46 записей с тегом "малый бизнес"

Для владельцев малого бизнеса в Майами, штат Флорида, управление финансовой отчетностью может показаться лабиринтом. Между оживленной туристической индустрией, международной торговлей, процветающим сектором гостеприимства и уникальными налоговыми соображениями, приведение ваших книг в порядок требует как местных знаний, так и финансового опыта. Это руководство поможет вам понять, что делает бухгалтерию в Майами уникальной, и как подготовить свой бизнес к финансовому успеху.

Понимание бизнес-ландшафта Майами​

Экономика Майами не похожа ни на одну другую в Соединенных Штатах. Будучи воротами в Латинскую Америку и крупным туристическим направлением, предприятия здесь сталкиваются с уникальными финансовыми проблемами и возможностями. Независимо от того, управляете ли вы пляжным рестораном, управляете ли вы арендой на время отпуска, занимаетесь ли импортно-экспортным бизнесом или предоставляете профессиональные услуги международным клиентам, ваши потребности в бухгалтерском учете должны учитывать особую бизнес-среду Майами.

Ключевые отрасли и их потребности в бухгалтерском учете​

Туризм и гостиничный бизнес: Если вы работаете в сфере туризма, ваша выручка, вероятно, резко колеблется в зависимости от сезона. В пиковые зимние месяцы выручка может в 3-4 раза превышать выручку в летние месяцы, что делает управление денежными потоками критически важным. Ваша система бухгалтерского учета должна отслеживать сезонные закономерности, управлять переменными затратами на персонал и готовиться к неблагоприятным месяцам.

Международная торговля: Майами – один из самых загруженных портов в Америке. Предприятия, занимающиеся импортом и экспортом, должны отслеживать операции с иностранной валютой, управлять таможенными пошлинами и разбираться в международных налоговых соглашениях. Ваши книги должны точно отражать обменные курсы и затраты на трансграничные транзакции.

Недвижимость и управление имуществом: В связи с бурным рынком недвижимости Майами и обилием сдаваемого в аренду жилья, предприятия, связанные с недвижимостью, имеют сложные потребности в бухгалтерском учете, включая отслеживание нескольких объектов недвижимости, управление гарантийными депозитами, обработку расходов на техническое обслуживание и правильное отражение дохода от аренды.

Профессиональные услуги: От бухгалтерских фирм до маркетинговых агентств, сектор профессиональных услуг Майами часто работает как с местными, так и с международными клиентами, что требует тщательного отслеживания оплачиваемых часов, расходов по проектам и признания доходов в разных валютах.

Налоговые соображения Флориды, которые должен знать каждый владелец бизнеса в Майами​

Одним из самых больших преимуществ работы в Майами является налоговая структура Флориды, но она имеет свои сложности.

Отсутствие налога на доходы штата​

Флорида – один из девяти штатов, в которых нет налога на доходы физических лиц, что является отличной новостью для владельцев бизнеса. Однако это не означает, что ваш бизнес освобожден от налоговых обязательств. Понимание того, что вы должны платить, имеет решающее значение.

Налог с продаж во Флориде​

Флорида взимает 6% налог с продаж штата плюс любые применимые местные дискреционные надбавки к налогу с продаж. В округе Майами-Дейд это доводит общую сумму до 7%. Если вы продаете материальные товары или определенные услуги, вам необходимо:

• Зарегистрироваться для получения разрешения на налог с продаж
• Взимать правильную ставку с клиентов
• Подавать регулярные декларации по налогу с продаж (ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от вашего объема)
• Отслеживать, что облагается налогом, а что освобождено

Ваша система бухгалтерского учета должна точно отслеживать облагаемые и необлагаемые налогом продажи, чтобы избежать занижения или завышения суммы налога с продаж.

Федеральные налоги и ежеквартальные оценки​

Хотя во Флориде нет налога на доходы штата, вы по-прежнему несете ответственность за федеральный налог на прибыль бизнеса. Большинству владельцев малого бизнеса необходимо производить ежеквартальные оценочные налоговые платежи в IRS (Налоговое управление США). Точный бухгалтерский учет в течение года помогает вам:

• Правильно рассчитывать ежеквартальные оценочные платежи
• Избегать штрафов за недоплату
• Максимизировать вычеты
• Подготовиться к налоговому сезону без стресса

Налоги, специфичные для отрасли​

В зависимости от типа вашего бизнеса вы можете столкнуться с дополнительными налогами:

• Налог на развитие туризма: Отели и краткосрочная аренда взимают этот налог с гостей
• Профессиональные лицензии: Требуются для большинства предприятий, работающих в Майами
• Налог на услуги связи: Для телекоммуникаций и связанных с ними услуг
• Гербовый сбор: Для определенных сделок с недвижимостью

Основные методы ведения бухгалтерского учета для предприятий Майами​

1. Разделяйте деловые и личные финансы​

Это азы бухгалтерского учета, но это особенно важно в динамичной бизнес-среде Майами. Откройте специальный бизнес-счет в банке и используйте его исключительно для деловых операций. Этот простой шаг:

• Значительно облегчает подготовку к уплате налогов
• Обеспечивает четкий контрольный след
• Защищает ваши личные активы
• Делает вашу финансовую картину кристально чистой

2. Отслеживайте все в режиме реального времени​

Не ждите конца месяца или квартала, чтобы обновить свои книги. В быстро меняющейся деловой среде Майами отслеживание в режиме реального времени помогает вам:

• Выявлять проблемы с денежными потоками до того, как они станут критическими
• Принимать обоснованные бизнес-решения
• Немедленно обнаруживать ошибки или мошеннические списания
• Следить за тем, что клиенты вам должны

3. Управляйте денежными потоками активно​

Сезонная экономика Майами означает, что управление денежными потоками имеет решающее значение. Ваш бухгалтерский учет должен помочь вам:

• Прогнозировать потребности в денежных средствах в периоды спада
• Создавать денежные резервы в пиковые сезоны
• Отслеживать старение дебиторской задолженности
• Контролировать условия оплаты с поставщиками
• Определять ваши самые прибыльные услуги или продукты

4. Ведите безупречный учет​

IRS обычно требует, чтобы вы хранили деловые записи в течение как минимум трех лет, но во многих ситуациях требуется более длительное хранение. Храните цифровые и физические копии:

• Выписок из банковских и кредитных карт
• Чеков на все деловые расходы
• Счетов-фактур и записей о продажах
• Записей о заработной плате (хранить не менее 4 лет)
• Налоговых деклараций и подтверждающих документов
• Контрактов и юридических документов

Рассмотрите облачные решения для хранения данных, которые автоматически создают резервные копии и обеспечивают доступ из любого места, что крайне важно, когда надвигаются ураганы или вам необходимо получить доступ к записям во время путешествия.

Особые соображения для предприятий Майами​

Готовность к ураганам​

Предприятиям Майами необходимы планы готовности к стихийным бедствиям, которые включают финансовые записи. Убедитесь, что ваша система бухгалтерского учета:

• Автоматически создает резервные копии в облаке
• Может быть доступна удаленно, если вы не можете добраться до своего офиса
• Включает цифровые копии важных документов
• Имеет план экстренной связи с вашим бухгалтером или аудитором

Международные транзакции​

Если вы работаете с международными клиентами или поставщиками:

• Отслеживайте все операции с иностранной валютой по обменному курсу на дату операции
• Документируйте деловую цель международных платежей
• Разберитесь в требованиях FBAR (Отчет об иностранном банковском счете), если у вас есть иностранные счета
• Храните записи о комиссиях за международные банковские переводы в качестве вычитаемых расходов

Соблюдение правил сдачи жилья в аренду на время отпуска​

В связи с популярностью Майами на таких платформах, как Airbnb и VRBO, владельцы сдаваемого в аренду жилья на время отпуска должны:

• Собирать и перечислять налоги на развитие туризма
• Отслеживать плату за уборку, расходы на техническое обслуживание и плату за управление отдельно
• Документировать количество ночей аренды по сравнению с личным использованием
• Понимать, когда доход от аренды считается активным, а когда пассивным

Выбор правильного решения для ведения бухгалтерского учета​

У вас есть несколько вариантов ведения бухгалтерского учета вашего бизнеса в Майами:

Сделайте все сами с помощью программного обеспечения​

Плюсы:

• Самый доступный вариант
• У вас есть полный контроль
• Подходит для очень простых предприятий

Минусы:

• Требуется много времени на обучение и обслуживание
• Легко совершать дорогостоящие ошибки
• Не у кого спросить, когда у вас возникнут вопросы
• Вы несете ответственность за то, чтобы быть в курсе изменений в налоговом законодательстве

Наем местного бухгалтера​

Плюсы:

• Знание местных налоговых требований Майами
• Можно встретиться лично
• Создает личные отношения

Минусы:

• Может быть дорого
• Качество значительно варьируется
• Зависит от доступности одного человека
• Может потребоваться отдельный налоговый специалист

Онлайн-сервисы бухгалтерского учета​

Плюсы:

• Профессиональная экспертиза без найма персонала
• Обычно сочетает в себе программное обеспечение с человеческой поддержкой
• Как правило, более доступен, чем местные бухгалтеры
• Доступ к вашим книгам 24/7
• Командный подход означает отсутствие единой точки отказа

Минусы:

• Менее личное взаимодействие
• Может не хватать конкретных знаний о рынке Майами

Гибридный подход​

Многие успешные владельцы бизнеса в Майами используют бухгалтерское программное обеспечение для ежедневных операций, работая при этом с CPA (дипломированный бухгалтер) или бухгалтерской службой для ежемесячных выверок, финансовой отчетности и налогового планирования.

Тревожные признаки того, что вашему бухгалтерскому учету необходимо уделить внимание​

Обратите внимание на эти тревожные признаки:

1. Вы не можете быстро ответить на основные финансовые вопросы, такие как "Сколько мы заработали в прошлом месяце?" или "Каковы наши самые большие расходы?"

2. Время уплаты налогов – это время паники, потому что вы изо всех сил пытаетесь найти чеки и систематизировать записи

3. Вы часто удивляетесь своему банковскому балансу или тому, сколько вы должны заплатить налогов

4. Вы пропускаете сроки оплаты, потому что не отслеживаете, что когда нужно платить

5. Вы не можете отделить то, что зарабатывает ваш бизнес, от того, что вы берете домой

6. Банковские выверки отстают на несколько месяцев или не производятся вообще

7. Вы принимаете бизнес-решения, основываясь на своем банковском балансе, а не на прибылях и убытках

Инвестиции в улучшение бухгалтерского учета​

Хороший бухгалтерский учет – это не просто соблюдение требований и избежание проблем с IRS, хотя это и важно. Точные и своевременные финансовые записи дают вам:

Улучшение процесса принятия решений: Знайте, какие продукты, услуги или клиенты являются наиболее прибыльными. Определите области для сокращения расходов или увеличения инвестиций.

Доступ к финансированию: Банки и инвесторы хотят видеть чистую и точную финансовую отчетность, прежде чем давать деньги в долг. Хороший бухгалтерский учет открывает двери к капиталу, когда вам нужно расти.

Душевное спокойствие: Спите лучше, зная, что ваш финансовый дом в порядке и вам не придется сталкиваться с неожиданными налоговыми счетами или штрафами.

Свобода во времени: Прекратите тратить свои вечера и выходные на ведение бухгалтерского учета и сосредоточьтесь на развитии своего бизнеса.

Стратегическое планирование: Используйте исторические финансовые данные для прогнозирования будущих потребностей, планирования расширения и постановки реалистичных целей.

Начните сегодня​

Если ваш бухгалтерский учет был запущен, не паникуйте. Вот как начать:

1. Оцените свою текущую ситуацию: Соберите свои выписки из банковских счетов, выписки из кредитных карт и любые записи, которые у вас есть

2. Выберите свой метод: Решите, будете ли вы делать все сами, нанимать помощника или пользоваться услугами

3. Настройте свою систему: Откройте бизнес-счет в банке, если вы еще этого не сделали, выберите бухгалтерское программное обеспечение или воспользуйтесь услугами

4. Начните с основ: Начните с текущего года и работайте в обратном направлении по мере возможности

5. Установите распорядок дня: Выделяйте время еженедельно для выполнения задач бухгалтерского учета или планируйте регулярные встречи со своим бухгалтером

6. Планируйте налоги: Отметьте в своем календаре сроки уплаты ежеквартальных оценочных налогов и годовые сроки подачи

7. Регулярно проводите обзоры: Назначайте ежемесячные встречи с самим собой, чтобы просматривать финансовую отчетность и отслеживать прогресс в достижении целей

Подводя итог​

Яркая и разнообразная экономика Майами предлагает невероятные возможности для владельцев малого бизнеса. Но для успеха требуется нечто большее, чем просто отличный продукт или услуга. Вам нужны четкие и точные финансовые записи, чтобы ориентироваться в налоговых обязательствах, управлять денежными потоками в условиях сезонных колебаний и принимать разумные стратегические решения.

Независимо от того, занимаетесь ли вы бухгалтерским учетом самостоятельно или работаете с профессионалами, главное – иметь систему, которая работает надежно и дает вам финансовую информацию, необходимую для роста. Не позволяйте плохому бухгалтерскому учету сдерживать потенциал вашего бизнеса в Майами.

Помните: каждый час, который вы тратите на ведение бухгалтерского учета, – это час, который вы не тратите на своих клиентов, свои продукты или свою стратегию роста. Инвестируйте в то, чтобы сделать это правильно, и ваш бизнес отблагодарит вас за это.

---

Готовы взять под контроль финансы своего бизнеса? Начните с обзора своей текущей системы бухгалтерского учета и определения одной области для улучшения в этом месяце. Небольшие изменения в вашем финансовом управлении могут привести к большим результатам для вашего бизнеса в Майами.

Управление малым бизнесом означает постоянный баланс между сегодняшними расходами и завтрашними неопределенностями. Хотя вы не можете предсказать, когда наступит следующий экономический спад или когда возникнут непредвиденные расходы, вы можете подготовиться к ним, создав надежные резервные капиталы.

Резервный капитал действует как финансовая подушка безопасности для вашего бизнеса, обеспечивая запас прочности, необходимый для того, чтобы пережить трудности, воспользоваться возможностями и лучше спать ночью. Вот как эффективно создать и поддерживать их.

Почему резервный капитал важен как никогда​

Рассматривайте резервный капитал как аварийный фонд вашего бизнеса. Подобно тому, как эксперты по личным финансам рекомендуют иметь сбережения в размере от трех до шести месяцев прожиточного минимума, вашему бизнесу нужна собственная подушка безопасности для решения следующих задач:

• Экономические спады, которые замедляют потребительские расходы
• Неожиданные поломки оборудования или ремонт
• Сезонные колебания доходов
• Клиенты, задерживающие платежи, что нарушает денежный поток
• Возможности роста, требующие быстрого развертывания капитала
• Чрезвычайные ситуации, такие как стихийные бедствия или перебои в цепочке поставок

Без адекватных резервов одно неожиданное событие может привести к трудным решениям: увольнению ценных сотрудников, получению дорогих экстренных кредитов или, что еще хуже, закрытию вашего бизнеса.

Сколько нужно откладывать?​

Хотя каждый бизнес индивидуален, финансовые эксперты обычно рекомендуют поддерживать резервы, равные операционным расходам за три-шесть месяцев. Однако ваш идеальный целевой показатель зависит от нескольких факторов:

Рассмотрите возможность сохранения больше, если:

• Ваша отрасль испытывает значительные сезонные колебания
• Вы полагаетесь на небольшое количество крупных клиентов
• Ваши фиксированные затраты (аренда, заработная плата, страхование) высоки
• Вы работаете в нестабильной или цикличной отрасли
• Вы планируете крупное расширение или изменения

Вы можете обойтись меньшим, если:

• Ваш доход стабилен и предсказуем
• У вас диверсифицированные источники дохода
• У вашего бизнеса низкие накладные расходы
• У вас есть доступ к надежным кредитным линиям

Чтобы рассчитать свою цель, сложите свои ежемесячные фиксированные затраты (аренда, коммунальные услуги, страхование, минимальная заработная плата) и умножьте на количество месяцев покрытия, которое вы хотите. Это становится вашей целью резерва.

Стратегии для создания ваших резервов​

Создание резервного капитала не происходит в одночасье, но последовательные усилия со временем накапливаются. Вот проверенные стратегии:

1. Платите себе (своему бизнесу) в первую очередь​

Как и в случае с личными сбережениями, автоматизируйте процесс. Настройте автоматические переводы, чтобы перемещать процент дохода на специальный сберегательный счет, прежде чем у вас возникнет соблазн потратить его. Даже начиная с 2-5% дохода, можно значительно накопить с течением времени.

2. Удерживайте больше прибыли​

Если ваш бизнес прибыльный, не поддавайтесь искушению распределить всю прибыль владельцам или немедленно реинвестировать все. Выделите часть специально для резервов. Распространенным подходом является правило 50/30/20, адаптированное для бизнеса:

• 50% на операционные расходы
• 30% на рост и реинвестирование
• 20% на резервы и распределение владельцам

3. Сократите ненужные расходы​

Проводите ежеквартальные проверки расходов. Ищите подписки, которые вы не используете, ведите переговоры с поставщиками о более выгодных тарифах и определяйте области, где вы перерасходуете средства. Перенаправьте эти сбережения в свой резервный фонд.

4. Ускорьте получение дебиторской задолженности​

Чем быстрее вы собираете платежи, тем быстрее вы можете создавать резервы. Рассмотрите возможность:

• Предлагать небольшие скидки за досрочную оплату
• Требовать предоплату для крупных проектов
• Внедрить более строгие условия оплаты
• Использовать автоматизированные напоминания об оплате

5. Создайте несколько источников дохода​

Диверсификация - это не только стабильность; речь идет о создании избытка. Можете ли вы добавить дополнительные услуги, создать продукты пассивного дохода или найти новые рынки для существующих предложений?

Понимание ваших вариантов финансирования​

Иногда наращивание резервов органическим путем происходит недостаточно быстро, особенно когда сталкиваешься с немедленными проблемами или ограниченными по времени возможностями. Очень важно понимать свои варианты финансирования до того, как они срочно понадобятся.

Традиционные банковские кредиты​

Банки предлагают конкурентоспособные процентные ставки, но обычно требуют:

• Хорошую кредитную историю (как личную, так и деловую)
• Подробные финансовые отчеты
• Залог
• Длительные процессы подачи заявок (30-90 дней)

Лучше всего подходит для: Устоявшихся предприятий с хорошими финансовыми показателями, ищущих крупные суммы для крупных инвестиций.

Онлайн-кредиторы​

Эти платформы произвели революцию в кредитовании малого бизнеса, предлагая:

• Более быстрое утверждение (иногда в течение 24-48 часов)
• Более гибкие критерии квалификации
• Упрощенные заявки
• Более высокие процентные ставки, чем в банках

Лучше всего подходит для: Предприятий, нуждающихся в быстром капитале, или тех, кто не соответствует требованиям для получения традиционных банковских кредитов.

Кредитные линии для бизнеса​

Кредитная линия работает как кредитная карта для бизнеса, обеспечивая доступ к средствам, которые вы можете снимать по мере необходимости:

• Платите проценты только за то, что берете в долг
• Возобновляемый кредит, который пополняется по мере погашения
• Полезно для управления пробелами в денежных потоках
• Обычно легче получить право на участие, чем на срочные кредиты

Лучше всего подходит для: Управления краткосрочными колебаниями денежных потоков или наличия резервных фондов.

Финансирование счетов-фактур​

Если у вас есть неоплаченные счета-фактуры, вы можете взять кредит под них:

• Получите авансовый платеж по неоплаченным счетам-фактурам (обычно 80-90%)
• Не нужно ждать медленных платежей клиентов
• Сборы или проценты обычно выше, чем по традиционным кредитам

Лучше всего подходит для: Предприятий с клиентами B2B, имеющими длительные условия оплаты.

Кредиты SBA​

Администрация малого бизнеса поддерживает кредиты через банки-партнеры:

• Более низкие первоначальные взносы и процентные ставки
• Более длительные сроки погашения
• Более строгие требования к квалификации
• Более медленный процесс утверждения

Лучше всего подходит для: Предприятий, которые соответствуют требованиям государственных программ и могут подождать финансирования.

Когда следует рассмотреть возможность внешнего финансирования​

Привлечение долга для создания резервов может показаться нелогичным, но есть стратегические моменты, когда финансирование имеет смысл:

До того, как вам это срочно понадобится: Точно так же, как вам следует подавать заявку на кредит, когда он вам не нужен, наличие финансирования до наступления кризиса дает вам варианты и лучшие условия.

Для предотвращения кризиса денежных средств: Если прогнозы показывают предстоящую нехватку из-за сезонных факторов или известных расходов, упреждающее финансирование обходится дешевле, чем экстренные решения.

Чтобы воспользоваться ограниченными по времени возможностями: Иногда подходящая возможность появляется до того, как вы создали адекватные резервы. Финансирование может восполнить этот пробел.

Для ускорения создания резервов: Стратегический кредит, используемый для получения большего дохода, в конечном итоге может помочь вам создать резервы быстрее, чем только за счет органического роста.

Практические шаги для начала сегодня​

Создание резервного капитала - это марафон, а не спринт. Вот ваш план действий:

1. Рассчитайте свой целевой резерв на основе 3-6 месяцев операционных расходов
2. Откройте отдельный сберегательный счет, предназначенный исключительно для резервов
3. Проведите аудит своих текущих финансов, чтобы определить возможности экономии
4. Настройте автоматические переводы, чтобы регулярно переводить деньги в резервы
5. Изучите варианты финансирования, чтобы быть готовым, если это необходимо
6. Просматривайте ежеквартально, чтобы отслеживать прогресс и корректировать стратегии

Защита ваших резервов​

После того, как вы создали резервы, защитите их:

• Держите их на отдельном, доступном счете (сберегательный счет с высокой доходностью, а не инвестируйте в нестабильные активы)
• Установите четкие критерии, когда можно использовать резервы
• Не используйте резервы для неэкстренных случаев или обычной деятельности
• Пополняйте немедленно после использования
• Просматривайте и корректируйте свою цель ежегодно по мере роста вашего бизнеса

Суть​

Создание резервного капитала не является гламурным, и требуется дисциплина, чтобы откладывать деньги, которые можно было бы использовать в другом месте. Но когда наступает экономическая неопределенность, выходит из строя оборудование или стучатся возможности, вы будете рады, что у вас есть эта финансовая подушка безопасности.

Начните с малого, если вам это нужно. Даже откладывая 100 долларов в неделю, вы накопите более 5000 долларов в год. Ключом к успеху является последовательность и приверженность вашей финансовой устойчивости.

Ваше будущее "я" — и ваш бизнес — поблагодарит вас за стабильность и душевное спокойствие, которые обеспечивают сильные резервные капиталы. Лучшее время для начала их создания было вчера. Второе лучшее время - сегодня.

---

Об авторе: Данное руководство содержит общую информацию об управлении финансами бизнеса. Каждая деловая ситуация уникальна, поэтому рассмотрите возможность консультации с финансовым консультантом или бухгалтером для разработки стратегии резервирования, адаптированной к вашим конкретным обстоятельствам.

Налоговый сезон не обязательно должен быть суматошным. Для владельцев малого бизнеса и предпринимателей секрет безболезненной подачи налоговой декларации заключается не в том, чтобы усерднее работать во время налогового сезона, а в том, чтобы работать умнее в течение всего года. Автоматизируя свое налоговое планирование и планирование прибыли, вы можете превратить то, что обычно является хаотичными несколькими неделями, в плавный, предсказуемый процесс.

Скрытая стоимость плохого планирования​

Большинство владельцев малого бизнеса не осознают, сколько им стоит плохое финансовое планирование, пока не станет слишком поздно. Вот самые распространенные ошибки, которые приводят к ненужному стрессу и расходам:

Упущенные вычеты в течение года​

Когда вы ждете налогового сезона, чтобы организовать свои финансы, вы почти гарантированно упустите ценные вычеты. Тот деловой обед в марте? Канцелярские товары для домашнего офиса из июня? Эти небольшие расходы складываются, но о них легко забыть, когда вы пытаетесь восстановить транзакции за целый год за несколько недель.

Сюрпризы с денежным потоком​

Без регулярного планирования прибыли многие владельцы бизнеса сталкиваются с неожиданными налоговыми счетами, которые напрягают их денежный поток. Вы можете думать, что у вас отличный год, но обнаружите, что должны значительно больше налогов, чем ожидали. Это отсутствие предвидения может привести к трудным решениям об уплате налогов вместо инвестирования в рост вашего бизнеса.

Неправильные расчеты авансовых налоговых платежей​

Если вы не отслеживаете свои доходы и расходы последовательно, расчет ежеквартальных авансовых налоговых платежей превращается в гадание. Заплатите слишком мало, и вас ждут штрафы. Заплатите слишком много, и вы предоставите правительству беспроцентный кредит, в то время как вашему бизнесу мог бы пригодиться этот капитал.

Паника в последнюю минуту и дорогостоящие ошибки​

Спешка, чтобы уложиться в налоговые сроки, неизбежно приводит к ошибкам. Вы можете пропустить сроки подачи, забыть запросить подходящие кредиты или допустить ошибки в расчетах, которые спровоцируют аудит. Один только стресс может повлиять на ваше здоровье и вашу способность сосредоточиться на развитии вашего бизнеса.

Лучшие практики для круглогодичного налогового планирования​

Хорошие новости? Вы можете избежать этих ошибок, внедрив несколько стратегических практик в течение года:

1. Отслеживайте все в режиме реального времени​

Не ждите, чтобы записывать транзакции. Независимо от того, используете ли вы бухгалтерское программное обеспечение, электронные таблицы или мобильное приложение, фиксируйте все деловые расходы и потоки доходов, как только это происходит. Немедленно фотографируйте квитанции, классифицируйте транзакции еженедельно и сверяйте счета ежемесячно.

Профессиональный совет: Настройте автоматическую банковскую выгрузку, которая загружает транзакции непосредственно в вашу бухгалтерскую систему. Это устраняет ручной ввод данных и снижает количество ошибок.

2. Полностью разделите бизнес и личные финансы​

Если вы все еще используете свою личную учетную запись для деловых расходов, прекратите это делать сейчас. Откройте специальный расчетный счет и кредитную карту для бизнеса. Это разделение значительно упрощает отслеживание расходов, подлежащих вычету, и обеспечивает четкую документацию в случае проверки.

3. Ежемесячно просматривайте финансовую отчетность​

Запланируйте регулярную ежемесячную встречу с самим собой, чтобы просмотреть отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств. Ищите тенденции, выявляйте необычные расходы и рассчитывайте свою предполагаемую налоговую ответственность на основе дохода с начала года.

4. Делайте ежеквартальные налоговые прогнозы​

Каждый квартал оценивайте, сколько вы будете должны по налогам, исходя из ваших текущих доходов и расходов. Это позволяет вам отложить правильную сумму денег и избежать сюрпризов. Многие владельцы бизнеса считают полезным переводить свою предполагаемую налоговую ответственность на отдельный сберегательный счет по мере получения дохода.

5. Планируйте крупные покупки стратегически​

Понимание вашей налоговой ситуации в течение года помогает вам выбирать время для крупных деловых покупок для получения максимальной налоговой выгоды. Нужно новое оборудование? Знание вашего прогнозируемого дохода может помочь вам решить, стоит ли совершать эту покупку до конца года для вычета или подождать до следующего года.

6. Документируйте использование активов в бизнесе​

Если вы используете свой автомобиль, домашний офис или телефон для бизнеса, отслеживайте это использование последовательно. Ведите журнал пробега, рассчитывайте площадь своего домашнего офиса и документируйте, какой процент использования вашего телефона связан с бизнесом. Эти записи имеют решающее значение для получения законных вычетов.

Как оптимизировать и автоматизировать свое финансовое планирование​

Технологии значительно упростили финансовое планирование для владельцев малого бизнеса. Вот как использовать автоматизацию:

Выберите правильное бухгалтерское программное обеспечение​

Современные облачные бухгалтерские платформы могут автоматизировать большую часть процесса ведения бухгалтерского учета. Ищите программное обеспечение, которое:

• Подключается напрямую к вашим банковским счетам и кредитным картам
• Автоматически классифицирует общие транзакции
• Создает финансовые отчеты несколькими щелчками мыши
• Рассчитывает предполагаемые налоги на основе вашего дохода
• Интегрируется с другими бизнес-инструментами, которые вы используете

Популярные варианты включают QuickBooks Online, Xero, FreshBooks и Wave, каждый из которых имеет разные функции, подходящие для различных типов и размеров бизнеса.

Настройте автоматические правила транзакций​

Большинство бухгалтерских программ позволяют создавать правила для повторяющихся транзакций. Например, вы можете настроить автоматическую классификацию вашей ежемесячной подписки на программное обеспечение, счета за интернет или арендной платы. Со временем система изучает ваши шаблоны и требует меньше ручного вмешательства.

Используйте технологию сканирования квитанций​

Приложения, такие как Expensify, Receipt Bank или встроенные функции бухгалтерского программного обеспечения, позволяют фотографировать квитанции с помощью вашего смартфона. Программное обеспечение извлекает ключевую информацию (дата, продавец, сумма) и создает цифровую запись. Больше никаких обувных коробок, полных выцветающих бумажных квитанций.

Интегрируйте обработку платежей​

Если вы принимаете платежи от клиентов через такие платформы, как Stripe, Square или PayPal, интегрируйте их напрямую со своим бухгалтерским программным обеспечением. Это гарантирует, что все доходы будут автоматически записаны и правильно классифицированы, обеспечивая видимость ваших доходов в режиме реального времени.

Запланируйте автоматические отчеты​

Настройте свое бухгалтерское программное обеспечение для автоматического создания и отправки по электронной почте ключевых отчетов по расписанию, которое вы выберете - еженедельные сводки доходов, ежемесячные отчеты о прибылях и убытках, ежеквартальные налоговые оценки. Это держит вас в курсе, не требуя от вас запоминания запуска отчетов.

Автоматизируйте оплату счетов​

По возможности настройте автоматическую оплату повторяющихся расходов. Это гарантирует, что вы никогда не пропустите срок оплаты, и создает последовательную запись в вашей бухгалтерской системе. Просто не забудьте периодически проверять эти платежи, чтобы обнаружить любые ошибки в счетах.

Получение точной финансовой информации​

Автоматизация ценна только в том случае, если она предоставляет точную информацию. Вот как убедиться, что ваши автоматизированные системы предоставляют вам надежную информацию:

Регулярная сверка является обязательной​

Даже при автоматизации сверяйте свои счета не реже одного раза в месяц. Это означает сравнение записей вашего бухгалтерского программного обеспечения с фактическими выписками из банка и кредитной карты, чтобы обнаружить любые расхождения, пропущенные транзакции или ошибки.

Просматривайте и корректируйте категории​

Периодически проверяйте, как классифицируются транзакции. Автоматизация иногда может неправильно классифицировать расходы, особенно для необычных покупок. Обеспечение точности категорий гарантирует, что ваши финансовые отчеты будут отражать реальность.

Настройте свой план счетов​

Не используйте категории по умолчанию, которые не соответствуют вашему бизнесу. Настройте свой план счетов, чтобы отразить, как работает ваш конкретный бизнес. Это делает отчеты более значимыми и помогает вам выявлять возможности для экономии затрат или роста доходов.

Отслеживайте ключевые показатели эффективности​

Помимо основных финансовых отчетов, определите и отслеживайте ключевые показатели, которые важны для вашего бизнеса. Это может включать стоимость привлечения клиентов, среднюю прибыльность проекта или денежный период. Многие бухгалтерские платформы позволяют создавать пользовательские панели мониторинга для отслеживания этих KPI.

Работайте с профессионалом​

В то время как автоматизация справляется с повседневной работой, подумайте о том, чтобы работать с дипломированным бухгалтером или налоговым специалистом ежеквартально или ежегодно. Они могут просматривать ваши автоматизированные системы, выявлять проблемы, которые вы можете пропустить, и предоставлять стратегические консультации по налоговому планированию на основе вашей конкретной ситуации.

Создание вашей системы налогового планирования​

Готовы внедрить свою собственную автоматизированную систему налогового планирования? Вот пошаговый подход:

Неделя 1: Настройте свою инфраструктуру

• Откройте специальные бизнес-банковские счета и кредитные карты, если вы еще этого не сделали
• Выберите и настройте бухгалтерское программное обеспечение
• Подключите свои финансовые счета к своему бухгалтерскому программному обеспечению

Неделя 2: Настройте автоматизацию

• Создайте правила для повторяющихся транзакций
• Настройте автоматическую банковскую выгрузку и интеграцию обработки платежей
• Установите приложения для сканирования квитанций и попрактикуйтесь в их использовании

Неделя 3: Установите распорядок дня

• Выделяйте время каждую неделю для просмотра и классификации транзакций
• Установите напоминания в календаре для ежемесячной сверки
• Создайте ежеквартальные встречи по налоговому обзору

Неделя 4: Уточните и оптимизируйте

• Отрегулируйте категории транзакций на основе того, что вы видите
• Точная настройка правил автоматизации, которые работают неправильно
• Выявите любые пробелы в вашей системе и заполните их

Суть​

Налоговое планирование не должно быть сложным или откладываться на последнюю минуту. Внедрив автоматизированные системы и следуя последовательным практикам в течение года, вы можете:

• Уменьшить стресс во время налогового сезона
• Максимизировать законные вычеты
• Избежать штрафов и процентов
• Принимать более взвешенные бизнес-решения с использованием финансовых данных в режиме реального времени
• Освободить время, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса, вместо того чтобы пытаться организовать записи

Главное - начать сейчас. Каждый день ожидания - это еще один день финансовых транзакций, которые нужно будет восстанавливать позже. Даже если вы находитесь в середине года, внедрение этих практик сегодня значительно облегчит ваш следующий налоговый сезон.

Помните, цель не совершенство, а прогресс. Начните с основ, автоматизируйте то, что можете, и постоянно улучшайте свою систему. Ваше будущее "я" поблагодарит вас, когда наступит налоговый сезон, и вы будете расслаблены и подготовлены, а не в стрессе и суете.

---

Пункты действий:

1. Выберите бухгалтерскую программную платформу на этой неделе
2. Подключите свои банковские счета и кредитные карты
3. Настройте одну автоматизацию (например, сканирование квитанций или правила для повторяющихся транзакций)
4. Запланируйте 30 минут еженедельно для просмотра ваших финансовых данных
5. Отметьте в своем календаре ежеквартальные обзоры налогового планирования

Предпринимая эти шаги сегодня, вы инвестируете в более прибыльное и менее напряженное будущее для своего бизнеса.

Когда случается бедствие — будь то стихийное бедствие, пандемия или другая объявленная чрезвычайная ситуация, — владельцы малого бизнеса сталкиваются с немедленным финансовым кризисом. Доходы падают, расходы растут, и будущее становится неопределенным. К счастью, Администрация малого бизнеса (SBA) предлагает важную спасательную линию через свою программу кредитования на покрытие экономических убытков в результате стихийных бедствий (EIDL).

Это руководство проведет вас через все, что вам нужно знать о кредитах SBA для пострадавших от стихийных бедствий, от определения вашего права на участие до ответственного управления вашими средствами.

Понимание программы кредитования SBA на покрытие экономических убытков в результате стихийных бедствий​

Программа EIDL была создана для помощи предприятиям в восстановлении после стихийных бедствий, которые причиняют существенный экономический ущерб. В отличие от традиционных банковских кредитов, эти кредиты, обеспеченные государством, предлагают выгодные условия, специально разработанные для предприятий, испытывающих трудности в чрезвычайных обстоятельствах.

Когда в вашем регионе объявляется стихийное бедствие — будь то ураган, лесной пожар, наводнение, пандемия или другое квалификационное событие, — SBA открывает доступ к кредитам с низкими процентами, которые могут помочь преодолеть финансовый разрыв до тех пор, пока ваш бизнес не восстановится.

Сколько вы можете занять?​

Программа EIDL предлагает существенное финансирование предприятиям, сталкивающимся с экономическими трудностями:

Суммы кредита: Вы можете занять до 2 миллионов долларов США, если ваш бизнес понес экономический ущерб в результате объявленного стихийного бедствия.

Процентные ставки: Эти кредиты предоставляются по исключительно низким ставкам:

• 3,75% для малого бизнеса
• 2,75% для некоммерческих организаций

Условия погашения: SBA структурирует эти кредиты с длительными периодами погашения — обычно от 15 до 30 лет, — что делает ежемесячные платежи управляемыми, даже когда вы восстанавливаете свой бизнес.

Эти выгодные условия отражают миссию программы: поддерживать малый бизнес на плаву в самые сложные времена, а не приносить прибыль кредиторам.

Кто имеет право на получение EIDL?​

Критерии отбора для кредитов SBA для пострадавших от стихийных бедствий были разработаны таким образом, чтобы быть инклюзивными, охватывая широкий спектр малых предприятий:

Типы предприятий, которые соответствуют требованиям:

• Традиционные малые предприятия
• Индивидуальные предприниматели
• Независимые подрядчики
• Некоммерческие организации
• Сельскохозяйственные предприятия
• Кооперативы

Ключевые требования:

• Ваш бизнес должен располагаться в объявленной зоне стихийного бедствия
• Вы должны продемонстрировать экономический ущерб, возникший в результате стихийного бедствия
• Ваш бизнес должен был функционировать до наступления стихийного бедствия
• Вам необходимо показать, что стихийное бедствие напрямую повлияло на вашу способность выполнять финансовые обязательства

Ранее предприятия должны были доказать, что они не могут получить кредит в другом месте, но это требование было отменено для многих объявлений о стихийных бедствиях, что сделало кредиты более доступными.

На что можно использовать средства EIDL?​

Кредиты EIDL специально предназначены для оборотного капитала — повседневных расходов, которые обеспечивают работу вашего бизнеса. Эти средства помогают вам поддерживать операции, когда доход был нарушен стихийным бедствием.

Разрешенные виды использования включают:

• Расходы на заработную плату и льготы для сотрудников
• Арендные или ипотечные платежи
• Счета за коммунальные услуги
• Платежи по фиксированной задолженности
• Кредиторская задолженность
• Операционные расходы, которые можно было бы покрыть без стихийного бедствия

Ключевой принцип: средства EIDL должны заменить оборотный капитал, который у вас обычно был бы, если бы не произошло стихийного бедствия.

На что нельзя использовать средства EIDL:

SBA ограничивает определенные виды использования, чтобы гарантировать, что средства поддерживают восстановление, а не расширение:

• Расширение бизнеса или инициативы роста
• Покупка нового оборудования или основных средств (если только не заменяются предметы, поврежденные в результате стихийного бедствия)
• Рефинансирование существующей задолженности
• Выплата дивидендов или премий
• Распределение владельцам сверх разумной компенсации за услуги
• Перемещение вашего бизнеса

Если вы получили другую помощь в связи со стихийным бедствием (например, кредиты PPP во время COVID-19), вы не можете использовать средства EIDL для покрытия тех же расходов — это будет представлять собой двойное погружение.

Как подать заявку на кредит SBA для пострадавших от стихийных бедствий​

Процесс подачи заявки был упрощен, чтобы помочь предприятиям получить доступ к средствам быстро во время чрезвычайных ситуаций.

Шаг 1: Получите доступ к порталу приложений

Посетите веб-сайт SBA Disaster Loan Assistance, когда ваш регион будет объявлен зоной стихийного бедствия. Онлайн-заявка предназначена для заполнения без профессиональной помощи, хотя вы можете работать с бухгалтером или бизнес-консультантом.

Шаг 2: Соберите необходимые документы

Прежде чем начать подачу заявки, соберите:

• Налоговые декларации предприятия (обычно за последние 3 года)
• Отчеты о прибылях и убытках
• Бухгалтерские балансы
• Личные финансовые отчеты
• Подробная информация о существующей задолженности предприятия
• Документация о структуре собственности бизнеса

Шаг 3: Заполните заявку

Первоначальная заявка запрашивает:

• Основную информацию о бизнесе
• Описание экономического ущерба
• Финансовые сведения о вашем бизнесе
• Запрашиваемую сумму кредита
• Как вы планируете использовать средства

Будьте точны и тщательны — несоответствия могут задержать обработку.

Шаг 4: Отправьте подтверждающие документы

После первоначальной проверки SBA может запросить дополнительную документацию, включая форму 4506-T, которая разрешает IRS предоставлять ваши налоговые выписки непосредственно в SBA.

Требования к кредиту и обеспечению​

Понимание процесса оценки SBA помогает установить реалистичные ожидания.

Кредитная проверка:

Кредитный специалист рассмотрит вашу личную и кредитную историю бизнеса. Хотя SBA более гибка, чем традиционные кредиторы, им все равно нужно видеть, что вы являетесь разумным кредитным риском. Предыдущие банкротства или серьезные просрочки могут осложнить утверждение, но не являются автоматическими дисквалификаторами.

Требования к обеспечению:

Правила обеспечения разработаны таким образом, чтобы быть разумными:

• Кредиты до 25 000 долларов США: Обеспечение не требуется, хотя вы можете предложить его добровольно
• Кредиты от 25 000 до 200 000 долларов США: Обеспечение требуется, если оно доступно, но отсутствие обеспечения автоматически не приведет к отказу
• Кредиты свыше 200 000 долларов США: Обычно требуется обеспечение недвижимостью

Важно отметить, что SBA заявляет, что отсутствие обеспечения не помешает вам получить кредит, если вы соответствуете другим требованиям. Они будут работать с любым обеспечением, которое вы можете разумно предоставить, и не отклонят вашу заявку только потому, что у вас недостаточно активов.

Сроки обработки и утверждение​

После подачи SBA:

1. Проверит вашу заявку на полноту
2. Проведет кредитные проверки
3. Проверит вашу финансовую информацию
4. Оценит экономический ущерб для вашего бизнеса
5. Определит сумму вашего кредита

Сроки обработки варьируются в зависимости от объема заявок, но обычно составляют от нескольких недель до нескольких месяцев. Во время крупных стихийных бедствий, затрагивающих многие предприятия, ожидайте более длительного времени обработки.

После утверждения средства обычно выплачиваются посредством прямого депозита на банковский счет вашего бизнеса в течение нескольких дней.

Ответственное управление вашим кредитом EIDL​

Получение кредита — это только начало, правильное управление имеет решающее значение для соблюдения требований и долгосрочного здоровья вашего бизнеса.

Требования к ведению учета:

SBA требует строгого ведения учета:

• Ведите подробные финансовые записи за 5 лет до получения кредита
• Ведите точные книги до 3 лет после погашения или истечения срока действия кредита
• Документируйте, как расходуются кредитные средства
• Будьте готовы к потенциальным аудитам или проверкам

Рассмотрите возможность работы с бухгалтером или бухгалтером для обеспечения соответствия требованиям. Ненадлежащее ведение учета может привести к ускорению кредита (требованию немедленного погашения) или юридическим последствиям.

Производите платежи вовремя:

В вашем кредитном соглашении будут указаны ежемесячные суммы платежей и сроки их уплаты. Настройте автоматические платежи, если это возможно, чтобы избежать пропущенных сроков. Просроченные платежи могут:

• Нанести ущерб вашей кредитной истории
• Повлечь за собой штрафы и пени за просрочку платежа
• Привести к ускорению всего кредитного баланса
• Привести к мерам по взысканию

Могут ли быть прощены кредиты SBA для пострадавших от стихийных бедствий?​

Это распространенный вопрос, особенно после таких программ, как PPP, которые предлагали прощение кредита.

Короткий ответ: Кредиты EIDL не подлежат прощению так, как некоторые другие программы. Это настоящие кредиты, которые необходимо погасить.

Подробный ответ: В редких случаях, связанных с исключительными трудностями, SBA может работать с заемщиками, которые не могут погасить кредит. Однако это обычно требует:

• Закрытие и ликвидация бизнеса
• Доказанная неспособность погасить
• Добросовестные усилия по выполнению обязательств

Даже в этом случае прощение не гарантируется. SBA может:

• Согласиться на частичное погашение
• Согласовать планы снижения платежей
• Использовать программу Treasury Offset Program для сбора налоговых возмещений
• Возбудить дело о взыскании заработной платы
• Сообщить в кредитные бюро
• Передать дела в коллекторские агентства или Министерство юстиции

Суть: Планируйте погасить свой кредит EIDL в полном объеме. Не относитесь к нему как к гранту или кредиту, подлежащему прощению.

Получение помощи и поддержки​

Обращение в SBA:

Если у вас есть вопросы в процессе подачи заявки или во время управления своим кредитом:

• Электронная почта: [email protected]
• Телефон: 1-800-659-2955 (Центр обслуживания клиентов SBA по вопросам помощи при стихийных бедствиях)
• Веб-сайт: SBA.gov/disaster

Дополнительные ресурсы:

• Местные окружные офисы SBA предлагают личную помощь
• Наставники SCORE предоставляют бесплатные бизнес-консультации
• Центры развития малого бизнеса (SBDC) предлагают руководство по восстановлению после стихийных бедствий
• В вашей местной Торговой палате могут быть программы восстановления после стихийных бедствий

Ключевые выводы для владельцев малого бизнеса​

1. Действуйте быстро: Когда случается стихийное бедствие и ваш регион объявляется подходящим, подайте заявку как можно скорее. Финансирование не безгранично.

2. Будьте честны и точны: Предоставляйте правдивую информацию в своей заявке. Мошенничество может привести к уголовному преследованию.

3. Понимайте условия: Знайте свою процентную ставку, график платежей и дату погашения кредита до принятия средств.

4. Используйте средства надлежащим образом: Используйте средства EIDL только для соответствующих расходов на оборотный капитал. Документируйте все.

5. Ведите отличные записи: Ваша бухгалтерия должна быть безупречной на протяжении всего срока действия кредита и далее.

6. Планируйте погашение: Даже при выгодных условиях это кредит, который необходимо погасить. Составьте бюджет соответственно.

7. Поддерживайте связь с SBA: Если у вас возникли проблемы с внесением платежей, немедленно свяжитесь с SBA. Они могут предложить варианты помощи при возникновении трудностей.

Заключительные мысли​

Кредиты SBA для пострадавших от стихийных бедствий представляют собой важнейшую систему безопасности для малого бизнеса, сталкивающегося с обстоятельствами, находящимися вне их контроля. Хотя процесс подачи заявки требует тщательного внимания к деталям, а соблюдение требований является постоянным, эти кредиты помогли бесчисленному количеству предприятий выжить и в конечном итоге процветать после стихийных бедствий.

Если ваш бизнес испытывает трудности из-за объявленного стихийного бедствия, не стесняйтесь изучить этот вариант. Выгодные условия и длительные периоды погашения специально разработаны для того, чтобы дать вам передышку, пока вы восстанавливаетесь.

Помните: принятие EIDL — это серьезное финансовое обязательство, но при разумном использовании оно может стать разницей между закрытием ваших дверей и тем, чтобы пережить бурю.

---

Это руководство предназначено только для информационных целей и не является финансовой или юридической консультацией. Всегда консультируйтесь с квалифицированными специалистами относительно вашей конкретной ситуации и ознакомьтесь с текущими правилами SBA, поскольку правила программы могут меняться.

Управление малым бизнесом означает работу в условиях неопределенности. Рынки меняются, клиенты приходят и уходят, а неожиданные расходы появляются, когда вы меньше всего этого ожидаете. Хотя вы не можете предвидеть все проблемы, с которыми столкнется ваш бизнес, вы можете подготовиться к ним в финансовом отношении. Именно здесь на помощь приходит резервный фонд бизнеса.

Реальность чрезвычайных ситуаций в бизнесе​

В отличие от личных чрезвычайных ситуаций, бизнес-кризисы могут угрожать не только вашим средствам к существованию, но и рабочим местам ваших сотрудников и доверию ваших клиентов. Рассмотрим следующие распространенные сценарии:

Крупное оборудование выходит из строя и требует немедленной замены. Ваш крупнейший клиент внезапно прекращает свою деятельность, оставляя вас со значительным пробелом в доходах. Глобальный сбой в цепочке поставок задерживает ваши запасы на месяцы. Вашему бизнесу требуется срочный ремонт. Ключевой член команды неожиданно уходит, и вам нужно быстро нанять и обучить замену.

Любая из этих ситуаций может дестабилизировать бизнес, который работает без финансовой подушки безопасности. Недавние опросы показывают, что большинство малых предприятий испытывают трудности с покрытием своих операционных расходов в трудные периоды, и многие владельцы в конечном итоге истощают свои личные сбережения, чтобы удержать свои компании на плаву. Это создает опасный цикл, когда под угрозой находится как ваш бизнес, так и ваша личная финансовая безопасность.

Стратегическое преимущество денежных резервов​

Помимо управления кризисными ситуациями, наличие резервного фонда меняет способ ведения вашего бизнеса. Когда вы не постоянно беспокоитесь о покрытии расходов в следующем месяце, вы можете принимать более эффективные стратегические решения. Вы можете договариваться о более выгодных условиях с поставщиками, оплачивая авансом, инвестировать в возможности, требующие быстрого капитала, или пережидать сезонные колебания без паники.

Думайте о своем резервном фонде как о чем-то большем, чем просто страховка — это конкурентное преимущество, которое дает вам гибкость и душевное спокойствие.

Определение целевой суммы​

Стандартная рекомендация — сэкономить достаточно, чтобы покрыть от трех до шести месяцев операционных расходов. Но это не универсальный расчет. Ваша конкретная цель должна отражать уникальные обстоятельства вашего бизнеса.

Начните с расчета ежемесячного уровня сжигания денежных средств: Сложите все свои основные ежемесячные расходы, включая арендную плату, коммунальные услуги, заработную плату, страхование, выплаты по кредитам и основные расходные материалы. Не включайте дискреционные расходы, такие как маркетинговые кампании или проекты расширения, — сосредоточьтесь на том, что вам нужно, чтобы держать двери открытыми.

Затем учитывайте свои факторы риска:

Если вы работаете в отрасли с высокой сезонностью, склоняйтесь к верхней границе диапазона. Горнолыжному курорту или службе подготовки налоговых деклараций требуется больше резервов, чем бизнесу со стабильным круглогодичным доходом.

Компаниям с высокими постоянными затратами требуются более крупные подушки безопасности. Если вы связаны долгосрочной арендой, выплатами за оборудование или постоянным персоналом, у вас меньше возможностей для быстрого сокращения расходов во время спада.

Сервисные предприятия с низкими накладными расходами могут обойтись меньшим фондом, в то время как производственные предприятия, которые имеют значительные запасы или зависят от длительных производственных циклов, должны стремиться к большему.

Важна и концентрация ваших клиентов. Если потеря трех ваших главных клиентов разрушит ваши доходы, вам нужен больший буфер, чем бизнесу с диверсифицированными потоками доходов.

Создание вашего фонда: практический подход​

Взгляд на цель в десятки или сотни тысяч долларов может показаться непосильной задачей, особенно когда вы уже жонглируете жестким денежным потоком. Главное — начать с малого и оставаться последовательным.

Установите реалистичную начальную цель: Вместо того, чтобы зацикливаться на шести месяцах расходов, стремитесь к своим первым 5 000 или 10 000 долларов. Эта первоначальная подушка безопасности может справиться со многими небольшими чрезвычайными ситуациями и создать импульс. Как только вы достигнете этой вехи, установите следующую цель в размере расходов за один месяц, затем за два и так далее.

Сделайте это автоматически: Самый эффективный способ создать свой резервный фонд — относиться к нему как к любому другому обязательному расходу. Настройте автоматический перевод со своего операционного счета на специальный сберегательный счет. Даже 250 или 500 долларов в месяц складываются быстрее, чем вы думаете.

Многие владельцы бизнеса считают полезным откладывать процент от дохода, а не фиксированную сумму в долларах. Например, вы можете автоматически откладывать 5% от всех поступающих доходов. Этот подход масштабируется вместе с вашим бизнесом — вы экономите больше, когда времена хорошие, и меньше, когда денежный поток ограничен.

Выберите правильные счета: Ваш резервный фонд должен быть легкодоступным, но отдельным от вашего ежедневного операционного счета. Хорошей отправной точкой является сберегательный счет бизнеса с высокой доходностью. По мере того как ваш фонд превышает порог немедленной чрезвычайной ситуации, подумайте о диверсификации в счета денежного рынка или краткосрочные депозитные сертификаты, которые предлагают более высокую доходность, сохраняя при этом ликвидность.

Держите не менее одного-двух месяцев расходов на обычном сберегательном счете для настоящих чрезвычайных ситуаций, когда вам нужен немедленный доступ. Остальное может приносить лучший доход на несколько менее ликвидных счетах.

Когда следует его использовать?​

Наличие резервного фонда — это только половина дела, вам также нужна дисциплина в отношении того, когда его использовать. Не каждый неожиданный расход считается чрезвычайным.

Истинные чрезвычайные ситуации являются неожиданными, необходимыми и срочными. Они угрожают вашей способности работать, если их не решить немедленно. Подумайте о поломках оборудования, аварийном ремонте, внезапной потере значительного дохода или покрытии заработной платы во время временного кризиса.

Чрезвычайные ситуации не включают возможности для расширения, маркетинговые кампании, модернизацию функционального оборудования или покрытие запланированных расходов, которые вы не предусмотрели в бюджете должным образом. Это могут быть важные инвестиции, но они должны поступать из операционного денежного потока или целевых инвестиционных фондов, а не из ваших резервных фондов.

Пополнение после использования​

Если вам все же необходимо использовать свой резервный фонд, сделайте его пополнение приоритетной задачей. Добавьте его обратно в свой список автоматических переводов и скорректируйте свой бизнес-бюджет, чтобы восстановить фонд как можно быстрее. Рассматривайте это как кредит самому себе, который необходимо погасить.

Начните сегодня​

Самая сложная часть создания резервного фонда — это начало. Не ждите, пока у вас появятся «лишние» деньги — всегда будут конкурирующие требования к вашим деньгам. Откройте отдельный сберегательный счет на этой неделе, сделайте свой первый депозит (даже если он небольшой) и настройте автоматические переводы.

Помните, что каждый бизнес сталкивается с неожиданными проблемами. Вопрос не в том, понадобятся ли вам чрезвычайные фонды, а в том, будут ли они у вас, когда придет время. Начните создавать свою финансовую сеть безопасности сегодня, и вы будете вести свой бизнес с большей уверенностью и безопасностью завтра.

---

Эта статья содержит общую информацию и не должна рассматриваться как финансовый или юридический совет. Проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом по поводу вашей конкретной ситуации в бизнесе.

Если ваш бизнес получил кредит в рамках Программы защиты заработной платы (Paycheck Protection Program, PPP), понимание процесса прощения кредита имеет решающее значение для того, чтобы вам не пришлось возвращать эти средства. Это подробное руководство проведет вас через все, что вам нужно знать о соответствии требованиям для полного прощения кредита, от приемлемых расходов до требований к документации.

Основные сведения о прощении кредита PPP​

Программа защиты заработной платы была разработана, чтобы помочь малым предприятиям сохранить свою рабочую силу во время экономических трудностей. Самое лучшее? Эти кредиты могут быть полностью прощены, если вы соответствуете определенным критериям. Однако, если вы не будете следовать правилам, вам придется погасить кредит с 1% годовых.

Ключевой принцип: Ваш кредит может быть прощен, если вы потратили средства на приемлемые бизнес-расходы в течение установленного периода и сохранили численность персонала и уровень компенсации.

Правило 60/40: Основа для прощения кредита​

Чтобы претендовать на полное прощение, вы должны следовать этому важному правилу:

• Не менее 60% поступлений от кредита должны быть потрачены на расходы на заработную плату.
• До 40% может быть потрачено на другие приемлемые расходы, не связанные с заработной платой.

Если вы потратите менее 60% на заработную плату, сумма прощения будет уменьшена пропорционально. Например, если вы потратите только 50% на расходы на заработную плату, вы сможете получить прощение только для части вашего кредита.

Приемлемые расходы на заработную плату​

Расходы на заработную плату являются краеугольным камнем прощения кредита PPP. Вот что подходит:

Для сотрудников​

• Валовая заработная плата, оклады, чаевые и комиссионные
• Взносы работодателя на медицинское страхование работников
• Взносы работодателя в пенсионные планы
• Государственные и местные налоги на компенсацию работникам (например, страхование по безработице)
• Оплачиваемый отпуск по болезни и уходу за семьей

Для владельцев бизнеса​

• Самозанятые лица и индивидуальные предприниматели: До 20 833 долларов США (эквивалентно 100 000 долларов США в год в течение 2,5 месяцев)
• Генеральные партнеры: На основе чистого дохода от самостоятельной занятости за 2019 или 2020 год, но не более 20 833 долларов США.
• Владельцы-сотрудники: Ограничены наименьшей суммой: 20 833 доллара США или 2,5 месяца их компенсации за 2019 год.

Что НЕ включено в расходы на заработную плату​

• Выплаты независимым подрядчикам (они получают свои собственные кредиты PPP)
• Компенсация работникам свыше 100 000 долларов США в годовом исчислении.
• Налоги работодателя на социальное обеспечение, Medicare или федеральное страхование по безработице.
• Квалифицированная заработная плата по болезни и семейному отпуску, по которой разрешен кредит в соответствии с Законом Families First Coronavirus Response Act.

Приемлемые расходы, не связанные с заработной платой​

Вы можете использовать до 40% своего кредита на следующие соответствующие расходы (должны были возникнуть до 15 февраля 2020 года, если не указано иное):

Проценты по ипотеке бизнеса​

• Выплата процентов по ипотечным кредитам, обеспеченным недвижимым или личным имуществом
• Должны были возникнуть до 15 февраля 2020 года
• НЕ включает выплаты основной суммы долга или предоплаты

Платежи за аренду и лизинг​

• Аренда недвижимости (офисные помещения, торговые точки)
• Платежи за лизинг личного имущества (оборудование, транспортные средства)
• Соглашения должны были действовать до 15 февраля 2020 года.
• Если вы делите помещение с другим бизнесом, пропорционально разделите на основании ваших налоговых деклараций.

Коммунальные услуги​

• Электричество и газ
• Водоснабжение и канализация
• Телефонная связь (стационарная и мобильная)
• Доступ в Интернет
• Транспортные коммунальные услуги (топливо, техническое обслуживание служебных автомобилей)

Соглашения об обслуживании должны были начаться до 15 февраля 2020 года, но могут быть продлены или рефинансированы.

Расширенные приемлемые расходы (добавлены в 2021 году)​

Операционные расходы

• Программное обеспечение и облачные вычислительные сервисы для бизнес-операций
• Бухгалтерское, кадровое и аналогичное бизнес-программное обеспечение

Затраты на повреждение имущества

• Ремонт повреждений имущества в результате общественных беспорядков в 2020 году (вандализм, мародерство)
• Квалифицируется только незастрахованная часть

Затраты поставщиков

• Платежи поставщикам за товары, необходимые для работы
• Должны соответствовать договору или заказу на покупку, действующему до получения вашего кредита
• Скоропортящиеся товары, заказанные в течение установленного периода, могут быть квалифицированы.

Расходы на защиту работников

• Средства индивидуальной защиты (СИЗ)
• Физические барьеры (экраны из плексигласа, перегородки)
• Улучшения вентиляции и фильтрации воздуха
• Затраты на расширение обеденных зон или зон обслуживания на открытом воздухе
• Медицинские осмотры и тестирование
• Чистящие средства и услуги по дезинфекции

Эти расходы принимаются с 1 марта 2020 года.

Выбор установленного периода​

Вы можете выбрать установленный период от 8 до 24 недель, начиная с момента получения вами выплаты по кредиту (а не с даты подачи заявки). Вот как сделать выбор:

• 8 недель: Лучше всего, если у вас более высокие расходы на заработную плату по отношению к сумме кредита.
• 24 недели: Дает вам больше гибкости для выполнения требования о заработной плате в размере 60%.
• Вам не нужно корректировать график выплаты заработной платы; расходы учитываются, когда они понесены, а не обязательно когда они оплачены.

Большинство предприятий выигрывают от 24-недельного периода, поскольку он дает больше времени для надлежащего развертывания средств.

Требования к документации​

Надлежащая документация необходима для прощения кредита. Соберите эти материалы:

Документация по заработной плате​

• Отчеты по заработной плате от вашего поставщика услуг по начислению заработной платы
• Федеральные налоговые декларации по заработной плате (форма 941)
• Государственные ежеквартальные отчеты о заработной плате
• Заявления о страховании по безработице
• Чеки об оплате или аннулированные чеки
• Документация о пенсионных взносах и взносах на медицинское страхование

Подтверждение занятости​

• Списки работников, показывающие эквивалент полной занятости (FTE)
• Ставки оплаты труда для всех работников
• Записи, подтверждающие, что работники находились в штате в течение установленного периода
• Документация о любых увольнениях или сокращениях работников

Документация о расходах, не связанных с заработной платой​

• Доказательство того, что обязательства существовали до 15 февраля 2020 года (договоры аренды, ипотечные документы, счета за коммунальные услуги)
• Аннулированные чеки или выписки из банковских счетов, показывающие платежи
• Квитанции и счета за коммунальные услуги, аренду и проценты по ипотеке
• Квитанции об оплате приемлемых операционных расходов, затрат поставщиков и расходов на защиту работников

Профессиональный совет: Организуйте документы по категориям и в хронологическом порядке. Это упрощает процесс подачи заявки и помогает, если ваш кредит проходит проверку SBA.

Поддержание численности персонала и компенсации​

Чтобы получить полное прощение кредита, вы должны поддерживать свою рабочую силу в течение установленного периода:

Требования к численности персонала​

Рассчитайте своих работников, работающих полный рабочий день (FTE):

1. Определите средний FTE в течение установленного периода.
2. Сравните с эталонным периодом (выберите лучший вариант):
   • С 1 января 2020 года по 29 февраля 2020 года
   • С 15 февраля 2019 года по 30 июня 2019 года

Если ваше соотношение составляет 1,0 или выше, вы сохранили численность персонала. Если оно ниже 1,0, ваше прощение будет уменьшено пропорционально.

Применяются исключения, если:

• Вы предложили повторно нанять работников на тех же условиях рабочего времени и оплаты труда, но они отказались
• Вы не смогли найти аналогичных квалифицированных работников
• Вы не могли работать на доковидном уровне из-за федеральных требований или рекомендаций, связанных с COVID-19
• Работники были уволены по причине, добровольно уволились или добровольно запросили сокращение рабочего времени.

Требования к заработной плате​

Вы не можете снижать годовой оклад или почасовую оплату труда любого работника более чем на 25% по сравнению с самым последним полным кварталом до установленного периода. Это относится к работникам, которые зарабатывали менее 100 000 долларов США в год в 2019 году.

Безопасная гавань: Если вы сократили численность персонала или заработную плату, но восстановили их к 31 декабря 2020 года, вы все равно можете получить полное прощение.

Процесс подачи заявки​

Шаг 1. Определите сумму прощения​

Рассчитайте общие приемлемые расходы в течение установленного периода, убедившись, что не менее 60% было потрачено на расходы на заработную плату.

Шаг 2. Выберите правильную форму​

Доступны три формы заявки на прощение:

• Форма 3508S: Для кредитов в размере 150 000 долларов США или меньше (упрощенная, с меньшим количеством расчетов)
• Форма 3508EZ: Для определенных заемщиков с простыми ситуациями
• Форма 3508: Стандартная форма для всех остальных заемщиков

Большинство заемщиков с кредитами менее 150 000 долларов США должны использовать упрощенную форму 3508S.

Шаг 3. Заполните заявку​

• Заполните соответствующую форму
• Приложите всю необходимую документацию
• Обеспечьте подпись уполномоченного представителя в заявке

Шаг 4. Отправьте своему кредитору​

Отправьте заявку и документацию через портал вашего кредитора или процесс отправки. У каждого кредитора немного разные процедуры, поэтому уточните у своего кредитора конкретные инструкции.

Шаг 5. Дождитесь решения​

• Рассмотрение кредитором: У вашего кредитора есть 60 дней для рассмотрения и отправки вашей заявки в SBA
• Рассмотрение SBA: У SBA есть 90 дней для принятия решения о прощении кредита
• Вы будете уведомлены о решении через своего кредитора

График подачи заявок​

Когда подавать заявку: Вы можете подать заявку в любое время после использования всех поступлений от кредита, вплоть до даты погашения кредита. Однако, если вы не подадите заявку в течение 10 месяцев после окончания установленного периода, вы должны начать вносить платежи по кредиту.

Отсрочка платежа: Если вы подадите заявку в течение 10 месяцев, платежи откладываются до тех пор, пока SBA не примет решение о прощении кредита.

Распространенные ошибки, которых следует избегать​

Ошибка № 1. Неправильное отслеживание установленного периода​

Используйте дату получения средств (дату выплаты), а не дату подачи заявки или дату утверждения.

Ошибка № 2. Смешивание личных и деловых расходов​

Для предприятий, работающих на дому, включайте только ту часть коммунальных услуг и арендной платы, которая вычитается из вашей налоговой декларации по бизнесу.

Ошибка № 3. Неправильное включение медицинского страхования владельца​

Для самозанятых лиц вы не можете включать медицинское страхование или пенсионные взносы, финансируемые за счет кредита PPP, в расчет прощения кредита.

Ошибка № 4. Оплата независимым подрядчикам​

Платежи независимым подрядчикам не считаются приемлемыми расходами на заработную плату. Они должны подать заявку на собственные кредиты PPP.

Ошибка № 5. Плохое ведение учета​

Ведите подробный учет и квитанции на все. SBA может проверить ваш кредит даже после предоставления прощения.

Ошибка № 6. Не корректировка для работников, занятых неполный рабочий день​

При расчете FTE работники, занятые неполный рабочий день (работающие менее 40 часов в неделю), должны рассчитываться пропорционально.

Ошибка № 7. Забыть о периоде безопасной гавани​

Если вы сократили персонал или заработную плату, но восстановили их к 31 декабря 2020 года, тщательно задокументируйте это, чтобы избежать сокращений.

Кредиты в размере 50 000 долларов США или меньше: Особые положения​

Если ваш кредит составлял 50 000 долларов США или меньше, вы освобождаетесь от сокращения прощения из-за уменьшения численности персонала или заработной платы, что значительно упрощает процесс.

Что произойдет, если кредит не будет полностью прощен?​

Если будет прощена только часть вашего кредита:

• Вы должны погасить непрощенную сумму
• Применяется процентная ставка 1%
• Срок погашения 5 лет (2 года для кредитов, выданных до 5 июня 2020 года)
• Вы можете обжаловать решение SBA, если вы не согласны

Прощение и налоги​

Хорошие новости: Прощение кредита PPP не является налогооблагаемым доходом на федеральном уровне. Кроме того, расходы, оплаченные из средств PPP, полностью вычитаются для целей федерального налогообложения.

Налоги штата: В некоторых штатах действуют другие правила. Уточните у своего налогового консультанта, как в вашем штате относятся к прощению кредита PPP и связанным с этим расходам.

Окончательный контрольный список перед подачей заявки​

Перед отправкой заявки убедитесь, что у вас есть:

• Правильно рассчитан установленный период
• Подтверждено, что не менее 60% средств было использовано на заработную плату
• Собрана вся документация по заработной плате
• Собраны доказательства расходов, не связанных с заработной платой
• Проверены уровни численности персонала и заработной платы
• Документы организованы по категориям
• Заполнена соответствующая форма прощения кредита
• Уполномоченный представитель рассмотрел и подписал
• Сохранены копии всего для ваших записей

Получение помощи​

Процесс прощения кредита PPP может быть сложным. Рассмотрите возможность работы с:

• Вашим бухгалтером или CPA для получения помощи по налогам и расчетам
• Вашим поставщиком услуг по начислению заработной платы для получения отчетов и документации по заработной плате
• Вашим адвокатом для получения юридических вопросов о праве на участие или соблюдении требований
• Вашим кредитором для получения конкретных требований к представлению

На веб-сайтах SBA и Министерства финансов (sba.gov и treasury.gov) также представлены официальные руководства и ответы на часто задаваемые вопросы.

Заключение​

Прощение кредита PPP требует тщательной документации и соблюдения определенных правил, но при надлежащем планировании и организации большинство предприятий могут успешно получить полное прощение. Ключ к успеху - понимание приемлемых расходов, поддержание требуемого уровня занятости и ведение тщательного учета в течение всего установленного периода.

Начните собирать документацию заранее, используйте полный установленный период, если это необходимо, и не стесняйтесь обращаться к профессионалам, когда возникают вопросы. При правильной подготовке вы можете превратить свой кредит PPP в грант, которым он и должен был быть - поддерживая работу своего бизнеса и выплачивая зарплату своим сотрудникам в трудные времена.

---

Эта статья содержит общую информацию и не должна рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация. Проконсультируйтесь с квалифицированными специалистами относительно вашей конкретной ситуации и обратитесь к официальным руководствам SBA для получения самых актуальных требований.

Сотрудничество может быть одним из самых мощных инструментов в бизнесе. Когда две или более компании объединяют свои сильные стороны для достижения конкретной возможности, они создают то, что известно как совместное предприятие. Но что именно это означает для вашего бизнеса, и является ли это правильной стратегией для вас?

Понимание совместных предприятий​

Совместное предприятие возникает, когда два или более независимых бизнеса соглашаются объединить ресурсы, опыт и капитал для достижения конкретного проекта или бизнес-цели. В отличие от слияния или поглощения, каждая компания сохраняет свою отдельную идентичность и продолжает свою обычную деятельность, внося вклад в общее предприятие.

Представьте себе: у вас есть местная компания по обжарке кофе, а у вашего коллеги — пекарня. Вместе вы решаете открыть кафе, где подают ваш кофе вместе с их выпечкой. Ваша компания по обжарке кофе продолжает работать, их пекарня продолжает выпекать, но вы оба инвестируете и получаете прибыль от нового кафе. Это и есть совместное предприятие.

Чем не являются совместные предприятия​

Прежде чем углубляться, давайте проясним некоторые распространенные заблуждения:

Не то же самое, что партнерство: Хотя совместное предприятие может быть структурировано как партнерство, эти термины не являются взаимозаменяемыми. Партнерство — это конкретная бизнес-структура, в то время как совместное предприятие — это соглашение о сотрудничестве, которое может принимать различные юридические формы.

Не слияние: При слиянии компании объединяются, образуя единую организацию. В совместном предприятии компании остаются отдельными и независимыми, работая вместе над конкретной инициативой.

Не отношения с подрядчиком: Когда вы нанимаете подрядчика, вы платите за услуги. В совместном предприятии все стороны разделяют как риски, так и выгоды предприятия.

Почему предприятия выбирают совместные предприятия​

Есть несколько веских причин рассмотреть возможность создания совместного предприятия:

1. Объединение взаимодополняющих сильных сторон​

Иногда лучшие возможности возникают, когда сотрудничают предприятия с разными специальностями. Фирма по разработке программного обеспечения может объединиться с маркетинговым агентством для создания и запуска нового приложения. Ни один из них не смог бы сделать это так эффективно в одиночку, но вместе у них есть все составляющие.

2. Выход на новые рынки​

Выход на новый географический рынок или в отраслевой сектор может быть дорогостоящим и рискованным. Совместное предприятие с компанией, которая уже имеет прочные позиции на этом рынке, может значительно повысить ваши шансы на успех.

Например, если вы являетесь производителем из США, стремящимся расширить свою деятельность на европейские рынки, партнерство с европейским дистрибьютором через совместное предприятие может обеспечить местный опыт, налаженные связи и снижение риска.

3. Разделение затрат и ресурсов​

Крупные инвестиции — в оборудование, недвижимость или технологии — могут быть непомерно дорогими для одного малого бизнеса. Совместные предприятия позволяют компаниям разделить эти затраты, сохраняя при этом доступ к преимуществам.

Две небольшие строительные компании могут создать совместное предприятие для приобретения дорогостоящего оборудования, которое ни одна из них не может позволить себе индивидуально, а затем использовать его как для совместных проектов, так и для своей отдельной деятельности.

4. Доступ к новым технологиям или опыту​

Если вашему бизнесу нужны специальные знания или запатентованные технологии, совместное предприятие может быть более практичным, чем пытаться разработать их самостоятельно или приобрести другую компанию целиком.

Структурирование вашего совместного предприятия​

Существует два основных подхода к оформлению совместного предприятия:

Вариант 1: Создание отдельного юридического лица​

Многие совместные предприятия создают себя как отдельные юридические лица. Этот подход предлагает несколько преимуществ:

Общество с ограниченной ответственностью (ООО): ООО обеспечивает защиту ответственности, предлагая гибкость в структуре управления и распределении прибыли. Участники могут определить процентные доли владения и обязанности в операционном соглашении.

Корпорация: Создание корпорации обеспечивает надежную защиту ответственности и четкую структуру собственности (через акции) и управления (через совет директоров). Однако корпорации связаны с большей нормативной сложностью и затратами.

Партнерство: Общее или коммандитное товарищество может работать для совместных предприятий, где партнеры разделяют прибыль и обязанности в соответствии с партнерским соглашением. Эту структуру проще создать, но она может предлагать меньшую защиту ответственности.

Ключевым преимуществом создания отдельного юридического лица является ясность: у совместного предприятия есть свой налоговый идентификатор, банковские счета и финансовая отчетность, что упрощает бухгалтерский учет и подачу налоговых деклараций.

Вариант 2: Соглашение о совместном предприятии​

Если создание отдельного юридического лица кажется чрезмерным для вашего проекта, комплексное соглашение о совместном предприятии (ССП) может регулировать отношения без формального образования юридического лица. Это хорошо работает для краткосрочных или проектно-ориентированных предприятий.

Надежное ССП должно включать:

• Взносы: Что каждая сторона вносит (капитал, оборудование, опыт, время)
• Обязанности: Кто занимается какими аспектами деятельности
• Распределение прибыли и убытков: Как распределяются доходы, расходы и прибыль
• Принятие решений: Как принимаются важные решения и кто имеет окончательные полномочия
• Интеллектуальная собственность: Кому принадлежит какая интеллектуальная собственность, созданная во время предприятия, и как ее можно использовать после этого
• Продолжительность: Имеет ли предприятие установленную дату окончания или конкретные условия для роспуска
• Стратегия выхода: Как партнеры могут выйти из предприятия и что происходит с их долей
• Разрешение споров: Процедуры разрешения разногласий (посредничество, арбитраж и т. д.)

Подходит ли вам совместное предприятие?​

Прежде чем приступать к созданию совместного предприятия, честно оцените следующие факторы:

Финансовая готовность​

Можете ли вы позволить себе время и деньги, которые требует совместное предприятие? Составьте реалистичные финансовые прогнозы для наилучшего, наихудшего и наиболее вероятного сценариев. Убедитесь, что вы можете пережить худший случай, не ставя под угрозу свой основной бизнес.

Согласование целей​

Можете ли вы достичь своей цели другими способами? Иногда наем сотрудника, предоставление кредита или установление более простых отношений с подрядчиком имеет больше смысла, чем полноценное совместное предприятие.

Совместимость партнеров​

Деловые навыки важны, но важны также личности и стили работы. Вам придется принимать решения вместе, возможно, в течение многих лет. Учитывайте:

• Разделяете ли вы схожие ценности и деловую этику?
• Совместимы ли ваши стили общения?
• Как каждая сторона справляется с конфликтами или стрессом?
• У вас схожая терпимость к риску?

Оценка рисков​

Каждое деловое предприятие сопряжено с риском, но совместные предприятия добавляют сложность. Вы ставите не только на бизнес-идею — вы ставите на свою способность эффективно работать со своими партнерами. Подумайте, что произойдет, если:

• Предприятие потерпит финансовый крах
• Один из партнеров захочет выйти раньше
• Вы обнаружите принципиальные разногласия в направлении
• Личные обстоятельства изменятся для одного из партнеров

Доступность ресурсов​

Есть ли у вас ресурсы для управления своим существующим бизнесом и внесения значимого вклада в совместное предприятие? Многие предприниматели недооценивают временные затраты, связанные с совместными проектами.

Как добиться успеха: лучшие практики​

Если вы решите двигаться вперед с совместным предприятием, эти практики могут повысить ваши шансы на успех:

Начните с четкого общения: Прежде чем что-либо подписывать, подробно обсудите ожидания, цели и опасения. Время для обнаружения несогласованных ожиданий — до того, как вы вложили значительные ресурсы.

Зафиксируйте все в письменной форме: Даже с доверенными партнерами документируйте все соглашения. Память слабеет, обстоятельства меняются, а письменные соглашения защищают всех участников.

Планируйте успех и неудачу: Включите четкие положения о том, что произойдет, если предприятие превзойдет ожидания или не оправдает их. Как вы будете масштабироваться? Как вы будете сворачиваться?

Поддерживайте отдельные личности: Соблюдайте четкие границы между совместным предприятием и независимым бизнесом каждого партнера. Раздельные банковские счета, системы бухгалтерского учета и брендинг помогают предотвратить путаницу и защитить ваш основной бизнес.

Проверяйте и корректируйте: Включите регулярные проверки для оценки результатов деятельности предприятия и состояния партнерства. Будьте готовы скорректировать договоренность, если обстоятельства изменятся.

Проконсультируйтесь со специалистами: Прежде чем завершить какое-либо совместное предприятие, проконсультируйтесь с юристом и бухгалтером. Первоначальные затраты на профессиональное руководство намного меньше потенциальных затрат на юридические или налоговые проблемы в будущем.

Двигаясь вперед​

Совместные предприятия могут открыть возможности, которые были бы невозможны или непрактичны для одного предприятия. Они позволяют малым предприятиям конкурировать с более крупными компаниями, выходить на новые рынки и разделять как риск, так и вознаграждение.

Однако они также требуют тщательного планирования, четкого общения и реалистичной оценки как возможности, так и партнерства. Самые успешные совместные предприятия начинаются с совместимых партнеров, которые разделяют четкое видение и проделали работу по правильному структурированию своего сотрудничества.

Если вы рассматриваете возможность создания совместного предприятия, не торопитесь, проведите исследование и убедитесь, что все стороны вступают в договоренность с широко открытыми глазами. При правильном подходе совместное предприятие может стать мощным катализатором роста и успеха.

---

Эта статья предназначена только для информационных целей и не должна рассматриваться как юридическая или финансовая консультация. Всегда консультируйтесь с квалифицированными специалистами при принятии важных бизнес-решений.

Если вы слышали термин "per diem" в деловых разговорах, но не совсем уверены, что он означает или как он применяется к вашей компании, вы не одиноки. Эта латинская фраза, которая переводится как "в день" или "на каждый день", имеет важные последствия для управления как вашим персоналом, так и бизнес-расходами.

Как владелец малого бизнеса, понимание per diem может помочь вам принимать более разумные решения о найме и оптимизировать процессы управления расходами. Давайте разберем все, что вам нужно знать о per diem в деловом контексте.

Что означает Per Diem?​

По своей сути, per diem просто означает "за день". В бизнесе этот термин применяется к двум различным сценариям:

1. Per diem сотрудники – работники, которые нанимаются на ежедневной, по мере необходимости, основе
2. Per diem возмещения – ежедневные выплаты, предоставляемые сотрудникам для покрытия расходов на командировки

Оба варианта применения могут предложить значительные преимущества для малого бизнеса при стратегическом использовании.

Per Diem Сотрудники: Гибкие решения для рабочей силы​

В отличие от традиционных штатных или частично занятых сотрудников, которые работают по регулярному, непрерывному графику, per diem сотрудники привлекаются на ежедневной основе, когда требуется дополнительная поддержка.

Когда использовать Per Diem работников​

Малые предприятия обычно нанимают per diem сотрудников в нескольких ситуациях:

Покрытие пробелов в графике – Когда штатные сотрудники отсутствуют по болезни, в отпуске или берут отпуск по личным обстоятельствам, per diem работники могут вмешаться, чтобы поддерживать работу.

Управление неожиданной нехваткой персонала – Если сотрудник внезапно уходит или вы находитесь в процессе найма, per diem персонал может заполнить пробел.

Обработка сезонного спроса – В периоды высокой загрузки или для специальных проектов per diem работники предоставляют дополнительные руки, которые вам нужны, без долгосрочных обязательств.

Тестирование перед наймом – Per diem договоренности могут служить в качестве расширенных испытательных периодов, чтобы оценить, подходит ли кто-то для постоянной должности.

Хотя per diem сотрудники обычно ассоциируются со здравоохранением (медсестры) и образованием (заменяющие учителя), малые предприятия во всех отраслях используют их для административной поддержки, творческих проектов, складских операций, организации мероприятий и специализированного консалтинга.

Как работает Per Diem трудоустройство​

Вот что делает per diem трудоустройство уникальным:

Фиксированная дневная ставка – Per diem работники обычно договариваются о фиксированной дневной ставке до принятия задания. Эта ставка выплачивается независимо от того, работают ли они два часа или восемь часов, хотя трудовое законодательство о минимальной заработной плате и сверхурочных все еще применяется.

Нет гарантированных часов – В отличие от штатных сотрудников, per diem работники не имеют гарантированного графика. Их вызывают при необходимости, и они могут неделями не получать работу от конкретного работодателя.

Гибкость для обеих сторон – Предприятия получают гибкость рабочей силы, а работники могут принимать или отклонять задания в зависимости от их доступности.

Пример в действии​

Представьте, что вы управляете бутиковым маркетинговым агентством и получаете крупный проект, требующий обширной работы по графическому дизайну в течение двух недель. Ваш штатный дизайнер может справиться с обычной нагрузкой, но этот проект требует дополнительной поддержки.

Вы нанимаете per diem графического дизайнера по ставке 400 долларов в день на десять рабочих дней. В некоторые дни дизайнер заканчивает работу за пять часов; в другие дни требуется девять часов. Независимо от отработанных часов, вы платите согласованную дневную ставку в размере 400 долларов (хотя вам придется заплатить за сверхурочную работу, если часы постоянно превышают восемь в день, в зависимости от вашей юрисдикции).

Per Diem Возмещение командировочных расходов: Упрощение командировок​

Второе применение per diem связано с возмещением командировочных расходов. Вместо того, чтобы требовать от сотрудников отслеживать и предоставлять квитанции за каждое питание и расходы во время командировок, многие компании устанавливают ежедневное пособие.

Как работает Per Diem возмещение командировочных расходов​

Установите максимальную дневную ставку – Ваша компания определяет максимальную сумму, которую сотрудники могут тратить в день на расходы, связанные с командировками. Обычно это покрывает проживание, питание и непредвиденные расходы.

Предоставьте авансом или возместите – Некоторые компании выплачивают сумму per diem авансом перед поездкой; другие возмещают после.

Упрощенное отслеживание расходов – Сотрудникам не нужно собирать квитанции за каждый кофе или еду, если они не превышают дневное пособие.

Федеральные рекомендации и налоговые последствия​

Управление общих служб США (GSA) публикует федеральные ставки per diem, которые варьируются в зависимости от местоположения. Хотя компании не обязаны следовать этим ставкам, существуют налоговые последствия для их превышения.

В пределах ставок GSA – Возмещения по ставкам GSA или ниже обычно не считаются налогооблагаемым доходом для сотрудников.

Выше ставок GSA – Любая сумма, превышающая ставки GSA, рассматривается как налогооблагаемый доход и должна быть указана в форме W-2 сотрудников.

Например, если ставка per diem GSA для города составляет 180 долларов в день, но ваша компания предлагает 250 долларов в день, разница в 70 долларов является налогооблагаемым доходом для сотрудника.

Пример в действии​

Ваш торговый представитель едет на конференцию в Чикаго на три дня. Вы установили ставку per diem в размере 200 долларов в день, что составляет 600 долларов за поездку. Вместо того, чтобы собирать квитанции за каждую еду и поездку на такси, ваш сотрудник просто следит за тем, чтобы его ежедневные расходы не превышали 200 долларов. Он предоставляет краткий отчет о расходах с указанием своих затрат, и вы возмещаете полную сумму.

Ключевые преимущества использования Per Diem​

Для Per Diem Сотрудников​

Экономическая эффективность – Вы платите только за ту работу, которая вам действительно нужна, когда она вам нужна. Нет никаких обязательств по предоставлению постоянных часов в периоды низкой загрузки.

Снижение накладных расходов – Per diem работники обычно не получают льготы, такие как медицинское страхование, пенсионные взносы или оплачиваемый отпуск, что снижает ваши общие затраты на оплату труда.

Встроенная гибкость – Увеличивайте или уменьшайте численность персонала в зависимости от текущего спроса без осложнений, связанных с увольнениями или нехваткой персонала.

Специализированный опыт – Нанимайте специалистов для конкретных проектов, не принимая на себя обязательства по выплате полной заработной платы за навыки, которые вам нужны только время от времени.

Для Per Diem Возмещения командировочных расходов​

Упрощенное администрирование – Меньше бумажной работы, меньше квитанций для проверки и упрощенная обработка отчетов о расходах.

Предсказуемое бюджетирование – Вы точно знаете, сколько будет стоить каждый день командировки, что упрощает планирование бюджета.

Удобство для сотрудников – Вашей команде не нужно авансировать крупные суммы денег или сохранять каждую квитанцию, что снижает стресс, связанный с командировками.

Более быстрое возмещение – Без обширной проверки квитанций вы можете возместить сотрудникам расходы быстрее.

Лучшие практики для внедрения Per Diem​

Для найма Per Diem Сотрудников​

Изучите конкурентные ставки – Изучите свой местный рынок, чтобы понять текущие ставки для per diem работы в вашей отрасли. Предложение конкурентной компенсации помогает привлечь качественные кадры.

Предоставьте четкие ожидания – Даже для однодневных заданий четко сообщите, что необходимо сделать, какие ресурсы доступны и как выглядит успех.

Уважайте их профессионализм – Относитесь к per diem работникам с тем же уважением, что и к штатным сотрудникам. Вам могут понадобиться их услуги снова, и сарафанное радио имеет значение.

Подготовьте их к успеху – Предоставьте необходимый доступ к инструментам, системам и информации. Несколько минут адаптации могут значительно повысить производительность.

Ведите список – Налаживайте отношения с надежными per diem работниками, которые могут вмешаться при необходимости. Наличие "скамейки" надежных талантов упрощает планирование в последнюю минуту.

Соблюдайте трудовое законодательство – Помните, что per diem сотрудники по-прежнему подпадают под действие законов о минимальной заработной плате, правил о сверхурочной работе и требований безопасности на рабочем месте.

Для Per Diem Возмещения командировочных расходов​

Установите четкую политику – Задокументируйте свои ставки per diem, какие расходы покрываются и как сотрудники должны сообщать о расходах.

Учитывайте ставки в зависимости от местоположения – Поездка в Нью-Йорк стоит дороже, чем поездка в небольшие города. Рассмотрите возможность корректировки ставок в зависимости от пункта назначения.

Требуйте отчеты о расходах – Даже без квитанций сотрудники должны предоставлять отчеты с указанием того, как они потратили свое пособие per diem. Эта документация имеет решающее значение для налоговых целей.

Предоставляйте авансы, когда это возможно – Требование от сотрудников авансирования сотен долларов на командировки может создать финансовые трудности. Предоставление авансов per diem облегчает это бремя.

Регулярно просматривайте и корректируйте – Периодически оценивайте, остаются ли ваши ставки per diem разумными по мере изменения затрат.

Разделите категории, если это необходимо – Некоторые предприятия устанавливают разные ставки для проживания и питания и непредвиденных расходов, предоставляя более конкретные указания.

Общие ошибки, которых следует избегать​

Неправильная классификация работников – Убедитесь, что per diem работники правильно классифицированы как сотрудники (а не как независимые подрядчики), если вы контролируете их методы работы и график. Неправильная классификация может привести к штрафам.

Игнорирование сверхурочной работы – Тот факт, что у кого-то есть дневная ставка, не освобождает его от законов о сверхурочной работе, если он работает сверх стандартных часов.

Установление произвольных ставок – Основывайте свои ставки per diem на исследованиях рынка и фактических затратах, а не на догадках.

Отсутствие документации – Даже при упрощенных процессах per diem ведите надлежащую документацию для налоговых целей и целей соответствия требованиям.

Плохое обращение с per diem работниками – Создание негативного опыта означает, что талантливые работники не будут доступны, когда они вам понадобятся снова.

Подходит ли Per Diem для вашего бизнеса?​

Per diem договоренности хорошо работают, когда:

• У вашего бизнеса колеблющиеся потребности в персонале
• Вам нужны специальные навыки для конкретных проектов
• Вы хотите протестировать потенциальных сотрудников
• Ваши сотрудники регулярно ездят в командировки
• Вы хотите упростить управление расходами
• Вам нужно покрытие на время отсутствия сотрудников

Они могут быть не идеальными, когда:

• Вам нужно постоянное, надежное ежедневное покрытие
• Кривая обучения новым задачам крутая
• Должности требуют глубоких институциональных знаний
• Вы находитесь в месте с ограниченным количеством per diem талантов
• Ваш бизнес редко включает в себя поездки

Продвижение вперед с Per Diem​

Независимо от того, рассматриваете ли вы per diem сотрудников или возмещение командировочных расходов, главное – это вдумчиво внедрить эти договоренности. Найдите время, чтобы изучить соответствующие ставки, установить четкую политику и четко сообщить ожидания.

Для многих малых предприятий per diem договоренности предлагают идеальный баланс гибкости и структуры. Они позволяют вам получить доступ к талантам и ресурсам, которые вам нужны, поддерживая при этом бережливые операции и предсказуемые затраты.

Начните с малого — возможно, с одного per diem найма для предстоящего проекта или с внедрения возмещения командировочных расходов per diem для вашей следующей деловой поездки. По мере того, как вы будете чувствовать себя более комфортно с этими договоренностями, вы можете стратегически расширить их использование во всем своем бизнесе.

Помните, что цель состоит не в том, чтобы заменить вашу основную команду per diem работниками, а в том, чтобы дополнить вашу штатную рабочую силу гибкими решениями, которые помогут вашему бизнесу работать более эффективно и адаптироваться к меняющимся требованиям.

---

У вас есть вопросы о внедрении per diem договоренностей в вашем бизнесе? Рассмотрите возможность консультации со специалистом по управлению персоналом или бухгалтером, чтобы убедиться, что вы правильно обрабатываете компенсации, налоги и соответствие требованиям для вашей конкретной ситуации.

Управление такси или бизнесом в сфере райд-хейлинга означает, что вы не просто водитель — вы предприниматель, управляющий собственным малым бизнесом. Хотя ваше внимание сосредоточено на предоставлении отличного сервиса пассажирам, поддержание организованности в ваших финансах имеет решающее значение для долгосрочного успеха и максимизации вашего дохода.

Понимание вашей уникальной финансовой ситуации​

Водители такси и райд-хейлинга сталкиваются с особыми финансовыми проблемами, с которыми не сталкиваются традиционные наемные работники. Вы несете ответственность за отслеживание многочисленных источников дохода, управление бизнес-расходами, откладывание денег на налоги и ведение точного учета — и все это, проводя большую часть времени за рулем.

Сложность возрастает, если вы работаете на нескольких платформах, таких как Uber, Lyft или традиционные службы такси. Каждая платформа имеет разные графики платежей, структуры комиссий и системы отчетности, что делает необходимым наличие надежной стратегии финансового управления.

Максимизация ваших налоговых вычетов​

Одним из самых больших преимуществ работы на себя является возможность вычитать законные бизнес-расходы из вашего налогооблагаемого дохода. Однако многие водители упускают значительные вычеты просто потому, что не отслеживают их должным образом.

Основные вычеты для водителей такси включают:

Расходы на топливо и масло являются одними из самых крупных. Ведите подробный учет каждой заправки или используйте стандартную ставку IRS за милю, которая учитывает топливо, амортизацию и износ.

Техническое обслуживание и ремонт автомобиля полностью подлежат вычету. Это включает в себя замену масла, замену шин, тормозные работы и любое другое обслуживание, необходимое для поддержания вашего автомобиля в исправном состоянии.

Страховые взносы за ваш автомобиль, включая любое дополнительное покрытие, необходимое для коммерческого использования, могут быть вычтены. Убедитесь, что у вас есть надлежащая коммерческая страховка, поскольку личные страховые полисы обычно не покрывают платную перевозку пассажиров.

Регистрационные сборы, продление лицензий и любые специальные разрешения, необходимые для работы такси или райд-хейлинга, являются вычитаемыми расходами, которые накапливаются в течение года.

Амортизация или лизинговые платежи позволяют вам возместить стоимость вашего автомобиля с течением времени. Если вы приобрели автомобиль, вы можете потребовать амортизацию. Если вы берете в лизинг, эти ежемесячные платежи подлежат вычету.

Мойка автомобилей и расходы на детализацию необходимы для поддержания профессионального внешнего вида и обеспечения комфорта пассажиров. Сохраняйте эти квитанции.

Тарифные планы для телефона и передачи данных являются важными инструментами для вашего бизнеса. Если вы используете свой телефон исключительно для работы, весь счет подлежит вычету. Если это смешанное личное и деловое использование, вычтите деловую часть.

Банковские комиссии и комиссии по кредитным картам, связанные с вашими бизнес-счетами или обработкой платежей, являются вычитаемыми операционными расходами.

Настройка вашей системы ведения учета​

Эффективное ведение учета не должно быть сложным, но оно должно быть последовательным. Ключ в том, чтобы создать систему на раннем этапе и придерживаться ее.

Создайте отдельные счета. Откройте специальный расчетный счет для вашего дохода от такси. Это разделение значительно упрощает отслеживание деловых доходов и расходов во время уплаты налогов. Аналогичным образом, рассмотрите возможность получения бизнес-кредитной карты, используемой исключительно для расходов, связанных с автомобилем.

Усердно отслеживайте пробег. Независимо от того, используете ли вы стандартную ставку за милю или метод фактических расходов, ведение точных журналов пробега имеет решающее значение. Отмечайте показания одометра в начале и в конце каждой смены и ведите журнал всех поездок, связанных с бизнесом. Многие приложения для смартфонов могут автоматизировать этот процесс с помощью GPS-слежения.

Сохраняйте каждую квитанцию. Разработайте систему для сбора и хранения квитанций. Сразу после совершения покупок фотографируйте их своим телефоном или используйте приложения для отслеживания расходов, которые позволяют вам снимать и классифицировать квитанции на ходу.

Регулярно сверяйте счета. Еженедельно выделяйте время для проверки своих доходов и расходов. Эта регулярная проверка помогает вам своевременно выявлять ошибки и дает вам представление о финансовом состоянии вашего бизнеса в режиме реального времени.

Управление несколькими источниками дохода​

Если вы водите машину для нескольких платформ, организация становится еще более важной. Каждая платформа имеет разные графики платежей, комиссии и структуры отчетности.

Разделите свои доходы по платформам в своих записях. Создайте разные категории для Uber, Lyft, традиционной службы такси или любых других источников дохода. Это разделение помогает вам понять, какие платформы являются наиболее прибыльными, и упрощает налоговую отчетность.

Разберитесь в структуре комиссий каждой платформы. Разные сервисы взимают разные проценты, а некоторые взимают дополнительные сборы. Зная истинный чистый доход от каждой платформы, вы можете принимать обоснованные решения о том, где сосредоточить свое время.

Загрузите и сохраните все выписки с платформ. Большинство компаний, занимающихся райд-хейлингом, предоставляют подробные еженедельные или ежемесячные сводки. Сохраните эти документы, так как они являются ценными записями для уплаты налогов и могут помочь подтвердить ваш доход, если возникнут вопросы.

Планирование налогов в течение года​

В отличие от традиционных наемных работников, у которых налоги удерживаются из каждой зарплаты, самозанятые водители должны сами справляться со своими налоговыми обязательствами. Это означает внесение ежеквартальных расчетных налоговых платежей, чтобы избежать штрафов.

Рассчитайте свою оценочную налоговую обязанность. Как правило, откладывайте 25-30% своего чистого дохода на налоги. Это покрывает федеральный подоходный налог, налог на самозанятость и государственный подоходный налог (если применимо). Ваш точный процент зависит от вашего общего дохода и налоговой категории.

Вносите ежеквартальные расчетные платежи. IRS требует, чтобы самозанятые лица платили налоги ежеквартально, если они ожидают задолжать 1000 долларов США или больше. Отметьте эти сроки в своем календаре: 15 апреля, 15 июня, 15 сентября и 15 января.

Разберитесь с налогом на самозанятость. В дополнение к подоходному налогу вы будете платить налог на самозанятость (покрывающий социальное обеспечение и Medicare), который составляет примерно 15,3% вашего чистого дохода. Традиционные работники делят эти расходы со своим работодателем, но, будучи самозанятым водителем, вы несете ответственность за всю сумму.

Отслеживание наличных и цифровых платежей​

Многие водители такси имеют дело как с наличными платежами за проезд, так и с электронными платежами. Эта смешанная платежная среда требует пристального внимания, чтобы гарантировать правильный учет всех доходов.

Для наличных платежей немедленно записывайте каждую транзакцию в журнал или приложение для смартфона. Легко забыть о наличных транзакциях к концу напряженной смены, поэтому отслеживание в режиме реального времени имеет важное значение.

Для цифровых платежей через приложения райд-хейлинга или обработку кредитных карт сверяйте свои банковские депозиты с отчетами платформы. Помните о комиссиях, вычитаемых платформами или обработчиками платежей — это деловые расходы, которые вы должны отслеживать.

Учитывайте сроки внесения депозитов. Платформы райд-хейлинга часто удерживают средства в течение одного или двух дней, прежде чем внести их. Разберитесь в графике платежей каждой платформы, чтобы точно отслеживать, когда был получен доход.

Составление бюджета на техническое обслуживание и замену автомобиля​

Ваш автомобиль — это основной актив вашего бизнеса, и надлежащее техническое обслуживание продлевает срок его службы, обеспечивая при этом безопасность и комфорт пассажиров.

Создайте резервный фонд на техническое обслуживание. Откладывайте часть своего ежемесячного дохода специально на техническое обслуживание и ремонт автомобиля. Непредвиденный ремонт может подорвать ваши финансы, если вы не готовы. Хорошим правилом является резервирование 10-15% вашего валового дохода на расходы, связанные с автомобилем.

Неукоснительно следуйте графику технического обслуживания, рекомендованному производителем. Регулярная замена масла, ротация шин и осмотры предотвращают дорогостоящий капитальный ремонт в будущем. Профилактическое обслуживание всегда дешевле, чем аварийный ремонт.

Планируйте замену автомобиля. Высокий пробег означает, что вам придется заменять свой автомобиль чаще, чем среднестатистическому водителю. Начните откладывать деньги на свой следующий автомобиль заранее, откладывая деньги каждый месяц на эти неизбежные расходы.

Использование технологий для финансового управления​

Современные технологии предлагают мощные инструменты для упрощения финансового управления для водителей такси.

Приложения для отслеживания расходов могут автоматически классифицировать покупки, хранить цифровые квитанции и создавать отчеты. Многие интегрируются с вашими банковскими счетами для беспрепятственного отслеживания.

Приложения для отслеживания пробега используют GPS для автоматической регистрации бизнеса

Для успешного тату-бизнеса требуется не только художественный талант и твердая рука. За каждой процветающей тату-студией стоит грамотное финансовое управление, которое обеспечивает прибыльность и соответствие нормативным требованиям. Независимо от того, являетесь ли вы сольным художником или управляете полноценной студией, понимание финансовой стороны вашего бизнеса имеет решающее значение для долгосрочного успеха.

Уникальный финансовый ландшафт тату-искусства​

Тату-индустрия функционирует иначе, чем традиционный бизнес. Вам приходится жонглировать несколькими потоками доходов — почасовыми ставками, флэш-распродажами, депозитами, товарами и, возможно, арендной платой за кабинки, если с вами работают другие художники. Добавьте к этому сложность отслеживания расходных материалов, амортизацию оборудования и специфические для отрасли налоговые нормы, и финансовое управление может быстро стать непосильным бременем.

Многие тату-мастера начинают свою карьеру, полностью сосредоточившись на совершенствовании своего ремесла, и лишь позже обнаруживают, что борются с электронными таблицами и налоговыми формами. Хорошие новости? При наличии правильных систем и знаний управление финансами не должно быть кошмаром.

Основные налоговые вычеты, которые должен знать каждый тату-мастер​

Одна из самых больших ошибок, которую совершают тату-мастера, — это упущение законных деловых вычетов. Вот основные расходы, которые вам следует отслеживать:

Расходы на студию и оборудование

• Тату-машинки, блоки питания и педали
• Иглы, трубки и держатели
• Чернила и пигменты (все цвета и бренды)
• Средства для чистки и стерилизации
• Одноразовые перчатки, барьерная защита и защитное оборудование
• Мебель, такая как тату-кресла, рабочие станции и места для ожидания
• Арендная плата за студию или кабинку

Профессиональное развитие

• Семинары и конвенции
• Выставки и сетевые мероприятия
• Книги, журналы и онлайн-курсы
• Членские взносы в профессиональные организации

Маркетинг и продвижение бизнеса

• Хостинг и дизайн веб-сайта
• Реклама в социальных сетях
• Визитные карточки и рекламные материалы
• Фотоуслуги для портфолио
• Реклама в Instagram и спонсируемые посты

Операционные расходы

• Страхование бизнеса (ответственность и имущество)
• Санитарные разрешения и лицензии на ведение бизнеса
• Коммунальные услуги, если вы владеете помещением
• Подписки на программное обеспечение для бронирования и управления клиентами
• Комиссии за обработку кредитных карт

Вычет за домашний офис Если вы работаете из дома или выполняете дизайнерские работы дома, вы можете претендовать на вычет за домашний офис. Это позволяет вам вычесть часть арендной платы, коммунальных услуг и интернета в зависимости от процента вашего дома, используемого исключительно для бизнеса.

Организация множественных потоков доходов​

Тату-мастера часто имеют разнообразные источники дохода, и их организация необходима для точного ведения бухгалтерского учета и подготовки налоговой отчетности.

Услуги клиентам По возможности отслеживайте свой доход от татуировок отдельно по типу услуг. Это может включать в себя:

• Индивидуальные работы (почасовая или фиксированная ставка)
• Флэш-дизайны
• Перекрытия
• Подкрашивания и исправления
• Консультации

Розничные продажи Если вы продаете товары, художественные принты или средства по уходу за кожей, ведите отдельные записи об этих продажах. Это поможет вам понять, какие потоки доходов являются наиболее прибыльными и могут иметь различные налоговые последствия.

Депозиты и отмены Создайте четкую политику в отношении депозитов и документируйте, как вы справляетесь с отменами. Некоторые художники оставляют депозиты, если клиенты не приходят, в то время как другие применяют их к будущей работе. Ваш метод бухгалтерского учета должен отражать вашу фактическую политику.

Аренда кабинок Если вы сдаете в аренду помещения другим художникам, это обычно считается доходом от аренды и должно отслеживаться отдельно от вашего дохода от услуг.

Кассовый метод vs. метод начисления: какой метод подходит именно вам?​

Выбор правильного метода бухгалтерского учета влияет на то, как вы сообщаете о доходах и расходах.

Кассовый метод Более простой вариант для большинства независимых тату-мастеров. Вы учитываете доход, когда фактически получаете оплату, и расходы, когда вы их оплачиваете. Этот метод обеспечивает четкое представление о вашем денежном потоке и, как правило, проще в управлении.

Метод начисления Более сложный, но требуется для некоторых предприятий. Доход учитывается, когда он заработан (даже если еще не получен), а расходы, когда они понесены (даже если еще не оплачены). Этот метод обычно необходим, если вы храните запасы для перепродажи, имеете сложную систему выставления счетов или превышаете определенные пороговые значения дохода.

Большинство сольных тату-мастеров и небольших студий хорошо работают с кассовым учетом, но проконсультируйтесь со специалистом по налогам, чтобы определить, что лучше всего подходит для вашей конкретной ситуации.

Управление наличными платежами в цифровом мире​

Тату-мастера часто получают значительные суммы наличными, что может усложнить ведение бухгалтерского учета и вызвать подозрения у налоговой службы, если это не будет должным образом задокументировано.

Рекомендации по работе с наличными:

• Незамедлительно вносите все наличные деньги на свой бизнес-счет
• Выдавайте квитанции на каждую операцию с наличными
• Никогда не используйте наличные деньги бизнеса для личных расходов без надлежащей документации
• Ведите подробный журнал всех операций с наличными
• Учитывайте риски безопасности, связанные с хранением больших сумм наличных

Налоговая служба уделяет особое внимание предприятиям, работающим с большим количеством наличных, поэтому тщательное ведение учета — ваша лучшая защита во время аудита.

Выбор организационно-правовой формы бизнеса​

Ваша организационно-правовая форма бизнеса влияет на ваши налоги, ответственность и требования к оформлению документов.

Индивидуальный предприниматель Самая простая структура, при которой вы и ваш бизнес юридически являются одним и тем же лицом. Легко настроить, но не обеспечивает защиты от личной ответственности.

ООО (общество с ограниченной ответственностью) Обеспечивает защиту от ответственности, сохраняя при этом относительно простую систему налогообложения. Большинство независимых тату-мастеров, которые хотят защитить личные активы, выбирают эту структуру.

S-Corporation Более сложная структура, но может обеспечить экономию на налогах для высокооплачиваемых художников, позволяя разделить доход между заработной платой и дивидендами. Требует большего количества документов и формальностей.

Каждая структура имеет разные последствия для налогов на самозанятость, защиты от ответственности и административных требований. Проконсультируйтесь с бизнес-адвокатом или бухгалтером, прежде чем принимать это решение.

Квартальные авансовые налоговые платежи​

Как самозанятый тату-мастер, вы несете ответственность за уплату подоходного налога и налога на самозанятость в течение года, а не только во время подачи налоговой декларации.

Ключевые моменты:

• Федеральные квартальные налоги обычно подлежат уплате 15 апреля, 15 июня, 15 сентября и 15 января.
• Откладывайте 25-30% своего дохода на налоги (или работайте с бухгалтером, чтобы определить вашу ставку)
• Недоплата может привести к штрафам и процентам
• Государственные квартальные налоги также могут применяться в зависимости от вашего местоположения

Многие художники считают полезным переводить процент от каждого платежа на отдельный сберегательный счет, предназначенный для налогов.

Финансовое программное обеспечение и инструменты для тату-мастеров​

Правильные инструменты могут значительно упростить ваше финансовое управление.

Бронирование и управление клиентами

• Square Appointments
• Booksy
• Vagaro

Эти платформы часто включают в себя обработку платежей, что создает автоматические записи о вашем доходе.

Бухгалтерский учет и ведение бухгалтерской книги

• QuickBooks Self-Employed (разработан для независимых подрядчиков)
• FreshBooks (удобное выставление счетов и отслеживание расходов)
• Wave (бесплатный вариант для базового ведения бухгалтерского учета)

Отслеживание расходов

• Приложения для сканирования чеков, которые позволяют фотографировать чеки на ходу
• Приложения для отслеживания пробега, если вы путешествуете на конвенции или в качестве приглашенного мастера
• Специальная бизнес-кредитная карта для разделения личных и деловых расходов

Планирование на будущее​

Грамотное финансовое управление — это не просто отслеживание текущих доходов и расходов, это создание устойчивого будущего.

Резервный фонд Стремитесь сэкономить 3-6 месяцев операционных расходов. Доход от татуировок может быть сезонным или непредсказуемым, и наличие резервов помогает вам пережить медленные периоды.

Пенсионные накопления Самозанятые лица могут открыть SEP-IRA или Solo 401(k) для накопления на пенсию, уменьшая при этом текущие налоговые обязательства. Эти счета позволяют устанавливать гораздо более высокие лимиты взносов, чем традиционные IRA.

Замена оборудования Тату-оборудование не вечно. Регулярно откладывайте деньги на замену машин, обновление фотографии для портфолио или ремонт вашего помещения.

Инвестиции в рост Будь то расширение вашей студии, привлечение другого художника или инвестирование в передовое обучение, наличие доступных средств позволяет вам использовать возможности, когда они возникают.

Распространенные финансовые ошибки, которых следует избегать​

Учитесь на этих частых ошибках:

1. Смешивание личных и деловых финансов — Всегда ведите отдельные банковские счета и кредитные карты для делового использования.

2. Пренебрежение квартальными налогами — Ожидание апреля для уплаты налогов может привести к штрафам и огромному налоговому счету, к которому вы не готовы.

3. Плохое ведение учета — Отсутствие чеков и неорганизованные записи затрудняют налоговую отчетность и могут привести к упущению вычетов.

4. Занижение стоимости услуг — Учитывайте все расходы (расходные материалы, аренда, страховка, налоги) при установлении ставок, а не только время, затраченное на татуировку.

5. Игнорирование денежного потока — Вы можете быть прибыльными на бумаге, но испытывать трудности, если деньги связаны в запасах или неоплаченных депозитах.

Когда обращаться за профессиональной помощью​

Хотя многими аспектами финансового управления можно заниматься самостоятельно, в определенных ситуациях требуется профессиональная помощь:

• Наем сотрудников (налоги на заработную плату сложны)
• Разрешение налоговой проверки или налоговых проблем
• Выбор организационно-правовой формы бизнеса
• Планирование значительного расширения бизнеса
• Заработок более шести цифр (налоговое планирование становится более ценным)
• Продажа вашей студии или бизнеса

Квалифицированный бухгалтер или бухгалтер, знакомый с малым бизнесом (и в идеале с тату-индустрией), может сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе, максимизируя вычеты, избегая штрафов и высвобождая ваше время, чтобы сосредоточиться на том, что вы делаете лучше всего.

Заключение​

Управление финансовой стороной вашего тату-бизнеса не должно быть пугающим. С помощью организованных систем, последовательных привычек и правильных инструментов вы можете поддерживать здоровые финансы, сосредотачиваясь при этом на своей художественной работе. Ключ в том, чтобы относиться к своему финансовому управлению с тем же профессионализмом и вниманием к деталям, которые вы проявляете к своему тату-искусству.

Помните: каждый час, который вы тратите на надежные финансовые методы, — это инвестиция в долгосрочный успех и устойчивость вашего бизнеса. Начните с основ — отдельные счета, организованные записи и квартальные налоговые платежи — и развивайтесь дальше. Ваше будущее "я" (и ваш бухгалтер) скажут вам спасибо.

---

Отказ от ответственности: эта статья содержит общую информацию и не должна рассматриваться как юридическая или налоговая консультация. Налоговые законы и правила различаются в зависимости от местоположения и часто меняются. Всегда консультируйтесь с квалифицированным специалистом по налогам или бухгалтером для получения консультации, соответствующей вашей конкретной ситуации.