为什么你的早期创业公司需要记账（以及如何正确地做）

你已经辞职，成立了公司，并开始构建你的产品。收入？那还需要几个月的时间。那么，既然还没什么好入账的，为什么还需要记账呢？

这里有一个残酷的事实：82% 的初创公司失败归因于现金流问题。而其中许多失败都可以追溯到一个共同的错误——直到为时已晚才开始关注财务。开始追踪资金的最佳时机不是在你完成第一笔销售时，而是现在。

预收入悖论

这看起来似乎有违直觉。记账是为了追踪收入和支出，但你现在还没有收入。为什么要费心？

因为你几乎肯定会有支出。你注册的那个域名？是一项支出。维持运营的软件订阅？是支出。你在咖啡馆准备融资演示稿时买的咖啡？如果你使用的是公司资金，那也是一项支出。

这些交易都在讲述一个故事。无论你是否意识到，投资者、银行以及税务局（如 IRS）最终都会想阅读这个故事。问题在于，这个故事是一个逻辑连贯的叙述，还是一堆被遗忘的收据和凭感觉估算的乱账。

在赚到第一块钱之前开始记账的四个理由

1. 了解你的烧钱率 (Burn Rate)

烧钱率是初创公司消耗现金的速度。对于尚未产生收入的公司来说，这可以说是最重要的指标，因为它回答了一个根本性问题：你还有多少“跑道”（Runway）？

如果没有准确的账目，你基本上是在猜测。而当创始人猜测他们的烧钱率时，往往会低估它。这种乐观情绪可能是致命的。

通过适当的追踪，你可以精确计算出在需要产生收入或进行下一轮融资之前，你还能支撑多少个月。这种清晰度有助于在招聘、营销支出和产品开发时间表方面做出更好的决策。

2. 建立投资者信心

当你向投资者寻求资金时，他们会审查你的财务记录。这不是可选的——这是他们尽职调查过程的基本组成部分。

投资者希望看到：

• 整洁的损益表和资产负债表
• 有条理的支出分类
• 清晰的审计追踪
• 有据可查的烧钱率计算
• 符合 GAAP 标准的财务报表（针对较大规模的融资轮次）

一家能够展示有组织账目的初创公司传递了财务纪律的信号。而一家急于重建过去六个月交易记录的初创公司则传递了混乱的信号。根据最新数据，自 2023 年以来，种子轮前融资额呈下降趋势，更多轮次的融资额不足 25 万美元。在这种竞争激烈的环境下，每一个体现专业性的信号都至关重要。

3. 最大化税收抵扣

许多初创公司的支出是可以抵税的，包括：

• 办公用品和设备
• 软件订阅
• 专业服务（法律、会计）
• 商务差旅
• 营销和广告费用
• 家庭办公支出（如果适用）

但关键在于：税务机关要求提供证明。如果你无法证明某项支出的发生，你就无法抵扣。税务机关要求企业至少保存三年的记录，在某些情况下甚至更长。

通过从第一天起追踪支出并立即将收据数字化，你可以确保没有任何项目被遗漏。那台价值 2,000 美元的笔记本电脑将成为合法的业务抵扣，而不是埋没在个人信用卡账单中被遗忘的消费。

4. 尽早养成财务习惯

在交易量较少时，更容易建立良好的财务习惯。现在开始记账意味着你可以：

• 在没有时间压力的情况下学习记账软件
• 开发一套一致的分类系统
• 创建可随着业务增长而扩展的工作流
• 清晰地划分业务与个人财务

在管理快速增长的同时尝试实施这些系统要困难得多。许多跳过早期记账的创始人发现，正当他们最无法分心的时候，却面临着堆积如山的补账工作。

如何设置预收入期的记账流程

第一步：开立商业银行账户

这是不可商榷的。混淆个人和公司财务是初创公司最常见的记账错误，它产生的麻烦会随时间推移而复合。

一个独立的商业账户提供：

• 对公司现金流的清晰洞察
• 更简便的税务准备
• 对个人资产的保护（针对 LLC 和股份有限公司）
• 在投资者和供应商眼中的信誉

选择一家对小企业收费较低且能与会计软件良好集成的银行。许多在线银行现在提供具有强大数字化功能的免费商业支票账户。

第二步：选择会计核算方法

尚未产生收入的初创公司通常从现金收付制（Cash-basis accounting）开始，即在资金实际换手时记录交易。当你精简运营时，这种方法更简单、更容易管理。

然而，随着你开始筹集资金或承担更复杂的合同，你可能需要切换到权责发生制（Accrual accounting）。这种方法在收入产生时记录收入，在支出发生时记录支出，从而更准确地反映财务状况。这也是投资者和会计师在评估初创公司进行重大融资轮次时的预期。

步骤 3：建立你的会计科目表

会计科目表是你的交易分类系统。对于尚未产生营收的初创公司，请保持简单：

资产：

• 现金（活期账户）
• 设备

负债：

• 信用卡
• 贷款（如果适用）

费用：

• 软件与订阅
• 专业服务
• 办公用品
• 差旅与餐饮
• 营销
• 杂项

随着业务变得复杂，你随时可以添加新类别。现在的目标是保持一致性——每项支出都应该有一个明确的归属。

步骤 4：实施收据采集系统

纸质收据会褪色，邮件确认函会被淹没。从第一天开始进行数字化整理，可以省去以后数小时的烦恼。

选项包括：

• 内置收据扫描功能的会计软件
• 与你的会计平台集成的专用收据应用
• 采用统一命名规范的简单云端文件夹系统

方法本身并不重要，重要的是一致性。养成立即采集收据的习惯，而不是在月底才手忙脚乱。

步骤 5：安排定期的记账时间

每周拨出固定时间来：

• 记录新交易
• 支出分类
• 核对银行账户
• 审查资金消耗率（Burn Rate）

当交易较少时，这可能每周只需 15 分钟。时间投入微乎其微，但这种自律会产生复利效应。每月进行银行对账（将你的记录与银行账单进行对比），可以在错误演变成问题之前及时发现。

步骤 6：决定：自理还是外包？

对于交易量极少且融资额低于 250,000 美元的预营收初创公司，使用基于云的软件进行自理记账（DIY）效果很好。但请诚实面对自己的局限性。

需要考虑外包的迹象：

• 你在记账任务上经常滞后
• 交易量大幅增加
• 你正在准备融资轮次
• 税务复杂性增加（涉及多个州、国际业务等）
• 你的时间更适合花在核心业务活动上

对初创公司而言，专业的记账服务已变得越来越容易获得，许多服务提供每月几百美元起步的套餐。这种投资通常能通过节省的时间和避免的错误而获得回报。

营收前记账的常见错误

拖到报税季

整理财务状况最糟糕的时间就是截止日期临近时。在时间压力下重建一年的交易记录会导致错误、遗漏抵税项以及不必要的压力。坚持每周维护可以防止任务积压成山。

分类不一致

如果“软件”有时归在“办公费用”下，有时归在“软件订阅”下，你的报表就会变得毫无意义。选择一套系统并坚持使用。如有疑问，可以编写一份简短的分类指南供参考。

忽略小额支出

那笔 9.99 美元的每月订阅看似微不足道，但 12 个这样的订阅一年就是 120 美元。更重要的是，忽略小额支出的习惯往往会随时间推移蔓延到大额支出上。从第一天起记录所有支出。

未进行税务规划

即使没有营收，你仍可能欠缴各种税款：

• 工资税（如果你给自己发工资）
• 州政府特许税（State franchise taxes）
• 地方商业税

预留税款资金可以防止意外发生。一个通用的规则是：一旦开始产生收入，保留任何收入的 25-30% 以备缴税之用。

营收前记账工具

有几个会计平台专门针对早期初创公司：

适合自理的创始人：

• Wave（基础记账免费）
• QuickBooks Simple Start
• Xero

适合开发者思维的创始人：

• 像 Beancount 这样的纯文本会计（Plain-text accounting）工具提供版本控制、完全的数据所有权以及可编程的工作流

选择合适的工具取决于你的技术舒适度、预期的复杂性，以及你更看重简单性还是控制力。

当营收前阶段结束时

你的记账实践应随业务发展而演变。需要规划的关键转变包括：

首笔营收： 更新会计科目表以跟踪收入来源。考虑是否需要切换到权责发生制会计（Accrual Accounting）。

首名员工： 薪酬计算（Payroll）会带来显著的复杂性。薪资错误占早期初创公司失败原因的 12%，因此即使你处理其他所有事务，也请考虑将此功能外包。

首轮融资： 投资者期望看到专业级别的财务报表。这通常是自理记账的创始人转向专业记账服务的时机。

首个纳税年度： 与了解初创公司的税务专业人士合作。他们可以识别你可能错过的抵税项，并确保符合申报要求。

长远眼光

营收前阶段的记账本身并不是为了交易，而是为了建立公司成功所需的财务基础设施。

将记账视为马后炮的初创公司往往会在关键时刻手忙脚乱——无法为投资者提供干净的财务数据，错过可以降低资金消耗率的抵税项，或者发现现金流问题时已为时已晚，无法纠正。

早早养成良好习惯的初创公司几乎不需要操心记账。他们的系统在后台平稳运行，在他们专注于构建产品和提供客户服务时，提供清晰的视野和信心。

选择权在你手中，而你现在就在做决定。

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