约560万美国家庭，约占全国总数的4.2%，没有银行账户。如果你经营餐厅、仓库、建筑队或任何雇佣小时工的企业，你的员工中很可能至少有一人属于这类情况。那么，你如何向无法接受直接存款、又不希望拿着纸质支票去兑现支票商店（这类商店会从每张工资支票中抽取佣金）的人支付工资呢？
工资卡是最常见的解决方案，它们确实是一个有用的工具。但它们也处于雇佣合规中最复杂棘手的领域之一：联邦E法规、20多项州工资卡法规的拼凑，以及大多数是在预付借记卡出现之前制定的工资支付法律。如果处理得当，就能为你的团队解决一个实际问题。如果处理不当，你就会造成工资与工时违规，这将需要付出高昂的代价来解决。
为什么“直接使用直接存款”并非适用于所有人
超过93%的美国工人现在使用直接存款，对雇主来说，这是最容易管理的支付方式：无需打印、无需信封、无需跑银行。但它需要一个银行账户，并非所有员工都有。人们没有银行账户的原因多种多样——资金不足以满足最低余额要求、不信任银行、过去因透支费而被关闭账户，或者仅仅是农村地区缺乏附近的银行网点。
对于这些员工，实际可行的替代方案是：
- 纸质支票，这通常意味着需要前往支票兑现服务机构，它们会收取支票面值1-5%的费用，仅仅是为了将其兑换成现金。
- 工资卡，一种通过银行合作伙伴发行的可充值预付借记卡，雇主在每个发薪期为其充值。
工资卡的存在正是为了弥补这一空白——但“我们只给所有没有银行账户的人发工资卡”这种默认做法，恰恰会让雇主陷入麻烦，因为联邦法律不允许你替员工做出这个决定。
不可忽视的联邦规则：员工选择权
关于工资卡，最重要的一项合规事实是：你不能强迫员工接受工资卡作为他们唯一的支付选择。 这不是一个最佳实践——这是消费者金融保护局 (CFPB) 在E法规 (12 CFR § 1005.18) 下的预付账户规则中明确规定的，该规则管辖发行工资卡的金融机构，并且在几乎所有州的工资卡法规中都有所体现。
具体而言，这意味着：
- 你必须提供至少一种其他支付方式——通常是纸质支票或直接存款——与工资卡选项同时提供。
- 选择必须是真正自愿的。 伊利诺伊州法律直言不讳地指出：如果员工被误导认为接受是雇佣的条件，或者不接受会对其现有工作条件产生不利影响，则同意并非自愿。其他几个州也使用了几乎相同的措辞。
- 许多州要求书面同意，然后你才能通过工资卡向员工支付工资——新泽西州、佛蒙特州和西弗吉尼亚州就是例子，尽管确切的形式和时间要求各不相同。
- 发卡机构必须在账户的简短披露中说明，员工不必接受该卡，并且可以向雇主询问其他支付方式。虽然披露义务落在发行该卡的银行身上，但作为雇主，你必须在实践中实际提供替代方案。
如果员工拒绝使用工资卡，或者之后想切换回纸质支票，你需要一个流程，让他们能够毫无障碍地做到这一点——并且没有任何迹象表明这会影响他们的工作。
费用规则：你可以和不可以转嫁给员工的费用
E法规的预付账户条款是专门为制止十年前最恶劣的工资卡滥用行为而设计的，当时有些计划会收取余额查询费、交易拒绝费，甚至与客服代表通话的费用。根据现行规则：
- 员工必须能够免费获取全部工资，包括至少一种在每个发薪期内免费提取全部余额的方式（通常是免费的同网络ATM取款或在发卡银行分支机构进行一次免费柜台取款）。
- 交易拒绝费和其他“陷阱”费用被明确禁止——员工不能仅仅因为资金不足导致交易被拒绝而被收费。
- 任何确实存在的费用都必须在员工激活卡片之前清楚披露——一份购前披露，涵盖费用明细、费用适用时间和如何避免这些费用。
- 该卡必须具有某种形式的联邦存款保险公司 (FDIC) 或美国信用社管理局 (NCUA) 存款保险转嫁，并且披露中必须说明这一点。
实际上，这意味着作为雇主，你的职责是真正阅读工资支付服务商或工资卡供应商提供给你的费用明细，而不仅仅是相信他们口头说的“它符合规定”。具体询问：异地ATM取款、纸质对账单、账户不活跃以及更换丢失卡片的费用是多少？然后确保这些信息在员工注册前就摆在他们面前，而不是在他们第一次取款被收费后才让他们感到惊讶。
州层面：超过 20 种不同的规则手册
联邦法规 E 设定了最低标准，但工资支付方式从根本上说是州法律问题，超过 20 个州在此基础上拥有自己的工资卡法规——亚利桑那州、佛罗里达州、佐治亚州、夏威夷州、伊利诺伊州、堪萨斯州、缅因州、马里兰州、密歇根州、明尼苏达州、内布拉斯加州、新罕布什尔州、北达科他州、俄克拉荷马州、俄勒冈州、田纳西州、佛蒙特州、弗吉尼亚州、西弗吉尼亚州等，以及波多黎各。在推行工资卡计划之前，需要逐州检查以下几点：
- 同意形式：口头同意是否足够，或者州是否要求签署书面同意，以及该同意是否需要续签或可撤销？
- 通知期：一些州要求在员工首次工资卡支付前，提前一定天数书面通知工资卡条款——包括完整的费用明细表。
- 免费提款保证：州通常会规定每个工资周期内免费提款的最低次数，超出法规 E 的要求，有些州甚至完全限制或禁止不活跃/休眠费用。
- 工资单交付：如果你的州要求提供可打印的工资单（例如加利福尼亚州和纽约州），请确保你的工资卡或薪资平台实际支持这一点，而不仅仅是员工可以查看但无法打印的应用屏幕。
- 多州雇主：如果你在多个州有小时工，请不要假设单一的全国性工资卡政策在各地都符合规定——每个工作场所都受最严格的适用州法律管辖。
如果你在多个州运营，这一点值得在上线前（而非上线后）与雇佣法律师或你的薪资服务提供商的合规团队进行简短讨论。
小型雇主的实用推行清单
- 确认你的薪资服务提供商或工资卡供应商符合法规 E 要求，并索取其标准的费用披露和同意书模板——不要从头开始构建。
- 以书面形式向每位新员工和现有员工提供选择：工资卡、直接存款或纸质支票。记录已提供选择以及员工选择了哪个选项。
- 在首次工资卡支付前获得书面同意，并根据你所在州的工资记录保留期要求保存该文件。
- 验证每个工资周期至少一次无费用全额提款确实对员工可用——如果可以，请使用样本卡自行测试。
- 公布费用明细表，让员工在选择前可以看到，而不是藏在他们首次存款后才打开的卡片信封中。
- 建立一个回退流程。 员工应该能够在长达一两个工资周期内从工资卡切换到直接存款或支票，而无需说明理由。
- 每年审计。 薪资服务提供商会更改费用明细表和发卡机构；推行时合规的内容一年后可能不再合规。
这与你的账务有何关联
工资卡不会改变工资费用如何进入你的分类账，但它们确实增加了一个值得与现金薪资分开跟踪的层面：工资卡计划费用（如果你的企业承担这些费用而非员工）、发卡机构的任何浮动资金或准备金要求，以及用于审计目的的同意和披露文件。将这些记录保存在你实际控制的系统中——而不是分散在仅显示当前周期的薪资供应商门户中——使得在你的工资卡计划被审计时，更容易回答州劳动部门的问题。
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薪资合规性是这样一个领域，纸质记录与支付本身同样重要——同意书、费用披露和工资单记录在你需要时都必须存在。Beancount.io 提供纯文本会计，让你的财务记录拥有完全的透明度和版本控制历史，没有供应商锁定，也没有黑箱操作。免费开始，将你的每一笔簿记——包括薪资——以你完全控制的格式保存。