Выплата зарплаты сотрудникам без банковского счета: Руководство по соблюдению требований для зарплатных карт

Около 5,6 миллиона американских домохозяйств, что составляет примерно 4,2% населения страны, не имеют банковского счета. Если вы управляете рестораном, складом, строительной бригадой или любым другим бизнесом с почасовыми работниками, велика вероятность, что хотя бы один из ваших сотрудников относится к этой категории. Как тогда выплачивать зарплату тем, кто не может принять прямой перевод и не хочет носить бумажный чек в пункт обналичивания чеков, который взимает комиссию с каждой зарплаты?

Зарплатные карты — это наиболее распространенное решение, и они являются действительно полезным инструментом. Однако они также находятся в одной из самых запутанных областей соблюдения трудового законодательства: федеральные правила Положения E, набор из более чем 20 законов штатов о зарплатных картах и законы о выплате заработной платы, которые в большинстве своем были написаны до появления предоплаченных дебетовых карт. Если вы правильно настроите механизм, вы решите реальную проблему для своей команды. Если сделаете это неправильно, вы создадите нарушение трудового законодательства, устранение которого будет стоить дорого.

Почему "Просто используйте прямой перевод" не работает для всех​

Прямой перевод сейчас используется более чем 93% работников США, и это самый простой метод выплаты для работодателей: без печати, без конвертов, без походов в банк. Но для этого требуется банковский счет, а он есть не у каждого сотрудника. Люди остаются без банковских услуг по разным причинам — недостаточно средств для соблюдения требований к минимальному остатку, недоверие к банкам, прошлые закрытия счетов из-за комиссий за овердрафт или просто отсутствие доступа к ближайшему отделению в сельской местности.

Для таких сотрудников реальные альтернативы следующие:

• Бумажный чек, что обычно означает поход в службу обналичивания чеков, которая взимает 1–5% от номинальной стоимости чека просто за его обналичивание.
• Зарплатная карта — пополняемая предоплаченная дебетовая карта, выпущенная через банк-партнер, на которую работодатель перечисляет средства в каждый расчетный период.

Зарплатные карты существуют именно для того, чтобы восполнить этот пробел, но позиция "мы просто выдадим зарплатные карты всем, у кого нет банковского счета" — это именно тот подход, который приводит работодателей к проблемам, поскольку федеральный закон не позволяет вам принимать такое решение за своих сотрудников.

Федеральное правило, которое нельзя игнорировать: Выбор сотрудника​

Самый важный факт соблюдения требований в отношении зарплатных карт таков: вы не можете требовать от сотрудника принимать зарплатную карту как единственный вариант оплаты. Это не просто передовая практика — это заложено в правила CFPB для предоплаченных счетов согласно Положению E (12 CFR § 1005.18), которое регулирует финансовые учреждения, выпускающие зарплатные карты, и повторяется почти в каждом законе штата о зарплатных картах.

Конкретно это означает:

1. Вы должны предлагать как минимум один другой способ оплаты — как правило, бумажный чек или прямой перевод — наряду с возможностью получения зарплатной карты.
2. Выбор должен быть подлинно добровольным. Закон Иллинойса прямо заявляет: согласие не является добровольным, "если сотрудника убедили, что это условие приема на работу или что его нынешние условия труда будут негативно затронуты в случае отказа." Несколько других штатов используют почти идентичные формулировки.
3. Многие штаты требуют письменного согласия прежде чем вы сможете вообще выплачивать зарплату сотруднику через зарплатную карту — примерами являются Нью-Джерси, Вермонт и Западная Вирджиния, хотя точные требования к форме и срокам различаются.
4. Эмитент карты должен в краткой форме раскрыть информацию о том, что сотрудник не обязан принимать карту и может запросить у работодателя информацию о других способах оплаты. Это обязательство по раскрытию информации лежит на банке-эмитенте карты, но как работодатель вы обязаны фактически предложить альтернативу на практике.

Если сотрудник отказывается от зарплатной карты или хочет позже вернуться к бумажному чеку, вам нужен процесс, который позволит ему сделать это без каких-либо затруднений — и без намека на то, что это повлияет на его работу.

Правила взимания комиссий: Что вы можете и не можете перекладывать на сотрудников​

Положения Положения E о предоплаченных счетах были специально разработаны для пресечения наихудших злоупотреблений зарплатными картами десятилетней давности, когда некоторые программы взимали комиссии за запросы баланса, отклоненные транзакции и даже за общение с представителем службы поддержки клиентов. Согласно текущим правилам:

• Сотрудники должны иметь возможность получить доступ к своей полной заработной плате без комиссии, включая как минимум один бесплатный способ снятия всей суммы баланса в каждый расчетный период (обычно одно бесплатное снятие наличных в банкомате своей сети или одно бесплатное снятие наличных через кассу в отделениях банка-эмитента).
• Комиссии за отклоненные транзакции и другие "неожиданные" сборы полностью запрещены — с сотрудника нельзя взимать плату просто потому, что транзакция была отклонена из-за недостатка средств.
• Любые существующие комиссии должны быть четко раскрыты до того, как сотрудник активирует карту — предварительное раскрытие информации, охватывающее график комиссий, условия их применения и способы избежать их.
• Карта должна иметь ту или иную форму страхования вкладов FDIC или NCUA, и это должно быть указано в раскрытии информации.

На практике это означает, что ваша задача как работодателя — фактически ознакомиться с графиком комиссий, предоставленным вашим провайдером зарплатных услуг или поставщиком зарплатных карт, а не просто верить им на слово, что "все соответствует требованиям". Спросите конкретно: какова комиссия за снятие наличных в банкоматах вне сети, за бумажные выписки, за неактивность счета и за замену утерянной карты? Затем убедитесь, что эта информация доведена до сотрудников до того, как они подпишутся, а не после того, как первая комиссия за снятие средств станет для них сюрпризом.

Уровень штата: Более 20 различных сводов правил​

Федеральное Постановление E устанавливает нижний предел, но методы выплаты заработной платы в основном регулируются законодательством штатов, и более 20 штатов имеют свои собственные законы о зарплатных картах в дополнение к нему — Аризона, Флорида, Джорджия, Гавайи, Иллинойс, Канзас, Мэн, Мэриленд, Мичиган, Миннесота, Небраска, Нью-Гэмпшир, Северная Дакота, Оклахома, Орегон, Теннесси, Вермонт, Вирджиния, Западная Вирджиния и другие, а также Пуэрто-Рико. Несколько вещей, которые стоит проверить в каждом штате, прежде чем запускать программу зарплатных карт:

• Формат согласия: Достаточно ли устного согласия, или штат требует письменного согласия с подписью, и должно ли это согласие быть возобновляемым или отзываемым?
• Срок уведомления: Некоторые штаты требуют предварительного письменного уведомления об условиях зарплатной карты — включая полный график комиссий — за определенное количество дней до первой выплаты сотруднику по зарплатной карте.
• Гарантии бесплатных снятий: Штаты часто устанавливают минимальное количество бесплатных снятий за расчетный период сверх того, что требует Постановление E, а некоторые полностью ограничивают или запрещают комиссии за бездействие/неактивность.
• Доставка расчетных листков: Если ваш штат требует печатных расчетных листков (как это делают несколько штатов, включая Калифорнию и Нью-Йорк), убедитесь, что ваша зарплатная карта или платформа для расчета заработной платы действительно поддерживает это, а не только экран приложения, который сотрудник может просмотреть, но не распечатать.
• Работодатели, работающие в нескольких штатах: Если у вас есть почасовые сотрудники более чем в одном штате, не предполагайте, что единая национальная политика зарплатных карт соответствует требованиям везде — для каждого рабочего места применяется самый строгий применимый закон штата.

Если вы работаете в нескольких штатах, эта часть стоит короткой беседы с адвокатом по трудовому праву или командой по комплаенсу вашего поставщика расчетных услуг до запуска, а не после.

Практический контрольный список для запуска программы для малых работодателей​

1. Подтвердите, что ваш поставщик расчетных услуг или поставщик зарплатных карт соответствует Постановлению E, и запросите их стандартную форму раскрытия комиссий и шаблон формы согласия — не создавайте их с нуля.
2. Предложите выбор в письменной форме каждому новому сотруднику и каждому текущему сотруднику: зарплатная карта, прямой перевод или бумажный чек. Документируйте, что выбор был предложен и какой вариант выбрал сотрудник.
3. Получите письменное согласие до первой выплаты по зарплатной карте и храните эту документацию столько, сколько требует период хранения записей о заработной плате вашего штата.
4. Убедитесь, что сотруднику действительно доступно хотя бы одно бесплатное снятие всей суммы за расчетный период — проверьте это сами с помощью образца карты, если это возможно.
5. Опубликуйте график комиссий там, где сотрудники могут его увидеть, прежде чем выбирать, а не прячьте его в конверте с картой, который они открывают после первого пополнения.
6. Разработайте процесс возврата. Сотрудник должен иметь возможность перейти с зарплатной карты на прямой перевод или чек в течение одного-двух расчетных периодов, не объясняя причин.
7. Проводите ежегодный аудит. Поставщики расчетных услуг и эмитенты карт меняют графики комиссий; то, что соответствовало требованиям при запуске, может не соответствовать им через год.

Как это связано с вашей бухгалтерией​

Зарплатные карты не меняют способ отражения расходов на заработную плату в вашей бухгалтерской книге, но они добавляют уровень, который стоит отслеживать отдельно от наличных расчетов: комиссии по карточной программе (если ваш бизнес их поглощает, а не сотрудник), любые требования к плавающей ставке или резерву от эмитента вашей карты, а также документацию о согласии и раскрытии для целей аудита. Ведение этих записей в системе, которую вы фактически контролируете — а не разбросанных по порталу поставщика расчетных услуг, который показывает вам только текущий период — значительно упрощает ответы на вопросы государственного департамента труда, если ваша программа зарплатных карт когда-либо будет проверена.

Упростите свое финансовое управление​

Соблюдение требований по расчету заработной платы — одна из тех областей, где документальный след важен не меньше, чем сам платеж: формы согласия, раскрытие комиссий и записи расчетных листков — все это должно быть на месте, когда вам это понадобится. Beancount.io предлагает учет в виде обычного текста, который обеспечивает полную прозрачность и историю финансовых записей с контролем версий, без привязки к поставщику и без "черных ящиков". Начните бесплатно и храните каждый элемент вашей бухгалтерии — включая расчет заработной платы — в формате, который вы полностью контролируете.