Участник заходит в ваш мейкерспейс во вторник в 23:00, включает лазерный резак, сжигает фанеры на $40 и полбаллона сжатого воздуха. Никто не выставляет ему счет. Его ежемесячный взнос в $85 уже «покрывает» лазер, 3D-принтеры, столярную мастерскую, электронную лабораторию и кофе. В этом и заключается вся идея — неограниченный доступ к инструментам, которые никто не может позволить себе в одиночку. Это также причина, по которой бухгалтерия мейкерспейса на самом деле сложнее, чем кажется: вы продаете доступ к общему пулу дорогого, амортизируемого оборудования, а не к какой-либо исчислимой единице.
Большинство мейкерспейсов и хакерспейсов управляются людьми, которые отлично разбираются в ЧПУ-фрезерах и ужасно — в разработке плана счетов. Это нормально, когда участников десять и учет ведется в общей таблице. Перестает быть нормальным, когда участников около пятидесяти, членские взносы составляют несколько тысяч долларов в месяц, появляется заявка на грант, требующая финансовую отчетность за три года, и член правления спрашивает, почему остаток на расчетном счете не соответствует ожиданиям. Это руководство охватывает четыре проблемы, с которыми чаще всего сталкиваются maker-сообщества: правильное признание членских взносов, калькуляция стоимости занятий и мастер-классов, учет общих инструментов и расходных материалов, а также выбор (или исправление) вашей юридической структуры до того, как это приведет к потере гранта.
Почему членские взносы — это не просто «доход в день поступления на счет»
Инстинкт подсказывает отразить платеж участника в $85 как доход в размере $85 в момент его зачисления. Это неправильно, и это неправильно таким образом, который искажает вашу ежемесячную картину.
Когда участник платит за год вперед — распространенная тактика скидок, часто $900 в год вместо $85 × 12 — вы еще не заработали эти деньги. Вы взяли на себя обязательство предоставлять доступ к помещению, инструментам и сообществу в течение следующих двенадцати месяцев. Бухгалтерия рассматривает это как обязательство, а не доход, пока вы его не выполните.
Механизм, независимо от того, являетесь ли вы некоммерческой организацией или ООО:
- При получении: дебет счета «Денежные средства», кредит счета обязательств «Отложенный доход от членских взносов» (или «Незаработанные взносы») на полную сумму.
- Каждый месяц: признавайте 1/12 этого обязательства как заработанный доход — дебет счета обязательств, кредит счета «Доход от членских взносов».
- Если участник расторгает договор досрочно, и вы возвращаете неиспользованную часть, остаток обязательства точно скажет вам, сколько вы должны вернуть, без каких-либо догадок.
Это не бухгалтерский педантизм. Мейкерспейс, который отражает весь годовой доход в январе, покажет огромный всплеск выручки в первом квартале и резкий спад на оставшуюся часть года — бесполезно для оценки того, действительно ли пространство растет, и вводит в заблуждение банк или грантодателя, оценивающего ваш денежный поток. Признание взносов равномерно в течение периода членства (трактовка как обменной операции согласно ASC 606, которая применима независимо от того, являетесь ли вы некоммерческой организацией, поскольку доступ к членству — это услуга, предоставляемая в обмен на плату) дает вам строку дохода, которая отражает реальность: сколько участников у вас фактически активно каждый месяц.
Практическая настройка: создайте один счет обязательств для каждого уровня членства, если ваша структура взносов имеет более одного уровня (дневной доступ, по вечерам и выходным, круглосуточный доступ с ключом), чтобы вы могли видеть, какой уровень на самом деле обеспечивает рост доходов, а какой просто имеет больше участников. Ежемесячно сверяйте остаток отложенного дохода с вашей базой данных участников — текущее обязательство должно равняться (активные участники) × (среднее количество месяцев, оставшихся до конца их срока). Если это не так, значит, статус чьего-то членства и ваши книги разошлись, что случается постоянно, когда программное обеспечение для контроля доступа и бухгалтерское программное обеспечение не взаимодействуют друг с другом.
Калькуляция стоимости занятий и мастер-классов отдельно от членства
Для многих пространств доход от обучения — сертификация по работе с лазером, вводные занятия по сварке, субботняя электронная мастерская — не является побочным заработком. В первые годы существования таких известных пространств, как Artisan's Asylum в Сомервилле, штат Массачусетс, занятия обеспечивали большую часть дохода, пока членские взносы не сравнялись; зрелые пространства по-прежнему часто получают от четверти до трети дохода от обучения. Если вы не отслеживаете доходы от занятий и расходы на них как отдельные статьи, вы не сможете определить, субсидирует ли ваша программа мастер-классов пространство или истощает его.
Создайте отдельный счет доходов «Доход от мастер-классов и занятий», отличный от членских взносов, и отслеживайте прямые расходы по нему:
- Оплата инструктора (будь то стипендия, почасовая ставка или доля от выручки)
- Материалы, использованные на занятии — дерево, филамент, проволока, листовой металл
- Комиссии за маркетинг/платформу, если вы продаете места через Eventbrite или аналогичный инструмент
Причина отделять это от общих операционных расходов: занятие по деревообработке за $30 с участника, продолжительностью три часа, которое приносит $15 чистыми с участника после вычета материалов и оплаты инструктору, — это совершенно другое бизнес-решение, чем то, которое приносит $2 с участника после учета времени работы мастерской, которое не могут использовать другие участники. Проводите покалькуляционную оценку каждого повторяющегося типа занятий как минимум раз в год. Если занятие стабильно убыточно после учета материалов и времени инструктора, это полезная информация — возможно, цена слишком низкая, возможно, его следует перевести в группу меньшего размера, возможно, это убыточный лидер для привлечения новых участников, и это нормальный компромисс, который следует делать намеренно, а не случайно.
Общее оборудование: часть, которую пропускают общие бухгалтерские советы
Это та часть, которая действительно специфична для мейкерспейсов. В тренажерном зале есть беговые дорожки, которые изнашиваются по предсказуемому графику на единицу. В мейкерспейсе есть лазерный резак, который может проработать 40 часов при легкой нагрузке в один месяц, а в следующий — быть изношен до предела участником с большим проектом, плюс столярная мастерская, полная инструментов от сверлильного станка за $200 до ЧПУ-фрезера за $15 000, плюс постоянный поток расходных материалов — наждачная бумага, филамент, сварочный газ, линзы для лазера — которые не привязаны четко к какому-либо одному занятию или участнику.
Несколько практик, которые помогут не допустить превращения этого в хаос:
Капитализируйте и амортизируйте крупное оборудование. Покупки оборудования выше вашего порога капитализации (обычно $500–$2 500 — выберите один и применяйте его последовательно) должны учитываться как основные средства и амортизироваться в течение срока их полезного использования, а не списываться в месяц покупки. ЧПУ-фрезер за $15 000 — это не удар по отчету о прибылях и убытках этого месяца на $15 000; это актив, приносящий пользу участникам в течение пяти и более лет. Раздел 179 или бонусная амортизация могут позволить вам произвести полное списание в первый год для налоговых целей, даже если бухгалтерская амортизация распределяет расходы — проконсультируйтесь с CPA относительно того, какое решение подходит для вашей ситуации, особенно если вы являетесь налогооблагаемым ООО, а не освобожденной от налогов некоммерческой организацией.
Учитывайте расходные материалы как реальную категорию расходов, а не как округление погрешности. Техническое обслуживание инструментов и расходные материалы обычно составляют от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов в месяц для активно используемой мастерской. Если это скрыто внутри общей строки «материалы» вместе с офисными закусками и чистящими средствами, вы никогда не заметите, когда это начнет расти — а это будет расти по мере роста членства и увеличения использования на одного участника.
Создайте резерв на техническое обслуживание/замену, а не только операционный резерв. Помимо стандартного совета держать в банке несколько месяцев операционных расходов, мейкерспейсам особенно необходим фонд погашения для замены оборудования и незапланированного ремонта — выход из строя лазерной трубки или компрессора — это не «если», а «когда». Выделенная резервная статья (даже простой процент от ежемесячных взносов, откладываемый в сторону) означает, что сломанная машина не станет кризисом денежного потока или незапланированным повышением взносов для участников.
Рассмотрите возможность отдельного учета времени использования дорогостоящих станков от базового членства, если небольшое количество инструментов потребляет непропорциональную долю расходных материалов (обычно это лазерные резаки и крупноформатные 3D-принтеры). Многие пространства взимают поминутную плату за лазер или по граммовую плату за филамент в дополнение к базовому членству, чтобы бухгалтерия — и стимул не тратить материалы впустую — соответствовала фактическому использованию. Если вы это делаете, выделите для этого отдельный счет доходов («Плата за использование станков»), а не включайте во взносы, чтобы вы могли видеть, покрывает ли ставка поминутной оплаты стоимость расходных материалов, которые она предназначена компенсировать.
Выбор (и документирование) вашей юридической структуры
Большинство устоявшихся мейкерспейсов являются некоммерческими организациями 501(c)(3) или 501(c)(4), что открывает доступ к грантовому финансированию, налоговым вычетам для пожертвований участников сверх взносов, а также часто к лучшим отношениям с местными властями и школами для партнерства. Однако статус некоммерческой организации не является автоматическим или бесплатным: он подразумевает ограничение на распределение (излишек реинвестируется, никогда не распределяется среди участников или организаторов), ежегодную подачу формы 990 и — при превышении определенных порогов дохода — единый аудит, если вы получаете федеральное грантовое финансирование.
Растущее число новых пространств вместо этого выбирают структуру ООО, жертвуя правом на получение грантов в пользу простоты и гибкости в выплатах организаторам или распределении излишков. Ни один из вариантов не является «более правильным» — это зависит от того, основывается ли ваш план финансирования на грантах и пожертвованиях или на взносах и платных услугах.
Что бы вы ни выбрали, получите от участников отказ от ответственности и страховку общей/оборудованной ответственности до того, как первый участник прикоснется к циркулярной пиле, и поддерживайте документацию в таком же порядке, как и бухгалтерию: статус наличия отказа, страховые сертификаты и любые требования к конкретной сертификации для работы с инструментами (некоторые пространства ограничивают доступ к лазеру или ЧПУ после подписания разрешения после прохождения инструктажа по безопасности) должны отслеживаться и быть проверяемыми так же, как ваш учет взносов. Грантодатель или страховщик, спрашивающий «можете ли вы показать мне, какие участники были сертифицированы для работы на ЧПУ-фрезере в марте», должен получить ответ за пять минут, а не после полудня раскопок электронной почты.
Содержите книги вашего maker-сообщества в таком же порядке, как и его мастерскую
Ничто из этого не требует дорогостоящего программного обеспечения — требуется план счетов, который действительно соответствует тому, как мейкерспейс зарабатывает и тратит деньги: взносы, признаваемые равномерно, занятия, калькулируемые отдельно, оборудование, капитализированное и учитываемое по времени использования там, где это важно, и юридическая структура, соответствующая вашей модели финансирования. Beancount.io предлагает бухгалтерию в виде обычного текста, которая позволяет легко создавать именно такую структуру и легко ее проверять — каждая запись об отложенных взносах, каждое калькулирование затрат на занятие и каждая единица амортизируемого оборудования хранятся в версионируемых, читаемых человеком файлах, а не в черном ящике главной книги. Начните бесплатно и обеспечьте книгам вашего пространства такую же прозрачность, какую ваши участники ожидают от открытой мастерской.