如果你把已故员工的最后一张工资单走正常的工资流程，你申报的税表至少会在三个地方出错：你会预扣本不该预扣的联邦所得税，你会把工资填到 W-2 第 1 栏（本不该放那里），你还会漏掉一份国税局（IRS）期望看到的 1099-MISC。每个错误都可以纠正——但前提是你要在 1 月报税季之前发现它，那时候不匹配通知就开始陆续寄来了。
本指南会详细讲解如何支付员工在职期间去世后应得的累积工资、休假工资和其他报酬：该预扣什么、哪张表格填哪个数字、谁在法律上有权领取这笔钱，以及那个会彻底改变税务处理方式的时间陷阱。
核心规则：死亡把一张工资单拆到两张表格上
当员工去世时，在死亡日期已欠但未付的任何工资、休假工资、奖金、佣金及其他报酬都成为「死者应得工资」（wages in respect of a decedent）。它们不再属于该员工的收入——它们属于遗产或受益人——税法对它们的处理方式与普通工资不同。
最关键的事实是你支付这笔钱的日历年，而不是工资赚取的那一年：
- 在死亡当年支付： 预扣社会保障税和医疗保险税（FICA），但不要预扣联邦所得税。在死者的 W-2 表格第 3 栏和第 5 栏（社会保障工资和医疗保险工资）中申报这笔款项，预扣税款填入第 4 栏和第 6 栏——并且完全不计入第 1 栏。然后向遗产或受益人开具 1099-MISC 表格，第 3 栏填入总额（在扣除 FICA 预扣税之前）。
- 在死亡年之后的日历年支付： 什么都不预扣——不预扣所得税，不预扣 FICA，不预扣 FUTA。这笔款项完全不申报 W-2。只在 1099-MISC 表格第 3 栏向遗产或受益人申报。
没错，这意味着同年支付会产生一张工资单对应两份信息申报表：一份只显示 FICA 工资和税款的 W-2 片段，加上一份显示总收入的 1099-MISC。这种双重申报正是大多数小雇主——以及某些工资软件设置——容易搞错的地方。
一个实例：每张表格上的数字
假设你的员工今年早些时候赚了 10,000 美元工资（已预扣 1,500 美元联邦所得税），然后去世时还欠 2,000 美元未付工资和 1,000 美元累积休假工资。你在同年 7 月向遗产支付这 3,000 美元。
W-2 表格（以死者姓名和社会安全号开具）：
- 第 1 栏（工资）：10,000 美元——去世后支付的 3,000 美元被排除在外
- 第 2 栏（预扣联邦税）：1,500 美元——不变
- 第 3 栏（社会保障工资）：13,000 美元——包括那 3,000 美元
- 第 4 栏（预扣社会保障税）：13,000 美元对应的税款
- 第 5 栏（医疗保险工资）：13,000 美元——包括那 3,000 美元
- 第 6 栏（预扣医疗保险税）：13,000 美元对应的税款
1099-MISC 表格（以遗产或受益人姓名和纳税人识别号开具）：
- 第 3 栏（其他收入）：3,000 美元——全额，即使已经预扣了 FICA
如果你改为在次年 1 月支付这 3,000 美元，就不会有 FICA 预扣，任何 W-2 上都不会有，1099-MISC 表格第 3 栏上只有那 3,000 美元。
600 美元的问题：什么时候必须开具 1099-MISC
1099-MISC 申报遵循标准门槛：如果向遗产或受益人支付的去世后款项在日历年内合计达到600 美元或以上，你就必须申报该表格。低于 600 美元且没有备用预扣税的情况下，不需要 1099-MISC——不过收款人仍然要为这笔钱缴纳所得税。
注意这造成的不对称：在死亡当年支付的 500 美元最后休假工资仍然需要预扣 FICA，仍然会出现在 W-2 第 3 栏和第 5 栏中，但不产生 1099-MISC。还是要做好记录，因为遗产的税务准备人会问支付了什么、预扣了什么。
推定收入例外：死亡前已开出的支票
并非所有去世后支付的款项都遵循 W-2/1099-MISC 的拆分规则。如果这笔钱在死亡前已由员工实际收到或推定收到，它就仍是最终申报表上的普通工资收入。
典型情况是已经签发的工资单。如果你在员工去世前已经开出并使其可领取正常工资单——即使他们从未兑现——那些工资本身已被推定收到。操作步骤是：
- 作废开给员工的原始支票。
- 重新开具支票，以相同的净额支付给遗产或受益人。
- 不要调整你的工资记录。 该工资已按正常方式在 W-2 第 1 栏申报，所有预扣税均已扣除。重新开具的金额不需要 1099-MISC。
分界线是「是否已准备好」与「尚未准备好」：死亡前已准备好的支票属于死者的工资；到死亡日期尚未处理的累积休假或奖金属于死者应得工资，遵循拆分申报规则。当时间很接近时，在工资档案中记录下各个日期——支票日期、死亡日期、重新开具日期。
谁该拿到这笔钱？州法律说了算，不是你
联邦税法告诉你如何申报这笔款项。州法律告诉你谁可以领取——而且各州的答案差别巨大。大多数州对已故员工的少量未付工资有具体程序：
- 许多州允许你在收到签署的宣誓书（affidavit）后直接支付给在世配偶（有时是成年子女或指定受益人），有法定上限。这些上限从几百美元到数万美元不等，取决于所在州。
- 超过上限的金额通常必须支付给法院指定的遗产个人代表或管理人——而不是先来要钱的家属。
- 有些州规定了期限（例如，在死亡后 30 天内支付给符合条件的遗属），并要求书面签收以解除你的责任。
实务操作手册：
- 索取死亡证明，并在人事档案中保留一份副本。
- 在支付给任何人之前，向你所在州的劳工部门或律师询问已故员工工资程序和当前上限。
- 向将收到钱的人索取 W-9 表格——你需要他们的姓名和纳税人识别号来开具 1099-MISC。如果收款人是遗产，它需要自己的雇主识别号（EIN，通过 SS-4 表格申请）；不要在 1099-MISC 上使用死者的社会安全号。
- 如果没有人认领工资，不要无限期持有——未认领的工资单在休眠期后最终会作为无人认领财产移交州政府（escheat），大多数州要求持有人申报并上缴。
付错了人不只是引发家庭纠纷；它还会造成申报混乱，因为 1099-MISC 必须开给实际收款人。慢下来，核实清楚。
备用预扣税：24% 的陷阱
由于去世后工资在 1099-MISC 表格上申报，备用预扣税规则适用。如果遗产或受益人未提供纳税人识别号——没有 W-9，还没有 EIN，文件卡在遗嘱认证中——你必须按24% 备用预扣税率从款项中预扣联邦所得税，并在 1099-MISC 第 4 栏申报。
这是唯一一种去世后工资确实要预扣联邦所得税的情况，它会让那些学过「不预扣所得税」规则的雇主措手不及。解决办法是程序性的：在拿到有效 W-9 之前不要放款。提前拿到纳税人识别号，远比向悲伤的家属解释备用预扣税——或事后纠正——容易得多。
FUTA、州税以及工资税体系的其他部分
- FUTA（联邦失业税）： 死亡当年支付的款项仍需缴纳 FUTA；死亡年之后支付的款项则不需要。只有在死亡当年支付时才将这笔款项纳入 940 表格的工资基数。
- 州所得税预扣和失业保险： 大多数州遵循联邦模式（不预扣所得税；FICA 等效处理因州而异），但细节因州而异。请与所在州的税务局或工资服务商确认，不要想当然。
- 雇主扣除： 最后工资仍然是普通且必要的经营费用。你在支付时扣除，就像其他任何工资一样。
再一个时间警告：如果员工在 12 月去世，而你在次年 1 月支付累积工资，这笔款项完全逃避 FICA 并跳过 W-2。按照规则这是正确的结果——但不要故意拖延支付来制造这种结果。各州的最后工资单期限仍然适用，有些州对逾期支付最后工资按日处罚，罚款金额远超任何工资税节省。
还有哪些算作去世后报酬
拆分申报规则涵盖的不只是最后两周的薪水：
- 累积休假和带薪休假（PTO）支付（以及病假，如果你的政策或州法律要求支付）
- 已赚取的佣金和奖金，包括死后计算的金额
- 协议或政策规定的遣散费
- 非合格递延薪酬计划和 457 条款计划的死亡抚恤金——在 1099-MISC 第 3 栏申报
两个重要的例外：合格退休计划的死亡抚恤金在 1099-R 表格上申报，不是 1099-MISC。雇主支付的团体定期人寿保险收益遵循其自身的申报规则，不是工资规则。如果员工有股权激励、递延薪酬或养老金，在申报任何东西之前先咨询你的注册会计师——这些款项各有各的表格和各自的死亡当年逻辑。
从收款人的角度：去世后工资是死者应得收入（IRD）——由收到它的人纳税，在其申报表上申报，而不是死者的最终申报表。如果遗产大到需要缴纳遗产税，收款人还可能就归属于该收入的遗产税享受 IRD 扣除。这属于遗产税务准备人的领域，但向家属提一句是值得的善意。
会引发国税局通知的错误
这个领域的几乎所有错误都落入以下六类之一。逐项检查你的工作：
- 把最后一张支票走正常工资流程。 你的工资系统会愉快地预扣联邦所得税并把金额塞进第 1 栏。手动覆盖：只扣 FICA，只填第 3 栏和第 5 栏。
- 把款项申报在 W-2 第 1 栏。 去世后工资永远不进第 1 栏。它们进第 3 栏和第 5 栏（同年支付）以及 1099-MISC。
- 忘记 1099-MISC。 遗产或受益人需要第 3 栏 600 美元或以上的收入向他们申报。这是最常被跳过的步骤。
- 用 1099-NEC 而不是 1099-MISC。 去世后工资是 1099-MISC 第 3 栏「其他收入」——绝不是 1099-NEC 上的非雇员报酬。
- 在 1099-MISC 上填死者的社会安全号。 1099-MISC 属于收款人：受益人的社会安全号或遗产的 EIN。
- 申报净额而不是总额。 1099-MISC 显示全额 3,000 美元，即使从中扣除了 FICA。W-2 显示 FICA 部分；1099-MISC 显示收入部分。
事后一周的清单
当你得知员工去世后，按顺序完成这份清单：
- 锁定工资项目： 停止或召回任何待处理的直接存款；收回未兑现的支票；冻结该员工已安排的奖金或佣金发放。
- 计算所有应付款项： 最后工时、加班费、累积休假/带薪休假、已赚取佣金和奖金、费用报销，以及任何应付遣散费。
- 根据你所在州的法律确定收款人： 符合宣誓书资格的遗属或遗产代表——并在付款前取得死亡证明、宣誓书和签署的 W-9。
- 有意识地决定支付年份： 了解 12 月去世、1 月支付会改变 FICA 和 W-2 结果，但无论如何都要满足所在州的最后工资期限。
- 在正常周期之外处理支付，只预扣 FICA（同年）或完全不预扣（次年），并确认你的工资服务商将其编码为去世后工资。
- 在 1 月申报两张表格： W-2 片段（同年支付）和 1099-MISC 第 3 栏（两种情况，达到 600 美元以上）。
- 保留档案： 死亡证明副本、宣誓书、W-9、付款记录，以及关于日期和决定的备注，与其他工资税记录一起保存。
在最需要的时候保持工资记录整洁
正确处理已故员工的最后工资归根结底靠记录：欠了什么、何时支付、谁收到了、预扣了什么。实时维护的准确账本能让糟糕的一周在行政上变得简单——让 1 月申报成为例行公事，而不是重建工程。Beancount.io 提供纯文本会计，让你对财务数据拥有完全的透明度和控制权——没有黑箱，没有供应商锁定。免费开始使用，看看为什么开发者和金融专业人士正在转向纯文本会计。
