V marci ste podpísali nájomnú zmluvu, cez jar ste najali a vyškolili personál, celé leto ste inzerovali — a v októbri ste otvorili dvere. Keď príde obdobie daňového priznania, spočítate všetko, čo ste minuli pred prvým predajom, a očakávate veľký odpočet. Potom vám daňový softvér doručí zlú správu: podľa predvoleného daňového pravidla sú výdavky pred otvorením odpočítateľné v presne nulovej výške.
Tým predvoleným pravidlom je časové pravidlo § 162 — bežné podnikateľské výdavky si môžete odpočítať až vtedy, keď skutočne vykonávate podnikateľskú činnosť. Všetko, čo ste minuli počas skúmania, budovania a spúšťania, ide do kapitalizovaného vedra nazývaného výdavky na začatie podnikania. Kongres vytvoril únikový východ, § 195, ktorý vám umožňuje okamžite si odpočítať až 5 000 dolárov a zvyšok rozložiť na 15 rokov. Ale tento východ funguje len vtedy, ak rozumiete tomu, ktoré náklady spĺňajú podmienky, ako funguje matematika postupného znižovania a akú voľbu sa považuje za to, že ste vykonali. Urobte to správne a vaše priznanie za rok spustenia odzrkadlí realitu. Urobte to nesprávne a buď necháte peniaze na stole celé desaťročie, alebo si uplatníte odpočty, ktoré IRS môže zvrátiť.
Čo sa počíta ako náklad na začatie podnikania
§ 195 definuje výdavky na začatie podnikania ako náklady, ktoré spĺňajú súčasne tri testy: zaplatili ste ich alebo ich vznikli pred začatím aktívnej podnikateľskej činnosti, boli zaplatené v súvislosti so skúmaním alebo vytváraním podnikania a boli by odpočítateľné ako bežné podnikateľské výdavky, ak by podnikanie už fungovalo. V praxi sa kvalifikované náklady delia do dvoch skupín.
Náklady na prieskum
Sú to výdavky na rozhodovanie o tom, či a ako začať. Prieskum trhu a štúdie uskutočniteľnosti, hodnotenia produktov a lokalít, prieskumy ponuky pracovnej sily, cestovné náklady na obhliadku lokalít a odborné poplatky za analýzu potenciálnej akvizície — to všetko spĺňa podmienky. Prieskum sa môže týkať všeobecných podnikateľských podmienok alebo jedného konkrétneho podnikania — oboje sa počíta.
Náklady pred otvorením na vytvorenie podnikania
Keď sa zaviažete, náklady na prípravu spĺňajú podmienky: reklama a marketing pred spustením, mzdy vyplatené počas školenia zamestnancov pred dňom otvorenia, nájom a energie za priestory zabezpečené pred začiatkom príjmov, poplatky za zriadenie účtovníctva a náklady na zabezpečenie dodávateľov, distribútorov a zákazníkov.
Všimnite si vzorec: to všetko sú prevádzkové výdavky, ktoré sa náhodou udiali pred prvým dňom. Tento vzorec je zároveň hranicou toho, čo nespĺňa podmienky.
Čo nespĺňa podmienky (a kam to namiesto toho patrí)
Miešanie nevyhovujúcich nákladov do vášho vedra nákladov na začatie podnikania je najčastejší spôsob, akým zakladatelia nadhodnocujú odpočet. Každý z nich má svoj vlastný daňový domov:
- Vybavenie, vozidlá a iný kapitálový majetok. Rúra na pečenie za 12 000 dolárov alebo pracovná dodávka je odpisovateľný majetok, nie náklad na začatie podnikania. Patrí na formulár 4562 podľa bežných pravidiel odpisovania (a môže spĺňať podmienky pre bonusové odpisy alebo § 179), aj keď ste ho kúpili mesiace pred otvorením.
- Zásoby a materiál, ktorý sa stane zásobami. Počiatočné zásoby sa získavajú späť prostredníctvom nákladov na predaný tovar pri ich predaji, nie prostredníctvom § 195.
- Organizačné náklady na založenie entity. Štátne poplatky za založenie spoločnosti, právne poplatky za vypracovanie stanov a zakladateľskej listiny a náklady na organizačnú schôdzu patria do paralelného režimu — § 248 pre korporácie, § 709 pre partnerstvá — s vlastným samostatným okamžitým odpočtom 5 000 dolárov, postupným znižovaním pri 50 000 dolároch a amortizáciou počas 180 mesiacov. Korporácia si teda môže v prvom roku uplatniť až 5 000 dolárov nákladov na začatie podnikania a 5 000 dolárov organizačných nákladov. Živnostníci nemajú žiadne organizačné náklady, pretože neexistuje žiadna entita, ktorú by organizovali.
- Úroky, dane a náklady na výskum. Úroky a odpočítateľné dane sa riadia vlastnými pravidlami a výdavky na výskum a experimenty patria pod § 174. Nič z toho nevstupuje do vedra podľa § 195.
- Náklady na rozšírenie existujúceho podnikania. Ak už prevádzkujete reštauráciu a otvárate druhú prevádzku, náklady na otvorenie druhej prevádzky sú vo všeobecnosti okamžite odpočítateľné ako výdavky vášho existujúceho podnikania. § 195 je pre nové živnosti alebo podnikania, nie pre rast.
Triedenie výdavkov do týchto vedier tak, ako ich míňate — namiesto rekonštrukcie v apríli — je jediný najhodnotnejší účtovný návyk, ktorý si zakladateľ môže vybudovať. Viac o tom nižšie.
Matematika: 5 000 dolárov teraz, zvyšok počas 180 mesiacov
Ak si pre rok, v ktorom vaše podnikanie začína, zvolíte režim podľa § 195, odpočet v prvom roku je nižší z vašich celkových výdavkov na začatie podnikania alebo sumy 5 000 dolárov — pričom suma 5 000 dolárov sa znižuje o jeden dolár za každý dolár výdavkov na začatie podnikania nad 50 000 dolárov, ale nie pod nulu. Zvyšok sa odpočítava pomerne počas 180 mesiacov (15 rokov), počnúc mesiacom, v ktorom podnikanie začne aktívnu činnosť.
Tri scenáre ukazujú, ako postupné znižovanie účinkuje:
Scenár 1: 17 000 dolárov nákladov na začatie podnikania, podnikanie sa otvára v júli
Váš okamžitý odpočet v prvom roku je plných 5 000 dolárov. Zvyšných 12 000 dolárov sa amortizuje vo výške 66,67 dolára za mesiac. Pri šiestich mesiacoch amortizácie v prvom roku (júl až december) si odpočítate ďalších 400 dolárov — celkový odpočet v prvom roku tak predstavuje približne 5 400 dolárov. Ostatných 11 600 dolárov sa uvoľňuje vo výške 800 dolárov ročne počas nasledujúcich štrnástich a viac rokov.
Scenár 2: 52 000 dolárov nákladov na začatie podnikania
Prebytok 2 000 dolárov nad 50 000 dolárov zmenšuje okamžitý odpočet na 3 000 dolárov. Zvyšných 49 000 dolárov sa amortizuje počas 180 mesiacov pri približne 272 dolároch za mesiac. Každý ďalší dolár výdavkov pred otvorením nad 50 000 dolárov vás stojí dolár okamžitého odpočtu — 100 % hraničná miera postupného znižovania.
Scenár 3: 55 000 dolárov alebo viac nákladov na začatie podnikania
Okamžitý odpočet sa znižuje úplne. Celá suma sa amortizuje počas 180 mesiacov. Zakladateľ, ktorý minul 60 000 dolárov pred otvorením a spustil prevádzku v októbri, si v prvom roku odpočíta len tri mesiace amortizácie — 1 000 dolárov — pričom 59 000 dolárov sa naťahuje do budúcich priznaní.
Poučenie: titulná suma 5 000 dolárov je skutočná, ale malá, a tí, ktorí pred otvorením míňajú veľa, by mali očakávať, že väčšina ich nákladov na začatie podnikania sa vráti pomaly. To je stále oveľa lepšie ako alternatíva — kapitalizovať všetko bez akéhokoľvek získania späť až do predaja alebo zatvorenia podnikania.
Voľba je automatická — čo má dve strany
Tu je detail, ktorý prekvapí väčšinu zakladateľov: na zvolenie režimu podľa § 195 nepodávate žiadne špeciálne podanie. Podľa nariadenia ministerstva financií 1.195-1 sa považuje za to, že ste voľbu vykonali pre daňový rok, v ktorom podnikanie začína, jednoducho tým, že si v tomto priznaní uplatníte odpočet a amortizáciu. Žiadne priložené vyhlásenie, žiadne magické slová.
Odvrátenou stranou je, že jediný spôsob, ako sa voľbe vyhnúť, je aktívne sa rozhodnúť kapitalizovať svoje náklady na začatie podnikania v riadne podanom priznaní (vrátane predĺžení) za rok, v ktorom podnikanie začína — a nech už urobíte akúkoľvek voľbu, je neodvolateľná a vzťahuje sa na všetky výdavky na začatie podnikania pre toto podnikanie. Len zriedka existuje dôvod sa odhlásiť, ale neodvolateľnosť znamená, že vaše priznanie za rok spustenia si zaslúži starostlivosť: odpisový plán, ktorý vtedy začnete, beží 15 rokov.
V samotnom priznaní je mechanika priamočiara. Amortizovateľná časť ide na formulár 4562, časť VI (Amortizácia), pričom suma podľa § 195 sa prenáša na príslušný riadok — tí, ktorí podávajú Schedule C, ju vykazujú ako „iný výdavok", zatiaľ čo partnerstvá a korporácie ju vykazujú vo svojich príslušných priznaniach. Veďte pracovný podklad so zoznamom každého nákladu na začatie podnikania, jeho dátumom a jeho vedrom; ak sa IRS niekedy opýta, tento prehľad je vaším dokladovým materiálom.
Časové pasce: Kedy sa začína odpočítavanie — a čo sa stane, ak nikdy nespustíte prevádzku
Amortizácia začína v mesiaci, v ktorom začína vaša aktívna živnosť alebo podnikanie — v mesiaci, keď otvoríte dvere, získate prvého platiaceho zákazníka alebo inak začnete podnikať so zámerom dosiahnuť zisk. Mesiac míňania nehrá rolu; iba mesiac spustenia nastavuje 180-mesačnú lehotu. Otvorte v decembri a prvý rok obsahuje jediný mesiac amortizácie plus 5 000 dolárov.
Dva okrajové prípady si zaslúžia pozornosť:
Ak podnikanie nikdy nespustíte, neexistuje žiadny odpočet. Úľava podľa § 195 existuje len pre podnikanie, ktoré skutočne začne. Náklady na prieskum pri zámere, ktorý opustíte, sú vo všeobecnosti osobné, neodpočítateľné výdavky — ďalší dôvod starostlivo sledovať výdavky pred dosiahnutím príjmov, namiesto predpokladu, že sa všetky „budú počítať ako podnikateľské výdavky".
Ak zatvoríte alebo predáte pred uplynutím 180 mesiacov, zvyšný zostatok je odpočítateľný. Akékoľvek neamortizované náklady na začatie podnikania možno odpísať v roku, v ktorom podnikanie zanikne, takže pomalé kvapkanie sa zrýchli do konečného odpočtu. To stojí za to vedieť, keď modelujete náklady na zatvorenie po zdanení.
Päť chýb, ktoré zakladateľov stoja skutočné peniaze
- Účtovanie všetkého ako výdavok v prvom roku. Najčastejšia chyba: nahádzanie výdavkov pred otvorením do Schedule C ako bežných výdavkov. Pri audite IRS preklasifikuje časť na začatie podnikania, nepovolí prebytok a vy dlhujete daň plus úroky — zatiaľ čo amortizácia, ktorú ste mali uplatniť v predchádzajúcich rokoch, je stratená pre uzavreté premlčané roky.
- Ignorovanie postupného znižovania. Zakladatelia, ktorí minuli 60 000+ dolárov pred otvorením, bežne uplatňujú plných 5 000 dolárov. Nad 55 000 dolárov nákladov na začatie podnikania je okamžitý odpočet nulový.
- Miešanie organizačných nákladov. Umiestnenie právnych poplatkov za založenie entity do vedra nákladov na začatie podnikania (alebo naopak) skresľuje obe voľby. Korporácie a partnerstvá by mali viesť obe vedrá oddelene od prvej faktúry.
- Považovanie majetku za náklady na začatie podnikania. Ten nákup vybavenia pred otvorením patrí do odpisov, kde bonusové odpisy môžu odpísať oveľa rýchlejšie ako 180 mesiacov. Nesprávne zaradenie ako náklad na začatie podnikania zbytočne spomaľuje získanie späť.
- Rekonštrukcia namiesto zaznamenávania. Výdavky pred dosiahnutím príjmov roztrúsené po osobných kartách, bankových prevodoch a hotovostných potvrdenkách je takmer nemožné správne roztriediť o mesiace neskôr. Zakladatelia, ktorí sledujú priebežne, zachytia každý kvalifikovaný dolár; zakladatelia, ktorí rekonštruujú, hádajú — a zvyčajne uplatňujú menej, než by mali.
Sledujte výdavky pred dosiahnutím príjmov, akoby už záležali
Zjednocujúcou témou každej vyššie uvedenej chyby je časovanie: keď vaše podnikanie začína, záznamy, ktoré určujú váš odpočet podľa § 195, sú staré mesiace. Riešením je otvoriť účtovníctvo skôr, než otvoríte podnikanie. Zaznamenajte každý dolár výdavkov na prieskum a pred otvorením do datovaných účtov, označte každý záznam podľa vedra — začatie podnikania, organizačné, kapitálový majetok, zásoby — a uchovávajte priložené potvrdenky. Keď príde mesiac spustenia, váš odpisový plán sa takmer napíše sám a váš odpočet 5 000 dolárov sa opiera o papierovú stopu namiesto spomienky.
Účtovná kniha v čistom texte je pre túto disciplínu prirodzeným riešením: každý záznam je datovaný, kontrolovateľný riadok, kategórie sú explicitné, nie ukryté v rozbaľovacích ponukách, a verzovanie presne ukazuje, kedy bol každý náklad zaznamenaný. O pätnásť rokov neskôr, keď sa zaúčtuje posledný mesiac amortizácie, ho budete stále môcť vystopovať až k faktúre.
Udržujte svoje výdavky na začatie podnikania usporiadané od prvého dňa
Pri spúšťaní podnikania je nevyhnutné viesť jasné finančné záznamy od úplne prvého výdavku — odpočty, ktoré si uplatníte v prvom roku, závisia od výdavkov, ktoré ste mali mesiace predtým, než ste zarobili dolár. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.
