Вы покупаете ноутбук за 4000 долларов для своего бизнеса у продавца из другого штата. На странице оформления заказа налог с продаж составляет 0,00 долларов. Отличная сделка — только вот это не так. Почти в каждом штате с налогом с продаж вы теперь обязаны уплатить этот же налог непосредственно правительству своего штата. У него даже есть собственное название: налог на использование. И в отличие от налога, который продавец взимает за вас, никто не напомнит вам об уплате, пока это не сделает аудитор.
Это одно из наиболее часто упускаемых обязательств в налогообложении малого бизнеса. Не потому, что владельцы небрежны, а потому, что система устроена с точностью до наоборот по сравнению со всем остальным: ответственность лежит на покупателе, а не на продавце. Вот как работает налог на использование, когда он вас касается и как урегулировать его без проблем.
Что такое налог на использование на самом деле
Налог на использование — это зеркальное отражение налога с продаж. Налог с продаж применяется, когда продавец в вашем штате продает вам что-то облагаемое налогом. Налог на использование применяется, когда вы храните, используете или потребляете что-то облагаемое налогом в вашем штате, и при покупке не был взиман налог с продаж.
Эти два налога дополняют друг друга по замыслу:
- Если продавец взимал с вас налог с продаж, вы не обязаны уплачивать налог на использование по этой покупке.
- Если продавец не взимал ничего — или взимал слишком мало — вы должны уплатить разницу своему штату.
Ставка налога, как правило, такая же, какая применялась бы в вашем местонахождении: ставка вашего штата плюс любые применимые надбавки округа и города, исходя из того, где вы используете товар, а не где его купили. Цель двоякая: она защищает местных продавцов, которые обязаны взимать налог, от недобросовестной конкуренции со стороны продавцов из других штатов, которые этого не делают, и обеспечивает полноту доходов штата по мере перехода коммерции в интернет.
Один момент путаницы, который стоит прояснить сразу: налог на использование — это не второй налог сверх налога с продаж. Вы никогда не платите оба налога за одну и ту же покупку. Это тот же налог, взимаемый с другого лица, потому что обычный пункт сбора не сработал.
Когда малый бизнес обязан его уплачивать: пять распространенных триггеров
Большинство счетов по налогу на использование связаны с одной из нескольких повседневных ситуаций. Пройдитесь по каждой и спросите себя, описывает ли она что-то, что ваш бизнес сделал в этом году.
1. Онлайн-покупки и покупки за пределами штата без взимания налога
Это самая важная ситуация. Вы заказываете оборудование, расходные материалы, мебель или программное обеспечение у продавца, который не обязан взимать налог в вашем штате, и в счете-фактуре нет строки налога. Обязательство по уплате не исчезло — оно перешло к вам.
Законы о маркетплейс-посредниках сократили эту категорию, так как крупные платформы теперь взимают налог в большинстве штатов, но она далеко не исчезла. Мелкие продавцы, иностранные продавцы и продавцы ниже порога сбора в штате по-прежнему ежедневно отправляют товары без налога. Каждый такой счет-фактура — это потенциальное обязательство по налогу на использование, которое ждет вас во входящих.
2. Товарно-материальные запасы, которые вы извлекаете для бизнес-использования
Если вы покупаете товары для перепродажи с использованием сертификата на перепродажу, налог не взимается — это правильно. Но в тот момент, когда вы берете товар с полки и используете его сами, ситуация меняется. Офисный компьютер, взятый из складских запасов, образец, выданный сотруднику, витринный образец, отправленный в комнату отдыха: каждое такое использование облагается налогом, и вы обязаны уплатить налог на использование со своей себестоимости товара.
Аудиторы проверяют это регулярно, потому что бизнес почти никогда не отслеживает такие операции. Если вы когда-либо извлекаете запасы для внутреннего использования, вам нужен процесс, который фиксирует это в момент изъятия — восстанавливать эту информацию два года спустя во время аудита болезненно и дорого.
3. Покупки, по которым продавец взимал неправильную сумму
Налог на использование также покрывает недостачу, когда продавец взимает меньше, чем нужно. Распространенные варианты: продавец из другого штата взимает свою ставку 4% вместо вашей совокупной ставки 8,5%, или продавец считает облагаемый налогом товар освобожденным от налога. Вы обязаны уплатить разницу.
Сохраняйте счет-фактуру. Штаты обычно предоставляют вам кредит на налог с продаж, законно причитающийся и уплаченный в другом штате за ту же покупку, поэтому вы платите только разницу — но для этого вы должны документально подтвердить уже уплаченную сумму.
4. Облагаемое налогом имущество, которое вы ввозите в штат
Перемещение оборудования, транспортных средств или другого бизнес-имущества через границы штатов может означать, что ваш новый штат потребует налог на использование с этого имущества. Классический случай — покупка автомобиля или лодки в другом штате и регистрация их дома, где налог взимается при регистрации. Но тот же принцип распространяется на бизнес-активы, перемещенные в новый офис или на новую строительную площадку, в зависимости от правил штата и того, как долго имущество использовалось в другом месте до этого.
5. Цифровые товары и программное обеспечение, в зависимости от вашего штата
Облагаемость электронно доставляемого программного обеспечения, облачных подписок и цифровых продуктов сильно различается по штатам — облагается в одних, освобождено в других, а в некоторых облагается только в случае кастомизации. Когда продавец не взимает налог, потому что считает свой продукт освобожденным везде, покупатели в штатах, где налог действует, наследуют обязательство. Если ваш бизнес тратит значительные средства на программное обеспечение от продавцов, которые никогда не взимают налог, проверьте позицию вашего штата, а не предполагайте, что продавец прав.
Как платить: самостоятельное начисление на практике
Никто не присылает вам счет по налогу на использование. Вы рассчитываете его и уплачиваете сами — процесс, который штаты называют самостоятельной оценкой или самостоятельным начислением. Механика зависит от того, подает ли ваш бизнес уже декларации по налогу с продаж.
Если у вас уже есть разрешение на продажу или разрешение продавца
Это простой путь. Почти в каждом штате декларация по налогу с продаж содержит строку для отчетности о облагаемых налогом покупках, по которым налог не был уплачен — часто она называется «покупки, облагаемые налогом на использование». Каждый отчетный период вы:
- Просматриваете счета-фактуры поставщиков на облагаемые налогом покупки, по которым налог не был взиман (или был взиман слишком мало).
- Суммируете покупные цены этих товаров.
- Вносите сумму в строку налога на использование в декларации, которую вы уже подаете, и уплачиваете рассчитанный налог вместе с ней.
Никакой отдельной регистрации, никакой отдельной формы. Декларация, которую вы уже подаете, и есть инструмент; единственная новая привычка — это проверка счетов-фактур.
Если вы не подаете декларации по налогу с продаж
Сервисные компании, оптовики и другие предприятия без торговой деятельности все равно обязаны уплачивать налог на использование со своих покупок. Штаты решают это несколькими способами:
- Отдельная декларация по потребительскому налогу на использование, подаваемая ежегодно или периодически через налоговый портал штата. Некоторые штаты позволяют предприятиям регистрировать отдельный счет только для налога на использование именно для этой цели.
- Строка налога на использование в декларации по подоходному налогу штата, распространенная для физических лиц и иногда доступная для владельцев пассивных долей при небольших суммах.
- Пороги регистрации, которые вынуждают решить вопрос. В нескольких штатах предприятия, превышающие определенный объем закупок, обязаны зарегистрироваться для сбора налога на использование, даже если они вообще не осуществляют продаж.
Проверьте руководство налогового департамента вашего штата на предмет точной формы и периодичности. Ключевой вывод: «мы не продаем ничего облагаемого налогом» — это не освобождение от налога на использование; это просто меняет форму, которую вы подаете.
Зачет налога, уже уплаченного
Если вы уплатили некоторый налог в другой юрисдикции за тот же товар, большинство штатов зачитывают его против причитающегося налога на использование, поэтому вы платите только разницу между двумя ставками. Если вы уплатили 4% в штат продавца, а ваша совокупная ставка составляет 8,5%, вы перечисляете 4,5%. Если вы уплатили больше, чем ставка вашего штата, вы обычно больше ничего не должны — хотя излишек вам и не возвращается. Храните каждый счет-фактуру с указанием уплаченного налога; без него аудитор предположит, что вы заплатили ноль.
Почему аудиторы любят налог на использование
Спросите государственного аудитора, где легкие деньги, и налог на использование возглавит список. Причины структурные, и понимание их — лучшая мотивация для самостоятельной оценки до того, как вас об этом попросят.
Почти никто не платит его добровольно. Уровень соблюдения по налогу на использование, уплачиваемому покупателем, печально низок, особенно среди предприятий, которые не подают декларации по налогу с продаж. Аудитор, который открывает ваши бухгалтерские книги, уже знает до начала проверки, что там, скорее всего, есть начисление. Низко висящие фрукты срывают первыми.
Ваши собственные записи доказывают дело. Аудиторам не нужно ловить вас на чем-то. Они выбирают выборку из вашей кредиторской задолженности, прироста основных средств и счетов расходов, извлекают счета-фактуры и проверяют, был ли взиман налог. Каждый счет-фактура без налога на облагаемый товар становится налогом плюс проценты плюс штрафами. Рабочие документы практически пишут сами себя.
Основные средства — это золотая жила. Одна-единственная покупка оборудования без налога — производственное оборудование, серверы, транспортные средства, строительные материалы — может сама по себе привести к начислению в пять цифр. Аудиторы регулярно начинают с реестра основных средств именно по этой причине. Если ваш бизнес капитализировал какую-либо крупную покупку за пределами штата в этом году, предполагайте, что аудитор ее найдет.
Неподача декларации расширяет пределы проверки аудитора. Во многих штатах срок исковой давности не течет для периодов, по которым не была подана декларация. Бизнес, который никогда не подавал декларацию по налогу на использование, может столкнуться с периодом проверки, значительно превышающим стандартные три или четыре года. Подача и уплата хоть чего-то — даже несовершенного — запускает течение срока.
Штрафы накапливаются сверху. Помимо самого налога, ожидайте проценты, начисляемые с первоначальной даты уплаты, плюс штрафы за неподачу декларации, неуплату или небрежность. Программы добровольного раскрытия в большинстве штатов отменяют или снижают штрафы, если вы обратитесь до того, как с вами свяжутся — еще одна причина решить этот вопрос по своему графику, а не по графику аудитора.
Ничто из этого не требует намерения уклониться. «Я не знал» снижает штрафы в некоторых штатах, но никогда не устраняет сам налог. Обязательство существует, знали вы о нем или нет.
Простая ежемесячная привычка, которая держит вас в чистоте
Полноценное программное обеспечение для налога на использование — излишество для большинства малых предприятий. Вам нужен легкий ежемесячный ритуал, встроенный в бухгалтерию, которую вы уже ведете:
- Помечайте счета-фактуры без налога при вводе. При записи счета поставщика отмечайте, был ли взиман налог с продаж. Простой тег или настраиваемое поле — «налог уплачен» против «налог не взиман» — превращает поиски в конце года в отчет с фильтрами.
- Просматривайте список без налога ежемесячно. Для каждой помеченной покупки спросите: облагался ли этот товар налогом в моем штате? Если да, начислите налог на использование в своих книгах в этом месяце, чтобы обязательство было видимым, а не сюрпризом.
- Отслеживайте изъятия из запасов. Фиксируйте каждый товар, извлеченный из запасов для перепродажи на бизнес-использование, с его себестоимостью. Одна строка на товар, записываемая в момент события.
- Храните счета-фактуры на все. Цифровые копии подойдут. Они нужны вам и для расчета того, что вы должны, и для подтверждения кредитов на налоги, уплаченные в других местах.
- Сверяйте перед каждой подачей. Начисленный баланс налога на использование в ваших книгах должен соответствовать тому, что вы указываете в декларации. Если нет, выясните почему до подачи.
Правильное ведение учета — это, по сути, вся игра. Соблюдение требований по налогу на использование терпит неудачу в бизнесе, чьи записи о покупках не могут ответить на простой вопрос — «в каких счетах-фактурах не было налога?» — и достигает успеха в бизнесе, чьи книги отвечают на него одним отчетом. Отслеживание покупок с помощью флагов об уплате налога занимает секунды на счет-фактуру и превращает кошмар аудита в рутинную подачу. Если вы хотите увидеть, как ваши данные о покупках проходят через отчеты, панель Fava дает вам визуальное представление о каждом счете, а документация рассказывает о настройке настраиваемого отслеживания именно для такого рода рабочих процессов.
Храните записи о покупках готовыми к аудиту
Налог на использование кажется несправедливым при первом знакомстве — налог, о котором вам никто не говорил, на покупки, о которых продавец промолчал. Но как только вы видите его таким, какой он есть — тот же налог с продаж, проходящий через вас вместо кассового аппарата — соблюдение требований становится привычкой в бухгалтерии, а не азартной игрой. Помечайте счета-фактуры без налога, начисляйте ежемесячно и уплачивайте то, что должны.
Ведение четких записей о покупках — вот что делает все это безболезненным вместо болезненного. Beancount.io предоставляет бухгалтерию на основе открытого текста, которая дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию на основе открытого текста.
