Dodávate pracovné čaty farmám? Ako sa zaregistrovať ako dodávateľ poľnohospodárskej pracovnej sily podľa MSPA

Zohnať dvadsať zberačov, odviezť ich na polia pestovateľa a na konci týždňa vybrať svoj poplatok. Pôsobí to ako jednoduchý personálny biznis – až kým sa vyšetrovateľ z oddelenia miezd a pracovného času neopýta na dokument, o ktorom ste nikdy nepočuli: vaše federálne osvedčenie o registrácii. Podľa zákona o ochrane migrujúcich a sezónnych poľnohospodárskych pracovníkov (MSPA) nábor, zamestnávanie, poskytovanie alebo preprava poľnohospodárskych pracovníkov bez tohto osvedčenia nie je len administratívny prešľap. Je to samostatné porušenie predpisov a vzťahuje sa na každú čatu, ktorú dodáte.

Dobrou správou je, že registrácia je proces, nie záhada. Tento sprievodca vás prevedie tým, kto sa musí registrovať, ktoré formuláre podať, aké písomné oznámenia dlžíte každému pracovníkovi a dvoma povoleniami – na ubytovanie a dopravu – ktoré potrápia väčšinu začínajúcich dodávateľov poľnohospodárskej pracovnej sily.

Potrebujete sa vôbec registrovať?​

MSPA sa vzťahuje na každú osobu alebo podnik, ktorý naberá, vyhľadáva, najíma, zamestnáva, poskytuje alebo prepravuje migrujúcich alebo sezónnych poľnohospodárskych pracovníkov. Zákon tieto činnosti nazýva „činnosti súvisiace s dodávaním poľnohospodárskej pracovnej sily“ a ak niektorú z nich vykonávate za poplatok alebo na základe dohody s pestovateľom, ste v očiach Ministerstva práce (Department of Labor) dodávateľom poľnohospodárskej pracovnej sily (FLC) – bez ohľadu na to, či sa nazývate vedúci čaty, poskytovateľ pracovnej sily alebo personálna agentúra.

Niekoľko dôležitých nuáns:

• Vaši zamestnanci potrebujú tiež osvedčenia. Každý, koho najmete, zamestnáte alebo použijete na vykonávanie činností súvisiacich s dodávaním poľnohospodárskej pracovnej sily vo vašom mene – vedúci čiat, náboroví pracovníci, vodiči konajúci v tejto funkcii – musí mať vlastné osvedčenie ako zamestnanec dodávateľa poľnohospodárskej pracovnej sily (FLCE). Nesmiete použiť neregistrovanú osobu na túto prácu.
• Pestovatelia vás musia preveriť. Poľnohospodárski zamestnávatelia a združenia, ktoré využívajú vaše služby, musia overiť, že vaše osvedčenie je platné a pokrýva činnosti, ktoré vykonávate. Osvedčenie po platnosti alebo s príliš úzkym rozsahom vás stojí klientov, nielen pokutu.
• Niektoré prevádzky sú vyňaté. MSPA vyňáva určité malé podniky, rodinné prevádzky a konkrétne kategórie, ako napríklad niektoré prevádzky s osivom a tabakom a odbory. Výnimky sú úzke a závisia od konkrétnych okolností, preto si tú svoju overte podľa zákona, namiesto toho, aby ste ju predpokladali.

Ak si nie ste istí, predpokladajte, že sa na vás vzťahuje. Prevádzka bez registrácie so súčasným tvrdením o výnimke, ktorú neviete doložiť, je jedným z najrýchlejších spôsobov, ako si privolať donucovacie konanie.

Osvedčenie o registrácii: WH-530, WH-535 a WH-540​

Pred vykonaním akejkoľvek činnosti súvisiacej s dodávaním poľnohospodárskej pracovnej sily sa FLC musí zaregistrovať u oddelenia miezd a pracovného času Ministerstva práce (WHD) a získať osvedčenie o registrácii. Životný cyklus pokrývajú tri formuláre:

• Formulár WH-530 – prvotná žiadosť o osvedčenie dodávateľa poľnohospodárskej pracovnej sily. Tu začína nový FLC.
• Formulár WH-535 – žiadosť o osvedčenie zamestnanca dodávateľa poľnohospodárskej pracovnej sily (FLCE) pre každú osobu, ktorá bude vo vašom mene vykonávať činnosti súvisiace s dodávaním pracovnej sily.
• Formulár WH-540 – žiadosť o zmenu existujúceho osvedčenia, napríklad keď pridáte vozidlá, ubytovacie zariadenia alebo zamestnancov, alebo zmeníte činnosti, na ktoré ste oprávnený.

Osvedčenie presne určuje, ktoré činnosti súvisiace s dodávaním poľnohospodárskej pracovnej sily ste oprávnený vykonávať. Musíte ho mať pri sebe počas vykonávania týchto činností a na požiadanie ho predložiť každému, s kým v tejto funkcii jednáte – pestovateľom, pracovníkom aj vyšetrovateľom.

Do plánovania sezóny zahrňte časovú rezervu na zmeny. Pridanie autobusu, otvorenie druhej ubytovne alebo prijatie nového vedúceho čaty počas zberu znamená podanie WH-540 a zmenené oprávnenie musíte mať v ruke pred začatím novej činnosti, nie po nej.

Písomné oznámenia, ktoré dlžíte každému pracovníkovi​

MSPA je v jadre zákonom o pravde v nábore. Keď naberáte migrujúceho poľnohospodárskeho pracovníka, musíte v čase náboru zistiť a písomne oznámiť:

• Miesto zamestnania
• Mzdové sadzby, ktoré sa budú vyplácať
• Plodiny a druhy činností, na ktorých môže byť pracovník zamestnaný
• Obdobie zamestnania
• Dopravu, ubytovanie a ďalšie výhody, ktoré sa poskytnú, a akékoľvek náklady účtované pracovníkovi
• Či sa poskytuje poistenie pracovníkov alebo poistenie v nezamestnanosti
• Existencia akéhokoľvek štrajku alebo iného spoločného prerušenia práce na mieste zamestnania
• Akékoľvek provízne alebo poplatkové dojednanie vrátane toho, kto ho platí

Sezónni pracovníci naberaní na denné alebo krátkodobé práce dostávajú podobné oznámenia a podmienky musia byť poskytnuté v jazyku, ktorému pracovník rozumie. Oznámenie nie je formalita – vyšetrovatelia porovnávajú, čo ste sľúbili pri nábore, s tým, čo pracovníci skutočne dostali, a akákoľvek odchýlka sa môže stať samostatným porušením za každého zasiahnutého pracovníka.

Praktický tip: pripravte si jednostranovú šablónu písomného oznámenia v angličtine a španielčine ešte pred začiatkom sezóny, vyplňte ju pre každú pracovnú objednávku a uchovajte podpísanú kópiu pre každého pracovníka. Tento spis je vaším najlepším dôkazom, že sľuby pri nábore a výplatné dni si zodpovedali.

Dve povolenia, ktoré väčšina nových FLC prehliada​

Vaše základné osvedčenie vám umožňuje naberať, najímať a poskytovať pracovníkov. Nedovoľuje vám automaticky ich ubytovať alebo ich odvážať. Ubytovanie a doprava vyžadujú každé osobitné povolenie na vašom osvedčení, ktoré získate pred poskytnutím služby – a každé so sebou nesie vlastný balík povinností.

Ubytovanie: Skontrolované pred obývaním, nie po ňom​

Ak vlastníte alebo kontrolujete ubytovanie, ktoré obývajú migrujúci poľnohospodárski pracovníci, toto ubytovanie musí spĺňať federálne a príslušné štátne bezpečnostné a zdravotné normy a musí byť skontrolované a schválené predtým, než sa doň nasťahuje akýkoľvek pracovník. Na získanie povolenia na ubytovanie budete spravidla musieť:

• Podať vyhlásenie identifikujúce každé zariadenie alebo nehnuteľnosť, ktorú použijete na ubytovanie pracovníkov počas obdobia platnosti osvedčenia.
• Získať kontrolu a schválenie pred obývaním od príslušného orgánu.
• Vyvesiť písomné vyhlásenie o podmienkach obývania na mieste ubytovania tak, aby ho pracovníci videli, alebo ho odovzdať každému pracovníkovi priamo.

Vyšetrovatelia bežne ukladajú pokuty dodávateľom za ubytovanie pracovníkov na adrese, ktorá sa neuvádza na osvedčení – vrátane častej improvizácie v polovici sezóny, keď sa čata presunie na neuvedenú nehnuteľnosť, keď sa prvé miesto naplní. Každé miesto musí byť najprv uvedené a schválené.

Doprava: Licencovaní vodiči, skontrolované vozidlá, skutočné poistenie​

Každý, kto používa alebo spôsobí použitie vozidla na prepravu migrujúcich alebo sezónnych poľnohospodárskych pracovníkov, musí zabezpečiť, aby vodič mal vodičské oprávnenie vyžadované štátnym zákonom pre dané vozidlo (v prípade potreby vodičské oprávnenie na nákladné vozidlo), a každý vodič FLC alebo FLCE potrebuje platné lekárske osvedčenie (formulár WH-515) potvrdzujúce spôsobilosť viesť vozidlo. Čo sa týka vozidla, vyžaduje sa:

• Mechanická kontrola. Vozidlá podliehajúce normám Ministerstva dopravy potrebujú správu o kontrole WH-514; vozidlá podľa noriem Ministerstva práce potrebujú WH-514a.
• Poistenie zodpovednosti. MSPA stanovuje minimálne krytie, ktoré sa zvyšuje s vozidlom – bežne sa uvádza 100 000 USD na sedadlo až do 5 000 000 USD na vozidlo – plus doklad o krytí a súhlas, že poisťovateľ oznámi DOL zrušenie poistky.
• Informácie o krytí poistenia pracovníkov v spise.

Všimnite si pascu spoločnej zodpovednosti: ak má pestovateľ akýkoľvek podiel na získavaní alebo poskytovaní dopravy alebo ubytovania, zásady spoločného zamestnávania môžu vtiahnuť pestovateľa do obrazu compliance tiež. Skúsení pestovatelia to vedia, a preto mnohí teraz pred príchodom prvej čaty požadujú kópie vášho osvedčenia, kontrol vozidiel a poistenia. Mať balík pripravený je konkurenčná výhoda, nielen compliance.

Výplata, keď je splatná, rozčlenené výpisy, tri roky záznamov​

Pravidlá MSPA o výplatných dňoch sú prísnejšie, než mnohí noví dodávatelia očakávajú:

• Vyplácajte mzdy, keď sú splatné. Každému pracovníkovi musíte vyplatiť dlžnú mzdu v riadny výplatný deň – žiadne zadržiavanie poslednej výplaty na vyriešenie sporu o nákladoch na ubytovanie alebo preddavkoch.
• Rozčleňte každé výplatné obdobie. Každý pracovník dostane písomný výpis s uvedením zárobku, počtu jednotiek úkolovej práce alebo odpracovaných hodín, každého zrážky a jej dôvodu. Vágne riadky „zrážky“ sú klasickou pokutou.
• Uchovávajte záznamy tri roky. Pre každého pracovníka uchovajte základ mzdy, jednotky úkolovej práce alebo hodiny, celkovú mzdu, zrážky a čistú mzdu. Mzdové záznamy sú prvou vecou, o ktorú vyšetrovateľ požiada, a „neposkytnutie vedenia mzdových záznamov“ sa v donucovacích konaniach objavuje s pozoruhodnou pravidelnosťou.

Tu tiež vaše účtovníctvo buď zachráni, alebo potopí. Sledujte každého pestovateľa ako samostatnú zákazku pre výnosy, vedie náklady na ubytovanie a zrážky za dopravu na jasne označených účtoch namiesto ich započítavania proti mzdám a vyrovnávajte preddavky pracovníkom ako krátkodobé pohľadávky, ktorými sú. Keď každá zrážka na výplatnej páske vystopovateľná k záznamu v knihe, audit je prácou na jedno popoludnie namiesto krízy ukončujúcej sezónu. Ak chcete túto papierovú stopu vo formáte, ktorý plne kontrolujete, Beancount.io vám poskytne účtovné knihy so správou verzií a prehľadmi pre ziskovosť na úrovni zákaziek.

Nezabudnite na štátnu licenciu​

Federálne osvedčenie je len polovicou oprávnenia v štátoch, kde sa väčšina dodávania poľnohospodárskej pracovnej sily odohráva. Napríklad Kalifornia samostatne vyžaduje, aby FLC mali licenciu od Divízie presadzovania pracovných noriem (DLSE) – s vlastnou žiadosťou, kauciou, skúškou a požiadavkami na ďalšie vzdelávanie – a je nezákonné tam pôsobiť len na základe federálneho osvedčenia. Florida, Washington, Oregon a ďalšie majú vlastné režimy udeľovania licencií alebo registrácie s odlišnými kauciami, poplatkami a cyklami obnovy.

Zmapujte každý štát, v ktorom budete pôsobiť, ešte pred sezónou a naplánujte si obnovu každej licencie oddelene od federálneho osvedčenia. Dodávateľ plne v súlade s MSPA môže byť napriek tomu v štáte odstavený za zmeškanie obnovy na štátnej úrovni.

Čo vlastne stojí nesúlad s predpismi​

Presadzovanie MSPA má štyri stupne a všetky sa môžu spustiť naraz:

1. Civilné peňažné sankcie až do výšky 1 000 USD za porušenie (zákonná suma; DOL upravuje civilné sankcie o infláciu), pričom výška odráža vašu históriu compliance a závažnosť porušenia. Keďže mnohé povinnosti sa dlžia každému pracovníkovi jednotlivo, sankcie sa násobia naprieč čatou – šesťciferné vymáhania voči dodávateľom sú verejne dostupné.
2. Konanie o osvedčení. WHD môže pozastaviť alebo odňať vaše osvedčenie a odmietnuť budúce, čo podľa definície ukončí podnikanie.
3. Trestné stíhanie. Vedomé porušenia môžu priniesť pokuty a odňatie slobody s vyššími sankciami za opakované priestupky.
4. Súkromné žaloby. Pracovníci môžu žalovať priamo, pričom zákon stanovuje skutočnú škodu alebo až 500 USD na žalobcu za porušenie plus poplatky za právne zastúpenie – a preto aj malé nedoplatky priťahujú zastúpenie.

Pridajte zákaz H-2A pre dodávateľov v programe hosťujúcich pracovníkov a jedna zlá sezóna môže zavrieť všetky dvere naraz. Nič z toho nemá za cieľ vás vystrašiť z podnikania; má to oceniť náklady na to, keď sa s registráciou zaobchádza ako s nepovinnou.

Váš kontrolný zoznam registrácie pred sezónou​

Použite ho ako úvodný zoznam a každú položku si pred podaním overte podľa aktuálnych usmernení WHD:

1. Určite, či vy a každý vedúci čaty, náborový pracovník alebo vodič potrebujete osvedčenie FLC alebo FLCE.
2. Podať formulár WH-530 (a WH-535 za zamestnancov) na WHD s časovou rezervou na spracovanie pred sezónou.
3. Ak ubytúvate pracovníkov, uveďte každé zariadenie, získajte kontroly pred obývaním a zaistite povolenie na ubytovanie.
4. Ak prepravujete pracovníkov, overte vodičské oprávnenia, získajte lekárske osvedčenia WH-515, dokončite kontroly WH-514/514a a uzavrite kvalifikujúce poistenie zodpovednosti vozidiel.
5. Pripravte šablóny písomných oznámení pri nábore v každom jazyku, ktorému vaši pracovníci rozumejú.
6. Nastavte rozčlenené výplatné výpisy a systém mzdových záznamov na tri roky ešte pred prvým výplatným dňom.
7. Získajte každú požadovanú štátnu licenciu FLC a kauciu pre každý štát pôsobenia.
8. Naplánujte si obnovy osvedčení, kontrol, poistenia a licencií – a podajte zmeny WH-540 pred pridaním vozidiel, miest alebo pracovníkov.

Udržujte svoj biznis s čatami pripravený na audit od prvého dňa​

Dodávať pestovateľom spoľahlivé čaty je skutočné podnikanie so skutočnými maržami – a skutočnou regulačnou záťažou. Dodávatelia, ktorí prosperujú, zaobchádzajú s osvedčením o registrácii tak, ako generálny dodávateľ zaobchádza s licenciou: ako so základom, na ktorom je postavené všetko ostatné, obnovovaným načas a dostatočne širokým, aby pokrylo skutočne vykonávanú prácu.

Pri nastavovaní kalkulácie zákaziek, mzdových záznamov a účtov pre ubytovanie a dopravu je udržiavanie jasných finančných záznamov od prvého dňa tým, čo premení audit DOL z existenciálnej hrozby na rutinnú kontrolu spisu. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.