Ako vypočítať ekvivalent plného úväzku (FTE) pre vaše podnikanie: Kompletný sprievodca

Pochopenie veľkosti vašej pracovnej sily nie je vždy také jednoduché ako spočítanie osôb. Či už riadite kombináciu zamestnancov na plný a čiastočný úväzok, plánujete rozpočty alebo vypĺňate dokumentáciu o súlade, vedieť, ako vypočítať ekvivalent plného úväzku (FTE), je základnou zručnosťou pre každého majiteľa firmy.

Čo je FTE a prečo na ňom záleží?

Ekvivalent plného úväzku (FTE) je štandardizované meranie, ktoré prevádza hodiny odpracované všetkými zamestnancami – na plný aj čiastočný úväzok – na počet ekvivalentných pracovníkov na plný úväzok. Táto metrika vám poskytuje jasnejší obraz o skutočnej kapacite vašej pracovnej sily ako len jednoduché spočítanie jednotlivých zamestnancov.

Tu je dôvod, prečo záleží na FTE pre vaše podnikanie:

• Presné rozpočtovanie a prognózovanie: FTE vám pomáha vypočítať skutočné náklady na prácu a plánovať budúce potreby v oblasti prijímania zamestnancov
• Požiadavky na dodržiavanie predpisov: Mnoho predpisov, prahových hodnôt pre výhody a daňových úľav je založených na počtoch FTE namiesto počtu zamestnancov
• Alokácia zdrojov: Pochopenie FTE vám pomáha optimalizovať stavy zamestnancov v jednotlivých oddeleniach
• Obchodná analytika: FTE poskytuje zmysluplné metriky pre analýzu produktivity, ako napríklad príjem na FTE
• Žiadosti o pôžičky a granty: Mnohé programy financovania vyžadujú výpočty FTE na určenie oprávnenosti

Štandardná definícia FTE

Aj keď sa konkrétne výpočty môžu líšiť v závislosti od vášho účelu, najbežnejší štandard definuje jeden FTE ako zamestnanca, ktorý pracuje 40 hodín týždenne. To sa premieta do 2 080 hodín ročne (40 hodín × 52 týždňov).

Majte na pamäti, že niektoré organizácie alebo predpisy môžu používať rôzne štandardy – napríklad 37,5 alebo 35 hodín týždenne – takže si vždy overte konkrétne požiadavky pre vašu situáciu.

Ako vypočítať FTE: Krok za krokom

Krok 1: Identifikujte svoje výpočtové obdobie

Najprv určite časové obdobie, pre ktoré počítate. Bežné obdobia zahŕňajú:

• Týždenné
• Mesačné
• Štvrťročné
• Ročné

Pre väčšinu obchodných účelov poskytujú ročné výpočty najužitočnejšie informácie, ale pre konkrétne požiadavky na dodržiavanie predpisov môžete potrebovať rôzne obdobia.

Krok 2: Rozdeľte svojich zamestnancov do kategórií

Rozdeľte svojich zamestnancov do dvoch skupín:

Zamestnanci na plný úväzok: Tí, ktorí pracujú 40 hodín alebo viac týždenne (alebo definícia plného úväzku vašej organizácie)

Zamestnanci na čiastočný úväzok: Tí, ktorí pracujú menej ako 40 hodín týždenne

Krok 3: Vypočítajte FTE na plný úväzok

Toto je jednoduché: každý zamestnanec na plný úväzok sa počíta ako 1,0 FTE, bez ohľadu na to, či občas pracuje nadčasy. Jeden zamestnanec nikdy nemôže prekročiť 1,0 FTE, aj keď pravidelne pracuje 60 hodín týždenne.

Príklad: Ak máte 8 zamestnancov na plný úväzok, vaše FTE na plný úväzok je 8,0.

Krok 4: Vypočítajte FTE na čiastočný úväzok

Pre zamestnancov na čiastočný úväzok budete musieť vypočítať priemerný odpracovaný čas:

1. Spočítať celkový čas odpracovaný všetkými zamestnancami na čiastočný úväzok počas vášho výpočtového obdobia
2. Vydeliť počtom hodín, ktoré sa rovnajú jednému FTE za rovnaké obdobie

Príklad výpočtu (týždenne):

• Zamestnanec A pracuje 20 hodín/týždeň
• Zamestnanec B pracuje 15 hodín/týždeň
• Zamestnanec C pracuje 25 hodín/týždeň

Celkový čas na čiastočný úväzok: 20 + 15 + 25 = 60 hodín Výpočet FTE: 60 ÷ 40 = 1,5 FTE

Príklad výpočtu (ročne):

• Zamestnanec A pracuje 1 040 hodín/rok (20 hodín/týždeň × 52 týždňov)
• Zamestnanec B pracuje 780 hodín/rok (15 hodín/týždeň × 52 týždňov)
• Zamestnanec C pracuje 1 300 hodín/rok (25 hodín/týždeň × 52 týždňov)

Celkový čas na čiastočný úväzok: 3 120 hodín Výpočet FTE: 3 120 ÷ 2 080 = 1,5 FTE

Krok 5: Vypočítajte celkové FTE

Spočítajte svoje FTE na plný úväzok a FTE na čiastočný úväzok:

Celkové FTE = FTE na plný úväzok + FTE na čiastočný úväzok

Použitím nášho príkladu: 8,0 + 1,5 = 9,5 FTE

To znamená, že kapacita vašej pracovnej sily sa rovná 9,5 zamestnancom na plný úväzok, aj keď v skutočnosti zamestnávate 11 ľudí.

Zjednodušené metódy výpočtu

Niektoré situácie umožňujú zjednodušený prístup. Namiesto výpočtu presných hodín môžete použiť:

• 1,0 pre každého zamestnanca na plný úväzok (pracuje 40+ hodín/týždeň)
• 0,5 pre každého zamestnanca na čiastočný úväzok (pracuje menej ako 40 hodín/týždeň)

Aj keď je táto metóda menej presná, je prijateľná pre určité formuláre zhody a poskytuje rýchly odhad. Len si pamätajte, že musíte používať rovnakú metódu konzistentne počas celého výpočtu.

Bežné scenáre výpočtu FTE

Scenár 1: Fluktuácia zamestnancov

Keď zamestnanci odchádzajú a sú nahradení počas vášho výpočtového obdobia, spočítajte každú pozíciu na základe skutočne odpracovaného času:

• Zamestnanec A odpracoval 800 hodín pred odchodom
• Zamestnanec B (náhrada) odpracoval 500 hodín po prijatí
• Spolu: 1 300 hodín ÷ 2 080 = 0,625 FTE pre danú pozíciu

Scenár 2: Sezónni zamestnanci

Pre sezónnych pracovníkov počítajte iba hodiny, ktoré skutočne odpracovali počas výpočtového obdobia:

• 3 sezónni zamestnanci pracujú každý 520 hodín počas letných mesiacov
• Spolu: 1 560 hodín ÷ 2 080 = 0,75 FTE

Scenár 3: Zamestnanci s premenlivým pracovným časom

Pre zamestnancov s kolísavým harmonogramom:

1. Vypočítajte ich priemerný týždenný čas počas obdobia merania
2. Ak je priemer 40+ hodín = 1,0 FTE
3. Ak je priemer menej ako 40 hodín = zahrnúť do výpočtu na čiastočný úväzok

Používanie mzdového softvéru na sledovanie FTE

Väčšina moderných mzdových platforiem zahŕňa funkcie výpočtu FTE. Tieto nástroje môžu:

• Automaticky sledovať čas odpracovaný každým zamestnancom
• Generovať prehľady FTE za rôzne časové obdobia
• Zohľadňovať fluktuáciu a sezónne výkyvy
• Exportovať údaje na účely zhody

Skontrolujte funkcie reportingu vášho poskytovateľa miezd – možno už máte prístup k vopred vypočítaným číslam FTE, čo vám ušetrí značný čas a zníži riziko manuálnych chýb pri výpočte.

Osvedčené postupy FTE pre majiteľov firiem

Udržiavajte presné záznamy o čase. Vaše výpočty FTE sú len také dobré, ako vaše sledovanie času. Implementujte spoľahlivé systémy na zaznamenávanie pracovného času, či už prostredníctvom dochádzkových hodín, softvéru na sledovanie času alebo časových výkazov založených na čestnom systéme.

Zdokumentujte svoju metodológiu. Zapíšte si, ktorú metódu výpočtu používate a prečo. To zaisťuje konzistentnosť a uľahčuje vysvetlenie vašich čísel veriteľom, audítorom alebo regulačným agentúram.

Pravidelne kontrolujte. Vypočítajte FTE v pravidelných intervaloch, nielen vtedy, keď je to potrebné. To vám pomôže odhaliť trendy v zložení vašej pracovnej sily a robiť informované rozhodnutia o prijímaní zamestnancov.

Zvážte prahové hodnoty pre výhody. Mnohé požiadavky na výhody sa aktivujú pri konkrétnych úrovniach FTE. Pochopenie vášho počtu FTE vám pomáha plánovať, kedy budete musieť ponúknuť ďalšie výhody alebo dodržiavať nové predpisy.

Zohľadnite absencie. Zamestnanci na platenej dovolenke sa zvyčajne stále započítavajú do FTE, zatiaľ čo tí na neplatenej dovolenke nemusia, v závislosti od konkrétneho predpisu, pre ktorý počítate.

Bežné chyby pri výpočte FTE, ktorým sa treba vyhnúť

Počítanie nadčasov viackrát. Pamätajte, že jeden zamestnanec nikdy nemôže prekročiť 1,0 FTE, bez ohľadu na nadčasové hodiny.

Miešanie metód výpočtu. Keď si vyberiete metódu výpočtu (presné hodiny alebo zjednodušený prístup 1,0/0,5), používajte ju konzistentne počas celého výpočtu.

Zabúdanie na dodávateľov. Nezávislí dodávatelia a nezávislí pracovníci sa vo všeobecnosti nezapočítavajú do FTE na väčšinu účelov, pretože nie sú zamestnancami. Vždy si však overte konkrétne požiadavky.

Používanie nesprávneho časového obdobia. Uistite sa, že počítate FTE za správne obdobie požadované pre váš konkrétny účel.

Ignorovanie rozlíšenia spôsobilosti pre výhody. Niektoré výpočty môžu vyžadovať odlišné zaobchádzanie pre zamestnancov, ktorí sú spôsobilí na výhody, v porovnaní s tými, ktorí nie sú spôsobilí.

Kedy vypočítať FTE

Výpočty FTE budete potrebovať pre rôzne obchodné situácie:

• Ročné plánovanie a rozpočtovanie pracovnej sily
• Hlásenie o súlade so zákonom o dostupnej starostlivosti (ACA)
• Žiadosti o granty a pôžičky
• Vládne zmluvy a certifikácie
• Analýza produktivity a efektivity
• Určenie prahových hodnôt pre spôsobilosť na výhody
• Štátne a miestne požiadavky na dodržiavanie predpisov

Záver

Výpočet FTE sa môže na prvý pohľad zdať komplikovaný, ale stane sa jednoduchým, keď pochopíte základné princípy. Presným meraním vašej pracovnej sily z hľadiska FTE namiesto jednoduchého počtu zamestnancov získate cenné informácie, ktoré vám pomôžu robiť lepšie obchodné rozhodnutia, udržiavať súlad a plánovať rast.

Či už počítate FTE manuálne alebo používate mzdový softvér, kľúčom je konzistentnosť a presnosť. Viesť si dobré záznamy, vyberte si vhodnú metódu výpočtu pre vaše potreby a neváhajte sa poradiť so svojím účtovníkom alebo odborníkom na ľudské zdroje, keď sa vyskytnú otázky.

Pochopenie vašej skutočnej kapacity pracovnej sily prostredníctvom výpočtu FTE nie je len o kontrole políčok zhody – ide o efektívnejšie riadenie vášho podnikania a prijímanie informovaných rozhodnutí o vašom najcennejšom zdroji: vašich ľuďoch.