Вы утвердили счета за грузоперевозки за прошлый месяц, не взглянув на них дважды. Большинство грузоотправителей поступают именно так — счета приходят потоком, строки плотно заполнены, а грузовики уже доставили груз. Но где-то между 5 и 6 процентами всех счетов перевозчиков рассчитаны неточно, и некоторые отраслевые анализы оценивают долю счетов, содержащих хотя бы одну ошибку, гораздо выше. При годовых расходах на грузоперевозки в 200 000 долларов утечка в 5 процентов — это 10 000 долларов, уходящих в дверь, — деньги, которые вы никогда не были должны, выплаченные перевозчикам, которые сами не предложат их вернуть.
Аудит грузовых счетов — это процесс, который возвращает их обратно: систематическая проверка каждого счета перевозчика на соответствие вашим договорам, вашим коносаментам и фактически оказанным услугам, а затем оспаривание и возврат разницы. Это руководство охватывает то, что выявляют аудиты в счетах за полные и сборные грузоперевозки, федеральные сроки, определяющие ваше право оспаривать счет, чем отличаются претензии по посылкам, и стоит ли проводить аудит собственными силами или передавать его на аутсорсинг.
Что на самом деле проверяет аудит грузовых счетов
По своей сути аудит отвечает на один вопрос по каждому счету: соответствует ли то, что вам выставили, тому, о чем вы договорились заплатить за то, что фактически перевезено? Сравнение охватывает три документа, которые у вас уже есть:
- Договор или соглашение о тарифах — ваши согласованные базовые ставки, график топливных надбавок, перечень дополнительных сборов и любые скидки за объем.
- Коносамент (BOL) — созданная грузоотправителем запись о том, что было предъявлено к перевозке: пункт отправления, пункт назначения, вес, количество мест, класс груза и особые указания.
- Подтверждение доставки — то, что, согласно записям перевозчика, произошло: отметка времени доставки, результаты повторного взвешивания или переклассификации и дополнительные услуги, которые якобы были оказаны.
Всё в счете, что нельзя привязать ко всем трем документам, является кандидатом на спор. Профессиональные аудиторы следуют стандартному циклу: собирают каждый счет, сопоставляют каждую строку с этими исходными документами, отмечают расхождения, подают споры с подтверждающими документами, отслеживают возврат или кредит до разрешения и сообщают о закономерности, чтобы вы могли устранить первопричину — неверно настроенный тариф в системе перевозчика, неправильный класс груза, введенный складской командой, топливную таблицу, отклонившуюся от договора.
Ошибки, которые дороже всего обходятся грузоотправителям
Счет выше договорной ставки
Самая распространенная переплата — одновременно и самая простая: ставка в счете не соответствует ставке, которую вы согласовали. Это происходит, когда система тарификации перевозчика пропускает обновление, применяет истекший тариф или рассчитывает направление, переведенное на договорные ставки, по спотовым ценам. Поскольку итоговая сумма счета всё равно выглядит правдоподобно, бухгалтерия его оплачивает. Исправление механическое — сравнение ставок по каждому направлению в каждом счете, — но вручную в большом объеме этого никто не делает, именно поэтому ошибки сохраняются.
Дублирующиеся сборы и дублирующиеся платежи
Одна и та же отправка выставляется дважды, или две стороны выставляют счет за одну перевозку. Дубликаты появляются, когда перевозчик перевыставляет исправленный счет, не аннулировав оригинал, когда брокер и фактический перевозчик оба выставляют счет за один груз, или когда два отдела оплачивают один и тот же счет. Консолидация грузов усугубляет ситуацию: один грузовик, перевозящий груз из нескольких заказов, может порождать пересекающиеся счета, которые по отдельности выглядят законными. Сопоставление каждого платежа с уникальным номером BOL или PRO — отслеживающим номером перевозчика для отправки — это контроль, который их выявляет.
Корректировки по повторному взвешиванию и переклассификации (LTL)
Ценообразование сборных грузов зависит от веса, габаритов и класса груза по NMFC (Национальная классификация автомобильных грузов), и перевозчики регулярно осматривают отправки после погрузки и корректируют счет. Многие корректировки законны — но значительная доля неверна: дименсионер — автоматизированное измерительное оборудование перевозчика — неправильно считывает поддон, расчет плотности относит ваш груз к более высокому классу, чем положено, или при переклассификации указан код, не соответствующий вашему товару. Каждая неверная корректировка накапливается, поскольку класс и вес определяют базовую ставку до того, как сверху накладываются надбавки. Если вы отправляете сборные грузы, оспариваемые повторные взвешивания и переклассификации обычно являются вашей самой ценной категорией возврата. Храните собственные квитанции сертифицированных весов и записи о плотности продукции; без них вы спорите с оборудованием перевозчика, имея лишь догадку.
Дополнительные сборы, которые вы не санкционировали
Услуги гидроборта, повторная доставка, простой, сборы за грузчиков (услуги сторонней рабочей силы по разгрузке), доставка в жилые районы, надбавки за ограниченный доступ — дополнительные сборы законны, когда услуга действительно была оказана и ваш договор допускает такой сбор. Аудиты снова и снова обнаруживают их применение к отправкам, где такая услуга не оказывалась: простой выставлен, когда водителя никогда не задерживали, сборы за повторную доставку при доставке с первой попытки, надбавки за жилой адрес на коммерческих адресах. Поскольку каждый сбор мал по сравнению с грузовым счетом, они проходят утверждение беспрепятственно. Вопрос аудита прямолинеен: докажите, что грузовику нужен был гидроборт на складе с доковой высотой.
Дрейф топливной надбавки
Большинство договоров привязывают топливную надбавку к публикуемому индексу, обычно к средней цене дизельного топлива по данным Министерства энергетики США (DOE) за определенную неделю, через таблицу, сопоставляющую ценовые диапазоны с процентами надбавки. Ошибки появляются, когда перевозчик применяет индекс не той недели, использует устаревшую таблицу после того, как продление договора изменило диапазоны, или начисляет топливо на дополнительные сборы, которые по вашему договору освобождены от топливной надбавки. На направлениях с большим объемом один процентный пункт дрейфа надбавки — это реальные деньги, и он повторяется в каждом счете, пока кто-то не заметит.
Сроки, которые решают, вернете ли вы что-либо
Обнаружение переплаты — это лишь половина дела. Федеральное законодательство устанавливает жесткие сроки для вашего права оспаривать грузовые счета, и они отсчитываются с момента получения счета — а не с того момента, когда вы случайно решили провести аудит.
Правило 180 дней для споров по счетам автомобильных перевозчиков
Согласно федеральному транспортному законодательству, грузоотправитель должен оспорить первоначальный грузовой счет (или последующий счет) в течение 180 дней с момента его получения, чтобы сохранить право оспаривать эти сборы. Пропустите это окно — и перевозчик может считать выставленную сумму окончательной, даже если она была явно неверной. Этот срок определяет, что когда вы проводите аудит, имеет такое же значение, как и проводите ли вы его вообще: тщательная ежегодная проверка выявит переплаты, которые вы больше не можете законно оспорить. Проводите аудит с периодичностью, значительно меньшей 180 дней, — как минимум ежемесячно, еженедельно, если объем это оправдывает.
18 месяцев на предъявление иска о переплате
Если перевозчик отказывается скорректировать оспоренный счет, отдельный срок для официального взыскания переплат — гражданский иск — составляет 18 месяцев с момента возникновения требования. Рассматривайте эти два срока как последовательность: оспорьте счет в течение 180 дней, чтобы сохранить требование живым, и разрешите или обжалуйте его в течение 18 месяцев. Документируйте каждый спор в письменной форме с первого дня; звонок вашему представителю перевозчика не является официальным оспариванием.
Претензии об утрате и повреждении идут по совершенно другим срокам
Споры о переплате касаются счета; претензии по грузу касаются груза. Для междуштатных автомобильных перевозок перевозчики могут требовать письменные претензии об утрате или повреждении в срок всего девять месяцев с момента доставки. Не путайте эти два процесса — документация, сроки и применимые правила различаются, и выигрыш одного не сохраняет другой.
Претензии по посылкам — другая игра (с гораздо более короткими сроками)
Если вы также отправляете мелкие посылки через UPS или FedEx, логика аудита та же, но окна жестоко сжаты: претензии о сбое в обслуживании (поздняя доставка) обычно должны быть поданы в течение примерно 15 дней — с даты счета для FedEx, с запланированной даты доставки для UPS. Пропустите на день — и возврат исчезнет, независимо от того, насколько опоздала посылка. Другие споры по счетам за посылки имеют более длительные окна, но деньги за позднюю доставку испаряются первыми.
Есть также реальность масштаба, которую нужно усвоить: возвраты за позднюю доставку применяются только к гарантированным экспресс-услугам, а не к стандартной наземной доставке, поэтому они затрагивают небольшую долю объема большинства грузоотправителей — часто значительно менее 1 процента общих расходов на посылки. Более крупные возвраты по посылкам находятся в тех же категориях, что и грузовые: дубликаты, неверные вес и габариты, надбавки, которые не должны применяться, и отсутствующие скидки.
Поскольку аудит посылок имеет собственный контрольный список, сроки и еженедельный распорядок, ему посвящен отдельный материал: см. Как аудировать ваши счета FedEx и UPS (и получить возвраты, которые вы, вероятно, упускаете) для полного руководства по посылкам. Проводите оба аудита; они возвращают разные деньги.
Своими силами или нанять провайдера аудита и оплаты грузовых счетов?
Как только вы увидите категории ошибок и сроки, практический вопрос — кто выполняет работу. Три модели охватывают почти каждого малого и среднего грузоотправителя:
Выборочные проверки собственными силами. Ваш бухгалтер по расчетам с кредиторами или руководитель операций еженедельно проверяет выборку счетов на соответствие договорам и BOL. Стоимость: время сотрудников. Это выявляет вопиющие ошибки и формирует привычку оспаривать, но выборочная проверка упускает большую часть денег — ошибки разбросаны по счетам, и выборка в 10 процентов находит примерно 10 процентов утечки.
Полный аудит собственными силами с программным обеспечением. Инструменты аудита грузоперевозок принимают EDI перевозчиков и потоки счетов, автоматически сопоставляют с вашими тарифными таблицами и помечают исключения для проверки человеком. Это правильный ответ, когда расходы на грузоперевозки оправдывают подписку — как правило, начиная с низких шестизначных сумм годовых расходов. Скрытая стоимость — обслуживание: кто-то должен поддерживать загруженными актуальные тарифы каждого перевозчика, топливные таблицы и графики дополнительных сборов, иначе программное обеспечение будет проводить аудит по устаревшей истине.
Аутсорсинг аудита и оплаты на условиях контингента. Фирма по аудиту грузоперевозок проверяет 100 процентов счетов, подает споры и часто оплачивает скорректированные счета от вашего имени. Многие работают на условиях контингента — процент от возвращенных переплат, обычно в диапазоне от 20 до 50 процентов, — что означает, что услуга финансирует себя из найденных денег. Компромисс — контроль и данные: ваш поток счетов проходит через третью сторону, а некоторые договоры предусматривают автоматическую оплату после короткого окна проверки, поэтому читайте соглашение об услугах, чтобы понять, кто несет ответственность за ошибку, которую аудитор пропустил.
Какую бы модель вы ни выбрали, в любом случае сохраните две функции внутри компании: переговоры по договорам (аудитор обеспечивает соблюдение ваших ставок; он их не устанавливает) и проверку отчетов о возвратах. Эти отчеты — рыночная разведка: перевозчик, который ежемесячно неверно выставляет счет по одному направлению, сообщает вам что-то о том, на чем должны сосредоточиться ваши следующие переговоры.
Что делать на этой неделе
Вам не нужен договор с провайдером или новое программное обеспечение, чтобы начать возвращать деньги. Контрольный список на эту неделю:
- Возьмите грузовые счета за последние 90 дней — с запасом внутри 180-дневного окна для споров — и отсортируйте по перевозчику и направлению.
- Проверьте базовые ставки на соответствие вашим текущим договорам по пяти направлениям с наибольшими расходами. Несоответствие ставок — наиболее вероятная находка.
- Ищите дубликаты, сопоставляя каждый счет с уникальным номером BOL или PRO. Два счета, один BOL — это мгновенный спор.
- Возьмите все корректировки по повторному взвешиванию и переклассификации LTL и сравните с вашими собственными квитанциями весов и данными о плотности продукции.
- Оспорьте один дополнительный сбор по каждому перевозчику, который выглядит неверным, в письменной форме, с приложением записи о доставке. Первый спор научит вас процессу каждого перевозчика.
- Запланируйте повторяющийся слот для аудита — еженедельно, если вы отправляете ежедневно, как минимум ежемесячно, — чтобы находки всегда попадали в окно для споров.
Подавайте каждый спор в письменной форме, храните BOL и подтверждение доставки вместе с претензией и фиксируйте результат. Журнал становится вашей доказательной базой при следующем продлении договора.
Отражайте возвраты в учете правильно
Возвращенные переплаты — не случайные доходы, а исправления, и ваши книги должны относиться к ним соответственно. Когда перевозчик выдает кредит-ноту или чек о возврате, применяйте его против первоначальных расходов на грузоперевозки, а не учитывайте как прочий доход; это сохраняет вашу истинную стоимость грузоперевозок по направлению точной для будущих переговоров. Если возврат приходится на более поздний отчетный период, начислите ожидаемый возврат как дебиторскую задолженность, когда спор признан, чтобы период расходов отражал реальность. И отслеживайте возвраты по категориям ошибок — несоответствия ставок, дубликаты, повторные взвешивания, дополнительные сборы, — потому что эта разбивка говорит вам, какие условия договора или складские процессы нужно исправить. Программа возвратов, которая не подпитывает предотвращение, — это просто подписка на ваши собственные ошибки.
Держите расходы на грузоперевозки под контролем
Аудит счетов ваших перевозчиков превращает центр затрат, который большинство компаний игнорируют, в источник возвращенных денег и более выгодных договоров. Но возвраты накапливаются только тогда, когда ваши базовые записи чисты — сопоставленные BOL, актуальные тарифные таблицы и расходы на грузоперевозки, отслеживаемые по направлению, а не погребенные в одной строке главной книги. Beancount.io обеспечивает бухгалтерию в виде простого текста, дающую вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде простого текста.
