Niekde vo vašom mzdovom systéme práve teraz môže byť niekto, kto neexistuje.
Nie je to preklep. Nie je to duplicitný záznam, ktorý časom vyčistíte. Plne sformovaný „zamestnanec" s bankovým účtom, voľbou zrážkovej dane a priamym vkladom, ktorý prichádza každé výplatné obdobie – vytvorený niekým, kto má prístup k vášmu mzdovému softvéru a vie, že sa nepozeráte dosť pozorne. Vyšetrovatelia podvodov to nazývajú schéma s fiktívnym zamestnancom a je to ticho jedna z najdrahších slepých miest vo financiách malých podnikov.
Čísla sú vyššie, ako väčšina majiteľov očakáva. Schémy s fiktívnymi zamestnancami stoja americké podniky odhadom 400 miliárd dolárov ročne v celkových stratách a mzdové podvody sú približne dvakrát pravdepodobnejšie, že postihnú malý podnik ako veľký, podľa Správy pre národy Asociácie certifikovaných vyšetrovateľov podvodov. Dôvod nie je ten, že malé podniky sú terčom častejšie – je to ten, že majú menej ľudí, ktorí sa dotýkajú miezd, čo znamená menšie oddelenie medzi osobou, ktorá môže pridať zamestnanca, a osobou, ktorá ho môže vyplatiť.
Ako Schéma s Fiktívnym Zamestnancom V Skutočnosti Vyzerá
„Fiktívny" nie je vždy úplne vymyslená osoba. V praxi vyšetrovatelia podvodov pozorujú tri bežné vzory:
- Vyrobený zamestnanec. Niekto s prístupom do HR alebo mzdového systému vytvorí nový záznam zamestnanca – meno, rodné číslo (niekedy skutočné, niekedy recyklované), bankový účet – a každý cyklus naň nasmeruje výplatu.
- Reaktivovaný zamestnanec. Pracovník, ktorý dal výpoveď alebo bol prepustený, zostáva v mzdovom systéme „aktívny". Jeho priamy vklad beží ďalej a insider, ktorý ponechal záznam otvorený, ho inkasuje – často jednoduchým neaktualizovaním čísla účtu pred úplným spracovaním odchodu.
- Skutočný zamestnanec deliaci sa o províziu. Riadny zamestnanec zostáva na mzdovej listine, ale je platený za hodiny, ktoré neodpracoval, podporený manažérom, ktorý je v tomto usporiadaní zapojený a berie si podiel.
Všetky tri zdieľajú rovnakú základnú príčinu: jedna osoba má dostatočnú nekontrolovanú právomoc nad mzdami na to, aby vytvorila príležitosť a zároveň skryla dôkazy. Priemerná schéma s fiktívnym zamestnancom trvá 18 až 30 mesiacov, kým si ju niekto všimne, pretože výplata vyzerá zvonku úplne normálne – prejde, odsúhlasí sa s bankovým výpisom a pokiaľ niekto nekontroluje počet zamestnancov oproti skutočným ľuďom v budove, nič nevyzerá zle.
Skutočné prípady ukazujú, ako ďaleko to môže zájsť. Desaťročná schéma s fiktívnymi zamestnancami na Floride vyčerpala z jednej organizácie viac ako 146 miliónov dolárov, kým bola odhalená. Na menšom konci stratilo ošetrovateľské zariadenie v Illinois 103 000 dolárov kvôli jedinému insiderovi, ktorý vymyslel fiktívnych pracovníkov – strata, ktorá pre podnik takej veľkosti môže znamenať rozdiel medzi dobrým rokom a veľmi zlým. Kriminálne vyšetrovanie IRS samostatne označilo viac ako 160 000 potenciálnych prípadov fiktívnych zamestnávateľov v celej krajine, pričom 33 dokončených stíhaní dosiahlo v priemere 1,3 milióna dolárov na jednu náhradu škody.
Varovné Signály, Ktoré Sa Skutočne Objavia Vo Vašich Knihách
Na zachytenie väčšiny z toho nepotrebujete forenzný účtovný softvér. Potrebujete vedieť, čo hľadať v údajoch, ktoré už máte.
- Duplicitné čísla bankových účtov alebo smerových kódov medzi „rôznymi" zamestnancami. Legitímni kolegovia v podstate nikdy nezdieľajú účet na priamy vklad.
- Duplicitné alebo neplatné rodné čísla, alebo čísla, ktoré nezodpovedajú menu v súbore.
- Zdieľané adresy, telefónne čísla alebo núdzové kontakty medzi záznamom zamestnanca a mzdovým alebo personálnym personálom.
- Zrážková daň, ktorá sa nikdy nemení – žiadne životné udalosti, žiadne úpravy, žiadne aktualizácie W-4, rok čo rok.
- Chýbajúce nástupné dokumenty – žiadne I-9, žiadna voľba benefitov, žiadne hodnotenie výkonu, nikdy.
- Počet zamestnancov na mzdovej listine presahujúci počet ľudí, ktorých vie niekto v kancelárii skutočne vymenovať.
- Nezvyčajne stabilná, nemenná mzda – skutoční zamestnanci majú nadčasy, práceneschopnosť a dovolenku. Výplata fiktívneho zamestnanca je podozrivo identická každé obdobie.
Samostatne by ktorýkoľvek z nich mohol byť chybou pri zadávaní údajov. Spolu, najmä zoskupené okolo jedného zamestnanca alebo tímu jedného manažéra, sú vzorom, ktorý vyšetrovatelia hľadajú ako prvý.
Kontroly, Ktoré Tomu Zabránia, Kým Vás To Bude Stáť 100 000 Dolárov
Dobrá správa: opravy sú tu štrukturálne, nie výstredné a väčšina je dosiahnuteľná pre podnik s niekoľkými zamestnancami.
Oddeľte, kto môže vytvárať mzdy od toho, kto ich môže schvaľovať. Toto je jediná najúčinnejšia kontrola. Osoba, ktorá pridáva nového zamestnanca do systému, by nemala byť tá istá osoba, ktorá autorizuje prvú výplatu tohto zamestnanca. V podniku príliš malom na rozdelenie medzi dvoch zamestnancov by mal majiteľ alebo partner osobne schváliť každého nového zamestnanca zadaného do miezd – žiadne výnimky, žiadne „pozriem sa na to neskôr".
Overte si údaje o bankovom účte nezávisle. Predtým, ako priamy vklad nového zamestnanca začne platiť, potvrďte, že účet patrí tomu, komu hovorí, že patrí – rýchly telefonát osobe pomocou kontaktných informácií, ktoré ste už mali v spise (nie informácií poskytnutých so žiadosťou o nový účet) uzavrie najbežnejší vektor výroby.
Vykonávajte skutočné, osobné odsúhlasenie počtu zamestnancov štvrťročne, nie ročne. Porovnajte mzdový register s ľuďmi, o ktorých môžete skutočne overiť, že pracujú – odznaky, výkazy práce, manažér, ktorý pozná každé meno vo svojom tíme. Ročné audity ponechávajú 12-mesačnú dráhu na rast schémy; štvrťročné kontroly toto okno dramaticky skracujú.
Automaticky sledujte duplicitné identifikátory. Väčšina mzdových platforiem vrátane QuickBooks Online Payroll, Gusto a ADP vám umožňuje exportovať kompletný zoznam zamestnancov s podrobnosťami o bankovom účte a rodnými číslami. Jednoduchá kontrola v tabuľkovom procesore na duplicitné hodnoty v týchto stĺpcoch trvá desať minút a zachytí najbežnejší znak fiktívneho zamestnanca.
Vykonávajte neplánované namátkové kontroly. Schéma postavená na obchádzaní známeho dátumu štvrťročného auditu sa naň môže naplánovať. Občasné prekvapivé odsúhlasenie – stiahnutie mzdového registra v tom istom týždni, keď náhodou kontrolujete niečo iné – odstraňuje túto predvídateľnosť.
Nič z toho nevyžaduje nový softvér. Vyžaduje si to rozhodnutie, že schvaľovanie miezd nie je niečo, čo by sa malo úplne delegovať, dokonca ani v podniku, kde dôverujete každému zamestnancovi. Vyšetrovatelia podvodov dôsledne zisťujú, že absencia základnej segregácie povinností – nie zlý úmysel väčšiny zamestnancov – je to, čo z izolovaného zlého aktéra urobí stratu vo výške 100 000+ dolárov.
Prečo To Súvisí S Vašimi Knihami, Nielen S Vaším HR Systémom
Podvod s fiktívnymi zamestnancami je v podstate rovnako účtovný problém ako HR problém. Schéma, ktorá trvá dva roky, existuje, pretože nikto neodsúhlasuje mzdové náklady oproti počtu zamestnancov, ktoré môže nezávisle overiť – transakcie samotné vyzerajú v hlavnej knihe úplne legitímne. Podvod nie je skrytý v šikovnom účtovnom zápise; je skrytý v predpoklade, že ak čísla sedia, nikto sa nemusí pýtať, kto peniaze skutočne dostal.
Toto je presne ten druh medzery, na uzavretie ktorej je určené účtovníctvo v čistom texte so správou verzií. Keď je každá mzdová transakcia riadkom v hlavnej knihe, ktorú môžete sami dotazovať, porovnávať a auditovať – namiesto čiernej skrinky v dashboarde mzdového dodávateľa – je oveľa jednoduchšie vykonať kontrolu duplicitných účtov, označiť zamestnanca, ktorého zrážky sa nikdy nezmenili, alebo porovnať počet zamestnancov s trendom mzdových nákladov v čase. Nečakáte na ročný audit, aby odhalil anomáliu, ktorá sa ticho hromadila rok a pol.
Udržujte Svoje Mzdové Záznamy Auditovateľné Od Prvého Dňa
Podvod s fiktívnymi zamestnancami prosperuje v systémoch, ktoré nikto nemôže ľahko skontrolovať. Beancount.io vám poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré je plne transparentné a pod správou verzií, takže každý mzdový záznam je vysledovateľný, dotazovateľný a váš na audit – žiadne uzamknutie u dodávateľa, žiadna čierna skrinka. Začnite zadarmo a uvidíte, prečo si vývojári a majitelia podnikov so zmyslom pre financie presúvajú knihy do čistého textu.