Keď zamestnanec odíde na dlhodobú vojenskú službu, vaša výplatná páska môže bežať aj naďalej, aj keď daná osoba už nepracuje na civilnej pracovnej pozícii. Ak aj naďalej vyplácate časť bežnej civilnej mzdy tohto zamestnanca, táto platba môže byť viac ako len prejav dobrej vôle: môže vám vzniknúť nárok na federálny odpočet dane z príjmu až do výšky 4 000 USD za tohto zamestnanca.
Náročné nie je vynásobiť číslo 20 percentami. Náročné je dokázať, ktoré platby majú nárok, oddeliť ich od bežnej mzdy a preniesť správnu sumu z miezd do daňového priznania spoločnosti. Táto príručka vysvetľuje zápočet zamestnávateľa na diferenciálne vyplácanie mzdy, ako používať tlačivo 8932 a systém vedenia záznamov, vďaka ktorému je výpočet preveriteľný.
Čo zápočet je – a čo nie je
Zamestnávateľský zápočet na diferenciálne vyplácanie mzdy je daňový bonus za podnikanie podľa oddielu 45P. Odmení zamestnávateľa, ktorý kvalifikovanému zamestnancovi vyplatí časť alebo celú civilnú mzdu, ktorú by zamestnanec dostal, keby bol na aktívnej službe v ozbrojených silách Spoločenstva dlhšie ako 30 dní.
Zápočet sa vypočíta ako 20 % z oprávnených diferenciálnych platieb miezd, pričom maximálna výška je 20 000 USD na kvalifikovaného zamestnanca za daňový rok. Maximálna suma je teda 4 000 USD na zamestnanca. Ide o odpočet dane z príjmu, nie o úhradu dane zo mzdy a ani o odpočet uplatňovaný v tlačive 941.
Tento rozdiel je dôležitý. Rozdielové platby miezd sa zdaňujú federálnou daňou z príjmu, ale neplatí sa z nich sociálne poistenie, zdravotné poistenie a ani odvody do poistného fondu zamestnanosti (FUTA). V tlačive W-2 sa vykazujú v kolónke 1. Mzdový systém, ktorý s takouto platbou zaobchádza ako s bežnou prémiou, môže vypočítať nesprávnu zrážkovú daň a odvody zamestnávateľa, aj keď by bol samotný výpočet podľa tlačiva 8932 v konečnom dôsledku správny.
Zápočet sa nepriznáva automaticky. Musíte preukázať, že každá platba a každý zamestnanec spĺňa zákonné kritériá, uchovať podporné záznamy a zahrnúť zápočet na správne miesto v daňovom priznaní podniku.
Kto sa považuje za kvalifikovaného zamestnanca?
Skôr ako pridáte platbu do tabuľky tlačiva 8932, mali by ste zodpovedať tri otázky.
Bol zamestnanec vo vašej firme zamestnaný aspoň 91 dní?
Kvalifikovaný zamestnanec musel byť vaším zamestnancom počas obdobia 91 dní bezprostredne predchádzajúceho obdobiu, za ktoré sa vypláca rozdielová mzda. Tento test sa vzťahuje na jednotlivého zamestnanca. Nový zamestnanec, ktorý nastúpi na vojenské voľno krátko po nástupe do zamestnania, nemusí mať na zápočet nárok, aj keď sa na neho vzťahuje všeobecná firemná politika vojenského voľna.
Zdokumentujte dátum nástupu potrebný na posúdenie 91-dňového obdobia. Mzdový register, pracovná zmluva a personálny spis by si mali navzájom zodpovedať. Ak zamestnanec prechádzal medzi prepojenými spoločnosťami, preverte si pravidlá kontrolovanej skupiny namiesto toho, aby ste sa spoliehali len na dátum prijatia do zamestnania v aktuálnej spoločnosti.
Je zamestnanec v činnej službe v armáde Spojených štátov dlhšie ako 30 dní?
Platba musí súvisieť s obdobím, keď zamestnanec vykonáva službu v ozbrojených silách USA v činnej službe dlhšej ako 30 dní. Táto definícia sa týka ozbrojených síl, kvalifikovanej služby v Národnej garde, dôstojníckeho zboru Služby verejného zdravotníctva a iných kategórií určených prezidentom počas vojny alebo národnej núdze.
Uschovajte si rozkazy alebo inú dokumentáciu o službe, ktorá dokladuje trvanie služby. Nespoliehajte sa len na záznam v mzdovom systéme, v ktorom je uvedené len „vojenské voľno“. Trvanie a postavenie v službe sú súčasťou analýzy oprávnenosti.
Nahrádza sa platba za civilnú mzdu?
Platba musí predstavovať celú mzdu alebo jej časť, ktorú by zamestnanec od vás dostal, kebe stále vykonával prácu pre vašu firmu. Táto suma sa bežne označuje ako „doplatok do mzdy“ alebo „diferencovaná mzda“.
Predstavte si napríklad, že bežná mesačná civilná mzda zamestnanca je 6 500 USD a očakávaný vojenský plat za rovnaký mesiac je 5 000 USD. Ak vaša politika vypláca rozdiel 1 500 USD, môže ísť o rozdielovú výplatu mzdy. Ak poskytnete samostatnú odmenu 500 USD, ktorá nesúvisí s civilnou mzdou, nemá nárok na zápočet len preto, že bola vyplatená počas vojenského voľna.
Výpočet by mal vychádzať z písomnej politiky a mzdy, ktorú by zamestnanec dostal. Ak je výška odmeňovania variabilná, zdokumentujte metódu na zistenie hypotetickej civilnej mzdy. Tabuľka, ktorej sa predpoklady menia z mesiaca na mesiac, sa ťažko obhajuje a ešte ťažšie sa v nej robia ročné zosúladenia.
Ako vypočítať zápočet
Keď máte pole pre platby čisté, výpočet tlačiva je jednoduchý:
- Spočítajte oprávnené rozdiely vo výplatoch každého kvalifikovaného zamestnanca za daňový rok.
- Výšku pre každého zamestnanca obmedzte na prvých 20 000 USD.
- Vynásobte súčet 20 %.
- Znížte daňový odpočet zo mzdy o výšku zápočtu vrátane prípadov, keď sa celý zápočet nedá vyčerpať v bežnom roku.
- Preneste výsledok do výpočtu zľavy na dani z podnikania so zreteľom na príslušné obmedzenia.
Zoberme si spoločnosť s dvoma kvalifikovanými zamestnancami:
| Zamestnanec | Rozdielové platby | Započítaná suma | Zápočet 20 % |
|---|---|---|---|
| A | 12 000 USD | 12 000 USD | 2 400 USD |
| B | 27 500 USD | 20 000 USD | 4 000 USD |
| Spolu | 39 500 USD | 32 000 USD | 6 400 USD |
Spoločnosť nedostane 20 % z celej sumy 39 500 USD. Maximálna suma pre druhého zamestnanca je obmedzená na 20 000 USD.
Zápočet sa vzťahuje na daňový rok, nie nevyhnutne na kalendárny rok, v ktorom sa voľno začalo. Ak prekračuje vojenská služba zamestnanca koniec roka, priraďte platby do daňového roka, v ktorom boli vyplatené podľa vašej mzdovej evidencie a spôsobu účtovania dane. Pred podaním daňového priznania vykonajte zosúladenie súm s hlavnou knihou a mzdovým registrom.
Tlačivo 8932 a odovzdanie na tlačive 3800
Tlačivo 8932 sa pripája k daňovému priznaniu k dani z príjmov. Súčasné tlačivo hovorí, že partnerstvá, korporácie S, družstvá, majetkové a správcovské fondy ho používajú na uplatnenie alebo postúpenie zápočtu. Pre ostatné subjekty sa na tlačive 3800, časť III, riadok 1w zvyčajne uvádza vlastná vypočítaná suma. Daňovník, ktorého jediný zápočet pochádza od sprostredkovateľskej organizácie, ho môže uviesť priamo na tlačive 3800 namiesto vypĺňania tlačiva 8932.
Praktický pracovný postup je nasledovný:
Pre korporáciu C alebo inú priamu oprávnenú osobu
Pripravte si rozvrh na zamestnanca, vyplňte tlačivo 8932 a preneste čiastku do tlačiva 3800. Zápočet sa potom riadi pravidlami pre všeobecný podnikateľský úver a obmedzeniami daňovej povinnosti daňovníka.
Pre partnerstvo alebo spoločnosť S
Vyplňte tlačivo 8932 na úrovni spoločnosti a vykážte zápočet prostredníctvom príslušných výkazov podľa harmonogramu K a K-1. Vlastníci potom môžu zúčtovať zápočet podľa pravidiel prechodu na ich vlastných daňových priznaniach.
Pre subjekt, ktorý dostane prechodný zápočet
Na účely vykázania zápočtu v tlačive 3800 použite informácie z výkazu K-1 alebo iného prerozdelenia kreditu. Nezapočítavajte tú istú platbu opätovne ako príspevok na úrovni subjektu aj na úrovni vlastníka.
Pokyny k formulársku a softvér na daňové priznania sa môžu v detailoch líšiť. Požiadajte spracovateľa, aby zosúladil tlačivo s rozvrhom zamestnancov, hlavnou knihou a prípadnými vyhláseniami o prenesení kreditu, a nie aby zadával jedinú nepodloženú sumu.
Ošetrenie mzdy, ktoré spôsobuje najväčší zmätok
Rozdielové vyplácanie miezd sa nachádza v nezvyčajnej pozícii: sú mzdou na účely federálneho zrážania dane z prjmu, nie však mzdou na účely sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a ani odvodov do poistného fondu zamestnanosti. Keďže nie sú odmenou za prácu vykonanú u civilného zamestnávateľa v bežnom výplatnom období, považujú sa za doplnkovú mzdu.
Váš kontrolný zoznam miezd by preto mal zodpovedať všetky tieto otázky:
- Je platba identifikovaná osobitne ako rozdielová dávka?
- Vyberá sa daň z príjmu zrážkou jedným z povolených spôsobov pre doplnkovú mzdu?
- Sú zo mzdy vylúčené odvody na sociálne poistenie, zdravotné poistenie a do fondu zamestnanosti?
- Objaví sa suma v tlačive W-2 v kolónke 1, ale nebude zahŕňať odvody na sociálne a zdravotné poistenie?
- Je platba vylúčená z akéhokoľvek iného daňového zvýhodnenia, ktoré by sa vzťahovalo na tú istú mzdu?
Odpoveď na poslednú otázku je obzvlášť dôležitá. V pokynoch k tlačivu 8932 sa tento zápočet koordinuje s výskumným zápočtom a so zápočtom na výskum a vývoj vzácnych chorôb: príspevok, ktorý by bol inak poskytnutý na odmenu vyplatenú tomu istému zamestnancovi, sa znižuje o zápočet na výplatu rozdielových dávok tohto zamestnanca. Rovnaká mzda nemôže vyprodukovať dva plné zápočty len preto, že sa objaví v dvoch rôznych tabuľkách.
Účtovný systém, vďaka ktorému je zápočet overiteľný
Nezahrabávajte rozdielové platby na jediný nákladový účet „vojenské voľno“ a nedúfajte, že detaily v marci zrekonštruujete. Nastavte si malý rozvrh, ktorý prepojí zdrojové dokumenty s účtovnou knihou.
Používajte vyhradený mzdový kód a nákladový účet
Vytvorte mzdový kód, ako napríklad MIL-DIFF, a priraďte ho k vyhradenému nákladovému účtu alebo podúčtu. Kód by mal identifikovať zamestnanca, dátum výplaty, skúsenosť, východiskovú mzdu, použité informácie o vojenskej mzde a vyplývajúci rozdiel.
Nákladový účet nie je samotný zápočet. Mzdové náklady zostávajú súčasťou účtovníctva, zatiaľ čo daňový zápočet sa sleduje v ročnej daňovej rezerve alebo na daňovom pracovnom hárku. Tieto koncepty oddelené, aby nedošlo k zámene daňového pripísania s hotovosťou alebo so znížením dane zo mzdy.
Zosúlaďte mesačne, nie raz za rok
Pri každom zúčtovaní miezd porovnajte:
- Politiku vojenskej dovolenky a schválené dátumy služby.
- Celkovú sumu
MIL-DIFFv mzdovom registri. - Bankovú platbu a záväzky z miezd.
- Sumu oprávnenú na zamestnanca od začiatku roka, maximálne 20 000 USD pre rozvrh kreditu.
Ak je potrebné platbu opraviť, stornujte pôvodný mzdový riadok a odošlite náhradu s rovnakým odkazom na zamestnanca a výplatné obdobie. Nikdy neupravujte súčet v tabuľke bez zmeny príslušného mzdového záznamu.
Uchovávajte samostatný stĺpec „oprávnený na zápočet“
Váš rozvrh by mal rozlišovať medzi celkovou diferenčnou mzdou a oprávnenou diferenčnou mzdou. Vďaka tomu bude viditeľný maximálny limit 20 000 USD a recenzent uvidí, prečo zamestnanec s oprávnenými platbami 27 500 USD prispieva do zápočtu len sumou 20 000 USD.
Obzvlášť užitočná môže byť v tomto prípade obyčajná textová účtovná kniha, pretože každý mzdový záznam, zmenu v pravidlách a ročné vyrovnanie možno skontrolovať ako datovaný, verzovaný záznam. Pomocou nástroja, ako je Fava, potom môžete ľahšie skontrolovať sumy zamestnancov a trendy výdavkov bez toho, aby ste skrývali príslušné účtovné záznamy.
Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Používanie zastaraných pravidiel pre „malé podniky“
Staršie verzie zápočtu zahŕňali test pre malé podniky. V súčasných pokynoch k tlačivu 8932 sa vymedzuje zápočet pomocou 91-dňového testu zamestnanca, požiadavky výkonu služby v armáde v trvaní viac ako 30 dní a vymedzenia výplatného pomeru. Staršie články a archívne tlačivá môžu stále opisovať priemerný počet zamestnancov a písomnú požiadavku plánu. Skontrolujte si revíziu, podľa ktorej podávate daňové priznanie, a namiesto týchto starších podmienok do súčasného ročného výpočtu ich už nezahŕňajte.
Považovať každú platbu počas vojenského voľna za oprávnenú
Platené voľno, odmeny, zadržiavacie príplatky a benefity sa môžu riadiť inými pravidlami. Klasifikujte platbu podľa toho, čo nahrádza a čo sľubuje vaša politika. Ak sa len časť platby považuje za civilnú mzdu, do rozpisu rozdielov sa dostane len táto časť.
Uplatnenie limitu 20 000 USD na celú spoločnosť
Tento limit sa vzťahuje osobitne na každého kvalifikovaného zamestnanca. Spoločnosť s piatimi kvalifikovanými zamestnancami môže mať pri výpočte kreditu až do výšky 100 000 USD oprávnených platieb, ak každý zamestnanec dosiahne strop a budú splnené všetky ostatné požiadavky.
Zabudnutie na úpravu zrážky zo mzdy
Zápočet nie sú „ľahké peniaze“, ktoré sa navršia na nezmenený odpočet zo mzdy. Podľa pokynov k tlačivu sa vo všeobecnosti vyžaduje znížiť zrážku zo mzdy o výšku zápočtu, a to aj v prípade, keď obmedzenie všeobecného obchodného zápočtu bráni úplnému vyčerpaniu v bežnom roku.
Zameniť USERRA za daňový bonus
Zákon USERRA upravuje dôležité práva na zamestnanie a opätovné prijatie do zamestnania po výkone vojenskej služby, no existencia týchto práv automaticky nezakladá nárok na tlačivo 8932. Naopak, dobrovoľná politika vyplácania vyrovnávacích dávok môže vytvoriť príležitosť na daňový bonus bez toho, aby nahrádzala povinnosti zamestnávateľa podľa pracovného práva. Spoločne by si mali mzdy, ľudské zdroje a dane zásady politiky spoločne prejsť.
Celoročný kontrolný zoznam pre tlačivo 8932
Pred odoslaním rozvrhu daňovému poradcovi si pre každého zamestnanca pripravte jeden balík:
- Dátum nástupu do zamestnania a výpočet kvalifikácie za 91 dní.
- Rozkazy alebo iné záznamy o tom, že činná služba trvala viac ako 30 dní.
- Písomná politika vojenského voľna alebo vyrovnávacích dávok platná počas obdobia.
- Výpočet civilnej mzdy a metóda použitá pri variabilnej zložke.
- Mzdové registre s uvedením každej výplaty rozdielu a zrážkovej dane.
- Podrobnosť z hlavnej knihy súhlasí s mzdovým registrom.
- Oprávnená suma na zamestnanca v max. výške 20 000 USD.
- Zoznam iných daňových úľav, ktoré sa vzťahujú na odmenu tohto zamestnanca.
- Odsúhlasenie vykázania v tlačive W-2.
- Odovzdanie tlačiva 8932 do tlačiva 3800 vrátane analýzy prenosu do ďalších rokov.
Daňová správa uvádza, že knihy a záznamy súvisiace s tlačivom by sa mali uchovávať dovtedy, kým ich obsah môže byť dôležitý pre správu daní. V praxi si rozvrh odložte spolu s mzdami a daňovými podkladmi, uschovajte si zdrojové dokumenty a zabezpečte, aby bol výpočet reprodukovateľný niekým, kto sa na pôvodnom mzdovom vyplácaní nezúčastnil.
Zjednodušte si finančné riadenie
So mzdou za vojenské voľno sa pracuje ľahšie, keď má každá platba jasný zdroj, klasifikáciu a kontrolný záznam. Beancount.io ponúka účtovníctvo v čistom texte, ktoré je prehľadné, verzovateľné a pripravené pre AI, takže vaše mzdové a daňové zostavy môžu zostať zrozumiteľné aj pri meniacich sa pravidlách a zamestnancoch.