Где-то прямо сейчас в вашей системе начисления зарплаты может быть человек, которого не существует.
Это не опечатка. Не дублирующаяся запись, которую вы в итоге исправите. Полноценный «сотрудник» с банковским счетом, выбором налоговых вычетов и прямым депозитом, который падает каждый расчетный период, — созданный кем-то, у кого есть доступ к вашему зарплатному ПО и кто знает, что вы не смотрите достаточно внимательно. Специалисты по расследованию мошенничества называют это схемой с фиктивным сотрудником (или «мертвой душой»), и это незаметно одна из самых дорогих слепых зон в финансах малого бизнеса.
Цифры больше, чем ожидает большинство владельцев. Схемы с фиктивными сотрудниками обходятся американскому бизнесу в совокупные убытки около 400 миллиардов долларов в год, а зарплатное мошенничество, по данным «Отчета нациям» Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, примерно в два раза чаще поражает малый бизнес, чем крупный. Причина не в том, что малый бизнес чаще становится целью, — а в том, что в нем меньше людей, имеющих доступ к зарплате, что означает меньшее разделение между тем, кто может добавить сотрудника, и тем, кто может выплатить ему зарплату.
Как на самом деле выглядит схема с фиктивным сотрудником
«Мертвая душа» — это не всегда полностью вымышленный человек. На практике специалисты по расследованию мошенничества выделяют три распространенных паттерна:
- Сфабрикованный сотрудник. Кто-то с доступом к системе кадров или зарплаты создает новую запись о сотруднике — имя, номер социального страхования (иногда настоящий, иногда повторно использованный), банковский счет — и направляет на него зарплату каждый цикл.
- Реактивированный сотрудник. Работник, который уволился или был уволен, остается «активным» в системе начисления зарплаты. Его прямой депозит продолжает работать, и инсайдер, сохранивший запись открытой, получает его — часто просто не обновляя маршрутный номер до полного завершения процедуры увольнения.
- Реальный сотрудник, разделяющий комиссионные. Настоящий сотрудник остается в платежной ведомости, но получает оплату за часы, которые он не отработал, при поддержке менеджера, который участвует в сговоре и получает свою долю.
Все три объединяет одна коренная причина: один человек обладает достаточной неконтролируемой властью над зарплатой, чтобы как создать возможность, так и скрыть улики. Медианная схема с фиктивным сотрудником работает от 18 до 30 месяцев, прежде чем кто-либо ее заметит, потому что со стороны зарплата выглядит совершенно нормально — она проходит, она сверяется с банковской выпиской, и, если кто-то не проверяет численность персонала в сравнении с реальными людьми в здании, ничего не выглядит подозрительным.
Реальные случаи показывают, как далеко это может зайти. Десятилетняя схема с фиктивными сотрудниками во Флориде выкачала более 146 миллионов долларов из одной организации, прежде чем была раскрыта. С другой стороны, медсестринское учреждение в Иллинойсе потеряло 103 000 долларов из-за одного инсайдера, который выдумывал фиктивных работников — для бизнеса такого размера такая потеря может стать разницей между хорошим годом и очень плохим. Управление уголовных расследований IRS отдельно выявило более 160 000 потенциальных случаев с фиктивными сотрудниками по всей стране, при этом 33 завершенных уголовных преследования привели к реституции в среднем по 1,3 миллиона долларов каждое.
Признаки, которые на самом деле видны в вашей бухгалтерии
Вам не нужно программное обеспечение для судебно-бухгалтерской экспертизы, чтобы выявить большую часть этого. Вам нужно знать, что искать в данных, которые у вас уже есть.
- Дублирующиеся номера банковских счетов или маршрутные номера у «разных» сотрудников. Законные коллеги практически никогда не используют один и тот же счет для прямого депозита.
- Дублирующиеся или недействительные номера социального страхования, или номера, не соответствующие имени в файле.
- Общие адреса, номера телефонов или контакты для экстренных случаев между записью сотрудника и сотрудниками отдела зарплаты или кадров.
- Налоговые вычеты, которые никогда не меняются — никаких жизненных событий, никаких корректировок, никаких обновлений W-4, год за годом.
- Отсутствующая вводная документация — никогда не было I-9, выбора льгот, оценки производительности.
- Численность персонала в платежной ведомости превышает количество людей, которых кто-либо в офисе может назвать по имени.
- Необычно ровная, неизменная зарплата — у реальных сотрудников бывают сверхурочные, больничные и отпуска. Зарплата «мертвой души» подозрительно одинакова каждый период.
По отдельности любой из этих признаков может быть ошибкой ввода данных. Вместе, особенно сгруппированные вокруг одного сотрудника или команды одного менеджера, это тот паттерн, который специалисты ищут в первую очередь.
Меры контроля, которые выявляют это, пока не стало слишком поздно
Хорошая новость: решения здесь структурные, а не экзотические, и большинство из них доступны бизнесу с горсткой сотрудников.
Разделите того, кто может создавать зарплатные записи, и того, кто может их утверждать. Это единственная мера контроля с самым высоким рычагом воздействия. Человек, который добавляет нового сотрудника в систему, не должен быть тем же человеком, который авторизует первую зарплату этого сотрудника. В бизнесе, слишком маленьком, чтобы разделить это между двумя сотрудниками, владелец или партнер должен лично утверждать каждого нового сотрудника, внесенного в зарплатную ведомость — никаких исключений, никакого «я проверю это позже».
Независимо проверяйте банковские реквизиты. Прежде чем прямой депозит нового сотрудника заработает, подтвердите, что счет принадлежит тому, кому он должен принадлежать — быстрый звонок человеку, используя контактную информацию, которая у вас уже была (а не информацию, предоставленную вместе с запросом на новый счет), закрывает наиболее распространенный вектор фабрикации.
Проводите реальную, очную сверку численности персонала ежеквартально, а не ежегодно. Сопоставьте зарплатный регистр с людьми, чье трудоустройство вы можете фактически проверить — пропуски, табели учета рабочего времени, менеджер, который знает каждое имя в своей команде. Ежегодные аудиты оставляют 12-месячный простор для развития схемы; ежеквартальные проверки сокращают это окно в разы.
Автоматически отслеживайте дублирующиеся идентификаторы. Большинство зарплатных платформ, включая QuickBooks Online Payroll, Gusto и ADP, позволяют экспортировать полный список сотрудников с банковскими реквизитами и номерами социального страхования. Простая проверка в электронной таблице на наличие дублирующихся значений в этих столбцах занимает десять минут и выявляет наиболее распространенный признак фиктивного сотрудника.
Проводите внеплановые выборочные проверки. Схема, построенная на обходе известной даты ежеквартального аудита, может планировать свои действия вокруг нее. Внезапная внеплановая сверка — извлечение зарплатного регистра на той же неделе, когда вы случайно проверяете что-то другое — устраняет эту предсказуемость.
Ни одно из этого не требует нового программного обеспечения. Это требует решения, что утверждение зарплаты не должно полностью делегироваться, даже в бизнесе, где вы доверяете каждому сотруднику. Специалисты по расследованию мошенничества последовательно обнаруживают, что отсутствие базового разделения обязанностей — а не злой умысел большинства сотрудников — превращает отдельного недобросовестного человека в убыток в 100 000+ долларов.
Почему это связано с вашей бухгалтерией, а не только с вашей системой кадров
Мошенничество с фиктивными сотрудниками — это в корне проблема бухгалтерского учета в той же мере, что и кадрового. Схема, которая работает в течение двух лет, существует потому, что никто не сверяет зарплатные расходы с численностью персонала, которую можно независимо проверить — сами транзакции выглядят совершенно законными в главной книге. Мошенничество скрыто не в хитрой бухгалтерской записи; оно скрыто в предположении, что если цифры сходятся, то никому не нужно спрашивать, кто на самом деле получил деньги.
Это именно тот вид пробела, для устранения которого и создана бухгалтерия в открытом тексте с контролем версий. Когда каждая зарплатная транзакция является строкой в главной книге, которую вы можете запросить, сравнить и проверить самостоятельно — а не черным ящиком в панели управления зарплатного вендора — гораздо легче выполнить проверку на дублирующиеся счета, отметить сотрудника, чьи налоговые вычеты никогда не менялись, или сравнить численность персонала с тенденцией зарплатных расходов с течением времени. Вам не нужно ждать ежегодного аудита, чтобы выявить аномалию, которая тихо накапливалась полтора года.
Сделайте свои зарплатные записи проверяемыми с первого дня
Мошенничество с фиктивными сотрудниками процветает в системах, которые никто не может легко проверить. Beancount.io предоставляет вам бухгалтерию в открытом тексте, которая полностью прозрачна и находится под контролем версий, так что каждая зарплатная запись отслеживается, запрашивается и принадлежит вам для аудита — без привязки к вендору, без черного ящика. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и владельцы бизнеса, ориентированные на финансы, переводят свою бухгалтерию в открытый текст.