Записи в дневника на Beancount: Практически указания, дефиниции и примери

Всяка финансова транзакция, която вашият бизнес извършва, трябва да бъде записана – и в света на plain-text счетоводството, това започва със записвания в дневника. Ако използвате Beancount, разбирането на записванията в дневника е от ключово значение за изграждането на точни, одитируеми и чисти финансови записи.

Това ръководство ще ви преведе през:

• Какво е записване в дневника
• Защо записванията в дневника са важни
• Как да ги пишете в синтаксиса на Beancount
• Как да ги използвате ефективно
• Примери за реални транзакции (плащания от клиенти, покупки, заеми и т.н.)

🧾 Какво е записване в дневника в Beancount?

В Beancount, записване в дневника е датирана транзакция, написана в четим от човека plain-text формат. Всеки запис следва принципите на двойното счетоводство – записвате откъде идват парите (кредит) и къде отиват (дебит), като гарантирате, че вашите книги винаги са балансирани.

Пример:

2024-06-01 * "Плащане от клиент за фактура #123"
  Assets:Bank:Checking     600.00 USD
  Income:Sales

• * показва изчистена транзакция.
• Описанието показва контекст за записа.
• Assets:Bank:Checking е дебитиран.
• Income:Sales е кредитиран (стойността е подразбираща се).

Всеки запис живее във файл .beancount – просто текстов файл, който можете да версионирате, архивирате и дори да редактирате във Vim или VSCode.

📒 Защо записванията в дневника са важни

Записванията в дневника са атомната единица на вашата счетоводна книга.

Те:

• Се вливат във вашата Главна книга и Салда по сметки
• Задвижват всички отчети: Отчети за приходите и разходите, Баланси, Парични потоци
• Позволяват ви да проследите всеки долар, ред по ред, до неговия източник

С правилните инструменти ще видите тези транзакции, представени в потребителски интерфейс – категоризирани, с възможност за търсене и филтриране. Но всичко започва с този прост plain-text запис.

📚 Как работи двойното счетоводство в Beancount

Beancount прилага двойно счетоводство. Всяка транзакция трябва да бъде балансирана: общите дебити = общите кредити.

Бързо правило:

• Дебитирайте активи и разходи (вие получавате пари в брой или понасяте разходи)
• Кредитирайте приходи и пасиви (вие печелите пари или поемате дълг)

Пример – Покупка на офис консумативи:

2024-06-02 * "Купих мастило за принтер"
  Expenses:OfficeSupplies   100.00 USD
  Assets:Bank:Checking

🧠 Визуализиране на записи

След като запазите, в лявата навигация на https://beancount.io/ledger/0/income_statement/ ще видите ...

• Изглед на дневника: Вижте транзакции с търсене, тагове и филтриране
• Падащо меню за филтър на сметки: Вижте текущите салда и записи за всяка сметка
• Отчет за приходите и разходите: Сума на вашите сметки Income:* и Expenses:*
• Баланс: Вашите активи минус пасиви

Fava помага да превърнете вашите сурови записи в Beancount в отчети, върху които може да се предприемат действия – с нулева настройка на база данни.

💡 Чести примери за записвания в дневника

✅ Получавате плащане от клиент

2024-06-05 * "Плащане за фактура #456"
  Assets:Bank:Checking     1,200.00 USD
  Income:Consulting

По избор: Ако използвате Сметки за вземания:

2024-05-20 * "Фактура #456 изпратена"
  Assets:AccountsReceivable   1,200.00 USD
  Income:Consulting

2024-06-05 * "Плащане за фактура #456"
  Assets:Bank:Checking        1,200.00 USD
  Assets:AccountsReceivable  -1,200.00 USD

🖨️ Купувате офис консумативи

2024-06-07 * "Пазаруване в Staples"
  Expenses:OfficeSupplies     85.00 USD
  Assets:Bank:Checking

🏦 Извършвате плащане по заем

Да кажем, че плащате $1000, с $200 лихва и $800 към главницата:

2024-06-10 * "Погасяване на заем"
  Liabilities:Loan           -800.00 USD
  Expenses:LoanInterest       200.00 USD
  Assets:Bank:Checking      -1,000.00 USD

🔒 Приключващи записи в края на годината

За да "приключите книгите", обикновено прехвърляте всички сметки Income и Expenses в Equity.

2024-12-31 close Income:*
2024-12-31 close Expenses:*

Или, ръчно:

2024-12-31 * "Приключване на книгите"
  Equity:RetainedEarnings     45,000.00 USD
  Income:Consulting          -45,000.00 USD

🛠️ Коригиращи записи

Ако прилагате начисляване, ще искате да добавите коригиращи записи – за предплатени разходи, начислени приходи и т.н.

Пример: Месечен софтуерен абонамент за $100, платен годишно

2024-01-01 * "Годишно плащане за софтуер"
  Assets:Prepaid             1,200.00 USD
  Assets:Bank:Checking      -1,200.00 USD

2024-01-31 * "Месечна амортизация"
  Expenses:Software           100.00 USD
  Assets:Prepaid             -100.00 USD

Автоматизирайте със скриптове или налични инструменти на Beancount.

🧰 Beancount: Лесен, одитируем, мощен

Beancount не е просто счетоводен инструмент – това е идея: прозрачна, plain-text финансова истина. Това е модерна система за водене на книги, която е:

• Лесна за контрол на версиите (Git!)
• Напълно преносима (без собствена база данни)
• Чудесна за разработчици, фрийлансъри и малки фирми

Готови ли сте да започнете?

Започнете своя файл Beancount с:

option "title" "Моята бизнес счетоводна книга"
option "operating_currency" "USD"

2024-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
2024-01-01 open Income:Sales USD
2024-01-01 open Expenses:OfficeSupplies USD
2024-01-01 open Equity:OpeningBalances USD

2024-01-01 * "Първоначално салдо"
  Assets:Bank:Checking     10,000.00 USD
  Equity:OpeningBalances

След това заредете файла си с предпочитания от вас инструмент за визуализация, за да видите магията.

Искате по-лесен старт? Опитайте шаблони, импортиращи програми или общностни инструменти като bean-extract.

С Beancount вашите книги най-накрая са ваши – прости, управляеми със скриптове и защитени от одит.

Кажете ми, ако искате PDF версия за изтегляне или специфични за малкия бизнес вариации на примерите.