Основи на счетоводството за предприемачи: Пълно ръководство за начинаещи

Според проучване на US Bank, 82% от малките предприятия се провалят поради лошо управление на паричните потоци. Основният виновник често е изненадващо елементарен: повечето предприемачи просто не следят парите си правилно от първия ден.

Счетоводното отчитане може да не е най-вълнуващата част от воденето на бизнес, но то е основата, върху която се гради всичко останало. Без него вие на практика летите на сляпо – вземате решения въз основа на догадки, а не на данни, борите се с крайните срокове за данъци и потенциално губите пари.

Това ръководство разяснява всичко, което трябва да знаете, за да установите солидни счетоводни практики, дори ако цифрите не са силната ви страна.

Какво е счетоводното отчитане и защо е важно?

Счетоводното отчитане е систематичното записване на всички финансови транзакции, които вашият бизнес извършва. Всяка продажба, всеки разход, всяко плащане – всичко се документира по организиран начин, който ви позволява да разберете откъде идват парите ви и къде отиват.

Мислете за счетоводното отчитане като за водене на подробен дневник на финансовия живот на вашия бизнес. Разликата между счетоводното отчитане (bookkeeping) и счетоводството (accounting) е важна: отчитането записва данните, докато счетоводството интерпретира тези данни, за да взема стратегически решения и да подготвя данъчни декларации.

Защо предприемачите не могат да пропуснат тази стъпка

Когато се самофинансирате или работите с ограничени ресурси, счетоводството често остава на последно място в списъка с приоритети. Това е грешка, която се натрупва с времето.

Ясна видимост на паричния поток. Трябва да знаете точно колко пари имате, колко влизат и колко излизат. Изненадите са лошо нещо в бизнес финансите.

Подготовката на данъците става управляема. Когато дойде данъчният сезон, вие или ще прекарате часове в реконструкция на транзакциите за цяла година, или ще предадете организирани записи и ще продължите с живота си.

Информирано вземане на решения. Трябва ли да наемете този изпълнител? Можете ли да си позволите ново оборудване? Печеливш ли е всъщност този маркетингов канал? Вашите книги ще ви кажат.

Авторитет пред заинтересованите страни. Инвеститорите, кредиторите и потенциалните партньори искат да видят чисти финансови записи. Неподредените сметки са сигнал за неуреден бизнес.

Настройване на вашата счетоводна система

Първите стъпки изискват няколко фундаментални решения. Вземете ги правилно сега и ще си спестите значителни главоболия по-късно.

Разделете личните и бизнес финансите незабавно

Това не подлежи на договаряне. Смесването на лични и бизнес разходи е най-честата счетоводна грешка, която предприемачите допускат, и тя създава проблеми във всички направления: неточни изчисления на печалбата, пропуснати данъчни облекчения и потенциални правни усложнения, ако вашата бизнес структура предлага защита на отговорността.

Отворете специална бизнес банкова сметка. Използвайте я изключително за бизнес транзакции – без изключения. Дори ако сте самоосигуряващо се лице, работещо от кухненската си маса, това разделение е от значение.

Вземете бизнес кредитна карта. Използвайте я за всички бизнес покупки. Самите записи на транзакциите ще ви спестят часове работа по категоризиране.

Плащайте си фиксирана заплата. Вместо да теглите произволни суми от бизнеса, установете редовно плащане към себе си. Това създава по-чисти записи и помага и при личния бюджет.

Изберете между касова основа и текущо начисляване

Това са двата основни метода за записване на транзакции, които се различават по времето на отразяване.

Счетоводството на касова основа записва приходите, когато парите действително постъпят в сметката ви, и разходите, когато парите я напуснат. То е лесно и ви дава представа в реално време за наличните пари. Повечето малки предприятия и самоосигуряващи се лица започват оттук.

Счетоводството на принципа на текущото начисляване записва приходите, когато са спечелени (например когато изпратите фактура), и разходите, когато са възникнали (например когато получите сметка), независимо кога парите сменят собственика си. То предоставя по-точна картина на доходността, тъй като съпоставя приходите с разходите, необходими за тяхното генериране.

За повечето нови предприемачи касовата основа е по-простият избор. Въпреки това, ако управлявате инвентар, предлагате кредит на клиенти или планирате да търсите външни инвестиции, текущото начисляване може да ви служи по-добре. Имайте предвид, че за големите корпорации и предприятия с високи обороти често се изисква използването на принципа на текущото начисляване.

Създайте своя сметкоплан

Сметкопланът е просто списък на всички категории, които ще използвате, за да класифицирате вашите финансови транзакции. Това е организационната структура на вашата счетоводна система.

Стандартните категории включват:

Активи (какво притежавате): Парични средства, вземания от клиенти, инвентар, оборудване, превозни средства.

Пасиви (какво дължите): Салда по кредитни карти, заеми, задължения към доставчици.

Собствен капитал (вашият дял на собственост): Капитал на собственика, неразпределена печалба.

Приходи (влизащи пари): Продажби, приходи от услуги, други приходи.

Разходи (излизащи пари): Наем, комунални услуги, консумативи, маркетинг, заплати, застраховки.

Започнете просто. Винаги можете да добавяте по-специфични категории, докато бизнесът ви расте. Прекаленото усложняване на сметкоплана прави счетоводството по-трудно, а не по-лесно.

Едностранно срещу двустранно счетоводство

Ще срещнете тези термини, докато настройвате системата си.

Едностранното счетоводство е като поддържане на обикновен регистър на чекова книжка. Записвате всяка трансакция веднъж, като следите входящите и изходящите пари. То работи за много малки дейности с лесни за следене финанси — например за фрийлансъри, които имат минимални разходи и прости източници на доходи.

Двустранното счетоводство записва всяка трансакция два пъти: веднъж като дебит по една сметка и веднъж като кредит по друга. Фундаменталното уравнение — Активи = Пасиви + Собствен капитал — винаги трябва да бъде в баланс.

Двустранното записване звучи сложно, но то осигурява решаващи проверки за точност. Ако книгите ви не са в баланс, знаете, че някъде има грешка. Модерният счетоводен софтуер обработва механиката на двустранното записване автоматично, така че получавате предимствата му, без да е необходимо да разбирате основната счетоводна теория.

За всеки бизнес извън най-простата допълнителна работа (side hustle), двустранното счетоводство си заслужава малката допълнителна сложност.

Основни счетоводни задачи

След като системата ви е настроена, счетоводството се превръща в редовна практика, а не в еднократен проект. Ето какво трябва да се случва постоянно.

Записвайте всяка трансакция

Всеки път, когато парите се движат — навътре или навън, в брой или с карта — това се записва. Ключът е в последователността и навременността. Записването на трансакциите ежедневно или ежеседмично е много по-лесно от възстановяването на дейността за цял месец по памет и банкови извлечения.

За всяка трансакция са ви необходими:

• Дата
• Сума
• Категория (от вашия сметкоплан)
• Описание (достатъчно детайлно, за да разберете за какво е била)
• Касова бележка или документация (особено за разходи)

Равнявайте сметките си ежемесечно

Равнението (засичането) означава сравняване на вашите счетоводни записи с банковите ви извлечения и тези от кредитни карти, за да се уверите, че всичко съвпада. То улавя грешки, идентифицира дублиращи се записи и ви помага да забележите неоторизирани трансакции или банкови грешки.

Отделяйте време в началото на всеки месец, за да изравните предходния месец. Тази практика предотвратява превръщането на малките несъответствия в големи проблеми.

Следете вземанията и задълженията

Ако вашият бизнес изпраща фактури (вземания от клиенти) или получава сметки преди да ги плати (задължения към доставчици), трябва да ги следите внимателно.

Вземанията (Accounts receivable) ви казват какво ви дължат клиентите. Следете статуса на плащанията, напомняйте за закъснели плащания и анализирайте средното си време за събиране на плащанията.

Задълженията (Accounts payable) проследяват какво дължите на другите. Следете крайните срокове, за да поддържате добри отношения с доставчиците и да избягвате такси за закъснение.

Без това проследяване ще ви бъде трудно да управлявате паричния поток — може да имате печеливши месеци на хартия, докато реално парите ви свършват, защото клиентите не са платили.

Съхранявайте цялата документация

Пазете касови бележки, фактури, договори, банкови извлечения и всяка друга финансова документация. Данъчните органи обикновено изискват да пазите записи поне три години, въпреки че седем години е по-безопасно за някои документи.

Дигиталното съхранение прави това лесно за управление. Сканирайте хартиените бележки, използвайте приложения, които заснемат изображения на разписки, и поддържайте организирани папки за различните видове документи и периоди.

Чести счетоводни грешки, които да избягвате

Ученето от чуждите грешки е по-евтино от това да правите свои собствени. Ето грешките, които най-често препъват предприемачите.

Отлагане на записите

Когато трансакциите се натрупат, касовите бележки изчезнат и се опитвате да си спомните за какво е било онова плащане от $47.50 преди три седмици, счетоводството става мъчително. Тази болка води до още повече отлагане, създавайки разрушителен цикъл.

Определете си повтаряща се среща със самите себе си — ежеседмично е идеално — за да актуализирате книгите си. Петнадесет минути всяка седмица са по-добре от четири часа наваксване точно преди данъчните срокове.

Неправилно класифициране на разходите

Поставянето на разходите в грешна категория създава два проблема: финансовите ви отчети стават ненадеждни и може да пропуснете данъчни облекчения или, по-лошо, да предявите претенции за разходи, на които нямате право.

Обърнете специално внимание на:

• Капиталови разходи срещу текущи разходи (покупка на оборудване срещу консумативи)
• Лично ползване от собственика срещу заплата срещу бизнес разход
• Лични срещу бизнес разходи

Когато се съмнявате, потърсете информация или попитайте данъчен консултант. Правилното категоризиране от самото начало е много по-лесно от коригирането на години с неправилно класифицирани трансакции.

Неправилно класифициране на работниците

Лицето, което помага на вашия бизнес, служител ли е или независим изпълнител? Разликата е от огромно значение за данъците и данъчните органи следят това отблизо.

Служителите изискват удържане на данъци, осигуровки и различни декларации. Изпълнителите на свободна практика получават съответните данъчни формуляри (като 1099 в САЩ или сметка за изплатени суми), но без автоматично удържане от ваша страна по същия начин.

Данъчните органи имат специфични тестове за класификация на работниците въз основа на поведенчески контрол, финансов контрол и вида на взаимоотношенията. Неправилното класифициране на служител като изпълнител, за да се избегнат осигурителни задължения, е честа грешка, която може да доведе до значителни санкции.

Игнориране на малки трансакции в брой

Тези малки покупки в брой се натрупват. Обяд за $15 тук, такса за паркинг от $8 там — ако пропуснете да ги запишете, вие не отчитате пълните си разходи и потенциално пропускате данъчни облекчения.

Водете си малко тефтерче или използвайте приложение на телефона си, за да записвате трансакциите в брой в момента на извършването им. Това отнема секунди в момента, но е почти невъзможно за възстановяване по-късно.

Нередовно равняване

Пропускането на месечното равняване е начинът, по който малките грешки се превръщат в големи проблеми. Разменена цифра, забравена трансакция или дублиран запис може да изглеждат незначителни, но ако не бъдат коригирани, тези проблеми се натрупват и правят финансовата ви картина все по-неточна.

Избор на вашите инструменти

Не се нуждаете от скъп софтуер, за да водите счетоводството си правилно, но подходящите инструменти правят процеса значително по-лесен.

Електронни таблици

За най-простите бизнеси добре проектираната електронна таблица може да върши работа. Предимствата са цена (безплатно), гъвкавост и познатост. Недостатъците са ръчното въвеждане на данни, липсата на автоматизация и повишеният риск от грешки.

Ако изберете този път, използвайте шаблон, предназначен за счетоводство, вместо да изграждате такъв от нулата. И имайте предвид, че вероятно ще го надраснете с разрастването на вашия бизнес.

Счетоводен софтуер

Облачно базираният счетоводен софтуер стана забележително достъпен. Опции като QuickBooks, Xero и FreshBooks се справят автоматично с двустранното счетоводство, свързват се с банкови сметки за автоматичен импорт на трансакции, генерират финансови отчети и опростяват подготовката на данъците.

Инвестицията – обикновено $15-50 на месец – се изплаща чрез спестено време и намалени грешки. Тези инструменти също така улесняват сътрудничеството със счетоводители, когато сте готови да потърсите професионална помощ.

Счетоводство в обикновен текст

За технически ориентираните предприемачи счетоводството в обикновен текст предлага мощна алтернатива. Инструменти като Beancount използват прости текстови файлове за запис на трансакции, осигурявайки пълна прозрачност, контрол на версиите и възможност за автоматизиране на анализа със скриптове.

Този подход допада на разработчиците и тези, които искат пълен контрол върху финансовите си данни без зависимост от конкретен доставчик.

Кога да потърсите професионална помощ

Не е задължително да наемате счетоводител веднага, но разпознайте кога нещата излизат извън контрол.

Помислете за помощ, ако:

• Счетоводството ви изостава постоянно и не можете да наваксате
• Прекарвате часове в задачи, които биха могли да бъдат извършени по-бързо от професионалист
• Бизнесът ви расте и трансакциите стават сложни
• Не сте сигурни относно категоризацията, данъчните последици или изискванията за съответствие

Квалифициран счетоводител може да поеме ежедневното записване, докато вие се фокусирате върху управлението на бизнеса си. Дипломиран експерт-счетоводител може да предостави стратегически съвети, да поеме подготовката на данъците и да помогне при по-сложни финансови решения.

Цената на професионалната помощ често се изплаща чрез спестено време, избегнати грешки и по-добро вземане на финансови решения. Проучванията показват, че бизнесите, използващи правилни счетоводни системи, виждат значително подобрена точност и могат да спестят десетки часове месечно чрез автоматизация.

Изграждане на добри навици

Успехът в счетоводството не е свързан с овладяване на сложна финансова теория. Става въпрос за последователни, прости практики, които поддържат финансовата ви картина ясна.

Планирайте го. Отделете време в календара си за счетоводство и го пазете като всяка друга важна среща.

Направете го рутина. По едно и също време, един и същ процес, всяка седмица. Рутината намалява съпротивлението и прави задачата автоматична.

Бъдете актуални. Колкото по-близо сте до реалното време, толкова по-лесно става счетоводството. Наваксването е трудно; поддържането на актуалност е управляемо.

Преглеждайте редовно. Освен самото записване на трансакциите, преглеждайте финансовите си отчети месечно. Приходите растат ли или падат? Къде растат разходите? Как изглежда вашият паричен поток?

Учете непрекъснато. Не е необходимо да ставате счетоводител, но разбирането на основните концепции ви помага да вземате по-добри решения и да комуникирате ефективно с финансовите професионалисти.

Поддържайте финансите си ясни и под контрол

Правилното счетоводно отчитане не е бляскаво, но то е основата, която поддържа всяко друго бизнес решение, което вземате. Започнете с основите: отделни сметки, последователно записване, редовно равняване. Надграждайте оттам с разрастването на бизнеса си.

Предприемачите, които успяват в дългосрочен план, са тези, които познават своите числа. Не защото са финансови експерти, а защото са изградили прости системи, които им дават яснота откъде идват парите им и къде отиват.

За предприемачите, които искат пълна прозрачност и контрол върху финансовите си данни, Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което расте заедно с вашия бизнес – без „черни кутии“, без зависимост от конкретен доставчик и с пълна съвместимост с инструменти за контрол на версиите и автоматизация. Започнете безплатно и изградете счетоводни практики, които ще ви служат години наред.