Zamestnanec potrebuje peniaze pred ďalším výplatným termínom. Chcete pomôcť, preto mu ich pošlete dnes a plánujete to „vyriešiť“ neskôr. Tento malý krok sa môže zmeniť na úporný problém pri odsúhlasovaní: zostatok na banke je nižší, mzdy platbu nevysvetľujú a nikto nevie určiť, či ide o pôžičku, preddavok na obchodné výdavky alebo o mzdu vyplatenú vopred.
Praktickým riešením je klasifikovať platbu skôr, než opustí bankový účet. Potom použite jednu cestu cez vyrovnávací účet, priraďte preddavku zodpovednú osobu a termín splatnosti a pri každom výplatnom období kontrolujte otvorený zostatok. Dobré záznamy uľahčujú spravovanie ústretového rozhodnutia a zabezpečia, že následné splatenie, vyúčtovanie výdavkov či mzdový zápis nebudú prekvapením.
Začnite určením, čím platba v skutočnosti je
„Preddavok zamestnancovi“ je pohodlné označenie, môže však zakrývať tri veľmi odlišné transakcie. Účtovné a mzdové zaobchádzanie by malo vychádzať z podstaty dohody, nie z poznámky pri prevode.
Preddavok na budúcu mzdu
Ak zamestnancovi vyplácate peniaze vopred za prácu, ktorú ešte vykoná, vo všeobecnosti ide o mzdovú platbu, nie o majetok spoločnosti. IRS rozlišuje medzi preddavkom na mzdu a skutočnou pôžičkou; preddavok na mzdu podlieha pri vyplatení zdaneniu súvisiacemu so zamestnaním. Neúčtujte ho ako pohľadávku voči zamestnancovi len preto, že očakávate zníženie nasledujúcej výplaty.
Platbu spracujte cez mzdy v období, v ktorom je vyplatená, s obvyklými zrážkami a mzdovými záznamami. Váš poskytovateľ mzdových služieb vám môže pomôcť určiť najčistejší spôsob, ako zamestnancovi dorovnať sumu a zároveň zachovať správne vykazovanie hrubej mzdy a daní. Nasledujúce spracovanie miezd by potom malo ukazovať zvyšnú bežnú mzdu, namiesto toho, aby skoršiu platbu maskovalo ako splátku.
Preddavok na obchodné výdavky
Ide o peniaze spoločnosti, ktoré zamestnanec vynaloží v mene firmy: cestovný preddavok pred návštevou klienta, hotovosť na terénne nákupy alebo prostriedky na nákup zásob od dodávateľa, ktorý neprijíma kartu.
Spočiatku zvyčajne ide o dočasnú pohľadávku voči zamestnancovi, nie o náklad. Keď zamestnanec predloží doklady a uvedie obchodný účel, preúčtujte preukázanú sumu na správny nákladový alebo majetkový účet. Každú nevyužitú sumu treba vrátiť spoločnosti.
Na účely dane v USA potrebuje zodpovedný režim náhrad tri veci: súvislosť s podnikaním, včasné preukázanie a včasné vrátenie nadbytočných prostriedkov. Dokumentácia by mala uvádzať sumu, dátum, prípadne miesto a obchodný účel. Preddavok na obchodné výdavky bez následného účtovania sa môže zmeniť na odmenu namiesto riadnej náhrady výdavkov.
Osobná pôžička zamestnancovi
Ak zamestnanec dostane peniaze na osobnú potrebu a musí ich splatiť bez ohľadu na to, či bude naďalej pracovať, zaobchádzajte s nimi ako s pôžičkou. To znamená písomnú zmluvu, zostatok istiny, splátkový kalendár a jasný postup pre prípad skončenia pracovného pomeru. Nemala by závisieť len od neformálneho sľubu, že to mzdy „zachytia neskôr“.
Pri väčšej alebo dlhodobejšej pôžičke od zamestnávateľa sa poraďte s daňovým poradcom o úrokoch. IRS má pravidlá pre pôžičky s úrokom pod trhovou sadzbou; vo všeobecnosti sa pri určitých pôžičkách zamestnávateľa nad 10,000 dolárov môže odpustený úrok považovať za dodatočnú odmenu. Pravidlá štátnych zrážok zo mzdy sa tiež líšia, preto si pred spoliehaním sa na zrážky zo mzdy vyžiadajte miestne pracovnoprávne poradenstvo.
Používajte jeden dočasný účet na zostatok, ktorý očakávate späť
Vytvorte účet obežného majetku, napríklad Assets:Employee-Advances. Je to prechodné miesto pre peniaze, ktoré podnik vyplatil, ale ešte ich neklasifikoval ako náklad, mzdu alebo vysporiadanú pôžičku.
Predpokladajme, že zamestnancovi pošlete 1,200 dolárov na pokrytie trojdňovej návštevy zákazníka. Prvotný zápis je jednoduchý:
Dr Assets:Employee-Advances 1,200
Cr Assets:Bank:Checking 1,200Debet hovorí, že spoločnosť má nárok buď na doklady, alebo na splatenie. Kredit vysvetľuje výber z banky. Veďte samostatnú pomocnú evidenciu alebo značku v účtovnej knihe pre každého zamestnanca a každý preddavok; jediný súhrnný zostatok bez mien a dátumov sa ťažko vymáha a prakticky sa nedá kvalitne kontrolovať.
Keď príde vyúčtovanie výdavkov, z vyrovnávacieho účtu presuňte len preukázanú sumu. Ak je 1,050 dolárov zdokladovaných ako letenky, ubytovanie a pozemná doprava, zaevidujte:
Dr Expenses:Travel 1,050
Cr Assets:Employee-Advances 1,050Zvyšných 150 dolárov zostáva viditeľných ako suma na vrátenie. Ak ich zamestnanec vráti bankovým prevodom, vyrovnávací zápis je:
Dr Assets:Bank:Checking 150
Cr Assets:Employee-Advances 150Tento trojkrokový postup zachováva auditnú stopu. Banka zobrazuje odtok aj návrat hotovosti; nákladový účet obsahuje len preukázané obchodné výdavky; a zostatok preddavku zamestnancovi dosiahne nulu po uzavretí záležitosti.
Pred vyplatením jednoznačne určte spôsob splatenia
Najčastejším zlyhaním nie je zložitý účtovný zápis. Je ním preddavok bez zdokumentovaného spôsobu vysporiadania. Pred uvoľnením prostriedkov si písomne vyberte jednu z týchto ciest.
Splatenie v hotovosti, šekom alebo prevodom
Toto je najjednoduchší spôsob pre osobnú pôžičku alebo nevyčerpaný preddavok na obchodné výdavky. Stanovte sumu a termín splatnosti, potom každú účtenku alebo platbu priraďte k otvorenému zostatku zamestnanca. Platba by sa nikdy nemala účtovať priamo do ostatných výnosov len preto, že niekto zabudol, na čo slúžila.
Vysporiadanie prostredníctvom vyúčtovania výdavkov
Použite to iba pri skutočnom preddavku na obchodné výdavky. Uveďte, aké doklady sú potrebné a kedy má byť vyúčtovanie odovzdané. Ak je to praktické, poverte schválením vyúčtovania niekoho iného než zamestnanca, najmä ak nákupy zahŕňajú jedlá, cestovanie alebo položky, ktoré by mohli mať osobný charakter.
Zrážka z budúcej výplaty
Zrážka zo mzdy môže byť prevádzkovo pohodlná, nie je však skratkou okolo mzdového a pracovného práva. Overte, že zrážku umožňuje písomný súhlas zamestnanca, pravidlá minimálnej mzdy a nadčasov, pravidlá konečnej výplaty, podmienky kolektívnej zmluvy aj požiadavky štátu. Účtovný zápis koordinujte s mzdovým registrom, aby sa tá istá splátka nezaúčtovala dvakrát.
Zápis pri vyrovnaní stále znižuje pohľadávku. Mzdový systém určuje prípustnú mechaniku čistej mzdy; vaša hlavná kniha by mala dostať jasný zápis, ktorý pripisuje v prospech Assets:Employee-Advances skutočne vymoženú sumu.
Okolo každého preddavku vytvorte malý kontrolný systém
Na zabránenie hromadeniu malých zostatkov nepotrebujete zložitý úverový program. Základné náležitosti môže pokryť jednostranový formulár žiadosti alebo jednoduchý pracovný postup.
Zaznamenajte minimálny súbor údajov
Pri každom preddavku zaznamenajte:
- Meno zamestnanca a oddelenie
- Dátum a sumu platby
- Účel: výplata mzdy, obchodný výdavok alebo osobná pôžička
- Schvaľovateľa a spôsob platby
- Doklady alebo zmluvu o pôžičke podľa potreby
- Termín splatenia alebo preukázania výdavkov
- Zostávajúci zostatok a dátum uzavretia
Pri osobnej pôžičke pridajte frekvenciu splátok, prípadné úrokové podmienky a postup pri odchode zamestnanca. Pri preddavku na obchodné výdavky pridajte očakávané kategórie výdavkov a predpokladané dátumy cesty alebo projektu.
Ak môžete, oddeľte schválenie od platby
Vo veľmi malej spoločnosti môže tá istá osoba potrebovať preddavok schváliť aj vyplatiť. V takom prípade nech vlastník alebo iný kontrolór aspoň raz mesačne preverí prehľad otvorených preddavkov. S rastom tímu oddeľte kroky žiadosti, schválenia, platby a odsúhlasenia. Ide o nenáročnú kontrolu s neúmerne veľkým prínosom: neobvyklé platby sú viditeľné skôr, než sa začnú ťažko vysvetľovať.
Stanovte krátky rytmus kontroly
Otvorené zostatky kontrolujte pri každom výplatnom cykle, nielen na konci roka. Označte každú položku po termíne splatnosti, bez dokladov, bez podpísanej dokumentácie o pôžičke alebo prenesenú do ďalšieho obdobia viac než raz. Staré preddavky zamestnancom sú len zriedka účtovnou záhadou; zvyčajne ide o následnú úlohu, ktorej nikto nebol priradený.
Použite prehľad splatnosti so stĺpcami 0–30, 31–60, 61–90 a viac ako 90 dní. Prehľad by mal zobrazovať konkrétneho zamestnanca, pôvodný dátum, účel a ďalší krok, nie iba celkový zostatok v súvahe.
Vyhnite sa skratkám, ktoré spôsobujú problémy so mzdami a daňami
Niekoľko návykov robí z inak správneho preddavku zbytočne rizikovú záležitosť.
Nenazývajte každú platbu „pôžičkou“
Označenie nepremení mzdový preddavok na pôžičku. Ak splatenie závisí od budúcich služieb namiesto skutočnej povinnosti splatiť, zapojte svojho mzdového poradcu predtým, než sumu zaúčtujete na účet pohľadávok. Naopak, skutočná osobná pôžička by mala v záznamoch vyzerať ako pôžička: písomné podmienky, zostatok a reálna vymáhacia činnosť.
Neúčtujte hotovosť do nákladov pred získaním podkladov
Zaúčtovanie prvotnej platby na cestovanie, zásoby alebo jedlá dnes uľahčí odsúhlasenie banky, no zajtra odstráni podnet na predloženie dokladov. Používajte vyrovnávací účet, kým neviete, na čo boli peniaze použité. Potom každý preukázaný výdavok správne klasifikujte, vrátane dlhodobého majetku alebo zásob, ak tam nákup patrí.
Nezapočítavajte preddavok proti odmene mimo účtovníctva
Zníženie riadku mzdových nákladov alebo tiché zníženie nasledujúceho priameho vkladu môže spôsobiť nesúlad medzi mzdami, zrážkami a výplatnými páskami zamestnancov. Udržujte mzdy, dohodu so zamestnancom a účtovnú knihu v súlade. Ak je suma odpustená alebo ju nemožno vymôcť, pred jej odpísaním sa zastavte; riešenie môže mať dôsledky pre mzdy, dane a pracovné právo.
Nedovoľte, aby sa staré zostatky stali trvalým majetkom
Účet preddavkov zamestnancom nie je miestom na odkladanie nevysvetlených platieb. Rastúci alebo starnúci zostatok môže nadhodnotiť majetok a skrývať odmenu, chyby alebo slabé kontroly. Výnimky riešte bezodkladne a zdokumentujte rozhodnutie o vymáhaní, preklasifikovaní alebo získaní odborného poradenstva.
Vytvorte opakovateľné mesačné odsúhlasenie
Pridajte preddavky zamestnancom do svojho bežného uzatvárania mesiaca. Jednoduché odsúhlasenie môže vyzerať takto:
- Exportujte detail otvorených preddavkov podľa zamestnanca.
- Porovnajte celkovú sumu s účtom
Assets:Employee-Advancesv hlavnej knihe. - Spárujte vysporiadané položky s vyúčtovaniami výdavkov, dokladmi o splatení alebo položkami mzdového registra.
- Preskúmajte každý starý, nepodložený alebo záporný zostatok.
- Požiadajte schvaľovateľa, aby potvrdil nevyriešené položky a ich ďalší krok.
Aj záporné zostatky si zaslúžia pozornosť. Môžu znamenať, že zamestnanec splatil príliš veľa, vyúčtovanie výdavkov bolo zaúčtované dvakrát alebo je potrebné vyplatiť náhradu. Odsúhlasenie, ktoré sa pýta iba na to, či je celkový zostatok „malý“, tieto chyby prehliadne.
Je to tiež vhodné miesto na porovnanie vašej politiky so skutočnosťou. Ak zamestnanci opakovane potrebujú osobné mzdové preddavky, ide o diskusiu o politike a nastavení miezd, nie o dôvod, aby sa majetkový účet stal tieňovým mzdovým systémom. Ak preddavky na pracovné cesty opakovane zostávajú otvorené, zvážte firemné karty, nižšie limity preddavkov alebo prísnejší termín na vyúčtovanie výdavkov.
Majte finančné riadenie usporiadané
Jasné záznamy o preddavkoch zamestnancom uľahčujú dôveru v pohyb hotovosti, mzdy, schvaľovanie výdavkov aj kontrolu na konci mesiaca. Beancount.io ponúka účtovníctvo v čistom texte, ktoré je transparentné, verzionované a pripravené na AI, takže vaše finančné záznamy zostanú jasné bez čiernej skrinky. Začnite zadarmo, keď ste pripravení vytvoriť účtovnú knihu, ktorú môže váš tím s dôverou kontrolovať.