3 записи с тегом "производительность"

Управление малым бизнесом сегодня означает выполнение множества ролей — вы генеральный директор, маркетолог, бухгалтер и представитель службы поддержки клиентов в одном лице. Но есть и хорошие новости: вам больше не нужно делать все вручную. Правильные технологические инструменты могут преобразовать то, как вы работаете, помогая вам достигать большего за меньшее время, сохраняя при этом управляемые затраты.

Прошли те времена, когда сложные бизнес-инструменты были зарезервированы для крупных корпораций с большими бюджетами. Сегодня владельцы малого бизнеса имеют доступ к доступному, мощному программному обеспечению, которое может выровнять игровое поле. Давайте рассмотрим основные инструменты, которые помогут оптимизировать ваши операции и стимулировать ваш рост.

Коммуникация и командная работа​

Задача: Сохранять единство команды, когда ее члены работают удаленно или по разным графикам, может быть похоже на пересчет ворон. Цепочки электронных писем становятся невозможными для отслеживания, важные сообщения теряются, а недопонимание приводит к дорогостоящим ошибкам.

Решение: Современные платформы для совместной работы, такие как Slack, произвели революцию в коммуникации на рабочем месте. Вместо того чтобы тонуть в электронной почте, вы можете организовывать разговоры по каналам, мгновенно обмениваться файлами и интегрироваться с десятками других инструментов, которые вы уже используете. Для видеоконференций Zoom стал золотым стандартом, предлагая кристально чистые звонки, демонстрацию экрана и возможности записи, которые делают удаленные встречи почти такими же хорошими, как и личные.

Эти инструменты не просто экономят время — они создают прозрачность. Когда каждый может видеть обновления проекта и важные объявления в режиме реального времени, ваша команда остается согласованной и продуктивной, независимо от того, работает ли она из офиса, дома или в кафе через дорогу.

Финансовый менеджмент и выставление счетов​

Задача: Управление деньгами — это жизненная сила любого бизнеса, но отслеживание расходов, создание счетов и подготовка к налоговому сезону могут быстро стать непосильными. Коробка с чеками и хаос в электронных таблицах — это рецепт стресса и ошибок.

Решение: Облачное бухгалтерское программное обеспечение сделало финансовый менеджмент доступным для всех. Платформы, такие как QuickBooks Online и FreshBooks, позволяют отслеживать доходы и расходы, создавать профессиональные счета, принимать платежи онлайн и генерировать финансовые отчеты всего несколькими щелчками мыши.

Прелесть этих инструментов заключается в их автоматизации. Подключите свой банковский счет, и транзакции будут поступать автоматически. Настройте регулярное выставление счетов постоянным клиентам и никогда не беспокойтесь о том, чтобы забыть кому-то выставить счет. Когда наступит налоговый сезон, все ваши финансовые данные будут организованы и готовы к работе, что потенциально сэкономит вам тысячи долларов на оплате бухгалтерских услуг.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)​

Задача: По мере роста вашего бизнеса отслеживать каждое взаимодействие с клиентами, возможность продаж и задачу последующего наблюдения становится невозможным без системы. Липкие заметки и мысленные напоминания работают только тогда, когда у вас есть горстка клиентов.

Решение: CRM-система — это как фотографическая память для ваших деловых отношений. HubSpot предлагает мощную бесплатную CRM, которая отслеживает каждое взаимодействие с потенциальными и текущими клиентами, от первого посещения веб-сайта до окончательной продажи. Для более продвинутых потребностей Salesforce остается лидером отрасли, хотя и имеет более крутую кривую обучения и более высокую цену.

Эти платформы помогают вам лучше понимать своих клиентов, прогнозировать тенденции продаж и гарантировать, что ни одна возможность не будет упущена. Они могут даже автоматизировать последующие электронные письма и напоминать вам о необходимости связаться с клиентами, от которых вы давно не получали новостей.

Управление проектами и отслеживание задач​

Задача: Управление несколькими проектами, сроками и членами команды без централизованной системы приводит к пропущенным срокам, дублированию усилий и навязчивому ощущению, что вы забываете что-то важное.

Решение: Инструменты визуального управления проектами, такие как Trello, используют простую систему карточек и досок, которая позволяет легко увидеть, что нужно сделать, кто это делает и когда это должно быть сделано. Для более сложных проектов с зависимостями и несколькими заинтересованными сторонами Asana предоставляет надежные функции, включая просмотр временной шкалы, управление рабочей нагрузкой и автоматизированные рабочие процессы.

Реальная сила этих инструментов заключается в их способности разбивать огромные проекты на управляемые задачи. Вместо того чтобы смотреть на гору работы, вы видите четкие следующие шаги. Кроме того, когда все задокументировано в одном месте, члены команды могут легко подключиться и помочь без долгих объяснений.

Email-маркетинг и автоматизация​

Задача: Поддержание связи с клиентами и потенциальными клиентами необходимо для роста, но ручная отправка электронных писем сотням или тысячам людей не является масштабируемой. Как поддерживать личные связи по мере роста?

Решение: Платформы email-маркетинга, такие как Mailchimp и ConvertKit, позволяют создавать списки подписчиков, разрабатывать красивые электронные письма без навыков программирования и автоматизировать целые кампании. Хотите отправить приветственную серию новым подписчикам? Настройте ее один раз, и она будет автоматически запускаться для каждого нового человека, который присоединится к вашему списку.

Эти инструменты также предоставляют ценную информацию с помощью аналитики — вы можете точно видеть, кто открывает ваши электронные письма, переходит по вашим ссылкам и взаимодействует с вашим контентом. Эти данные помогают вам уточнить свои сообщения и сосредоточиться на том, что действительно находит отклик у вашей аудитории.

Управление паролями и безопасность​

Задача: Нарушения безопасности могут нанести ущерб малому бизнесу, но запомнить десятки сложных паролей невозможно. Запись их или повторное использование одного и того же пароля повсюду создает уязвимости.

Решение: Менеджеры паролей, такие как 1Password и LastPass, генерируют и хранят надежные, уникальные пароли для каждой учетной записи. Вам нужно запомнить только один мастер-пароль, а программное обеспечение позаботится обо всем остальном. Многие также включают функции безопасного обмена, поэтому вы можете безопасно делиться доступом с членами команды, не отправляя пароли по электронной почте.

Помимо удобства, эти инструменты обеспечивают необходимую безопасность. Они предупреждают вас о слабых паролях, уведомляют вас, если ваши учетные данные появляются в утечках данных, и могут даже автоматически заполнять формы входа в систему, защищая от фишинговых атак.

Хранение документов и обмен файлами​

Задача: Отправка файлов по электронной почте туда и обратно создает кошмары с контролем версий. Какой файл самый последний? Все ли получили обновление? Где вы сохранили этот важный контракт?

Решение: Облачные сервисы хранения, такие как Google Drive, Dropbox и Microsoft OneDrive, элегантно решают эти проблемы. Храните все свои файлы в облаке, делитесь ими с определенными людьми или командами и сотрудничайте над документами в режиме реального времени. Каждый видит одну и ту же версию, изменения отслеживаются автоматически, и вы можете получить доступ к своим файлам с любого устройства.

Функции совместной работы особенно мощны — несколько человек могут одновременно редактировать один и тот же документ, оставлять комментарии и предлагать изменения, не создавая дюжину разных версий файлов. Больше никаких ситуаций с "Final_v3_REALLY_FINAL.docx".

Отслеживание времени и продуктивность​

Задача: Куда уходит время? Если вы выставляете счета за час или просто хотите понять, как вы проводите свой рабочий день, ручное отслеживание времени является утомительным и неточным.

Решение: Приложения, такие как Toggl Track и Harvest, упрощают отслеживание времени. Запустите таймер одним щелчком мыши, распределите свою работу по категориям и создавайте подробные отчеты, показывающие, как именно вы проводите свое время. Эти сведения бесценны для повышения производительности, обеспечения прибыльного ценообразования и выявления задач, которые следует автоматизировать или делегировать.

Для консультантов и агентств точное отслеживание времени необходимо для выставления счетов клиентам. Но даже если вы не выставляете счета почасово, понимание распределения вашего времени помогает вам принимать более взвешенные бизнес-решения о том, куда направить свою энергию.

Управление социальными сетями​

Задача: Поддержание активного присутствия на нескольких платформах социальных сетей во время управления своим бизнесом похоже на работу на полную ставку. Вам нужно публиковать сообщения последовательно, но вы не можете проводить весь день в социальных сетях.

Решение: Инструменты управления социальными сетями, такие как Buffer и Hootsuite, позволяют планировать публикации на всех ваших платформах с одной панели управления. Потратьте час на подготовку контента на неделю, запланируйте все это и продолжайте свой день. Эти платформы также собирают вашу аналитику социальных сетей, помогая вам понять, какой контент работает лучше всего.

Реальная ценность заключается в последовательности. Регулярные публикации поддерживают видимость вашего бренда и взаимодействие с вашей аудиторией, но объединение работы в социальных сетях означает, что это не занимает весь ваш день.

Создание и хостинг веб-сайтов​

Задача: Каждому бизнесу необходимо присутствие в Интернете, но наем веб-разработчиков стоит дорого, а изучение кода занимает время, которого у вас нет.

Решение: Современные конструкторы веб-сайтов, такие как Squarespace, Wix и WordPress.com, позволяют создавать профессиональные веб-сайты, не написав ни одной строки кода. Выберите шаблон, настройте его в соответствии со своим брендом, добавьте свой контент, и вы в прямом эфире. Эти платформы автоматически обрабатывают хостинг, безопасность и обновления.

Ваш веб-сайт часто является первым впечатлением, которое потенциальные клиенты производят о вашем бизнесе. Наличие профессионального, удобного для мобильных устройств сайта больше не является необязательным — это необходимо. Эти инструменты делают это достижимым для любого бюджета.

Планирование и бронирование встреч​

Задача: Обмен сообщениями при планировании встреч — это огромная трата времени. "Вторник подходит?" "Я свободен после 15:00." "На самом деле, можем ли мы перенести на среду?"

Решение: Инструменты планирования, такие как Calendly и Acuity Scheduling, устраняют хлопоты с координацией. Установите свою доступность, поделитесь своей ссылкой для планирования и позвольте клиентам или коллегам напрямую бронировать время с вами. Программное обеспечение автоматически проверяет ваш календарь, отправляет подтверждения и напоминания и даже обрабатывает перенос встреч.

Для предприятий, основанных на обслуживании, эти инструменты меняют правила игры. Независимо от того, являетесь ли вы консультантом, терапевтом или личным тренером, предоставление клиентам возможности самостоятельно планировать встречи снижает административную работу и улучшает качество обслуживания клиентов.

Принятие правильных решений для вашего бизнеса​

С тысячами доступных бизнес-инструментов выбор правильных может показаться сложным. Вот несколько принципов, которые помогут вам принять решение:

Начните с самых больших проблем. Какие ручные процессы занимают больше всего времени или вызывают наибольшее разочарование? Разберитесь с ними в первую очередь. Вам не нужно реализовывать все сразу.

Ищите возможности интеграции. Лучшие инструменты хорошо работают с другими. Когда ваша CRM подключается к вашей платформе электронной почты, которая подключается к вашему бухгалтерскому программному обеспечению, вы создаете мощную экосистему, которая сокращает ручной ввод данных и поддерживает синхронизацию всего.

Учитывайте масштабируемость. Выбирайте инструменты, которые могут расти вместе с вами. Многие платформы предлагают многоуровневые цены, которые позволяют вам начать с малого и добавлять функции по мере расширения ваших потребностей.

Не забывайте об обучении. Самый модный инструмент в мире бесполезен, если ваша команда им не пользуется. Учитывайте время на обучение и адаптацию. Иногда более простой инструмент, который все действительно используют, лучше сложного, который игнорируется.

Протестируйте перед тем, как брать на себя обязательства. Большинство качественного программного обеспечения предлагает бесплатные пробные версии. Воспользуйтесь ими. Протестируйте инструменты с реальной работой, прежде чем брать на себя финансовые обязательства.

Итог​

Технологии — это не замена человеческого фактора в вашем бизнесе, а его усиление. Автоматизируя рутинные задачи, улучшая коммуникацию и предоставляя более качественную информацию, эти инструменты освобождают вас, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно: обслуживании ваших клиентов, разработке ваших продуктов и развитии вашего бизнеса.

Первоначальные инвестиции в изучение новых инструментов быстро окупаются. Задачи, которые когда-то занимали часы, можно выполнить за минуты. Информация, которая была разбросана по электронным письмам, блокнотам и вашей памяти, становится организованной и доступной. Ваш бизнес становится более профессиональным, эффективным и масштабируемым.

Помните, вам не нужно принимать все сразу. Начните с одного или двух инструментов, которые решают ваши самые большие проблемы. Освойте их, позвольте им стать частью вашего рабочего процесса, а затем добавляйте больше по мере необходимости. Цель состоит не в том, чтобы использовать больше всего инструментов, а в том, чтобы использовать правильные инструменты, которые действительно делают ваш бизнес лучше.

Технологический ландшафт будет продолжать развиваться, предлагая еще более мощные и доступные варианты для владельцев малого бизнеса. Оставайтесь любопытными, будьте готовы экспериментировать и не бойтесь заменять инструменты, которые больше не работают. Ваш идеальный набор технологий уникален для вашего бизнеса, и он будет развиваться по мере вашего роста.

Вопрос не в том, можете ли вы позволить себе инвестировать в эти инструменты, а в том, можете ли вы позволить себе этого не делать. Ваши конкуренты уже используют их. Ваши клиенты ожидают эффективности и профессионализма, которые они обеспечивают. Предприятия, которые процветают в современной экономике, — это те, которые используют технологии, чтобы делать больше с меньшими затратами.

Что вы автоматизируете в первую очередь?

Помните, почему вы начали свой бизнес? Вероятно, вы не мечтали проводить вечера, классифицируя расходы или разыскивая чеки. И все же, вы тонете в электронных таблицах и теряете драгоценные часы на административные задачи, которые можно было бы автоматизировать.

Хорошая новость? Современные технологии упростили автоматизацию утомительных частей бухгалтерского учета, освободив вас, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно: развитии вашего бизнеса и обслуживании ваших клиентов.

Давайте рассмотрим восемь эффективных способов автоматизировать ваш бухгалтерский процесс и вернуть себе контроль над своим временем.

1. Настройте автоматическую банковскую выписку (Bank Feeds)​

Прекратите вручную вводить транзакции. Подключите свои бизнес-счета и кредитные карты непосредственно к вашей бухгалтерской программе. Большинство современных платформ могут автоматически импортировать и классифицировать транзакции на основе закономерностей, которые они узнают из вашего прошлого поведения.

Экономия времени: 3-5 часов в месяц

Как реализовать: Выберите бухгалтерскую программу, которая предлагает интеграцию с банковской выпиской (Bank Feed) (большинство из них это делают). Подключите свои счета через безопасные OAuth-соединения и потратьте несколько сеансов на обучение системы правильной классификации ваших обычных поставщиков.

2. Автоматизируйте создание и отправку счетов​

Если вы все еще вручную создаете счета в Word или Excel, вы работаете слишком много. Автоматизированные системы выставления счетов могут создавать профессиональные счета на основе ваших шаблонов, отправлять их автоматически в запланированные даты и даже отслеживать просроченные платежи.

Экономия времени: 2-4 часа в месяц

Как реализовать: Используйте программное обеспечение для выставления счетов, которое позволяет настраивать повторяющиеся счета для постоянных клиентов. Настройте автоматические напоминания об оплате за 3 дня до даты оплаты, в дату оплаты и через 7 дней после нее.

3. Включите автоматическую оплату счетов​

Штрафы за просрочку платежа дороги и их можно полностью избежать. Настройте автоматические платежи для регулярных счетов, таких как аренда, коммунальные услуги, подписки на программное обеспечение и страхование. Для переменных счетов, как минимум, настройте автоматические напоминания, чтобы никогда не пропускать платеж.

Экономия времени: 1-2 часа в месяц

Как реализовать: Используйте службу оплаты счетов вашего банка или функцию управления счетами бухгалтерской программы. Для поставщиков, которые принимают платежи ACH или кредитной картой, запланируйте автоматические платежи. Для других установите напоминания в календаре с достаточным запасом времени для проверки и утверждения платежа.

4. Оцифруйте сбор чеков​

Коробка из-под обуви, полная мятых чеков, - пережиток прошлого. Используйте мобильные приложения, которые позволяют фотографировать чеки сразу после покупки. Лучшие приложения используют OCR (оптическое распознавание символов) для извлечения ключевых деталей, таких как название продавца, дата, сумма и даже налог.

Экономия времени: 2-3 часа в месяц

Как реализовать: Выберите приложение для сканирования чеков, которое интегрируется с вашей бухгалтерской системой. Возьмите за привычку фотографировать чеки сразу после транзакций. Многие приложения могут автоматически сопоставлять чеки с транзакциями по кредитной карте.

5. Автоматизируйте отслеживание пробега​

Если вы ездите по делам, автоматическое отслеживание пробега может сэкономить вам тысячи долларов в виде налоговых вычетов, о которых вы могли бы иначе забыть заявить. GPS-приложения работают в фоновом режиме и автоматически регистрируют ваши поездки.

Экономия времени: 1-2 часа в месяц (плюс увеличенные вычеты)

Как реализовать: Загрузите приложение для отслеживания пробега, которое использует GPS для автоматического определения поездок. Проведите пальцем, чтобы классифицировать каждую поездку как деловую или личную. В конце месяца экспортируйте отчеты, готовые для вашей налоговой отчетности.

6. Оптимизируйте обработку заработной платы​

Заработная плата не должна быть ежемесячным кошмаром. Современные службы расчета заработной платы занимаются всем: от расчета удержаний до подачи налоговых форм. Многие интегрируются непосредственно с системами учета времени, поэтому отработанные часы автоматически переходят в расчет заработной платы.

Экономия времени: 3-6 часов в месяц

Как реализовать: Выберите поставщика услуг по расчету заработной платы с полным спектром услуг, который занимается подачей налоговых деклараций и прямыми депозитами. Подключите его к своей системе учета времени, если у вас есть почасовые сотрудники. Настройте автоматические графики платежей, чтобы заработная плата начислялась без вашего вмешательства.

7. Создавайте автоматизированные финансовые отчеты​

Прекратите тратить часы на составление отчетов, которые ваша бухгалтерская программа может генерировать мгновенно. Настройте автоматические ежемесячные отчеты, которые показывают прибыль и убытки, денежный поток и ключевые показатели. Отправляйте их себе (и своему бухгалтеру или деловым партнерам) по электронной почте автоматически.

Экономия времени: 2-4 часа в месяц

Как реализовать: В своей бухгалтерской программе создайте пользовательские отчеты или панели мониторинга с показателями, которые вас больше всего интересуют. Запланируйте их автоматическое создание и отправку в первый день каждого месяца.

8. Автоматизируйте подготовку к уплате налогов в течение года​

Худшее время для организации своих финансов - 14 апреля. Вместо этого автоматизируйте подготовку к уплате налогов, правильно классифицируя расходы в течение года, сохраняя цифровые копии всех чеков и автоматически создавая ежеквартальные отчеты.

Экономия времени: 10-15 часов во время уплаты налогов

Как реализовать: Используйте бухгалтерскую программу, которая отслеживает расходы по категориям налогов. Установите ежеквартальные напоминания о проверке и очистке любых неклассифицированных транзакций. Поработайте со своим бухгалтером, чтобы создать контрольный список необходимых вам документов, а затем настройте системы для их сбора в течение года.

С чего начать: ваш план действий по автоматизации​

Автоматизация вашего бухгалтерского процесса не происходит в одночасье, но вам не нужно реализовывать все сразу. Вот практический подход:

1-я неделя: Настройте банковские выписки (Bank Feed) и начните оцифровывать чеки. Только эти два изменения сэкономят вам часы каждый месяц.

2-3 недели: Внедрите автоматизированное выставление счетов для ваших постоянных клиентов и настройте автоматическую оплату счетов для регулярных расходов.

4-я неделя: Если применимо, настройте отслеживание пробега и оцените варианты автоматизации заработной платы.

2-й месяц: Настройте свои автоматизации, добавьте финансовые отчеты и поработайте над своей системой подготовки к уплате налогов.

Реальная стоимость ручного учета​

Давайте сделаем небольшие расчеты. Если вы в настоящее время тратите 20 часов в месяц на бухгалтерские задачи, а автоматизация может сократить это время до 5 часов, вы экономите 15 часов в месяц — это 180 часов в год.

Что бы вы могли сделать с дополнительными 180 часами? Привлечь трех новых клиентов? Разработать новый продукт? Наконец-то взять отпуск, который вы откладывали?

Даже если вы выставляете счет за свое время по скромной цене в 50 долларов в час, это 9 000 долларов, которые вы получаете обратно. И это не включает стоимость ошибок, пропущенных сроков или морального истощения от постоянного наличия этих задач над головой.

Выберите правильные инструменты​

Ключом к успешной автоматизации является выбор инструментов, которые хорошо работают вместе. Обратите внимание на:

• Возможности интеграции: Могут ли ваши инструменты взаимодействовать друг с другом или вы в конечном итоге получите разъединенные хранилища?
• Масштабируемость: Будет ли это решение расти вместе с вашим бизнесом или вам потребуется перенести его через год?
• Качество поддержки: Когда что-то пойдет не так (а в конце концов что-то пойдет не так), как быстро вы сможете получить помощь?
• Безопасность: Надежно ли защищены ваши финансовые данные и информация о клиентах?

Распространенные ошибки автоматизации, которых следует избегать​

Хотя автоматизация вашего бухгалтерского учета в целом является позитивным моментом, остерегайтесь этих ловушек:

Чрезмерная автоматизация без надзора: Автоматизация не означает, что вы никогда не проверяете свои книги. Выделяйте 30 минут в неделю для проверки автоматизированных классификаций и выявления любых ошибок.

Выбор слишком большого количества инструментов: Наличие восьми разных приложений, которые не взаимодействуют друг с другом, - это не автоматизация, а хаос. Стремитесь к интегрированному набору инструментов или инструментам с мощными API.

Игнорирование времени настройки: Да, автоматизация экономит время, но она требует первоначальных инвестиций. Выделите достаточно времени для правильной настройки.

Забыть о поддержке: Проверяйте свои автоматизации ежеквартально. Правила все еще работают? Нужно ли добавлять новые категории или поставщиков?

Ваша бухгалтерская свобода ждет вас​

Преуспевают не те предприятия, у которых лучшие системы ручного ведения документации, а те, которые используют технологии для устранения рутинной работы и сосредоточения внимания на стратегическом росте.

Начните с малого, автоматизируйте один процесс за раз и наблюдайте, как исчезают эти утомительные бухгалтерские часы. Ваше будущее "я" (и ваша прибыль) поблагодарят вас.

Какую бухгалтерскую задачу вы автоматизируете в первую очередь? Чем раньше вы начнете, тем скорее вы вернете себе эти драгоценные часы и вернетесь к тому, что любите: управлению и развитию своего бизнеса.

---

Хотите еще больше автоматизировать свои финансы? Начните с аудита текущих процессов. Перечислите все бухгалтерские задачи, которые вы выполняете вручную, оцените время, которое занимает каждая из них, и расставьте приоритеты на основе того, какие автоматизации дадут вам наибольшую экономию времени. Затем решайте их одну за другой и наблюдайте, как растет ваша эффективность.

Поддержание безопасного и высокопроизводительного онлайн-сервиса — это не разовая задача. Это требует усилий не только для разработки новых функций, но и для обновления существующих.

Устаревшее программное обеспечение подвергает наших клиентов риску уязвимостей безопасности. Как мы снижаем этот риск? С одной стороны, мы активно работаем с исследователями безопасности для поиска и устранения непредвиденных проблем. С другой стороны, мы периодически интегрируем последние версии стороннего программного обеспечения.

Сегодня мы рады поделиться некоторыми улучшениями, которые мы внесли в Beancount.io.

1. Мы обновили сервер и ускорили работу сервиса до 30%. Доступность сервиса также значительно улучшилась.
2. Мы обновили открытое ПО Fava, распространяемое по лицензии MIT, до версии 1.17. В нем были исправлены различные ошибки и добавлены многие новые функции.

Чувствуете себя взволнованными? Попробуйте сейчас на https://beancount.io/ledger/

Есть вопросы? Мы будем рады помочь вам по адресу https://t.me/beancount :)