Прямой и косвенный метод отчета о движении денежных средств: какой подходит вашему малому бизнесу?

Ваш отчет о прибылях и убытках показывает, что вы получили $80,000 прибыли за прошлый квартал. Ваш банковский баланс говорит, что у вас есть $12,000 на счету, а зарплата должна быть выплачена в пятницу. Если этот разрыв когда-либо не давал вам спать по ночам, проблема не в вашей прибыльности — проблема в том, что прибыль и денежные средства — это две совершенно разные цифры, и отчет о движении денежных средств — единственный отчет, созданный для их сверки.

Большинство владельцев малого бизнеса слышали об отчете о движении денежных средств, но никогда его не читали, не говоря уже о том, чтобы заметить, что он бывает двух разных видов: прямой метод и косвенный метод. Выбор между ними — это не просто предпочтение форматирования. Он меняет то, что отчет вам сообщает, сколько времени занимает его подготовка, и можете ли вы фактически использовать его, чтобы ответить на важный вопрос: куда делись мои деньги?

Что на самом деле делает Отчет о движении денежных средств​

Каждый отчет о движении денежных средств сортирует ваши денежные потоки по трем категориям:

• Операционная деятельность — денежные средства от ведения основной деятельности (платежи клиентов, счета поставщиков, заработная плата, аренда)
• Инвестиционная деятельность — денежные средства, используемые для покупки или продажи долгосрочных активов (оборудование, недвижимость, инвестиции)
• Финансовая деятельность — денежные средства от займов, взносов собственников или погашения задолженности

Инвестиционная и финансовая деятельность рассчитываются одинаково независимо от метода. Весь спор о прямом и косвенном методах касается одного раздела: как вы приходите к "чистым денежным средствам от операционной деятельности".

Косвенный метод: движение назад от прибыли​

Косвенный метод начинается с чистой прибыли из вашего отчета о прибылях и убытках и корректирует ее на статьи, которые повлияли на прибыль, но не привели к фактическому движению денежных средств. Упрощенный пример:

Net income                          $80,000
Add: Depreciation & amortization    $15,000
Less: Increase in accounts receivable  ($22,000)
Add: Increase in accounts payable    $9,000
Less: Increase in inventory          ($18,000)
= Net cash from operating activities  $64,000

Амортизация прибавляется обратно, потому что она уменьшила прибыль, не покидая ваш банковский счет. Увеличение дебиторской задолженности вычитается, потому что оно представляет продажи, которые вы признали как доход, но фактически не собрали. Это именно та логика сверки, которая объясняет, почему "прибыльный на бумаге" и "бедный на денежные средства в реальности" могут быть верными в одном и том же квартале.

Почему его используют почти все: косвенный метод повторно использует цифры, которые у вас уже есть в отчете о прибылях и убытках и бухгалтерском балансе. Графики амортизации, остатки дебиторской и кредиторской задолженности, а также данные по запасам — все это данные, которые ваша система бухгалтерского учета уже отслеживает. Нет необходимости создавать новые записи. GAAP и IFRS оба разрешают его, и он является подавляющим большинством отраслевым стандартом: исследования отчетности публичных компаний постоянно показывают, что примерно 98% используют косвенное представление, в основном по причине затрат на подготовку.

Его реальная слабость: он сообщает вам, сколько денежных средств произвели операции, но не откуда они на самом деле пришли или куда ушли. "Увеличение кредиторской задолженности: $9,000" не говорит вам, каких поставщиков вы откладываете, или на сколько дней. Вы получаете сверку, а не историю.

Прямой метод: отображение фактического движения денежных средств​

Прямой метод пропускает сверку и просто перечисляет фактические поступления и платежи денежных средств:

Cash received from customers          $340,000
Cash paid to suppliers                ($210,000)
Cash paid for operating expenses       ($48,000)
Cash paid to employees                 ($18,000)
= Net cash from operating activities    $64,000

Обратите внимание, что итоговая сумма идентична примеру с косвенным методом — оба метода всегда должны сходиться к одной и той же общей сумме. Разница заключается исключительно в представлении выше этой строки.

Почему стандарты бухгалтерского учета предпочитают его: как GAAP, так и IFRS явно поощряют прямой метод, потому что он показывает читателям фактические притоки и оттоки денежных средств по категориям — гораздо более прямой ответ на вопросы "сколько денежных средств поступило от клиентов в этом месяце?" или "сколько мы на самом деле платим поставщикам?". Для малого бизнеса, пытающегося спланировать заработную плату на следующий месяц или договориться о сроках с поставщиком, такая конкретика часто более полезна, чем сверка.

Его реальная слабость: вы не можете просто получить его из существующих остатков по счетам. Вам (или вашей системе бухгалтерского учета) необходимо напрямую отслеживать поступления и выплаты денежных средств по категориям — что обычно означает либо субсчет на кассовой основе, либо программное обеспечение, способное фильтровать транзакции по контрагенту и категории. Это требует больше работы по настройке, что является основной причиной его редкости на практике, несмотря на предпочтение разработчиков стандартов.

Так какой же метод должен использовать ваш малый бизнес?​

Честный ответ: это зависит от того, для чего вы используете отчет.

Используйте косвенный метод, если ваш приоритет — скорость, ваш бухгалтер уже составляет его во время налоговой отчетности, и вам в основном нужно объяснить разрыв между прибылью и денежными средствами кредитору или инвестору, который привык видеть его в стандартном формате. Это также единственный практический вариант, если ваши книги не организованы для категоризации каждого поступления и платежа денежных средств по мере их возникновения.

Рассмотрите прямой метод, если вы являетесь небольшим, с небольшим количеством транзакций бизнесом — например, консультант-индивидуал, розничный магазин с одной точкой или компания на ранней стадии с управляемым количеством ежемесячных транзакций — где перечисление фактических поступлений и платежей не является сложной задачей, и вы специально хотите получать постоянную информацию о денежных средствах, полученных от клиентов, по сравнению с денежными средствами, выплаченными поставщикам, для краткосрочного планирования. Владельцы, которым требуется подлинная видимость краткосрочной доступности денежных средств, а не просто историческая сверка, как правило, получают от него больше пользы.

На практике многие малые предприятия приходят к гибридному подходу: они позволяют своему бухгалтеру составлять отчет косвенным методом для налоговой и кредиторов, а сами ведут простой учет денежных средств прямым методом внутри компании (даже что-то столь же базовое, как категоризированные банковские транзакции) для принятия еженедельных решений.

Распространенные ошибки, подрывающие любой из методов​

Независимо от того, какой метод вы используете, эти ошибки неоднократно встречаются в отчетах о движении денежных средств малого бизнеса:

1. Смешение прибыли с денежными средствами. Это ошибка, для предотвращения которой и существует весь отчет, и она по-прежнему самая распространенная — бизнес может быть прибыльным, но все равно столкнуться с нехваткой денежных средств, если клиенты задерживают платежи или запасы связывают оборотный капитал.
2. Неправильная классификация операций. Основная сумма по кредиту относится к финансовой деятельности; проценты — к операционной. Их смешение искажает все три раздела.
3. Забывание скорректировать неденежные статьи. Амортизация, износ и списание безнадежных долгов уменьшают чистую прибыль, но никогда не затрагивают ваш банковский счет — их исключение (или двойной учет) нарушает сверку.
4. Отсутствие сверки с фактическими банковскими остатками. Если конечный остаток вашего отчета о движении денежных средств не совпадает с реальной банковской выпиской, что-то не так на более раннем этапе — обычно это пропущенная транзакция или ошибка во времени между записями по методу начисления и кассовому методу.
5. Игнорирование сезонности. Один сильный месяц может создать впечатление здорового денежного потока, в то время как медленный сезон вот-вот испытает ваши резервы. Рассматривайте денежный поток за последние 12 месяцев, а не только за самый последний период.

Рабочий пример: Пекарня, которая выглядела хорошо на бумаге​

Рассмотрим пекарню, которая только что завершила сильный праздничный квартал. Выручка выросла, а отчет о прибылях и убытках показал $50 000 чистой прибыли после уверенного оптового продвижения в три новых продуктовых магазина. Владелец предполагал, что банковский счет отразит это.

Этого не произошло. Фактически, денежные средства сократились на $6 000 за квартал. Отчет о движении денежных средств по косвенному методу показал причину в трех строках: увеличение дебиторской задолженности на $28 000 (новые продуктовые магазины платили по условиям 45 дней вместо оплаты наличными при доставке), увеличение запасов на $11 000 (дополнительная мука и упаковка, купленные перед праздничным ажиотажем), частично компенсированное $9 000 амортизации, добавленной по новой расстоечной печи. Ничего из этого не отражается в отчете о прибылях и убытках — прибыль была реальной, но большая ее часть находилась в неоплаченных счетах и хранящихся запасах, а не на банковском счете.

Отчет по прямому методу за тот же квартал сделал бы ту же историю более наглядной: «$180 000 получено от клиентов» против «$205 000 выплачено поставщикам и $31 000 заплачено за новую печь» немедленно сообщает владельцу, что выплаты поставщикам и покупки оборудования опередили фактические поступления — это именно та информация, которая побуждает к разговору с этими продуктовыми магазинами об ужесточении условий оплаты, а не к смутному ощущению, что «денег не хватает».

Отслеживание денежного потока начинается с аккуратных записей​

Какой бы метод вы ни выбрали, отчет хорош настолько, насколько хороши исходные записи, на которых он основан. Если ваш план счетов не разделяет четко операции по кассовому методу и операции по методу начисления, оба метода потребуют ручной доработки в каждый отчетный период.

Именно здесь учет в виде обычного текста имеет реальное преимущество: поскольку каждая транзакция хранится в контролируемой версиями, удобочитаемой бухгалтерской книге, вы можете запрашивать денежные поступления и выплаты по категориям по требованию — именно те данные, которые необходимы прямому методу — не дожидаясь системного экспорта. Beancount.io предоставляет вам эту прозрачность бесплатно, без привязки к поставщику и без отчетов «черного ящика». Начните бесплатно и увидьте свой денежный поток таким, каким он является на самом деле в ваших бухгалтерских данных, а не просто таким, каким его отображает шаблон.