Федеральный налоговый кредит на топливо, который большинство подрядчиков, ландшафтных компаний и ферм никогда не заявляют

В каждом галлоне бензина, который вы заливаете в газонокосилку, бензопилу или генератор на площадке, уже заложено 18,3 цента федерального налога. В каждом галлоне дизеля, который вы сжигаете в экскаваторе, мини-погрузчике или сельхозтракторе, заложено 24,3 цента. Этот налог существует для финансирования шоссе — которые ваша техника, работающая вне дорог, никогда не использует. IRS вернёт вам эти деньги. Большинство мелких операторов никогда их не запрашивают.

Механизм — это форма 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels (Кредит на уплаченный федеральный налог на топливо). Это кредит, уменьшающий налог доллар за доллар, и если кредит превышает сумму, которую вы должны, излишек возвращается как возмещение. Для ландшафтной бригады, небольшой землеройной компании или семейной фермы это регулярно даёт от сотен до тысяч долларов в год — за топливо, которое вы уже купили и на которое у вас уже есть чеки.

Вот как работает кредит, кто имеет право на него и как его заявить, не споткнувшись о правила.

Почему использование топлива вне дорог не облагается налогом​

Федеральный акциз на моторное топливо — это плата за пользование шоссе, взимаемая на заправке. Когда вы покупаете бензин или неокрашенный дизель на АЗС, налог уже включён в цену, независимо от того, попадёт ли топливо в магистральный грузовик или в измельчитель пней.

Конгресс признал это несоответствие десятилетия назад: топливо, сожжённое где угодно, кроме общественных шоссе, никогда не должно было нести налог на шоссе. Поэтому налоговый кодекс рассматривает использование вне дорог в предпринимательских целях и сельскохозяйственное использование как не облагаемое налогом. Поскольку налог уже был собран на заправке, исправление происходит на выходе — вы возвращаете его в виде кредита (или возмещения) при подаче декларации.

Такая формулировка важна, потому что она очерчивает границы кредита. Вопрос никогда не в том, «вёл ли я бизнес?». Он в том, «был ли уплачен федеральный акциз на это топливо и было ли оно сожжено где-то, кроме шоссе?». Получите правильные ответы на эти два вопроса, и остальное — арифметика.

Кто имеет право: правило конечного покупателя​

Кредит принадлежит конечному покупателю — лицу или предприятию, которое фактически купило облагаемое налогом топливо и использовало его квалифицированным образом. Вам не нужно быть корпорацией типа C, вам не нужны сотрудники, а в некоторых случаях вам вообще не нужен бизнес.

Квалифицированные виды использования, наиболее важные для мелких операторов, включают:

• Использование вне дорог в предпринимательских целях. Топливо, сожжённое в технике, не зарегистрированной — или не подлежащей регистрации — для использования на шоссе. Например, экскаваторы, бульдозеры, мини-погрузчики, экскаваторы-погрузчики, погрузчики, коммерческие газонокосилки, бензопилы, измельчители, моечные машины высокого давления, насосы, сварочные аппараты и генераторы на площадке.
• Сельскохозяйственные цели. Топливо, используемое на ферме для ведения сельского хозяйства — тракторы, комбайны, ирригационные насосы, зерносушилки, квадроциклы, используемые в работе, и грузовики, используемые исключительно на территории фермы.
• Мобильная техника. Специально построенные внедорожные транспортные средства (краны, буровые установки), которые иногда передвигаются по общественным дорогам. Если такое транспортное средство проезжает менее 7 500 миль в год по шоссе, его топливо всё равно квалифицируется — но только через годовой кредит, а не через квартальное возмещение, описанное ниже.
• Другие виды необлагаемого использования. Топливо для отопления, топливо, используемое в определённых контекстах коммерческого рыболовства на судах, и экспорт — каждый имеет свои строки в форме.

Один сюрприз: использование бензина вне дорог в личных целях тоже квалифицируется. Топливо, которое вы сжигаете в своей собственной газонокосилке с сиденьем, снегоходе или подвесном лодочном моторе — без какого-либо участия бизнеса — также имеет право на тот же кредит за галлон. Если вы уже подаёте форму 4136 для бизнеса, добавление галлонов личного использования стоит вам ещё одной строки.

Математика: сколько стоит галлон​

Ставка кредита зависит от топлива и равна федеральному акцизу минус крошечная часть, которая остаётся у государства:

Недостающая десятая цента — это сбор за утечку из подземных резервуаров (Leaking Underground Storage Tank, LUST), который Конгресс сделал невозвратным. Всё остальное возвращается.

Посчитайте для типичной операции:

• Ландшафтная компания с двумя бригадами, сжигающая 40 галлонов бензина в неделю за 30-недельный сезон, использует 1 200 галлонов. При $0,183 это $219,60 возврата.
• Небольшой землеройный подрядчик, использующий дизельную технику на 5 000 галлонов в год, возвращает $1 215.
• Ферма среднего размера, выращивающая пропашные культуры, сжигающая 12 000 галлонов неокрашенного дизеля в тракторах, комбайнах и сушилках, возвращает $2 916.

Ничто из этого не требует покупать что-то новое, нанимать кого-то или менять способ работы. Требуется только подсчитать галлоны, которые вы уже сожгли.

Что не квалифицируется​

У кредита есть острые края, и заявление через них — самый быстрый способ получить корректировку при проверке. Основные исключения:

• Окрашенный дизель и окрашенный керосин. Не облагаются налогом при покупке, поэтому возвращать нечего. Если вы покупаете окрашенный внедорожный дизель в фермерском кооперативе, вы уже получили свою выгоду на заправке — не заявляйте его ещё и по форме 4136. Заявление кредита на топливо, которое никогда не облагалось налогом, — это именно та двойная выгода, которую ищут проверяющие.
• Топливо, сожжённое в магистральных транспортных средствах. Бензин или дизель, используемые в зарегистрированных грузовиках, фургонах и легковых автомобилях — включая поездки между объектами — не квалифицируется, каким бы деловым ни была поездка.
• Личные поездки на работу и личные автомобили. Поездки на работу — это не использование вне дорог и не предпринимательское использование.
• Топливо, уже заявленное в квартальном возмещении. Галлоны, заявленные по форме 8849 в течение года, не могут быть заявлены снова по форме 4136. Годовая форма — для остатков.
• Сбор LUST. Этот $0,001 за галлон не подлежит кредитованию ни по какому топливу.

Правило об окрашенном топливе заслуживает особого внимания, потому что это самая распространённая дорогостоящая ошибка. Операции, использующие как окрашенный дизель (в тракторах), так и неокрашенный дизель (в магистральных грузовиках или в технике, заправляемой на АЗС), должны отслеживать эти два потока отдельно. В форму идут только неокрашенные галлоны.

Два способа заявить: годовой кредит или квартальное возмещение​

Большинство мелких операторов заявляют кредит раз в год по форме 4136, подаваемой вместе с декларацией по подоходному налогу. Итог переходит в Schedule 3 формы 1040 для физических лиц и индивидуальных предпринимателей или в соответствующую строку кредита в декларациях корпораций, S-корпораций и трастов. Он уменьшает налог доллар за доллар, а любой излишек возвращается.

Но если ваша сумма достаточно велика, вам не нужно ждать до апреля. Налогоплательщики, которые могут заявить $750 или более за квартал, могут подать на возмещение ежеквартально по форме 8849, Schedule 1. Суммы ниже $750 переносятся на следующий квартал, а всё, что осталось незаявленным на конец года, идёт в форму 4136. При ставке для дизеля квартальный порог составляет примерно 3 086 галлонов в квартал — достижимо для загруженной землеройной или сельскохозяйственной операции в пик сезона, но большинство ландшафтных компаний и мелких подрядчиков просто возьмут годовой кредит.

Три правила о сроках, которые нужно помнить:

1. Квартал, заявленный по форме 8849, закрыт. Эти галлоны выпадают из годового пула — вычтите их перед заполнением формы 4136.
2. Использование мобильной техники — только годовое. Использование вне дорог в мобильной технике, которая передвигается по общественным дорогам, не может проходить через квартальное возмещение; заявляйте его по форме 4136 в конце года.
3. Вы можете подать уточнённую декларацию. Если вы обнаружили этот кредит спустя годы, вы, как правило, можете уточнить открытые налоговые годы, добавив форму 4136 — обычно последние три года. Это превращает один год найденных денег в три.

Подвох с доходом: кредит может облагаться налогом​

Вот нюанс, который удивляет людей. Если вы вычли полную стоимость топлива — включая налог — как обычный предпринимательский расход, то возврат налога является возмещением вычтенной суммы. Согласно правилу налоговой выгоды, вы, как правило, включаете кредит или возмещение в валовой доход в год, когда вы его получаете или заявляете.

На практике это означает, что кредит стоит своей номинальной суммы минус ваша предельная налоговая ставка на это включение — всё равно безусловно стоит того, чтобы его заявлять, но не совсем бесплатные деньги. IRS подробно разбирает именно этот порядок в своих рекомендациях по акцизам: вычтите топливо, заявите кредит, учтите кредит как доход. Держите эту последовательность ровно в своих книгах, и декларация практически заполнит себя сама.

Документы, которые выдержат проверку​

Форма 4136 запрашивает галлоны по типу топлива и виду использования — не чеки, приложенные к декларации. Но цифры должны быть реальными, а «реальные» означает задокументированные. Постройте систему, которая выдаёт цифры для формы как побочный продукт операций:

• Ведите учёт галлонов по машинам, а не только долларов по месяцам. Журнал топлива с датой, техникой и галлонами — это основной документ. Выписки по картам для заправки автопарка, показывающие галлоны, подходят; чеки по кредитным картам, показывающие только доллары, — нет, потому что цену за галлон нужно выделять обратным счётом.
• Разделяйте облагаемое и необлагаемое топливо. Если вы покупаете и окрашенный, и неокрашенный дизель, ведите отдельные журналы — в идеале отдельные резервуары или чётко маркированное хранение. Смешанные записи — это то место, где проверяющие начинают отказывать.
• Разделяйте использование на шоссе и вне дорог. Технику, заправляемую из переносного бака в кузове пикапа, нужно разделять по галлонам от собственного топлива пикапа. Предприятия со смешанным автопарком делают это с помощью счётчиков моточасов, отдельных записей о заправках или разумного метода распределения, применяемого последовательно.
• Храните доказательства покупки как минимум три года. Счета и чеки, показывающие, что топливо было куплено с налогом (неокрашенное, в розницу), замыкают связь между тем, что вы купили, и тем, что заявляете.

Именно здесь аккуратный бухгалтерский учёт окупается дважды. План счетов, разделяющий расходы на топливо по классам техники — магистральный автопарк, внедорожная техника, сельхозиспользование — превращает форму 4136 из февральского археологического проекта в десятиминутный отчёт. Если каждая покупка топлива попадает в один недифференцированный счёт расходов, восстановление квалифицированных галлонов означает перечитывание года чеков.

Не забудьте о возмещении от штата​

Федеральный кредит — это только половина возможности во многих штатах. Большинство штатов взимают собственный налог на моторное топливо — часто 30 центов и более за галлон — и большинство предлагает параллельное возмещение или кредит для использования вне дорог и в сельском хозяйстве, обычно заявляемый через налоговое управление штата по собственной форме и графику.

Программы штатов сильно различаются: разные формы, разные сроки, разные определения квалифицированного использования, а в некоторых штатах — выбор между покупкой необлагаемого окрашенного топлива заранее или покупкой облагаемого топлива с последующим заявлением возмещения. Суммы в долларах часто больше федерального кредита, потому что ставки штатов выше. Когда вы создаёте федеральный журнал галлонов, проектируйте его так, чтобы он одновременно удовлетворял форме для заявления в вашем штате — один журнал, два возмещения.

Распространённые ошибки, которых следует избегать​

• Заявление окрашенного дизеля. Самая распространённая ошибка. Если налог не был уплачен, кредита не существует.
• Заявление топлива для магистральных транспортных средств. Деловые мили подлежат вычету; они не являются использованием вне дорог.
• Двойное заявление квартальных и годовых галлонов. Отслеживайте, какие галлоны пошли в форму 8849, и исключайте их из формы 4136.
• Забыть об учёте дохода. Если вы вычли топливо как расход, кредит, как правило, возвращается как доход. Пропуск этого создаёт несоответствие, а не неожиданную прибыль.
• Угадывание галлонов. Округлённые оценки без подтверждающего журнала не выдержат проверки. Записывайте по мере сжигания.
• Оставлять старые годы на столе. Если вы заявляете это впервые, проверьте, стоит ли уточнять открытые предыдущие годы, прежде чем эти годы закроются.

Держите журналы топлива (и всё остальное) в порядке​

Налоговый кредит на топливо вознаграждает прежде всего одну привычку: точно знать, куда ушёл каждый галлон. Эта же привычка — детальные, своевременные записи вместо реконструкции в конце года — заставляет работать и остальные ваши финансы, от прибыльности техники до защиты при проверке. Beancount.io предлагает бухгалтерию в виде простого текста, которая даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких «чёрных ящиков», никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде простого текста.