Záložňa patrí medzi najzvláštnejšie podniky v maloobchodnom účtovníctve. „Tovar“ v predajni v skutočnosti nie je tovarom – je to kolaterál, ktorý sa môže, ale nemusí stať zásobou. Významná časť príjmov nepochádza z predaja tovaru, ale z úrokov plynúcich z krátkodobých pôžičiek zabezpečených zálohom. Okrem toho musí administratíva spĺňať regulačné požiadavky, ktoré zahŕňajú IRS, FinCEN, ATF, štátne stanovy o záložniach a (často) miestne policajné oddelenia, ktoré vyžadujú denné nahrávanie každej vystavenej zmluvy.
Ak vediete účtovníctvo pre záložňu rovnakým spôsobom ako pre obchod s použitým tovarom, nadhodnotíte výnosy, podhodnotíte záväzky, prehliadnete úrokové výnosy, ktoré by sa mali časovo rozlišovať, a vytvoríte auditnú stopu, ktorá nezodpovedá očakávaniam regulátorov. Tu je návod, ako to robiť správne.
Čo je to vlastne záložná pôžička
Najdôležitejším konceptom v účtovníctve záložní je, že záložná transakcia nie je predaj. Je to bezpostihový úver (non-recourse loan) zabezpečený hnuteľným majetkom.
Zákazník odovzdá prsteň, gitaru, generátor alebo strelnú zbraň. Záložník vyplatí hotovosť – celoštátny priemer v USA je približne 150 $ – a vypíše záložný lístok, ktorý funguje ako úverová zmluva aj ako potvrdenie o uskladnení. Zákazník má zákonnú lehotu na vykúpenie (zvyčajne 30 až 90 dní, v závislosti od štátu), počas ktorej môže zaplatiť istinu plus poplatky za služby záložne a získať predmet späť. Ak ho nevykúpi ani nepredĺži lehotu, kolaterál prepadá a stáva sa zásobou, ktorú môže obchod predať.
Približne 85 % dlžníkov svoj záloh skutočne vykúpi. Táto jediná štatistika by mala zmeniť váš pohľad na účtovnú osnovu: dominantnou ekonomickou aktivitou je poskytovanie pôžičiek a predaj tovaru je z veľkej časti len mechanizmom na vrátenie prostriedkov z nevykúpených 15 %.
Účtovná osnova, ktorú záložňa skutočne potrebuje
Bežná maloobchodná účtovná osnova neobstojí. Zostavte ju okolo dvoch odlišných činností v rámci jednej prevádzky – poskytovania pôžičiek a ďalšieho predaja – a troch regulačných vrstiev údajov, ktoré musíte predložiť na požiadanie.
Aktíva
- Hotovosť v pokladni — Zásuvka
- Hotovosť v pokladni — Trezor
- Banka — Prevádzkový účet
- Pohľadávky zo záložných pôžičiek — Istina
- Akruálne pohľadávky z poplatkov za služby záložne
- Zásoby — Prepadnutý kolaterál, podľa kategórie (Šperky, Elektronika, Nástroje, Hudobné nástroje, Strelné zbrane, Iné)
- Zásoby — Priamy výkup (položky kúpené, nie založené)
- Zásoby — Zlomkové zlato/striebro
- Opravná položka k pôžičkám (zriedka významná, ale používaná veľkými sieťami)
- Dlhodobý majetok — Vitríny, Trezor, POS, Bezpečnostný systém
- Depozit držiteľa federálnej licencie na zbrane (ak máte typ 02 FFL)
Pasíva
- Nevýnosové (prijaté) poplatky za služby záložne
- Prijaté zálohy na rezervovaný tovar (Layaway)
- Splatná DPH (Sales Tax)
- Rezerva na položky zadržané políciou (predmety označené v rámci prebiehajúceho vyšetrovania)
- Záväzky z vrátenia peňazí zákazníkom
Vlastné imanie — štandardné
Výnosy
- Výnosy z poplatkov za služby záložne (úroky)
- Poplatky za skladovanie a manipuláciu
- Tržby — Prepadnutý tovar
- Tržby — Priamo vykúpený tovar
- Tržby — Výnosy z rafinácie zlomkov
- Poplatky za peňažné služby (preplácanie šekov, prevody peňazí)
- Ostatné výnosy (poplatky za prevod zbraní, prepadnuté zálohy na rezerváciu)
Náklady na predaný tovar (COGS)
- COGS — Prepadnutý tovar (v hodnote istiny pôžičky)
- COGS — Priamo vykúpený tovar (v obstarávacej cene)
- COGS — Zlomky
Všimnite si, čo nie je vo výnosoch: istina poskytnutá pri záložnej pôžičke. Tieto peniaze sa pri odtoku nedotkli výsledovky a nedotknú sa jej ani pri návrate. Každý požičaný dolár je výmenou aktív (hotovosť za pohľadávku). Každý vykúpený dolár je opačným procesom.
Zaúčtovanie záložnej pôžičky: Správny spôsob
Prejdime si jednu zmluvu a účtovné zápisy sa stanú zrejmými.
Zákazník založí 14-karátovú zlatú retiazku za istinu 200 $ s mesačným poplatkom za služby 20 % v štáte, ktorý to povoľuje. Záložná zmluva je splatná o 30 dní.
Pri vzniku pôžičky:
MD Pohľadávky zo záložných pôžičiek — Istina 200
D Pokladňa — Zásuvka 200To je celý zápis. Žiadne výnosy. Mesačný poplatok 20 % ešte nebol zarobený, pretože zákazník pôžičku ešte nevyužíval.
Časové rozlíšenie poplatkov (robte mesačne, nie pri vykúpení):
Mnohé záložne robia chybu, že uznávajú výnosy z poplatkov až vtedy, keď zákazník pôžičku vyplatí. To je hotovostné účtovníctvo prezlečené za akruálne a podhodnocuje príjmy v bežnom období, pričom ich presúva do budúcnosti, kedy môže dôjsť k prepadnutiu zálohu. Správny postup v akruálnom účtovníctve je uznávať poplatok za služby proporcionálne počas doby trvania pôžičky s protizápisom na účte Nevýnosových poplatkov, až kým nie sú zarobené.
Ak sa na tú istú pôžičku na zlatú retiazku vzťahuje poplatok 40 $ za 30-dňové obdobie a vy robíte uzávierku na 15. deň:
MD Akruálne pohľadávky z poplatkov za služby 20
D Výnosy z poplatkov za služby záložne 20Ak zmluva presahuje koniec mesiaca, rozlišujete pomernú časť; ak je celá v rámci mesiaca, rozlišujete plnú sumu pri splatnosti.
Pri vykúpení (zákazník zaplatí 240 $ v hotovosti):
MD Pokladňa — Zásuvka 240
D Pohľadávky zo záložných pôžičiek — Istina 200
D Akruálne pohľadávky z poplatkov za služby 40Výnosy sú už vo výsledovke z predchádzajúceho akruálneho zápisu. Vykúpenie je čisto súvahová udalosť.
Ak zákazník pôžičku nevyplatí (prepadnutie):
Kolaterál je teraz vašou zásobou. Nákladovou bázou je nesplatená istina pôžičky, nie odhadovaná maloobchodná hodnota retiazky. Odvetvová prax a usmernenia Treasury (pozri memorandum hlavného právneho poradcu IRS 201540013 o uznávaní príjmov záložníkov) považujú zostatok istiny za náklad na zásoby.
MD Zásoby — Prepadnuté šperky 200
D Pohľadávky zo záložných pôžičiek — Istina 200Časovo rozlíšený, ale nezaplatený poplatok za službu je vecou posúdenia. Konzervatívnym prístupom je stornovať ho voči výnosom v období prepadnutia, pretože zákazník ho nikdy v skutočnosti nezaplatil. Niektoré záložne časť kapitalizujú do zásob; to je však agresívne a ťažšie obhájiteľné pri daňovej kontrole. Stornujte ho:
MD Výnosy z poplatkov za služby záložne 40
D Akruálne pohľadávky z poplatkov za služby 40Keď sa retiazka predá za 350 $ v hotovosti:
MD Pokladňa — Zásuvka 350
D Tržby — Prepadnutý tovar 350
MD COGS — Prepadnutý tovar 200
D Zásoby — Prepadnuté šperky 200Hrubý zisk 150 $ z predaja plus úroky zarobené na vykúpených zmluvách sú tým, čo financuje prevádzku. Ak sa vaša hrubá marža na prepadnutom tovare zdá nízka, buď oceňujete pôžičky príliš agresívne (požičiavate priveľa vzhľadom na predajnú hodnotu), alebo nesprávne spracovávate ocenenie pri prepadnutí.
Oddelenie pôžičiek v záložni od priameho výkupu
Väčšina záložní realizuje aj priamy výkup predmetov. Ak zákazník potrebuje hotovosť ihneď a nemá v úmysle sa pre predmet vrátiť, urobíte mu ponuku, peniaze zmenia majiteľa a predmet sa okamžite stáva súčasťou zásob.
Ide o úplne inú transakciu, ktorá musí byť zaúčtovaná odlišne. Neexistuje tu žiadna pôžička, žiadna pohľadávka, žiadne časové rozlíšenie poplatkov za služby ani lehota na vykúpenie. Ide o priame nadobudnutie zásob v obstarávacej cene:
MD Zásoby — Elektronika z priameho výkupu 80
D Hotovosť v pokladni — Zásuvka 80Prepadnuté zásoby a zásoby z priameho výkupu veďte na oddelených účtoch. Ekonomika je v každom prípade iná — prepadnuté predmety sa vedú v hodnote istiny pôžičky (zvyčajne 25 – 50 % predajnej hodnoty), zatiaľ čo priamy výkup sa zvyčajne dojednáva bližšie k 50 – 70 % predajnej ceny. Ich miešanie znemožňuje správne vyhodnotenie hrubej marže v oboch líniách. Štátne zákony o záložniach navyše zvyčajne vyžadujú samostatnú evidenciu.
Federálne strelné zbrane: Kde väčšina záložní chybuje v súlade s predpismi
Približne polovica všetkých záložní v USA obchoduje so strelnými zbraňami. Ak ich vediete aj vy, takmer určite ste držiteľom federálnej licencie na strelné zbrane typu 02 (FFL špecifická pre záložne). Každá udalosť týkajúca sa zbrane — nadobudnutie, vykúpenie, predaj, prevod — generuje papierovú stopu, ktorú môže ATF (Úrad pre alkohol, tabak, zbrane a výbušniny) vyžadovať k nahliadnutiu na mieste.
Najčastejším porušením pri inšpekciách ATF v záložniach je nevyplnenie nového formulára 4473 a nevykonanie previerky NICS (Národný systém okamžitej previerky trestnej minulosti), keď si zákazník vykupuje vlastnú založenú zbraň. Skutočnosť, že zákazník zbraň pôvodne vlastnil, nie je podstatná. Akonáhle bola zbraň zapísaná do vašej evidenčnej knihy (bound book) ako nadobudnutie, jej vrátenie je vydaním (disposition) a vydanie osobe bez licencie vyžaduje formulár 4473 a úspešnú previerku NICS, a to zakaždým.
To má priame dôsledky na účtovníctvo:
- Zbrane nemožno považovať za bežnú skladovú položku. Veďte samostatný účet Zásoby — Prepadnuté strelné zbrane a samostatný účet Zásoby — Strelné zbrane z priameho výkupu. Tieto účty sa odsúhlasujú voči vašej evidenčnej knihe ATF (Záznam o nadobudnutí a vydaní), nie voči inventúre v hlavnej knihe.
- Zbraň v zálohu je vo vašej evidenčnej knihe vedená ako nadobudnutie v momente, keď ju prevezmete. Ak ju zákazník vykúpi, záznam o vydaní musí predchádzať fyzickému odovzdaniu a poplatok za formulár 4473 (ak ho účtujete) je samostatným výnosovým riadkom.
- Ak zákazník neprejde previerkou NICS, nemôžete mu zbraň vrátiť. Zostáva vo vašej väzbe až do vyriešenia záležitosti — a teda aj vo vašom účtovníctve — hoci zákazník technicky vlastní zákonný nárok a pôžička sa spláca. To vytvára komplikovaný hybrid pohľadávky a zásob, ktorý by ste mali sledovať na podúčte: „Strelné zbrane — Pozastavenie z dôvodu zamietnutia NICS“.
- Záznamy v evidenčnej knihe sa musia uchovávať po celú dobu platnosti licencie FFL plus 20 rokov po jej odovzdaní. Považujte ich za trvalé záznamy, nie za daňové doklady so sedemročnou lehotou.
Hranica 10 000 USD v hotovosti a správy FinCEN CTR
Záložne sa na účely zákona o bankovom tajomstve (BSA) považujú za nefinančné živnosti alebo podniky, čo síce znie ako výnimka, ale nie je to tak. Podľa hlavy 31 CFR § 1010.330 musí každý podnik — vrátane záložne — ktorý prijme viac ako 10 000 USD v hotovosti v rámci jednej transakcie alebo dvoch či viacerých súvisiacich transakcií, podať formulár IRS 8300 do 15 dní. (Formulár 8300 je nefinančným ekvivalentom formulára FinCEN 112, ktorý podávajú finančné inštitúcie.)
Prípady, ktoré záložníci často prehliadajú:
- Zákazník si kúpi hodinky Rolex priamo z vitríny za 11 000 USD v hotovosti. Vyžaduje sa formulár 8300.
- Zákazník počas jednej návštevy vyplatí tri samostatné záložné lístky a zaplatí 4 000 USD + 4 500 USD + 3 000 USD v hotovosti. Platia pravidlá agregácie, pretože transakcie spolu súvisia. Vyžaduje sa formulár 8300.
- Ten istý zákazník prinesie 7 000 USD dnes a 5 000 USD budúci týždeň na uzavretie jednej pôžičky. Súvisiace transakcie v priebehu 24 hodín alebo akékoľvek transakcie, o ktorých podnik vie alebo má dôvod vedieť, že sú prepojené, sa sčítavajú. Vyžaduje sa formulár 8300.
Účtovný tip: Každú hotovostnú transakciu nad 3 000 USD označte v POS systéme alebo v účtovnom denníku ID zákazníka a dátumom, aby bola kontrola agregácie automatická. Tabuľka vygenerovaná na konci mesiaca, ktorá sumarizuje kumulatívnu hotovosť prijatú od každého zákazníka v priebehu kĺzavých 12-mesačných a 30-dňových okien, je najlacnejším poistením, aké si kedy kúpite. Nepodanie formulára 8300 je spojené s trestnoprávnymi sankciami; štruktúrovanie (úmyselné rozdelenie transakcií tak, aby boli tesne pod hranicou 10 000 USD) je samo o sebe samostatným federálnym trestným činom, ktorý zatvoril viac záložní než kontroly z daňového úradu.
Štátne predpisy o záložniach pridávajú vlastné povinnosti denného nahrávania transakcií orgánom činným v trestnom konaní — zvyčajne prostredníctvom systémov ako LeadsOnline alebo RAPID — ale to je otázka prevádzkovej zhody, nie účtovníctva. Len sa uistite, že systém, ktorý používate na odosielanie týchto reportov, čerpá z rovnakých transakčných záznamov, ktoré idú do hlavnej knihy; to je jediný spôsob, ako môžete obhájiť „to, čo bolo v knihách“ voči „tomu, čo bolo nahlásené polícii“.
Poplatky za uskladnenie, stratené lístky a predĺženia
Účtovná kniha záložne má niekoľko špecifík, ktoré môžu začínajúcich účtovníkov prekvapiť.
Predĺženia a obnovenia. Mnohé štáty umožňujú zákazníkovi zaplatiť pri splatnosti len poplatok za služby a pôžičku predĺžiť. Prijatá hotovosť je úrokovým výnosom; istina zostáva v knihách ako nová pohľadávka na nové obdobie. Poplatok za služby časovo rozlišujte rovnomerne počas nového obdobia — nevyberajte ho vopred a nepovažujte celú predplatenú sumu za zarobený príjem v prvý deň.
Poplatky za stratený lístok. Ak zákazník nevie predložiť pôvodný záložný lístok, väčšina štátov povoľuje malý administratívny poplatok (zvyčajne 5 až 15 USD) za čestné vyhlásenie a náhradu. To patrí do ostatných výnosov, nie medzi výnosy z poplatkov za služby.
Poplatky za uskladnenie a poistenie. Niektoré jurisdikcie povoľujú samostatný poplatok za uskladnenie nad rámec poplatku za služby. Zaúčtujte ho na vlastný výnosový riadok — vaša analýza efektívnej RPMN (ktorú môže vyžadovať štátny kontrolór) oddeľuje finančné náklady od nefinančných poplatkov.
Rezervácia tovaru (Layaway). Prekvapivé množstvo záložní prevádzkuje systém rezervácie (layaway) na tovar v predajni. Prijaté zálohy sú záväzkom, až kým zákazník tovar neprevezme alebo kým záloha neprepadne. Pri prepadnutí sa záloha stáva ostatným výnosom a tovar zostáva na sklade. Nepriznávajte zálohy za layaway ako tržby v momente ich prijatia.
Zosúladenia, ktoré odhalia krádeže a chyby
Tri mesačné zosúladenia by mali byť absolútne nevyhnutné.
-
Rekapitulácia (rollforward) pohľadávok z pôžičiek. Počiatočný zostatok + nové pôžičky − splatenia (časť istiny) − prepadnuté zálohy (prevody do zásob) = konečný zostatok. Konečný zostatok musí súhlasiť s podrobným výkazom z vášho systému na správu záložne (Bravo, PawnMaster, CompuPawn atď.). Rozdiely znamenajú, že buď bol lístok vymazaný v POS systéme bez zodpovedajúceho zápisu v hlavnej knihe, alebo bola prepadnutá záloha zaúčtovaná do zásob bez vyrovnania pohľadávky.
-
Zásoby podľa zdroja. Počiatočné prepadnuté zásoby + prevody (v hodnote istiny) − náklady na predaný tovar (COGS) pri predaji prepadnutých vecí = konečné prepadnuté zásoby. To isté urobte aj pre zásoby z priameho výkupu. Zosúladenie, ktoré spája tieto dve kategórie, skryje všetky dôležité odchýlky.
-
Kniha pokladničných rozdielov. Pokladnicou záložne prejde viac hotovosti než vo väčšine maloobchodných prevádzok. Denné počítanie hotovosti podľa pokladníc a mesačný súhrn mánk a prebytkov — priradený ku konkrétnemu zamestnancovi — je najúčinnejší nástroj na kontrolu krádeží, aký môžete zaviesť. Pretrvávajúce odchýlky rovnakým smerom sú včasným varovným signálom.
Poznámky k daňovému režimu, ktoré sa oplatí poznať
Niekoľko položiek, ktoré by mali ovplyvniť vašu uzávierku:
- Výnosy z poplatkov za služby sú bežným zdaniteľným príjmom, a bodka. Nie je to úrokový príjem na účely obmedzenia úrokových nákladov z investícií alebo pravidiel pre portfóliové príjmy. Ide o hrubé tržby záložne.
- Prepadnutý tovar má daňovú základňu rovnú nesplatenej istine pôžičky k dátumu prepadnutia. To predstavuje vaše náklady na predaný tovar (COGS) v momente predaja položky. Nezvyšujte hodnotu zásob na maloobchodnú alebo odhadovanú hodnotu pri prepadnutí — vytvára to fiktívny príjem.
- Hotovostný princíp (cash-basis) je takmer vždy nevhodný. Zostatok pohľadávok z pôžičiek, záväzok z nezaslúžených servisných poplatkov a zásoby vedené v obstarávacích cenách si vyžadujú akruálne spracovanie (podvojné účtovníctvo) a daňové kontroly oboznámené s týmto odvetvím budú akruálny princíp predpokladať.
- Ak vykonávate rafináciu zlomkového zlata, vyúčtovanie od rafinérie je vaším predajom a akýkoľvek kov na ceste na konci roka je zásobou v aktuálnej trhovej cene aplikovanej na hmotnosť, ktorú ste odoslali. Uschovajte si správy o skúškach rýdzosti — potvrdzujú množstvo aj kvalitu.
Udržujte účtovníctvo svojej záložne pripravené na audit od prvého dňa
Účtovníctvo záložní sa nachádza na priesečníku spotrebiteľských úverov, maloobchodných zásob, zákonov o strelných zbraniach a dodržiavania predpisov proti praniu špinavých peňazí. Hlavná kniha je zároveň dokumentom, ktorý bude chcieť vidieť každý z týchto regulátorov. Jej vybudovanie na textových záznamoch so správou verzií znamená, že môžete odovzdať jasnú stopu svojmu účtovníkovi, inšpektorovi ATF alebo štátnemu kontrolórovi bez troch týždňov hektickej rekonštrukcie dát.
Beancount.io poskytuje majiteľom záložní transparentnú, auditovateľnú hlavnú knihu, kde je každá pôžička, prepadnutá záloha a hotovostná transakcia zaznamenaná v texte čitateľnom pre človeka — žiadna nepriehľadná databáza, žiadna závislosť od dodávateľa (vendor lock-in) a kompletná história, v ktorej môžete vyhľadávať pomocou grep, porovnávať cez diff a ktorej môžete dôverovať. Skombinujte ju s nástenkami Fava pre vizuálne reporty a začnite zadarmo, aby ste udržali svoju prevádzku v súlade s predpismi a svoje marže pod kontrolou od prvého vystaveného lístka.