Conceptes bàsics de comptabilitat per a emprenedors: Una guia completa per a principiants
Segons un estudi d'US Bank, el 82% de les petites empreses fracassen a causa d'una mala gestió del flux de caixa. El culpable subjacent és sovint sorprenentment bàsic: la majoria dels emprenedors simplement no fan un seguiment adequat dels seus diners des del primer dia.
Potser la comptabilitat no és la part més emocionant de dirigir un negoci, però és el fonament que manté tota la resta dempeus. Sense ella, estàs essencialment volant a cegues: prenent decisions basades en conjectures en lloc de dades, patint en el moment de declarar impostos i, potencialment, deixant diners sobre la taula.
Aquesta guia desglossa tot el que necessites saber per establir pràctiques sòlides de comptabilitat, fins i tot si els números no són el teu fort.
Què és la comptabilitat i per què és important?
La comptabilitat és el registre sistemàtic de totes les transaccions financeres que realitza la teva empresa. Cada venda, cada despesa, cada pagament: tot queda documentat de manera organitzada perquè puguis entendre d'on venen els teus diners i on van.
Pensa en la comptabilitat com si portessis un diari detallat de la vida financera del teu negoci. La diferència entre la gestió de llibres i la comptabilitat analítica és important: la gestió de llibres registra les dades, mentre que la comptabilitat interpreta aquestes dades per prendre decisions estratègiques i preparar els impostos.
Per què els emprenedors no poden saltar-se aquest pas
Quan estàs autofinançant-te o operant de manera austera, la comptabilitat sovint passa al final de la llista de prioritats. Aquest és un error que s'agreuja amb el temps.
Visibilitat clara del flux de caixa. Necessites saber exactament quants diners tens, quants n'entren i quants en surten. Les sorpreses són dolentes en les finances empresarials.
La preparació d'impostos esdevé gestionable. Quan arribi la temporada d'impostos, o bé passaràs hores reconstruint les transaccions d'un any sencer, o bé lliuraràs registres organitzats i continuaràs amb la teva vida.
Presa de decisions informada. Hauries de contractar aquest col·laborador extern? Pots permetre't equipament nou? És realment rendible aquest canal de màrqueting? Els teus llibres t'ho diran.
Credibilitat amb les parts interessades. Els inversors, prestadors i socis potencials volen veure registres financers nets. Uns llibres desordenats són senyal d'un negoci desordenat.
Configuració del teu sistema comptable
Començar requereix unes quantes decisions fonamentals. Pren-les correctament ara i t'estalviaràs mals de cap significatius més endavant.
Separa les finances personals de les empresarials immediatament
Això no és negociable. Barrejar despeses personals i empresarials és l'error comptable més comú que cometen els emprenedors, i crea problemes en tots els sentits: càlculs de beneficis inexactes, pèrdua de deduccions fiscals i possibles complicacions legals si la teva estructura empresarial ofereix protecció de responsabilitat.
Obre un compte bancari empresarial dedicat. Utilitza'l exclusivament per a transaccions comercials, sense excepcions. Fins i tot si ets un empresari individual que treballa des de la taula de la cuina, aquesta separació és important.
Aconsegueix una targeta de crèdit empresarial. Utilitza-la per a totes les compres del negoci. Només els registres de les transaccions t'estalviaran hores de feina de categorització.
Paga't un sou constant. En lloc de fer extraccions aleatòries del negoci, estableix un pagament regular per a tu mateix. Això crea registres més nets i també ajuda amb el pressupost personal.
Tria entre la comptabilitat de caixa i la de meritació
Aquests són els dos mètodes fonamentals per registrar transaccions, i es diferencien en el temps.
La comptabilitat de caixa registra els ingressos quan els diners arriben realment al teu compte i les despeses quan els diners surten. És senzilla i et dona una visió en temps real de l'efectiu disponible. La majoria de les petites empreses i autònoms comencen per aquí.
La comptabilitat de meritació registra els ingressos quan es guanyen (com quan envies una factura) i les despeses quan es produeixen (com quan reps una factura), independentment de quan els diners canvien de mans. Proporciona una imatge més precisa de la rendibilitat perquè fa coincidir els ingressos amb els costos necessaris per generar-los.
Per a la majoria dels nous emprenedors, el criteri de caixa és l'opció més senzilla. No obstant això, si gestiones inventari, ofereixes crèdit als clients o planeges buscar inversió externa, la comptabilitat de meritació et pot servir millor. Tingues en compte que determinades societats i empreses amb ingressos bruts elevats estan obligades a utilitzar la comptabilitat de meritació.
Configura el teu pla de comptes
Un pla de comptes és simplement una llista de totes les categories que utilitzaràs per classificar les teves transaccions financeres. És l'estructura organitzativa del teu sistema comptable.
Les categories estàndard inclouen:
Actius (el que posseeixes): Efectiu, comptes a cobrar, inventari, equipament, vehicles.
Passius (el que deus): Saldos de targetes de crèdit, préstecs, comptes a pagar.
Patrimoni net (la teva participació en la propietat): Capital del propietari, reserves.
Ingressos (diners que entren): Vendes, ingressos per serveis, altres ingressos.
Despeses (diners que surten): Lloguer, subministraments, materials, màrqueting, nòmines, assegurances.
Comença amb quelcom senzill. Sempre pots afegir categories més específiques a mesura que el teu negoci creixi. Complicar excessivament el teu pla de comptes fa que la comptabilitat sigui més difícil, no més fàcil.
Comptabilitat de partida simple vs. de partida doble
Us trobareu amb aquests termes a mesura que configureu el vostre sistema.
La comptabilitat de partida simple és com mantenir un registre senzill d'una llibreta de comptes. Registreu cada transacció una vegada, fent un seguiment de l'entrada i la sortida de diners. Funciona per a operacions molt petites amb finances directes; per exemple, professionals autònoms que tenen despeses mínimes i fluxos d'ingressos senzills.
La comptabilitat de partida doble registra cada transacció dues vegades: una vegada com a dèbit en un compte i una altra com a crèdit en un altre. L'equació fonamental —Actiu = Passiu + Patrimoni net— ha d'estar sempre equilibrada.
La partida doble sembla complicada, però proporciona controls de precisió crucials. Si els vostres llibres no quadren, sabeu que hi ha un error en algun lloc. El programari de comptabilitat modern gestiona la mecànica de la partida doble automàticament, de manera que en obteniu els beneficis sense necessitat d'entendre la teoria comptable subjacent.
Per a qualsevol negoci que vagi més enllà d'una simple activitat complementària, la comptabilitat de partida doble val la pena per la seva petita complexitat addicional.
Tasques essencials de comptabilitat
Un cop configurat el sistema, la comptabilitat es converteix en una pràctica regular més que en un projecte puntual. Això és el que ha de passar de manera continuada.
Registra cada transacció
Cada vegada que els diners es mouen —cap a dins o cap a fora, en efectiu o amb crèdit— es registren. La clau és la consistència i la puntualitat. Registrar les transaccions diàriament o setmanalment és molt més fàcil que reconstruir l'activitat d'un mes sencer a partir de la memòria i dels extractes bancaris.
Per a cada transacció, necessiteu:
- Data
- Import
- Categoria (del vostre pla de comptes)
- Descripció (prou detallada per entendre per a què servia)
- Rebut o documentació (especialment per a les despeses)
Concilia els teus comptes mensualment
La conciliació significa comparar els vostres registres comptables amb els extractes bancaris i de la targeta de crèdit per assegurar-vos que tot coincideix. Permet detectar errors, identificar assentaments duplicats i ajuda a localitzar transaccions no autoritzades o errors bancaris.
Reserveu un temps a principis de cada mes per conciliar el mes anterior. Aquesta pràctica per si sola evita que les petites discrepàncies es converteixin en problemes majors.
Fes el seguiment dels comptes a cobrar i a pagar
Si el vostre negoci envia factures (comptes a cobrar) o rep factures abans de pagar-les (comptes a pagar), n'heu de fer un seguiment acurat.
Els comptes a cobrar us indiquen què us deuen els clients. Superviseu l'estat dels pagaments, feu un seguiment dels pagaments endarrerits i enteneu el vostre temps mitjà de cobrament.
Els comptes a pagar fan el seguiment del que deveu als altres. Estigueu al corrent de les dates de venciment per mantenir bones relacions amb els proveïdors i evitar recàrrecs per pagaments endarrerits.
Sense aquest seguiment, us costarà gestionar el flux de caixa: podríeu tenir mesos rendibles sobre el paper mentre us quedeu sense efectiu real perquè els clients no han pagat.
Guarda tota la documentació
Conserveu rebuts, factures, contractes, extractes bancaris i qualsevol altra documentació financera. Generalment, les autoritats fiscals exigeixen conservar els registres durant almenys tres anys, tot i que set anys és més segur per a alguns documents.
L'emmagatzematge digital fa que això sigui gestionable. Escanegeu els rebuts de paper, utilitzeu aplicacions que capturin imatges de rebuts i mantingueu carpetes organitzades per a diferents tipus de documents i períodes de temps.
Errors comuns de comptabilitat a evitar
Aprendre dels errors dels altres és més barat que cometre els propis. Aquests són els errors que més sovint fan ensopegar els emprenedors.
Deixar els assentaments per a més tard
Quan les transaccions s'acumulen, els rebuts es perden i intenteu recordar per a què servia aquell càrrec de 47,50 $ de fa tres setmanes, la comptabilitat es torna feixuga. Aquest patiment porta a més procrastinació, creant un cicle destructiu.
Establiu una cita recurrent amb vosaltres mateixos —setmanalment és l'ideal— per actualitzar els vostres llibres. Quinze minuts cada setmana valen més que quatre hores de feina per posar-se al dia abans dels terminis d'impostos.
Classificar malament les despeses
Posar les despeses en la categoria equivocada crea dos problemes: els vostres informes financers deixen de ser fiables i podríeu perdre deduccions fiscals o, pitjor encara, reclamar deduccions a les quals no teniu dret.
Presteu especial atenció a:
- Despeses de capital vs. despeses ordinàries (compra d'equips vs. subministraments)
- Retirades de fons de l'amo vs. salari vs. despesa de negoci
- Despeses personals vs. despeses de negoci
En cas de dubte, busqueu informació o consulteu un professional fiscal. Fer bé la categorització des del principi és molt més fàcil que corregir anys de transaccions mal classificades.
Classificar malament els treballadors
Aquesta persona que ajuda el vostre negoci és un empleat o un contractista independent? La distinció és enormement important per als impostos, i l'administració tributària ho vigila de prop.
Els empleats requereixen retencions, impostos sobre la nòmina i diversos tràmits. Els contractistes reben un certificat (com el 1099 als EUA) si els pagueu més d'una certa quantitat a l'any, però sense retencions.
Les autoritats fiscals tenen proves específiques per a la classificació dels treballadors basades en el control del comportament, el control financer i el tipus de relació. Classificar malament un empleat com a contractista per evitar obligacions de nòmina és un error comú que pot comportar sancions importants.
Ignorar les petites transaccions en efectiu
Aquestes petites compres en efectiu s'acaben sumant. Un dinar de negocis de 15 allà... si no els registreu, esteu infravalorant les despeses i, potencialment, perdent deduccions.
Porteu una llibreta petita o feu servir una aplicació mòbil per anotar les transaccions en efectiu al moment. Es triga uns segons en el moment de fer-ho, però és gairebé impossible de reconstruir més tard.
No conciliar regularment
Ometre la conciliació mensual és la manera com els petits errors es converteixen en grans problemes. Un número transposat, una transacció oblidada o una entrada duplicada poden semblar insignificants, però si no es corregeixen, aquests problemes s'agreugen i fan que la vostra visió financera sigui cada vegada més imprecisa.
Triar les vostres eines
No necessiteu un programari car per portar la comptabilitat correctament, però les eines adequades fan que el procés sigui significativament més fàcil.
Fulls de càlcul
Per als negocis més senzills, un full de càlcul ben dissenyat pot funcionar. Els avantatges són el cost (gratuït), la flexibilitat i la familiaritat. Els desavantatges són l'entrada de dades manual, la manca d'automatització i l'augment del risc d'error.
Si opteu per aquesta via, feu servir una plantilla dissenyada per a la comptabilitat en lloc de crear-la des de zero. I recordeu que probablement se us quedarà petita a mesura que el vostre negoci creixi.
Programari de comptabilitat
El programari de comptabilitat al núvol s'ha tornat increïblement accessible. Opcions com QuickBooks, Xero i FreshBooks gestionen la comptabilitat de partida doble automàticament, es connecten als comptes bancaris per a la importació automàtica de transaccions, generen informes financers i simplifiquen la preparació d'impostos.
La inversió —normalment d'entre 15 i 50 $ al mes— s'amortitza mitjançant l'estalvi de temps i la reducció d'errors. Aquestes eines també faciliten la col·laboració amb comptables o llibreters quan estigueu preparats per obtenir ajuda professional.
Comptabilitat en text pla
Per als emprenedors amb inclinacions tècniques, la comptabilitat en text pla ofereix una alternativa potent. Eines com Beancount utilitzen fitxers de text senzills per registrar les transaccions, proporcionant una transparència completa, control de versions i la capacitat d'automatitzar l'anàlisi amb scripts.
Aquest enfocament atrau els desenvolupadors i aquells que volen un control total sobre les seves dades financeres sense dependre d'un proveïdor específic.
Quan cercar ajuda professional
No necessàriament heu de contractar un comptable immediatament, però reconegueu quan la situació us sobrepassa.
Considereu buscar ajuda si:
- La vostra comptabilitat va sempre amb retard i no podeu posar-vos al dia
- Esteu dedicant hores a tasques que un professional podria fer més ràpidament
- El vostre negoci està creixent i les transaccions s'estan tornant complexes
- No esteu segurs de la categorització, les implicacions fiscals o els requisits de compliment
Un comptable qualificat pot encarregar-se del registre diari mentre vosaltres us centreu a gestionar el negoci. Un expert comptable —normalment un CPA— pot oferir assessorament estratègic, gestionar la preparació d'impostos i ajudar amb decisions financeres més complexes.
El cost de l'ajuda professional sovint s'amortitza mitjançant l'estalvi de temps, l'evitació d'errors i una millor presa de decisions financeres. Els estudis suggereixen que les empreses que utilitzen sistemes de comptabilitat adequats veuen una millora significativa en la precisió i poden estalviar desenes d'hores mensuals mitjançant l'automatització.
Construir bons hàbits
L'èxit de la comptabilitat no es tracta de dominar una teoria financera complexa. Es tracta de pràctiques coherents i senzilles que mantinguin clara la vostra imatge financera.
Planifiqueu-ho. Reserveu temps al vostre calendari per a la comptabilitat i protegiu aquest temps com qualsevol altra reunió important.
Feu-ne una rutina. La mateixa hora, el mateix procés, cada setmana. La rutina redueix la fricció i fa que la tasca sigui automàtica.
Mantingueu-vos al dia. Com més us acosteu al temps real, més fàcil esdevé la comptabilitat. Posar-se al dia és difícil; mantenir-se al dia és gestionable.
Reviseu regularment. Més enllà de registrar les transaccions, mireu els vostres informes financers mensualment. Els ingressos tendeixen a pujar o baixar? On creixen les despeses? Com és el vostre flux de caixa?
Apreneu contínuament. No cal que us convertiu en comptables, però entendre els conceptes bàsics us ajuda a prendre millors decisions i a comunicar-vos eficaçment amb els professionals de les finances.
Mantingueu les vostres finances clares i sota control
La comptabilitat adequada no és glamurosa, però és la base que sustenta totes les altres decisions empresarials que preneu. Comenceu pels conceptes bàsics: comptes separats, registre constant, conciliació regular. Construïu a partir d'aquí a mesura que el vostre negoci creixi.
Els emprenedors que tenen èxit a llarg termini són els que coneixen els seus números. No perquè siguin experts financers, sinó perquè han construït sistemes senzills que els donen claredat sobre d'on provenen els seus diners i cap a on van.
Per als emprenedors que volen una transparència i un control totals sobre les seves dades financeres, Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que creix amb el vostre negoci: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors i amb compatibilitat total amb eines de control de versions i automatització. Comenceu de franc i construïu pràctiques de comptabilitat que us serviran durant anys.
