Predajca s vlastným financovaním (BHPH) nepredáva len autá – zároveň prevádzkuje aj vlastnú finančnú spoločnosť, či už si to majiteľ uvedomuje alebo nie. Zakaždým, keď zákazník odíde s deväťtisícovým sedanom a 24-mesačnou splátkovou knižkou namiesto hotovosti, predajňa poskytla úver. Tento úver sa správa ako bankové aktívum, nie ako maloobchodný predaj, a musí sa tak aj účtovať. Väčšina nezávislých predajní to robí roky zle, kým audítor IRS alebo previerka náležitej starostlivosti veriteľa nevynúti nápravu – zvyčajne drahú.
Ak riadite alebo radíte predajni BHPH, tri veci oddeľujú čisté účtovníctvo od neporiadku: ako účtujete zmenkovú pohľadávku, ako vytvárate rezervu na opätovné prevzatia, o ktorých viete, že prídu, a ktorú účtovnú metódu od vás IRS skutočne vyžaduje. Ak niektorú z týchto troch vecí pokazíte, vaše finančné výkazy nadhodnotia príjmy, podhodnotia riziko a nakoniec podhodnotia hotovosť, ktorú ste si mysleli, že máte.
Prečo sa účtovníctvo BHPH líši od bežného predajcu
Tradičný predajca predá auto, banka alebo úverové družstvo zákazníka pošle peniaze (mínus zrážka z rezervy predajcu) a transakcia je uzavretá. Predajca nikdy nevedie pohľadávku.
Predajca BHPH si pohľadávku ponecháva. Predaj vytvára dve samostatné finančné udalosti, ktoré sa musia sledovať nezávisle:
- Predaj vozidla – zásoby odchádzajú, vykazujú sa výnosy a náklady na predaný tovar.
- Poskytnutie úveru – vzniká maloobchodná zmluva o splátkovom predaji (RISC) a predajňa teraz drží pohľadávku, ktorá sa spláca počas 12–36 mesiacov, často s úrokovými sadzbami medzi 20 % a 29 % APR v závislosti od štátnych limitov na úžerníctvo.
Zamieňanie týchto dvoch udalostí – napríklad účtovanie plnej menovitej hodnoty zmenky ako výnosu v čase predaja – je najčastejšou účtovnou chybou na predajniach BHPH a je to tá, ktorú účtovník alebo veriteľ odhalí ako prvú.
Správne účtovanie zmenkovej pohľadávky
Keď predajca BHPH financuje 9 000 USD vozidlo s 1 000 USD akontáciou na 24 mesiacov, správne zápisy oddelia to, čo sa skutočne stalo:
- Zmenky pohľadávky sa na ťarchu účtuje za celkový zostávajúci zostatok zmluvy (8 000 USD istina, pred zarobením finančných poplatkov).
- Nezarobený príjem z finančných poplatkov sa v prospech účtuje za úrok zapracovaný do splátkového kalendára – ten ešte nebol zarobený a nemal by sa dostať do výkazu ziskov a strát v prvý deň.
- Výnosy z predaja a náklady na predaný tovar sa vykazujú v hotovostne ekvivalentnej predajnej cene vozidla, nie v súčte všetkých budúcich splátok.
Keď prichádzajú mesačné splátky, predajca rozdelí každú splátku medzi zníženie istiny a príjem z finančných poplatkov (pomocou metódy konštantného výnosu alebo pravidla 78, ktorú zmluva špecifikuje) a iba časť finančného poplatku sa presunie do výnosov. Presne takto banka vykazuje úrokový výnos z úveru, pretože funkčne je to to, čím transakcia je.
Mnohé predajne BHPH budujú portfólio týchto maloobchodných zmlúv o splátkovom predaji, ktoré sedí v súvahe ako veľké aktívum pohľadávok – často najväčšia položka, ktorú podnik vlastní, väčšia ako samotné zásoby vozidiel. To znamená, že zdravie predajne BHPH je v skutočnosti otázkou zdravia jej úverového portfólia, nie len toho, koľko áut predá z pozemku.
Zákruta so súvisiacou finančnou spoločnosťou
Značný podiel prevádzkovateľov BHPH zakladá samostatnú súvisiacu finančnú spoločnosť (RFC) – typicky vlastnú C-korporáciu alebo S-korporáciu – a predáva zmenky z predajne RFC s diskontom, často niekde v rozmedzí 60–70 centov na dolár v závislosti od vekovej štruktúry splátkovej histórie portfólia. Pri správnom vykonaní to umožní predajni vykázať stratu z predaja zmenky, zatiaľ čo RFC nesie riziko inkasa a príjmový tok samostatne.
IRS túto štruktúru dôkladne skúma a obstojí pri audite len vtedy, ak s ňou predajca zaobchádza ako so skutočne samostatným podnikom:
- Predaje z predajne do RFC sa musia uskutočniť pri zdokumentovanej reálnej trhovej hodnote, najlepšie podloženej cenovými ponukami tretích strán od kupujúcich zmeniek.
- Diskontná strata, ktorú predajňa nárokuje, nesmie presiahnuť hrubý zisk, ktorý skutočne dosiahla na základe predaja príslušného vozidla.
- Predajňa a RFC potrebujú samostatné účtovné knihy, samostatné bankové účty a skutočnú zmluvu o kúpe aktív dokumentujúcu predaj zmenky a diskontnú sadzbu – nie len účtovný zápis.
- Entita RFC potrebuje vlastný základ a kapitalizáciu; akcionár S-korporácie nemôže odpočítať straty nad rámec svojho základu v spoločnosti len preto, že to papier hovorí.
Ak niektorá z tejto dokumentácie chýba, kontrolór môže zlúčiť RFC a predajňu späť do jednej entity na daňové účely, čo zvyčajne znamená retroaktívne neuznanie diskontnej straty – drahé prekvapenie pre štruktúru, ktorá mala ušetriť dane.
Rezervovanie na opätovné prevzatia skôr, než nastanú
Toto je oblasť, kde sa účtovníctvo BHPH najviac odlišuje od bežného malého podniku a kde predajcovia, ktorí to vynechávajú, spôsobujú najviac škody. Subprime automobilové papiere sú vysokorizikové už svojou povahou: nedávny výskum Federálneho rezervného systému zistil, že približne 78 % objemu úverov BHPH smeruje k subprime dlžníkom, v porovnaní s približne 27 % pri tradičných automobilových veriteľoch. Fitch Ratings uviedol, že portfóliá BHPH majú výrazne nad 6,65 % v oneskoreniach dlhších ako 60 dní a niektoré knihy BHPH vykazujú miery opätovného prevzatia počas celého cyklu až 25 %. Niektoré odvetvové údaje uvádzajú, že úvery BHPH sú viac ako 16-krát pravdepodobnejšie v aktívnom stave opätovného prevzatia v akomkoľvek danom momente v porovnaní s papiermi držanými tradičným veriteľom.
To nie je okrajové riziko. Je to základné prevádzkové prostredie. Účtovné knihy, ktoré to neodrážajú, sú fikciou.
Riešením je opravná položka na úverové straty (funkčne rovnaký koncept, ktorý veritelia teraz uplatňujú podľa CECL – súčasné očakávané úverové straty) stanovená proti vašej vlastnej historickej výkonnosti portfólia, nie proti zbožnému prianiu:
- Sledujte odpisy a miery vymáhania podľa ročníka poskytnutia, nie v súhrne – zmenka poskytnutá v štvrťroku s prísnym upisovaním sa správa veľmi odlišne od zmenky poskytnutej, keď predajňa tlačila na objem.
- Vytvorte rezervu ako protipoložku k zmenkám pohľadávky, čím znížite pohľadávku na jej čistú realizovateľnú hodnotu, namiesto čakania na odpísanie každej zlej zmenky jednotlivo, keď prestane platiť.
- Keď dôjde k opätovnému prevzatiu, presuňte vozidlo späť do zásob použitých vozidiel v nižšej z hodnôt: nesplatený zostatok zmenky alebo realistická predajná hodnota – nie v pôvodnej menovitej hodnote zmenky, ktorá nadhodnocuje aktívum v momente, keď zákazník prestane platiť.
- Zosúladenie rezervy vykonávajte minimálne štvrťročne so skutočnými skúsenosťami s opätovným prevzatím a vymáhaním a upravte odhad, namiesto toho, aby ste nechali zastarané percento platiť celé roky.
Predajňa, ktorá tento krok vynecháva, pravidelne vykazuje zdravý papierový príjem, zatiaľ čo jej skutočný hotovostný výber sa ticho zhoršuje – rozdiel sa stane viditeľným, až keď banka zamietne obnovenie úverovej linky na zásoby alebo pracovný kapitál predajne a požiada o auditované finančné výkazy.
Akruálna metóda nie je voliteľná
Keďže predajňa BHPH vedie zásoby (vozidlá) a zvyčajne aj reálny objem pohľadávok, vo všeobecnosti nemôže na daňové účely používať hotovostnú bázu účtovníctva – príjem sa musí vykázať, keď transakcia nastane, bez ohľadu na to, či hotovosť skutočne zmenila majiteľa.
Existuje súvisiace, často nepochopené pravidlo špecifické pre predajcov: metóda splátkového predaja – ktorá umožňuje mnohým predávajúcim odložiť vykázanie zisku z splátkových záväzkov, kým sa hotovosť nevyberie – nie je k dispozícii pre predajcov predávajúcich zásoby. Keďže predajca BHPH podniká v predaji áut, zisk z predaja samotného vozidla sa musí vykázať v roku predaja, aj keď predajca skutočne vyberie peniaze počas nasledujúcich dvoch alebo troch rokov. Len zložka úroku/finančného poplatku prichádza v priebehu času; zisk z predaja vozidla naň nemôže čakať.
Táto kombinácia – povinné akruálne účtovníctvo, príjem z predaja zásob vykázaný vopred, plus kniha pohľadávok, ktorá musí byť konzervatívne rezervovaná – je presne ten typ vrstvených pravidiel, ktorý sa zmení na neporiadok v tabuľke alebo generickej účtovnej aplikácii pre malé podniky, ktorá nebola navrhnutá s ohľadom na úverové portfólio.
Ako vyzerajú čisté účtovné knihy BHPH
Keď to dáme dokopy, účtovná osnova predajne BHPH musí oddeliť minimálne:
- Zásoby vozidiel (pred predajom) vs. zásoby opätovne prevzatých vozidiel (po repo, precenené)
- Zmenky pohľadávky (hrubé) vs. nezarobený príjem z finančných poplatkov (protipoložka) vs. opravná položka na úverové straty (protipoložka)
- Výnosy z predaja vozidiel a náklady na predaný tovar, vykázané v čase predaja
- Príjem z finančných poplatkov, vykázaný ako zarobený počas životnosti zmenky
- Účtovné knihy entity predajne vs. účtovné knihy entity RFC, ak existuje súvisiaca finančná spoločnosť
Každá z týchto položiek vyžaduje papierovú stopu: maloobchodnú splátkovú zmluvu, splátkovú knihu zobrazujúcu rozdelenie istina/úrok, záznam o opätovnom prevzatí a vymáhaní a – ak existuje RFC – zmluvu o kúpe aktív dokumentujúcu každý predaj zmenky. Audítor, veriteľ vykonávajúci náležitú starostlivosť pred obnovením úverovej linky alebo IRS budú všetci žiadať rovnaké podkladové dokumenty, len z rôznych dôvodov.
Udržujte účtovné knihy auditovateľné od prvej zmluvy
Podniky, ktoré prežijú kontrolu IRS alebo previerku náležitej starostlivosti veriteľa, nie sú tie s najdômyselnejšou štruktúrou RFC – sú to tie, ktorých účtovné knihy možno vysledovať, zmluvu po zmluve, od poskytnutia po splatenie alebo opätovné prevzatie. Beancount.io poskytuje nezávislým predajcom a ich účtovníkom účtovníctvo v obyčajnom texte, pod správou verzií, kde každá zmenka, každé rozdelenie splátky a každá úprava rezervy je čitateľný, porovnateľný zápis, nie čierna skrinka v proprietárnom softvéri DMS. Začnite zadarmo a zistite, prečo finančné tímy presúvajú svoje účtovné knihy do formátu, ktorý skutočne môžu auditovať.