Podanie formulára 5500 pre dôchodkové plány malých firiem: Kto musí podávať, auditná hranica 100 účastníkov a úľava z pokút pre oneskorených podávateľov

Zmeškajte jeden termín 31. júla a meradlo sa rozbehne rýchlosťou až 250 dolárov denne len od IRS, s maximom 150 000 dolárov za plánový rok — plus samostatná denná pokuta od Ministerstva práce. Pre mnohých malých zamestnávateľov nie je bolestivá časť zložitosť formulára 5500. Je to zistenie, o roky neskôr, že ho vlastne mali podať.

Ak vaša firma sponzoruje 401(k), SIMPLE 401(k), plán rozdelenia zisku alebo dokonca veľký plán zdravotných a sociálnych dávok, táto výročná správa je takmer určite vašou zodpovednosťou. Tu je návod, ako zistiť, ktorý formulár dlžíte, kedy je splatný, kedy prijatie 100. účastníka spustí povinný audit a ako napraviť zmeškané podania za zlomok zverejnených pokút.

Čo je formulár 5500 a kto ho musí podať​

Formulár 5500 je výročné daňové priznanie, ktoré správcovia plánov zamestnaneckých výhod patriacich pod ERISA podávajú federálnej vláde. Prostredníctvom jedného podania informuje IRS, Ministerstvo práce a Penzijnú záručnú korporáciu o financiách, prevádzke a súlade plánu. Predstavte si ho ako každoročnú kontrolu plánu: počet účastníkov, aktíva, príspevky, výplaty, poplatky a stav financovania.

Všeobecné pravidlo je široké: ak vaša firma spravuje penzijný plán (401(k), rozdelenie zisku, peňažný nákupný alebo plán definovaných dávok) alebo plán sociálnych dávok (zdravotné, zubné, životné poistenie, invalidita, odstupné) podliehajúci ERISA, správca plánu — zvyčajne vy, zamestnávateľ — musí podávať každý rok, keď má plán aktíva alebo účastníkov.

Dôležité výnimky vyčleňujú mnohé z najmenších usporiadaní:

• Plány jedného účastníka pokrývajúce len vlastníka a manžela/manželku (alebo partnerov a manželov/manželky) podávajú namiesto toho formulár 5500-EZ, a to až keď aktíva plánu presiahnu 250 000 dolárov.
• SEP IRA a SIMPLE IRA vo všeobecnosti nemajú povinnosť podávať formulár 5500, čo je jeden z dôvodov, prečo ich veľmi malí zamestnávatelia uprednostňujú.
• Nefinancované plány nadbytočných dávok a vybrané „top hat" plány pre vybranú skupinu vedenia sú oslobodené od väčšiny podávania.
• Vládne a cirkevné plány sú mimo Hlavy I ERISA a nepodávajú.

Časté slepé miesto: plány sociálnych dávok. 401(k) s 30 účastníkmi nepotrebuje diskusiu o audite, ale plne poistený zdravotný plán pokrývajúci 130 zamestnancov na začiatku roka musí vo všeobecnosti podať formulár 5500 ako veľký plán sociálnych dávok. Mnohí zamestnávatelia verne podávajú za 401(k), kým podanie za zdravotný plán sa nikdy neuskutoční. Ak poskytujete zdravotné krytie veľkému počtu zamestnancov, overte to samostatne.

Ktorý formulár: 5500 vs. 5500-SF vs. 5500-EZ​

Tri formuláre zdieľajú rodinné meno 5500 a výber nesprávneho je sám o sebe zlyhaním podania. Priraďte svoj plán presne k jednému:

Formulár 5500 (dlhý formulár). Predvolený pre plány so 100 alebo viac účastníkmi na začiatku plánového roka („veľké plány"), plus akýkoľvek malý plán, ktorý nespĺňa podmienky pre krátky formulár. Obsahuje prílohy pre finančné informácie (Schedule H), odmenu poskytovateľa služieb (Schedule C) a ďalšie, a veľké penzijné plány musia priložiť správu nezávislého audítora.

Formulár 5500-SF (krátky formulár). Dostupný pre malé penzijné plány a plány sociálnych dávok s menej ako 100 účastníkmi na začiatku roka, ktoré spĺňajú ďalšie podmienky: v podstate všetky aktíva majú ľahko zistiteľnú reálnu hodnotu, plán nedrží žiadne cenné papiere zamestnávateľa a nie je to multiemployer alebo multiple-employer plán. Väčšina malých 401(k) spĺňa podmienky a SF je dramaticky jednoduchší — hŕstka strán namiesto stohu príloh.

Formulár 5500-EZ. Pre plány jedného účastníka a určité zahraničné plány. Vlastníci sólo 401(k) ho podávajú, keď aktíva presiahnu 250 000 dolárov. Ide na IRS, nie cez elektronický systém DOL, a má vlastný samostatný program úľavy pre oneskorených podávateľov opísaný nižšie.

Ak máte pochybnosti, počet účastníkov na začiatku plánového roka je rázcestie — čo robí správne počítanie najhodnotnejšími piatimi minútami celého tohto cvičenia.

Termíny, predĺženia a kam podanie ide​

Pre plány s kalendárnym rokom sú formuláre 5500 a 5500-SF splatné v posledný deň siedmeho mesiaca po skončení plánového roka: 31. júla. Plány s fiškálnym rokom počítajú sedem mesiacov od vlastného konca roka.

Potrebujete viac času? Podajte formulár 5558 pred pôvodným termínom splatnosti pre automatické predĺženie o dva a pol mesiaca — 15. októbra pre plány s kalendárnym rokom. Predĺženie je rutinné a bezplatné; zmeškanie pôvodného termínu bez neho je to, čo spustí hodiny pokút.

S 5500 idú dva sprievodné termíny:

• Formulár 8955-SSA hlási oddelených účastníkov s odloženými nadobudnutými dávkami, aby ich Správa sociálneho zabezpečenia mohla v dôchodkovom veku upozorniť. Zdieľa termín splatnosti 5500 (plus predĺženia), ale podáva sa na IRS, nie cez systém DOL.
• Súhrnná výročná správa (SAR) je zrozumiteľné zhrnutie, ktoré musíte poskytnúť účastníkom do dvoch mesiacov po termíne splatnosti 5500 — 30. septembra alebo 15. decembra, ak ste predĺžili. Podanie 5500 bez distribúcie SAR je zlyhanie zverejnenia s vlastnými pokutami.

Všetky formuláre 5500 a 5500-SF sa musia podať elektronicky cez systém EFAST2 DOL s platným elektronickým podpisom. Papierové podania sa pre tieto formuláre neprijímajú a nepodpísané alebo neúplné podanie cez EFAST2 sa nepočíta ako podané — overte podanie v softvéri pred odoslaním a uložte potvrdenie.

Auditná hranica 100 účastníkov​

Prekročte 100 účastníkov a váš plán vo všeobecnosti potrebuje ročný audit nezávislým kvalifikovaným verejným účtovníkom, priložený k formuláru 5500. Pre malú firmu takýto audit zvyčajne stojí päťciferné sumy — takže presné pravidlá počítania nesmierne záležia.

Počítajte na začiatku roka​

Stav sa meria podľa účastníkov krytých na začiatku plánového roka, nie podľa priemeru alebo stavu na konci roka. Plán, ktorý začína rok s 98 a náborom sa dostane na 130, stále podáva ako malý plán tento rok.

Teraz sa počítajú len zostatky na účtoch​

Od plánových rokov začínajúcich v roku 2023 plány definovaných príspevkov počítajú len účastníkov so zostatkami na účtoch na začiatku roka — nie každého oprávneného zamestnanca. Pred zmenou bol 401(k) so 120 oprávnenými zamestnancami, ale len 80 financovanými účtami, veľkým plánom; dnes je malým plánom. Ak má váš plán mnoho oprávnených, ale nikdy nezapísaných zamestnancov alebo ukončených pracovníkov, ktorí si vybrali hotovosť, prepočítajte podľa súčasného pravidla, než budete predpokladať, že potrebujete audit.

Pravidlo 80 až 120 zmierňuje hranicu​

Plány s počtom účastníkov medzi 80 a 120 na začiatku roka môžu zvoliť podanie v rovnakej kategórii ako predchádzajúci rok. Plán, ktorý minulý rok podal ako malý plán a tento rok začína na 105, môže zostať malým ešte jeden rok; veľký podávateľ, ktorý klesne na 95, môže pokračovať v podávaní ako veľký. Pravidlo zabraňuje plánom pohybujúcim sa okolo hranice prehadzovať sa medzi auditovanými a neauditovanými rokmi. Všimnite si, že voľba zachováva len vašu predchádzajúcu kategóriu — nemôže vás posunúť smerom, ktorý uprednostňujete.

Čo vyžaduje vzdanie sa auditu​

Malé penzijné plány unikajú auditu len ak spĺňajú aj podmienky vzdania sa auditu pre malé plány podľa DOL, vrátane zaistenia každej osoby, ktorá narába s aktívami plánu, aspoň na 5 percent aktív plánu, vykonávania požadovaných zverejnení účastníkom a držania kvalifikovaných aktív plánu. Vzdanie sa nie je automatické so statusom malého plánu, takže podmienky potvrďte so svojím TPA namiesto predpokladu.

Čo oneskorené podanie skutočne stojí​

Zverejnené čísla sú navrhnuté tak, aby upútali vašu pozornosť, a mali by:

• IRS: až 250 dolárov denne, s maximom 150 000 dolárov za plánový rok. Kongres to v zákone SECURE zvýšil desaťnásobne pre podania splatné po roku 2019 — staršie príručky stále uvádzajúce 25 dolárov denne sú nebezpečne zastarané.
• DOL: zákonné maximum presahujúce 2 500 dolárov denne, každoročne upravované o infláciu, za nepodanie úplnej správy.
• Chýbajúci audit: presadzovacia politika DOL považuje podanie veľkého plánu bez požadovanej audítorskej správy za nedostatočné, čo prináša vlastnú dennú pokutu, kým nepríde vyhovujúce podanie.

„Rozumný dôvod" môže presvedčiť buď agentúru, aby znížila alebo odpustila pokuty, ale zabudnutie a „moje TPA to malo vybaviť" zriedka obstoja. Oveľa lepšou cestou je dobrovoľný program nápravy vytvorený presne pre túto chybu.

DFVCP: Úľava z pokút pre oneskorených podávateľov​

Program Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) DOL umožňuje správcom plánov podať oneskorené výročné správy a zaplatiť drasticky znížené pokuty: 10 dolárov denne, s maximami, ktoré robia matematiku takmer bezbolestnou:

• Malé plány: maximum 750 dolárov za jedno oneskorené podanie a maximálny strop 1 500 dolárov na plán pokrývajúci všetky oneskorené roky podané spolu.
• Veľké plány: maximum 2 000 dolárov za jedno oneskorené podanie a maximálny strop 4 000 dolárov na plán pokrývajúci všetky oneskorené roky podané spolu.

Porovnajte to s piatimi nepodanými rokmi v plnej výške a program sa tisícnásobne vyplatí. Záležia tri podmienky:

1. Podajte skôr, než vás DOL nájde. Keď agentúra pošle oznámenie o nepodaní, DFVCP je mimo hry. Zistenie starých medzier počas hĺbkovej kontroly alebo zmeny TPA je klasický moment na okamžité konanie.
2. Podajte každý oneskorený rok úplne. Odovzdajte úplný formulár 5500 alebo 5500-SF so všetkými prílohami a dodatkami (vrátane akejkoľvek požadovanej audítorskej správy) za každý zmeškaný rok cez EFAST2, zaškrtnite políčko DFVC, potom vypočítajte a zaplaťte zníženú pokutu online.
3. Majte na pamäti stranu IRS. IRS poskytuje zodpovedajúcu úľavu z pokút podávateľom DFVCP, ale musíte tiež podať v papierovej podobe akýkoľvek požadovaný formulár 8955-SSA za oneskorené roky. Podania cez EFAST2 neprenášajú tieto údaje na IRS a ich vynechanie necháva pokuty IRS na stole.

Vlastníci sólo 401(k) majú vlastný program. Oneskorení podávatelia formulára 5500-EZ používajú program úľavy z pokút IRS podľa Revenue Procedure 2015-32: 500 dolárov za oneskorené podanie, s maximom 1 500 dolárov na plán, podané v papierovej podobe s formulárom 14704. Ak váš plán jedného účastníka prekročil 250 000 dolárov v aktívach pred rokmi a nikdy nepodali, toto je vaša náprava — a pokrýva každý zmeškaný rok v jednom podaní.

Chyby, ktoré potkýnajú malých zamestnávateľov​

Rok čo rok tie isté chyby generujú tie isté oznámenia:

• Počítanie každého oprávneného zamestnanca. Od roku 2023 plány definovaných príspevkov počítajú len účastníkov so zostatkami na účtoch. Plány stále počítajúce hlavy starým spôsobom si kupujú audity, ktoré už nepotrebujú.
• Zabúdanie na plán sociálnych dávok. 401(k) sa podá; zdravotný plán na 130 životov nie. Veľké plány sociálnych dávok tiež podávajú.
• Predpoklad, že TPA podal. Váš poskytovateľ služieb pripravuje podanie, ale správca uvedený v dokumente plánu — vy — vlastní termín. Každý rok potvrďte, že existuje podpísané podanie cez EFAST2, a uchovajte potvrdenie.
• Podávanie nepodpísaných alebo neúplných podaní. EFAST2 automaticky neodmietne nič tak, ako podávatelia očakávajú; varovania ignorované pri odoslaní sa o mesiace neskôr stanú oznámeniami o nedostatkoch.
• Ignorovanie krátkych plánových rokov. Nový plán, zlúčenie alebo zmena plánového roka môže vytvoriť skrátené obdobie s vlastným termínom podania. Označte si ho v kalendári v deň, keď zmena nastane.
• Nechávanie medzier starnúť. Každý rok omeškania je ďalšie podanie na rekonštrukciu a viac stratenej páky. DFVCP odmeňuje priznanie; presadzovanie trestá čakanie na odhalenie.

Jednoduchá ročná rutina súladu​

Zaraďte 5500 do uzávierky každého plánového roka, aby sa nikdy nestal archeológiou. V januári zosúlaďte počet účastníkov — zamestnancov so zostatkami na účtoch na začiatku roka — s výplatnou páskou a správami správcu záznamov a potvrďte, či ste tento rok malý alebo veľký. Do jari zhromaždite výpisy trustu, záznamy o príspevkoch, denníky výplat a zverejnenia poplatkov, ktoré váš TPA potrebuje, a rozhodnite, či budete potrebovať predĺženie formulárom 5558. Podajte do 31. júla (alebo 15. októbra pri predĺžení), distribuujte SAR do 30. septembra (alebo 15. decembra) a archivujte podpísané podanie, potvrdenie EFAST2 a audítorskú správu s trvalými záznamami plánu.

Práve ten posledný zvyk je miesto, kde sa dobré účtovníctvo vypláca dvakrát. Počty účastníkov sa zosúlaďujú s výplatnou páskou, príspevky s hlavnou knihou a transakcie s prepadnutiami a poplatkami by mali byť viditeľné v knihách — nie zahrabané v PDF od správcu záznamov. Keď je každý pohyb peňazí v pláne vystopovateľný vo vašich účtovných záznamoch, príprava 5500 je skladanie, nie vyšetrovanie, a audítorova žiadosť o dokumenty zaberie popoludnie namiesto mesiaca.

Udržujte záznamy svojho plánu pripravené na audit po celý rok​

Obdobie formulára 5500 je bezbolestné, keď vaše finančné záznamy už rozprávajú príbeh plánu. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.