如果你在过去一年里雇过任何人，你填写了 I-9 表格——检查文件、签字、存档。在越来越多的州，这已经不够了。你还必须在入职三天内通过 E-Verify（联邦电子验证系统）对新员工进行验证。到了 2026 年，两个中西部和南部州正在将这一要求从大型雇主扩展到所有人。
佛罗里达州议员推进了众议院第 197 号法案，将 E-Verify 从拥有 25 名及以上员工的私人雇主扩展到该州所有私人雇主。印第安纳州的《公平法案》将于 2026 年 7 月 1 日生效，覆盖所有雇主，无论规模大小，每次违规最高可处以 1 万美元的民事罚款，重复违规还可能导致营业执照被吊销的后果。对于从未注册过的小企业来说，学习曲线虽短，但错过它的代价却不小。
以下是 2026 年的法规地图和入职第一天的工作流程。
不断扩大的强制令地图
联邦法律要求每次雇佣都填写 I-9 表格，但并不要求私人雇主使用 E-Verify——在联邦层面，除非你是联邦承包商，否则注册是自愿的。各州填补了这一空白。
截至 2026 年，已有九个州要求全部或几乎所有雇主使用 E-Verify（阿拉巴马州、亚利桑那州、佛罗里达州（25 人以上及公共部门）、佐治亚州（10 人以上）、密西西比州、北卡罗来纳州（25 人以上）、南卡罗来纳州（所有雇主）等），而第二波州正在扩大范围：
- 佛罗里达州： 自 2023 年以来，拥有 25 名及以上员工的私人雇主必须在雇佣后三个工作日内使用 E-Verify，并保留验证记录三年。自 2021 年以来，公共雇主和任何规模的承包商都已覆盖。HB 197 于 2026 年初在委员会中推进，将取消 25 人的门槛，要求所有私人雇主注册——从混合的自愿/I-9 仅认证框架转向统一强制令，以减少被视为漏洞的情况。此前 2025 年原定于 2025 年 7 月 1 日生效的版本，因企业反对培训要求和成本而未能通过参议院规则委员会；2026 年的推动是再次尝试。
- 印第安纳州《公平法案》： 自 2026 年 7 月 1 日起，所有雇主均被覆盖——没有小企业豁免。该法案要求在审查可接受的居住和身份证明文件后使用 E-Verify，每次违规最高可处以 1 万美元的民事罚款，并且对于重复不合规行为可能面临停业。该法律是 2025–2026 年更广泛的州级立法趋势的一部分，同时还包括俄亥俄州的《劳动力诚信法案》（2026 年 3 月 19 日生效，适用于非住宅建筑行业，每次违规最高 2.5 万美元），以及爱达荷州、蒙大拿州和德克萨斯州提出的覆盖所有雇主的法案。
趋势是取消门槛。各州之前设定 10、25 或 100 名员工的界限，而新提案则遵循佛罗里达州 HB 197 的逻辑：统一适用更易于执行，并消除了刚好低于门槛的激励。
你必须为每位新员工做的事情
注册只是第一步；每次招聘的工作流程才是合规成败的关键：
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正确且按时完成 I-9 表格。 E-Verify 不能替代 I-9。你仍然必须亲自检查（或在远程替代方案下通过授权代表）文件，将其记录在 I-9 上并签字。常见错误——接受过期文件、遗漏员工认证日期或使用错误版本的 I-9——会导致暂时的不确认，从而推迟验证。
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在雇佣后三个工作日内创建 E-Verify 案例。 计时从开始工作（获得报酬）的第一天开始，而不是录用通知日期。即使员工最终被确认，逾期创建案例本身也是违规。
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及时处理暂时的不确认结果。 TNC 并不意味着员工未经授权——它通常反映的是姓名不匹配（婚前姓 vs 婚后姓、连字符）或 DHS/SSA 数据库滞后。通知员工，提供进一步行动通知，并允许他们提出异议。不要仅仅基于 TNC 就解雇、停职或调岗。
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不要在雇佣前使用 E-Verify 或用于重新验证。 通过 E-Verify 预先筛选应聘者，以及在没有符合条件的事件（例如工作授权到期）的情况下重新验证现有员工，违反项目规则，并可能引发歧视调查。
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保留记录。 佛罗里达州的 25 人以上规则已经要求保留三年；《公平法案》和大多数其他强制令也规定类似的三年保留期。将 I-9、E-Verify 案例结果和文件副本（如果你选择复印）放在一起，但应与人事档案分开存放，以限制访问。
错过它的代价
州级处罚现在远超注册的行政成本：
- 印第安纳州： 每次违规最高 1 万美元，且违规行为模式可能影响企业运营
- 俄亥俄州（建筑行业）： 每次违规最高 2.5 万美元
- 佛罗里达州（现行 25 人以上法律下）： 州合同取消资格，并由商务部随机审计执行；HB 197 将把这种风险扩展到所有雇主
除了罚款之外，运营风险是招聘暂停。被发现违规的雇主可能被要求注册，并验证所有在特定日期后入职的现有员工，从而在调查期间产生追溯性的工作量。
联邦歧视风险也会随着 E-Verify 使用不当而增加。基于姓名、口音或外貌进行选择性验证，或使用 E-Verify 进行预筛选，违反司法部移民和员工权利部门执行的反歧视条款。
五分钟合规设置
如果你还没有注册，请在下次招聘之前完成，而不是之后：
- 在 e-verify.gov 注册——选择雇主访问方式（直接访问，或如果你希望由服务商运行案例，可通过 E-Verify 雇主代理）
- 指定并培训一两名用户——教程和知识检查不到一个小时
- 更新你的录用通知书和入职清单，在三个工作日内包含 I-9 + E-Verify 案例
- 添加日历提醒，用于三年保留期以及有期限工作授权的重新验证提醒
- 在招聘政策中添加非歧视说明：每位新员工都进行 E-Verify，无例外，无预筛选
无论你有两名员工还是两百名员工，这种设置都是一样的——这正是各州转向全面覆盖的原因。最小型的雇主不再被豁免于这一要求。
让你的招聘记录可审计
E-Verify 合规不是一次性的注册——它是一种每次招聘都必须可追溯的纪律：谁完成了 I-9，案例何时创建，结果是什么，记录存放在哪里。一个强制三天内创建案例的招聘清单，以及每季度自查 I-9 和 E-Verify 案例日志，可以在审计员之前发现迟交的申报和姓名不匹配。
简化你的财务管理
招聘合规与薪资、福利和员工保留并存——所有这些都会影响账目。Beancount.io 以纯文本、版本控制的记账方式跟踪招聘、薪资和合规成本——因此每一份 I-9、每一次验证、每一次避免的罚款都是可追溯的，而不仅仅是凭记忆。免费开始使用，让你的招聘像你的账本一样井井有条。