Между продлением лицензии штата, 75 единицами непрерывного образования каждые пять лет, профессиональными взносами и более чем сотней долларов в месяц на программное обеспечение для практики, ведение бизнеса в качестве специалиста по питанию стоит тысячи долларов ещё до того, как вы увидите первого клиента за год. Хорошая новость: почти все эти расходы можно вычесть из вашего дохода от самозанятости. Плохая новость: большинство практикующих в одиночку оставляют сотни долларов на столе просто потому, что никто не сказал им, что подлежит вычету.
Это руководство разбирает 27 вычетов, которые стоит отслеживать, организованных так, как ваша практика на самом деле тратит деньги. Сначала важная граница: эти вычеты применяются к вашему доходу от самозанятости, декларируемому в Schedule C. Если вы также работаете по W-2 в больнице или клинике, некомпенсированные расходы сотрудника от этой работы не подлежат вычету — эта льгота приостановлена с 2018 года. Всё нижеследующее предполагает, что вы получаете хотя бы какой-то доход как независимый практик.
Поддержание квалификации и актуальности
Квалификация — это плата за вход в сферу ухода за питанием, и IRS рассматривает её поддержание как обычный и необходимый деловой расход. Курсы, которые поддерживают или улучшают навыки для работы, которую вы уже выполняете, подлежат вычету; курсы, которые готовят вас к совершенно новой профессии, — нет.
1. Сборы за подачу заявки и продление лицензии штата
Большинство штатов регулируют практику диетологии, и каждый сбор за подачу заявки, продление и восстановление подлежит вычету. Отражайте их вместе с другими лицензионными расходами в Schedule C.
2. Ежегодный взнос за поддержание регистрации CDR
Зарегистрированные диетологи платят Комиссии по регистрации диетологов (Commission on Dietetic Registration) ежегодный взнос за поддержание активного статуса RD или RDN. Он полностью вычитается в год оплаты.
3. Курсы непрерывного образования
CDR требует не менее 75 одобренных единиц непрерывного профессионального образования (CPEU) каждые пять лет, включая одну единицу по этике. Каждый регистрационный взнос, который вы платите за подходящие курсы, вебинары и модули для самостоятельного изучения, подлежит списанию — как и расходы на поездки к очным мероприятиям, описанные ниже.
4. Регистрация на конференции и семинары
Регистрация на FNCE, встречу вашего отделения в штате, мероприятия групп диетологической практики и клинические семинары считается, включая тариф раннего бронирования, который вы оплатили прошлой осенью за конференцию этой весной. Списывайте это в год оплаты, а не в год посещения, если вы отчитываетесь по кассовому методу.
5. Справочные книги и учебные материалы
Учебники, материалы для подготовки к экзаменам на специализированные сертификации (например, по спортивной диетологии или детскому питанию) и клинические справочники, которые вы покупаете для совершенствования практики, подлежат вычету. Если отдельная покупка стоит более примерно $2 500, вместо немедленного списания вступают в силу правила амортизации — редкость для книг, но стоит знать.
6. Подписки на профессиональные журналы
Подписки на издания, такие как Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics, и другие рецензируемые журналы по питанию подлежат вычету. Подписки на журналы общего интереса — нет, даже если вы читаете их в собственной приёмной.
7. Взносы в профессиональные организации
Взносы в Academy of Nutrition and Dietetics (примерно $180 в год для действительных членов), а также взносы в отделения штата и группы диетологической практики — всё подлежит вычету. Одно исключение: доля ваших взносов, которую ваша организация тратит на лоббирование, не подлежит вычету — организация ежегодно сообщает этот процент членам.
Ведение практики
8. Аренда офиса
Если вы арендуете кабинет для консультаций или делите помещение в оздоровительном центре, аренда подлежит вычету. Если вы снимаете кабинет на два дня в неделю, списывайте то, что фактически платите. Храните договор аренды и подтверждение оплаты вместе; аренда — одна из первых строк, о которых спрашивает проверяющий.
9. Канцелярские товары и почтовые расходы
Ручки, бумага для принтера и чернила, папки для клиентов, печать форм первичного приёма, марки и расходы на отправку наборов для анализов или протоколов по добавкам — всё считается. Мелкие предметы быстро накапливаются — отдельная бизнес-карта для закупок делает их подсчёт в конце года тривиальным.
10. Инструменты для оценки и клиническое оборудование
Весы, ростомеры, калиперы для измерения кожных складок, портативные устройства для анализа состава тела, манжеты для измерения давления и демонстрационные модели продуктов подлежат вычету как расходные материалы. Более дорогое клиническое оборудование амортизируется в течение нескольких лет, хотя Section 179 часто позволяет сразу списать квалифицирующееся оборудование в расходы. Храните чеки на покупку с серийными номерами.
11. Страхование профессиональной ответственности и бизнеса
Покрытие врачебной ошибки, адаптированное к консультированию по питанию, общая ответственность бизнеса, коммерческое имущественное покрытие для вашего офиса и даже дополнения о перерыве в бизнесе — всё подлежит вычету. Если вы также платите взносы за покрытие сотрудников, эти взносы вычитаются как расходы на льготы сотрудников.
12. Рабочий телефон и интернет
Деловая доля вашего счёта за мобильный телефон и домашний интернет подлежит вычету. Если у вас есть вторая линия или телефон, используемый только для практики, списывайте его полностью. Для общей линии выберите разумный процент делового использования, запишите, как вы его оценили, и применяйте последовательно.
13. Бухгалтерия, ведение учёта и подготовка налогов
Сборы, уплаченные вашему бухгалтеру, CPA или налоговому агенту, подлежат вычету — включая стоимость подготовки декларации бизнеса и стоимость налогового ПО, используемого для бизнеса. Доля подготовки налогов, относящаяся к вашей личной декларации, не вычитается, поэтому попросите вашего специалиста разделить счёт.
14. Юридические сборы, бизнес-лицензии и разрешения
Расходы на создание юридического лица, проверка договоров для ваших клиентских соглашений и политик HIPAA, регистрация товарного знака на название практики и бизнес-лицензии города или округа подлежат вычету. Государственные сборы за продление LLC тоже относятся сюда.
15. Банковские сборы и обработка платежей
Ежемесячные сборы за бизнес-счёт, комиссии за переводы и 2–3 процента, которые ваш платёжный процессор или EHR берёт с каждого клиентского платежа, подлежат вычету. При шестизначных суммах карточных поступлений одни только комиссии за обработку могут составить вычет более $4 000, который большинство практиков забывают подсчитать.
Стек программного обеспечения
Современные практики по питанию работают на подписках, и каждый инструмент, за который вы платите, чтобы обслуживать клиентов, соблюдать требования или получать оплату, подлежит вычету. Проверяйте их ежегодно — большинство практикующих в одиночку имеют хотя бы одну подписку, которой не пользовались месяцами.
16. ПО для управления практикой и EHR
Платформы, такие как Healthie, Practice Better и SimplePractice — обычно от тридцати до ста пятидесяти долларов в месяц в зависимости от тарифа — объединяют планирование, ведение карт, выставление счетов и обмен сообщениями с клиентами. Полная стоимость подписки подлежит вычету, включая сборы за подключение и внедрение.
17. ПО для планирования питания и анализа питательных веществ
Инструменты планирования питания и базы данных о питательных веществах, такие как Cronometer Pro, Nutrium и Foodzilla, — это прямо деловые расходы. То же касается инструментов анализа рецептов, которые вы используете для составления клиентских планов, и баз данных о составе продуктов за ними.
18. Телездравоохранение и инструменты соответствия HIPAA
Zoom for Healthcare, апгрейды Doxy.me, конструкторы форм, соответствующие HIPAA, сервисы зашифрованной электронной почты и стоимость поддержания подписанных соглашений о деловых партнёрах — всё считается. Если вы платили консультанту за оценку рисков HIPAA, этот сбор тоже подлежит вычету здесь.
19. Сайт, домен и хостинг
Продление домена, хостинг Squarespace или WordPress, SSL-сертификаты, стоковые фотографии для страниц ваших услуг и сборы, уплаченные разработчику, который создал сайт, подлежат вычету. Полный редизайн сайта тоже вычитается — для большинства малых практик это реклама, а не капитальный актив.
Привлечение клиентов
20. Маркетинг и реклама
Реклама в Google и социальных сетях, листинги в справочниках Psychology Today или Zencare, печатные брошюры, визитки, сборы за нетворкинг-мероприятия и спонсорство местного забега на 5 км, на котором фигурирует логотип вашей практики, — всё подходит. Отслеживайте расходы на рекламу по каналам, чтобы видеть, какие деньги приводят клиентов, а не просто клики.
Автомобиль, поездки и питание
21. Деловой пробег или фактические расходы на автомобиль
Поездки к клиентам, за канцелярскими товарами, на конференцию или на встречу с партнёром по направлениям подлежат вычету. Выбирайте каждый год между стандартной ставкой пробега IRS (одно число, умноженное на ваши деловые мили, плюс парковка и платные дороги) и методом фактических расходов (бензин, страховка, ремонт и амортизация, умноженные на процент делового использования). Вы не можете позже переключиться с фактических расходов обратно на стандартную ставку для того же автомобиля, поэтому выбирайте осознанно в первый год. В любом случае, своевременный журнал пробега — это то, что позволяет вычету выдержать проверку — восстановление его в апреле не считается.
22. Парковка и платные дороги
Парковка у офисного здания клиента, парковка в аэропорту для деловой поездки и платные дороги на деловых поездках подлежат вычету сверх любого из методов учёта автомобильных расходов. Загружайте чеки прямо в приложение для учёта, пока они не выцвели.
23. Деловые поездки
Когда вы едете в командировку с ночёвкой — FNCE в другом городе, семинар по специализированной сертификации, выступление — авиабилеты, сборы за багаж, проживание, наземный транспорт и трансферы на конференцию подлежат вычету. Если вы продлеваете поездку на личные дни, распределяйте: расходы деловых дней остаются вычитаемыми, дополнительные дни — нет.
24. Деловые приёмы пищи
Обеды с партнёрами по направлениям, ланч с врачом для обсуждения общей группы пациентов или ужин на конференции с коллегами-практиками вычитаются на 50 процентов при условии, что бизнес действительно обсуждался. Храните чек плюс заметку о том, кто присутствовал и о чём говорили. Ваш собственный обед в обычный рабочий день не подлежит вычету, как и еда для приготовления блюд, которую вы сами едите во время тестирования рецептов для клиентов.
Работа из дома
25. Вычет за домашний офис
Если вы консультируете клиентов по телездравоохранению из выделенного домашнего офиса, вы можете иметь право на вычет за домашний офис. Помещение должно использоваться регулярно и исключительно для бизнеса — рабочий стол в гостиной, который вы также используете для личного просмотра, не проходит тест. Упрощённый метод позволяет пять долларов за квадратный фут до 300 квадратных футов, или максимум $1 500, почти без ведения учёта. Обычный метод распределяет долю аренды или процентов по ипотеке, коммунальных услуг, страховки и ремонта исходя из доли офиса в вашем доме и обычно даёт больший вычет для практиков с большим выделенным помещением. В любом случае сфотографируйте обстановку и храните эскиз планировки в налоговых документах.
Люди и защита
26. Заработная плата сотрудников, льготы и выплаты подрядчикам
Если ваша практика выросла и включает W-2 биллера, координатора приёма или ассоциированного диетолога, их заработная плата и предоставляемое вами медицинское покрытие или пенсионный взнос подлежат вычету. Выплаты фрилансерам — вашему виртуальному ассистенту, биллинговой службе или веб-дизайнеру — тоже вычитаются, и вы, как правило, должны направить информационные формы квалифицирующим подрядчикам после окончания года, поэтому собирайте W-9 до того, как кому-то заплатите, а не в январе.
27. Взносы на страхование здоровья самозанятого
Взносы, которые вы платите за медицинское, стоматологическое, офтальмологическое покрытие и квалифицирующееся покрытие долгосрочного ухода для себя, супруга и иждивенцев, подлежат вычету — но не в Schedule C. Они идут в Form 7206 как вычет «выше черты», что означает, что они уменьшают ваш подоходный налог, но не налог на самозанятость. Вы не можете заявить этот вычет за любой месяц, в котором вы имели право на субсидируемый работодателем план, в том числе через супруга.
Два близких родственника этого вычета заслуживают упоминания, хотя они тоже не являются деловыми расходами: взносы в SEP IRA или Solo 401(k) уменьшают ваш подоходный налог (хотя, как и взносы на здоровье, не налог на самозанятость), и половина вашего налога на самозанятость сама по себе вычитается «выше черты». Практик с чистым доходом $120 000, который максимизирует Solo 401(k), легко может укрыть пятизначные суммы дохода сверх всего перечисленного выше.
Что вы не можете вычесть
Знание границ сохраняет безопасность остальных 27:
- Дорога на работу. Поездка из дома в ваш обычный офис никогда не вычитается, даже если вы принимаете звонки клиентов в машине.
- Ваша собственная еда и добавки. Продукты для разработки рецептов, протеиновый порошок, который вы лично используете, и ваше собственное членство в спортзале — это личные расходы, независимо от того, насколько профессионально значимыми они кажутся.
- Одежда. Брендированные поло с логотипом вашей практики, носимые для работы, могут подойти, но обычная профессиональная одежда — нет, даже если вы купили её только для клиентских сессий.
- Образование для новой профессии. Степень по сестринскому делу, которая квалифицировала бы вас для другой сферы, не подлежит вычету, даже если она дополняла бы вашу работу по питанию.
- Платежи федерального подоходного налога и штрафы. Ваши квартальные авансовые платежи — не расходы, и штрафы IRS никогда не вычитаются.
- Лоббистская доля взносов. Как отмечено выше, исключите процент, который ваша профессиональная ассоциация сообщает как невычитаемый.
Сделайте каждый вычет автоматическим
Вычеты, которые приходится восстанавливать, — это вычеты, которые вы теряете. Три привычки охватывают почти всё из этого списка почти без предгодовой спешки:
- Проводите каждый деловой доллар через деловые счета. Выделенный расчётный счёт и кредитная карта превращают вашу годовую проверку в проход по категориям, а не в археологический проект. Если вы хотите контроль на уровне транзакций без подписочного ПО, инструменты учёта в виде простого текста позволяют вам закодировать собственный план счетов — документация Beancount описывает его настройку — а дашборды вроде Fava визуализируют расходы по категориям, так что сюрпризы с расчётными налогами исчезают.
- Записывайте пробег и приёмы пищи в тот же день. Приложение на телефоне, которое автоматически фиксирует поездки, и однострочная заметка к каждому чеку за приём пищи (кто, почему) удовлетворяют правилам подтверждения IRS, на которых проваливается большинство отклонённых вычетов.
- Сверяйте ежемесячно и платите авансы ежеквартально. 30-минутный ежемесячный обзор ловит пропущенные чеки, пока поставщики ещё могут их перевыставить, а квартальные авансовые платежи, откалиброванные по фактической прибыли, отпугивают штрафы.
Налоговое законодательство меняется, а правила штатов добавляют нюансы — некоторые штаты ограничивают или отвязываются от федеральных положений, и расходы на квалификацию сильно различаются по штатам. Используйте этот список как ваш контрольный перечень для отслеживания, затем проверьте его с налоговым специалистом, который знает практики в сфере здравоохранения, прежде чем подавать декларацию.
Держите бухгалтерию практики такой же здоровой, как ваши клиенты
По мере роста клиентской базы растёт и груда подписок на ПО, продлений лицензий, журналов пробега и выплат подрядчикам, которые нужно отслеживать — и каждый пропущенный из них это деньги, оставленные IRS. Beancount.io предоставляет учёт в виде простого текста, который даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на учёт в виде простого текста.
