每年 2 月 1 日，美国各地的休息室、仓库办公室和后台走廊都会上演一场悄无声息的仪式：经理打印一张纸，将其贴在软木板上，然后离开。那张纸就是 OSHA 表格 300A——工作相关伤亡事故年度汇总表——而忘记张贴它是 OSHA 开出的最常见的记录保存罚单之一。单次漏贴的罚金目前每次违规超过 16,000 美元，而且该机构越来越多地将记录保存失败归类为故意或重复违规，每项罚金甚至超过 160,000 美元。
29 CFR Part 1904 规定的记录保存规则自 2001 年起就开始实施，但过去三年带来了二十年来最大的变化。2024 年最终规则扩大了电子提交范围，要求指定高风险行业的拥有 100 名或更多员工的分支机构提交表格 300 和 301，而不仅仅是 300A 汇总表。伤病追踪应用程序 (ITA) 现在在可搜索的公共数据库中发布分支机构级别的数据。并且该机构的执法重点已转向对底层可记录性决策的审计，而不仅仅是文书工作。
如果你经营一家建筑公司、制造厂、仓库、医院、餐厅、零售连锁店或任何其他拥有超过 10 名员工的工作场所，本指南将引导你了解记录什么、何时记录、谁必须进行电子提交，以及如何建立一个能够在 OSHA 合规安全与健康官员 (CSHO) 登门检查时过关的记录保存计划。
这三种表格的具体作用
OSHA 的记录保存系统建立在三表架构之上，混淆这些表格是合规错误的最常见来源。
表格 300 是滚动日志。日历年内每项可记录的工作相关工伤和职业病都占一行。日志记录了案例编号、员工姓名（涉及隐私的案例除外）、职位、受伤或患病日期、发生地点、伤害描述、结果分类（死亡、旷工天数、限制工作、其他可记录项）以及旷工或受限的天数。
表格 300A 是年度汇总。在每个日历年结束时，你将表格 300 日志中的案例按案例类型和伤害或职业病分类汇总到 300A 汇总表中，在伪证处罚下签字，并从 2 月 1 日至 4 月 30 日张贴在工作场所显眼的位置。300A 是你的员工、前员工及其代表有权查看的表格。
表格 301 是事故报告。对于每个可记录的案例，你必须在收到可记录工伤或职业病发生信息后的 7 个日历日内填写表格 301（或同等表格，如工伤补偿初次伤害报告）。301 记录了案例详情：人物、时间、地点、经过、直接伤害员工的物体或物质以及受影响的身体部位。
你可以使用 OSHA 的表格或任何捕获相同信息且具有相同详细程度的等效表格。大多数现代 EHS 软件、HRIS 平台和工伤保险公司都提供集成的 300/300A/301 模块。
谁必须保存记录
基本规则很简单：如果你在上一个日历年的任何时间拥有超过 10 名员工，且你的分支机构不在部分豁免名单上，则必须保存 Part 1904 记录。人数统计涵盖雇主的所有分支机构和所有员工，包括兼职、临时和季节性工人，而不是按分支机构分别计算。
10 人或以下豁免。 在上一个日历年的任何时候，整个企业员工人数在 10 人或以下的雇主部分豁免常规记录保存。他们仍必须根据 § 1904.39 报告死亡和严重伤害，如果 OSHA、BLS 或州机构书面要求，他们也必须保存记录。
部分行业豁免。 列在 Subpart B 非强制性附录 A 中的某些低风险 NAICS 代码分类的分支机构部分豁免常规记录保存。该名单包括大多数零售贸易；金融、保险和房地产；法律、会计和咨询服务；广告代理；医疗和牙科诊所；博物馆以及许多其他办公行业。分类是按分支机构而非雇主划分的——因此，拥有独立公司总部机构的制造商可能需要为工厂保存记录，而无需为办公室保存。该名单基于 2007 年 NAICS 代码，因此如果你所属行业的代码已被重新命名或重组，豁免将遵循历史分类。
至关重要的是，无论你的员工人数多么少，或者你的行业多么符合豁免条件，部分豁免都不能免除你根据 § 1904.39 向 OSHA 报告死亡、住院治疗、截肢或失去眼睛的义务。
可记录性决策树
大多数记录错误并非文书错误，而是可记录性判断错误。根据 §§ 1904.4 至 1904.7 的可记录性测试是一个决策树，300 表（Form 300）上的每一行都始于相同的四个问题。
第 1 步：是否发生了受伤或疾病？ 瘀伤、劳损、割伤、听力阈值改变、血源性病原体检测呈阳性、经诊断具有工作相关病因的精神疾病——任何影响员工身体的情况都算在内。
第 2 步：该案例是否与工作相关？ 根据 § 1904.5，如果工作环境中的事件或接触导致或促成了病情，或者显著加重了预先存在的病情，则该伤害或疾病与工作相关。除非符合 § 1904.5(b)(2) 中的九项特定例外情况之一（如自愿参加健康计划、食用私人食物、普通感冒和流感、通勤期间在雇主停车场发生的交通事故等），否则发生在工作环境中的事件被推定为与工作相关。
第 3 步：该案例是否为新案例？ 根据 § 1904.6，如果员工之前未曾经历过影响相同身体部位的同类型已记录伤害或疾病，或者员工已从之前的案例中完全康复，而新的事件或接触导致体征和症状再次出现，则该案例为新案例。
第 4 步：该案例是否符合 § 1904.7 下的一个或多个通用记录标准？ 如果案例导致以下任何情况，请予以记录：
- 死亡 — 致命事故
- 缺勤天数 — 员工无法工作的日历日
- 受限工作或调岗 — 轻体力活、调整后的职责或临时重新分配
- 超出急救范围的医疗处理 — 见下方的急救清单
- 丧失意识
- 由医生或其他执业医疗保健专业人员诊断出的重大伤害或疾病 — 骨折、癌症、慢性不可逆疾病、鼓膜穿孔，即使没有损失工时或医疗处理
急救界限是大多数案例的转折点。 OSHA 在 § 1904.7(b)(5)(ii) 中列出的详尽急救清单包括：非处方强度的非处方药、破伤风免疫接种、清洗和包扎表面伤口、冷热疗法、非刚性支撑手段（如弹性绷带）、钻甲（手指甲或脚趾甲）以减轻压力、眼罩、通过冲洗或棉签清除眼内异物、通过简单手段取出碎屑、手指护具、按摩以及因热应激补充液体。任何超出此清单的处理方式——包括处方药、缝合、硬夹板、超过一次的物理治疗或脊柱矫正治疗——均属于医疗处理并触发可记录性。
DART、TRIR 与案例分类
一旦案例属于可记录范围，你必须在 300 表的四个互斥栏位之一中对其进行分类：死亡 (G)、缺勤天数 (H)、调岗或受限 (I) 或其他可记录项 (J)。该分类决定了美国企业中最受关注的两项安全指标。
缺勤、受限或调岗 (DART) 率的计算公式为：(H 栏 + I 栏) × 200,000 ÷ 总工作小时数。200,000 乘数代表 100 名全职员工每周工作 40 小时、持续 50 周的等效值。DART 率为 3.0 意味着每 100 名全职等效员工每年发生 3 起 DART 案例。
总可记录事故率 (TRIR) 使用相同的公式，但包含所有可记录案例 (G + H + I + J)。TRIR 是大多数总承包商、项目业主以及 ISN/Avetta 等供应商资质平台用来对照行业 NAICS（北美行业分类体系）平均值进行基准测试的核心指标。
三个分类规则常使初次记录者出错：
- 天数统计。 统计日历日，而非工作日。每个案例的天数上限为 180 个日历日——如果员工缺勤或受限时间超过该期限，请输入 180 并停止统计。
- 调岗 vs. 受限工作。 受限工作意味着员工无法履行一项或多项常规职能，或工作时间少于全职工作时间；调岗意味着员工被分配到不同的工作岗位至少一天。两者均计入 I 栏。
- 受伤当天。 受伤当天绝不计入缺勤或受限的第一天，即使员工离开工作岗位且再未返回。
隐私案例
根据 § 1904.29(b)(6)–(10)，某些案例在录入 300 表时不得包含员工姓名。请在姓名栏中使用“隐私案例”或“PC”代替，并另行保存一份链接至姓名的机密案例编号清单，仅限有知情需要的人员查阅。
隐私案例包括：
- 私密部位或生殖系统的受伤或疾病
- 性侵犯导致的受伤或疾病
- 精神疾病
- HIV 感染、肝炎或肺结核
- 被沾染他人血液或其他潜在传染性物质的锐器刺伤或割伤
- 其他疾病（如果员工独立且自愿要求不录入姓名）
当你向员工、前员工或其代表提供 300 表时，你还必须遮蔽隐私案例中可能识别出员工身份的描述。
年度公示与五年存档
300A 表格年度摘要必须经由公司高管（所有者、公司主管、机构最高级别官员或最高级别官员的直接主管）审核并认证，并于每年 2 月 1 日至 4 月 30 日在员工通常报到工作的每个机构内进行公示。如果员工不在固定机构报到（例如巡回销售代表或远程外勤团队），则在员工接收工作任务的地点公示。
你必须在记录所涵盖的日历年结束后将 300、300A 和 301 表格记录保存五年，并且必须更新 300 表格以反映该保留期内发生的任何变化（新发现的病例、分类变更、天数统计调整）。
通过 ITA 进行电子提交
位于 www.osha.gov/injuryreporting 的伤害追踪申请系统 (ITA) 是 OSHA 的安全电子提交门户。提交工作应在每年 1 月 2 日至 3 月 2 日之间完成，提交上一日历年的数据。OSHA 不接受通过邮件或电子邮件寄送的纸质表格——通过 ITA 进行电子提交是唯一合规的方法。
如果你的机构满足以下任一条件，则必须提交 300A 表格：
- 在上一日历年的任何时间拥有 250 名或更多员工，且不在附录 A 部分豁免名单上，或者
- 在上一日历年的任何时间拥有 20 至 249 名员工，且属于 29 CFR Part 1904 子部分 E 附录 A 中列出的行业
根据 2024 年修订的规则，属于子部分 E 附录 B（高风险 NAICS 名单）中列出的行业且拥有 100 名或更多员工的机构，还必须提交 300 表格和 301 表格。附录 B 涵盖的行业包括综合医疗和外科医院、护理设施、寄宿照护、仓储、快递、农业、某些制造业、饮料制造、动物屠宰和加工以及许多建筑行业。如果你的机构属于附录 B 且员工人数超过 100 人的阈值，则必须提交上一年每份可记录伤害和疾病的详细案例级数据。
ITA 接受三种提交方式：通过 Web 表格手动录入、针对多个机构的 CSV 批量上传，以及针对 EHS 软件用户的 API 集成。OSHA 在公共可搜索数据库中发布机构级别的提交数据——你的 DART 和 TRIR 将对项目所有者、总承包商、供应商资质平台和竞争对手可见。
如果你错过了 3 月 2 日的截止日期，你仍然可以在同年 12 月 31 日之前通过 ITA 提交，OSHA 强烈鼓励逾期提交。完全不提交会使你面临根据 § 1904.41 受到的传讯。
根据 § 1904.39 报告严重伤害
记录保存和报告是不同的义务。即使是获得部分豁免的雇主也必须直接向 OSHA 报告严重事件：
- 死亡事故——如果在工作相关事件发生后 30 天内死亡，则在死亡后 8 小时内报告
- 一名或多名员工住院治疗——如果在工作相关事件发生后 24 小时内住院，则在住院后 24 小时内报告
- 截肢——在 24 小时内报告，即使已重新接上或仅为部分截肢
- 失去眼睛——在 24 小时内报告
通过致电 OSHA 地区办公室、拨打 24 小时热线 1-800-321-OSHA 或使用 www.osha.gov/report 上的在线报告系统进行报告。住院治疗是指正式入住医院接受护理或治疗——仅进行观察或诊断测试不触发报告义务。
严重伤害报告属于公共信息，并经常触发 OSHA 严重伤害报告计划下的程序性检查。
反报复和员工查询规则
第 1904.35 条赋予员工、前员工、其个人代表和授权员工代表广泛的记录保存数据查询权。必须允许员工及其代表在提出请求后的下一个工作日结束前查询 300 表格日志（隐私案例姓名需遮蔽）。301 表格事故报告必须在下一个工作日结束前提供给受影响的员工，并在七个日历日内提供给其他人（需遮蔽个人身份标识）。
根据 § 1904.35(b)(1)(iv)，OSHA 的反报复规则禁止任何阻碍员工报告工作相关伤害和疾病的政策或程序。该机构已利用这一条款对以下行为提出挑战：
- 一刀切的事故后药物检测计划，该计划与药物使用可能导致事故的合理可能性无关
- 安全激励计划，该计划以给员工施压不报告的方式奖励“零伤害”期间
- 强制性立即报告政策，当伤害直到后来才显现时，该政策会对延迟报告的员工进行惩罚
记录你的报告程序，培训主管鼓励报告，并审计你的激励和惩戒措施是否存在“寒蝉效应”。
州计划差异
22 个州运营着经 OSHA 批准的、覆盖私营部门雇主的州计划，其中一些州的记录保存要求超出了联邦法规。以下是两个值得了解的例子：
- 加利福尼亚州 (Cal/OSHA, Title 8 § 14300 系列)。 加州要求报告任何严重的伤害或疾病，其定义包括任何因医疗观察以外的原因导致住院超过 24 小时的伤害。加州还扩大了报告时间线的触发条件，并删除了一些联邦豁免条款。
- 密歇根州和华盛顿州 维持着类似但并不完全相同的记录保存规则，包括不同的严重伤害报告阈值和额外的州特定公示要求。
如果你在多个州运营，请建立一个合规矩阵，跟踪各州与联邦基准之间的差异。ITA 提交仅针对联邦层面——实行州计划的州可能要求向州机构进行额外或并行的提交。
构建经得起审计的记录保存计划
根据 § 1904 条款，记录保存违规的追溯期为五年（即你必须保留记录的期限），OSHA 在检查期间可以审查 300 表格中的每一个行项目以核实其准确性。通过遵循以下四项实践，构建一个经得起审计的程序。
1. 集中管理可记录性判定。 培训一到两名指定的记录员（人力资源、安全或工伤赔偿负责人），以一致地应用 § 1904.7 标准。在与案例编号关联的工作文件中记录每一次可记录性判定——包括你决定不予记录的案例及其原因。案例分类的不一致是记录保存审计中发现的最大单一问题。
2. 每月与工伤赔偿和急救日志进行核对。 每项工伤赔偿申请都应进行可记录性评估。每条急救日志分录都应根据 § 1904.7(b)(5) 的急救定义进行审查。那些出现在工伤赔偿中但未出现在 300 表格上，或者从急救升级为医疗处理的案例，正是 OSHA 在检查中发现漏洞的方式。
3. 更新天数统计和分类。 天数统计通常在初次录入后会发生变化。如果一个案例开始时是受限工作，后来员工因伤缺勤，请更新 300 表格的相应列。如果一个案例开始时是缺勤天数，而员工在受伤后 30 天内死亡，请重新分类为死亡事故。保留一份变更日志。
4. 明确你的附录 A 和附录 B 状态。 根据每个经营场所提取你的 NAICS 代码。确认每个场所是否根据附录 A 获得部分豁免，以及是否属于附录 B 范围需要进行扩展电子提交。当场所员工人数跨越 20、100 或 250 人时，请重新核实——这些都是触发阈值。
记录保存如何与你的账目关联
准确的工伤和疾病记录不仅是为了满足 OSHA 的要求——它们还驱动着工伤赔偿保费、普通责任险费率以及保险承运人用于为保单定价的经验修正系数 (EMR)。每一个可记录案例都会进入计算，一个分类错误的 DART 案例（误工、受限或转岗案例）就足以改变你的 EMR，进而影响项目投标。
通过一致的分分类账 (Ledger) 结构，将你的安全记录与财务账目关联起来。将工伤赔偿保费、免赔额和自负赔偿限额 (SIR) 与普通健康和福利费用分开跟踪。为 OSHA 相关的专业费用（培训、安全咨询、ITA 提交软件）设立专门账户，以便你能看到真实的合规成本。针对已知但尚未结案的工伤赔偿索赔的预估准备金，应归入或有负债账户，并与 300 表格案例日志挂钩。当审计师询问为什么准备金同比变动时，你应该能够指向底层的索赔记录。
对于多州经营的雇主，按经营所在州细分安全相关费用。州计划申请费、州特定报告平台以及州强制性的安全委员会会议费用差异很大，这种差异会体现在高合规成本州工作的单位经济效益 (Unit-economics) 计算中。
最常见的违规处罚模式
OSHA 的执法重点多年来一直保持一致。在计划性检查和事故后审计中，最常被引用的记录保存问题包括：
- § 1904.32 — 未能在 2 月 1 日前完成或张贴 300A 表格摘要
- § 1904.29 — 未能在收到信息后七个日历日内记录伤害或疾病
- § 1904.41 — 未能通过 ITA 电子提交数据
- § 1904.7 — 将可记录案例误分类为急救或不可记录案例
- § 1904.4 — 在满足可记录性标准时未能记录与工作相关的伤害或疾病
- § 1904.35 — 对报告伤害的员工进行报复，或维持阻碍报告的政策
根据通胀调整后的计划，截至 2025 年的调整，每项严重或非严重违规的罚金最高可达 16,131 美元，每项故意或重复违规的罚金最高可达 161,323 美元，并每年向上调整。一次检查如果发现一整年未记录的案例、未张贴的 300A 以及错过的 ITA 提交，累计的拟议罚金可能达到六位数。
保持合规性与财务记录的一致性
在建立 OSHA 记录保存计划时，使其经得起审计的原则——集中化决策、一致的分类、每月对账、持久化保留——同样适用于你的财务记录。Beancount.io 提供纯文本会计服务，为你在工伤赔偿保险费、安全培训费用、EHS 软件成本以及准备金估算方面提供完全的透明度和可验证的审计线索。你的账本以可读文本形式存在，在 Git 中进行版本控制，并支持以普通英语进行查询——当审计人员询问数据是如何汇总时，不再有“黑箱”操作。免费开始使用，为你的财务记录保存带来与 OSHA 对你的受伤和疾病记录所要求的相同纪律。