazon (събрани от Amazon) и за $30,000 през собствения си магазин в Shopify (събрани от вас), някои щати ще определят вашия праг за nexus въз основа на комбинираните $110,000 — което означава, че дължите директна регистрация за продажбите си в Shopify, въпреки че Amazon управлява частта от платформата.

Практическият извод: всяко тримесечие извличайте резюме на продажбите по щати. Сравнявайте щатите с най-високи приходи с техните прагове за nexus. Регистрирайте се преди да преминете прага, а не след това.

Чести грешки, които създават главоболия при подаване на декларации

Кратка галерия от модели, които превръщат рутинното подаване в спешна акция:

Записване на брутния депозит като приходи. Както беше обсъдено по-рано, това надценява приходите и подценява задълженията. Това е най-честата грешка в счетоводството на малкия бизнес.
Забравяне на сторнирането на данъка при възстановяване на суми и връщане на стоки. Когато възстановявате сума на клиент, вие дължите обратно както сумата на продажбата, така и данъка. Ако сторнирате само реда за продажбата, продължавате да плащате данък върху пари, които вече нямате.
Смесване на събрания данък с оперативните парични средства. Много консултанти препоръчват прехвърлянето на събрания данък в отделна банкова сметка — най-малкото в спестовна подсметка — така че парите да не могат да бъдат похарчени за заплати или инвентар по случайност.
Начисляване на данък върху освободени продажби. Сертификатите за препродажба, покупките от нестопански организации и някои трансакции на едро са освободени. Начисляването на данък въпреки това означава, че дължите тези пари на щата, но не можете лесно да ги възстановите по-късно без коригираща документация.
Пропускане на данъка върху ползването (use tax). Когато купувате консумативи от доставчик извън щата, който не е начислил данък върху продажбите, вашият щат може да изиска от вас сами да начислите и внесете „данък върху ползването“ за тази покупка. Той се появява в повечето щатски декларации за данък върху продажбите като отделен ред. Пропускането му е една от най-честите констатации при одит.
Третиране на таксите за обработка на кредитни карти като намаление на данъка върху продажбите. Таксите за обработка идват от вашите приходи, а не от вашето данъчно задължение. Щатът очаква пълния размер на данъка върху брутната продажба, независимо от това какво ви е таксувал вашият картов оператор.

Работен пример: Един месец, два щата

Представете си малък онлайн търговец с икономическа свързаност (nexus) в Калифорния (7,25 процента база) и Тексас (6,25 процента база). През май:

Продажби в Калифорния: $40 000 в облагаеми продажби, $2 900 събран данък.
Продажби в Тексас: $25 000 в облагаеми продажби, $1 562,50 събран данък.
Продажба в Калифорния за $500 беше възстановена; съответният данък от $36,25 беше сторниран.

След приключване на месеца, книгите трябва да показват:

Дължим данък върху продажбите - Калифорния: $2 863,75
Дължим данък върху продажбите - Тексас: $1 562,50

Данъчният отчет на Shopify трябва да съвпада с тези две цифри до последната стотинка. Декларацията за Калифорния се подава на 24-то число; тази за Тексас — на 20-то. Паричните средства напускат банката, сметките за пасиви се зануляват и юни започва на чисто.

Това е целта на всеки месец: салдо по сметката за дължим данък върху продажбите, което точно съвпада с това, което дължите — и след това пада до нула в момента, в който го платите.

Поддържайте счетоводството си готово за одит през цялата година

Данъкът върху продажбите е една от малкото области на счетоводството, където механиката е проста, но дисциплината е трудна. Счетоводните записвания отнемат десет секунди. Процедурата по равняване отнема един час на месец. Мониторингът на икономическата свързаност отнема половин час на тримесечие. Пропуснете някое от тези неща и малките несъответствия ще се натрупат в такава каша, която изисква специалист и шестмесечен ангажимент за коригиране.

Другата причина, поради която дисциплината е важна: държавните одитори по данък върху продажбите не проверяват само общите суми. Те правят извадки от отделни трансакции, изискват сертификати за освобождаване от данък, проследяват депозитите обратно до отчетите за продажбите и равняват вашите декларации с вашето счетоводство. Чистата следа от счетоводния запис през банковия депозит до данъчната декларация е разликата между бърз одит и скъп такъв.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Тъй като вашият бизнес расте в различни щати, канали и продуктови категории, одитната пътека зад всеки долар данък върху продажбите е по-важна от самия долар. Beancount.io предлага текстово двустранно счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол на версиите върху вашите книги — всяка продажба, всяко разпределение на данъци, всяко превеждане на средства е проследимо в четими от човека файлове вместо в "черна кутия" база данни. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към текстово счетоводство.