Как да организирате счетоводството на малкия си бизнес: Пълно ръководство за начинаещи

Цели 78% от малките предприятия се провалят поради лошо финансово управление. Все пак 65% от собствениците на малък бизнес все още работят без подходяща счетоводна система. Ако стартирате ново начинание или най-накрая се заемате сериозно с финансите си, правилното организиране на вашето счетоводство от първия ден е едно от най-въздействащите неща, които можете да направите за оцеляването на вашия бизнес.

Добрите новини? Не се нуждаете от диплома по счетоводство, за да започнете. Това ръководство ще ви преведе през всяка стъпка от настройването на счетоводна система за малък бизнес, която ще ви държи организирани, готови за данъци и в контрол върху паричните ви потоци.

Стъпка 1: Разделете личните и бизнес финансите си

Преди всичко останало, отворете специална фирмена банкова сметка. Това не подлежи на договаряне. Смесването на лични и бизнес транзакции създава бъркотия, която прави подаването на данъчни декларации мъчително, засенчва реалните резултати на бизнеса ви и дори може да застраши правната защита, като щита на отговорността на вашето ООД.

Ето какво трябва да подготвите:

• Фирмена разплащателна сметка за всички приходи и ежедневни разходи
• Фирмена спестовна сметка за данъци и аварийни резерви
• Бизнес кредитна карта за покупки и за започване на изграждането на кредитна история на фирмата

Когато избирате банка, гледайте отвъд таксите. Обмислете дали предлагат добри услуги за малък бизнес, интеграция със счетоводен софтуер и опции за кредитиране, които може да ви потрябват в бъдеще.

Стъпка 2: Изберете счетоводен метод

Трябва да решите как ще записвате приходите и разходите си. Има два метода:

Касова основа (Cash Basis Accounting)

Записвате приходите, когато действително получите плащане, и разходите, когато действително ги платите. Това е по-просто и ви дава ясна представа за наличните пари. Повечето малки предприятия започват оттук.

Принцип на текущото начисляване (Accrual Basis Accounting)

Записвате приходите, когато са спечелени (когато изпратите фактура), и разходите, когато са възникнали, независимо кога парите сменят собственика си. Това дава по-точна представа за рентабилността, но е по-сложно.

Кой метод да изберете? Ако бизнесът ви печели по-малко от 25 милиона долара годишен приход, можете да използвате който и да е от двата метода. Касовата основа обикновено е по-добра за бизнеси, базирани на услуги, и за индивидуални предприемачи. Начисляването често е необходимо за бизнеси, които поддържат инвентар или имат сложни нужди от признаване на приходите.

Който и да изберете, бъдете последователни. Смяната на методите изисква одобрение от данъчните власти и може да създаде главоболия по време на прехода.

Стъпка 3: Създайте вашия сметкоплан

Вашият сметкоплан е гръбнакът на цялата ви счетоводна система. Това е категоризиран списък на всеки вид финансова транзакция, която вашият бизнес извършва. Мислете за него като за система за архивиране на вашите пари.

Всяка транзакция попада в една от пет категории:

Активи (Това, което притежавате)

• Парични средства и банкови сметки
• Вземания от клиенти (пари, които ви дължат)
• Инвентар (стоки и материали)
• Оборудване и превозни средства
• Предплатени разходи

Пасиви (Това, което дължите)

• Задължения към доставчици (сметки, които дължите)
• Салда по кредитни карти
• Заеми и кредитни линии
• Дължими данъци върху заплатите
• Приходи за бъдещи периоди

Собствен капитал (Вашият дял на собственост)

• Собствен капитал или капиталови вноски
• Неразпределена печалба
• Лични тегления на собственика или разпределения

Приходи (Входящи пари)

• Приходи от продажби
• Приходи от услуги
• Приходи от лихви
• Други приходи

Разходи (Изходящи пари)

• Наем и комунални услуги
• Заплати и плащания към изпълнители
• Офис консумативи и софтуерни абонаменти
• Маркетинг и реклама
• Застраховка
• Професионални хонорари (правни, счетоводни)
• Пътувания и храна

Започнете просто. Винаги можете да добавите подсметки по-късно, когато бизнесът ви нарасне. Прекомерното усложняване на сметкоплана в началото води до объркване и неправилно категоризирани транзакции.

Стъпка 4: Изберете вашите счетоводни инструменти

Имате три основни опции за управление на вашите книги:

Таблици (Spreadsheets)

Безплатни и гъвкави, но предразположени към грешки и отнемащи време. Подходящи само за много малки бизнеси с минимални транзакции. Бързо ще ги надраснете.

Счетоводен софтуер

Облачно базираният счетоводен софтуер автоматизира импортирането на транзакции, генерира отчети и се мащабира заедно с вашия бизнес. Търсете функции като интеграция на банкови канали, фактуриране и генериране на данъчни отчети. Бизнесите, които автоматизират счетоводството си, съобщават за спестяване на 15 до 20 часа на месец.

Счетоводство в текстов формат (Plain-Text Accounting)

Подход, ориентиран към разработчиците, при който записвате транзакции в обикновени текстови файлове с помощта на инструменти като Beancount. Всеки запис е четим от човек, подлежи на контрол на версиите с Git и е невъзможно софтуерът да го промени тихомълком. Няма обвързване с конкретен доставчик и вашите данни са винаги ваши.

Независимо какво изберете, уверете се, че системата ви може да се справи с фактурирането, проследяването на разходите, банковото равняване и базовото финансово отчитане.

Стъпка 5: Разберете трите основни финансови отчета

Не е необходимо да сте дипломиран експерт-счетоводител, но трябва да разбирате трите отчета, които разказват историята на финансовото здраве на вашия бизнес:

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Показва вашите приходи, разходи и нетна печалба за определен период. Това ви показва дали бизнесът ви реално печели пари. Преглеждайте го ежемесечно, за да забележите тенденции и да откриете проблеми навреме.

Счетоводен баланс

Снимка на вашите активи, пасиви и собствен капитал в конкретен момент. Той отговаря на въпроса: „Ако закрия бизнеса днес, какво би останало?“ Кредиторите и инвеститорите винаги го изискват.

Отчет за паричните потоци

Проследява реалното движение на парични средства във и извън вашия бизнес. Един печеливш бизнес все още може да остане без пари, ако графикът на плащанията е объркан — например, ако сте фактурирали 50 000 долара, но нищо от тях още не е платено. Този отчет ви предпазва от изненади.

Стъпка 6: Установете рутина за счетоводна отчетност

Според изследване на Университета в Индиана, 60% от счетоводните грешки произтичат от основни грешки в текущото счетоводство — обикновено защото транзакциите се натрупват и се записват неправилно или изобщо не се записват. Решението е изграждането на последователна рутина.

Седмични задачи

• Записване и категоризиране на всички транзакции
• Проследяване на неизплатени фактури
• Преглед на предстоящи сметки и крайни срокове за плащане

Месечни задачи

• Равнение на всички банкови сметки и кредитни карти
• Преглед на отчета за приходите и разходите и сравнение с бюджета
• Изпращане на всички оставащи фактури
• Заделяне на пари за прогнозни данъчни плащания

Тримесечни задачи

• Преглед на счетоводния баланс и отчета за паричните потоци
• Плащане на прогнозни данъци (ако е приложимо)
• Оценка на ценообразуването и доходността по услуги или продукти
• Среща със счетоводител за преглед на резултатите

Годишни задачи

• Изготвяне и подаване на данъчни декларации
• Издаване на форми 1099 за подизпълнители (до 31 януари)
• Преглед и актуализиране на сметкоплана
• Оценка на счетоводната система и процеси

Стъпка 7: Овладейте основите на данъчното облагане

Данъчните грешки са сред най-скъпите счетоводни грешки за малкия бизнес. Ето основните неща:

Познавайте данъчните си задължения

• Данък върху доходите: Федерален и щатски, в зависимост от структурата на вашия бизнес
• Данък за самоосигуряване: 15,3% върху нетната печалба, ако сте едноличен търговец или съдружие
• Данък върху продажбите: Ако продавате облагаеми стоки или услуги, трябва да събирате и превеждате данък върху продажбите
• Данъци върху заплатите: Ако имате служители, вие носите отговорност за удържането и внасянето на данъци
• Прогнозни данъци: Ако очаквате да дължите 1000 долара или повече, правете тримесечни плащания, за да избегнете санкции

Проследявайте разходите, признати за данъчни цели

Всеки легитимен бизнес разход намалява облагаемия ви доход. Честите облекчения включват разходи за домашен офис, пробег на автомобил, абонаменти за софтуер, професионално развитие и здравни осигуровки. Ключът е в пазенето на касови бележки и записи за доказване на всяко приспадане.

Не класифицирайте неправилно работниците

Третирането на служител като независим изпълнител, за да се избегнат данъци върху заплатите, е една от най-честите — и най-строго наказвани — грешки. Ако контролирате кога, къде и как работи някой, той вероятно е служител. Сгрешаването на това може да доведе до забавени данъци, глоби и лихви от страна на данъчните органи.

Стъпка 8: Знайте кога да потърсите помощ

Както съветва експерт-счетоводителят Пол Милър: „Трябва да седнете с адвокат и счетоводител и да направите план.“ Дори и сами да се справяте с ежедневното счетоводство, професионалните насоки в ключови моменти могат да ви спестят хиляди.

Обмислете търсенето на помощ, когато:

• Избирате правна форма на бизнеса (LLC, S-Corp, C-Corp)
• Наемате първия си служител
• Приходите ви надхвърлят 100 000 долара и данъчното планиране стане критично
• Се занимавате със задължения за данък върху продажбите в множество щати
• Се подготвяте за заем, инвестиция или одит

Добрият счетоводител не просто подава данъците ви — той ви помага да вземате стратегически решения за структурата на предприятието, пенсионните сметки и възможностите за спестяване на данъци през цялата година.

Чести грешки, които да избягвате

Ученето от грешките на другите е по-евтино от това да правите свои собствени:

• Изчакване до края на годината за преглед на книгите. Дотогава грешките са се натрупали, а касовите бележки са изгубени. Правете месечни прегледи.
• Неправилно класифициране на разходите. Поставянето на храна, пътувания или софтуер в грешна категория изкривява отчетите ви и може да събуди подозрение в данъчните декларации.
• Игнориране на вземанията от клиенти. Приходите във вашия отчет за приходите и разходите не означават нищо, ако клиентите всъщност не плащат. Проследявайте просрочените фактури агресивно.
• Липса на резервно копие на финансовите данни. Използвайте облачни системи с автоматично архивиране. Повреда на твърдия диск не трябва да означава загуба на вашата финансова история.
• Пропускане на банковото равнение. Ако вашите записи не съвпадат с банковите ви извлечения, нещо не е наред. Извършвайте равнение всеки месец без изключение.

Опростете финансовото си управление

Настройването на вашата счетоводна система изисква усилия в началото, но се отплаща с години. Ясните финансови записи ви помагат да вземате по-добри решения, намаляват стреса от данъците и позиционират бизнеса ви за растеж.

Ако търсите счетоводен подход, който ви дава пълен контрол и прозрачност, Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което е с контрол на версиите, подлежи на одит и е готово за ерата на ИИ — без черни кутии и без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и премахнете гадаенето от счетоводството на малкия бизнес.