Что такое кредиторская задолженность? Руководство по Beancount для отслеживания счетов поставщиков

Кредиторская задолженность (Accounts payable, AP) — это деньги, которые ваш бизнес должен своим поставщикам за товары или услуги, которые вы уже получили, но еще не оплатили. В мире бухгалтерского учета AP классифицируется как краткосрочное обязательство в вашем балансовом отчете — сумма, обычно подлежащая выплате в течение следующего года, а зачастую в течение 30–60 дней.

Эта концепция является центральной для метода начисления (accrual accounting), при котором вы фиксируете расход и соответствующее обязательство в момент поступления счета, а не в момент фактической отправки денежных средств. В этом руководстве мы покажем вам, как чисто и эффективно управлять всем процессом работы с AP, используя инструмент учета в текстовом формате — Beancount.

---

Краткий обзор

Прежде чем мы углубимся в детали, рассмотрим основные моменты:

• Кредиторская задолженность (AP) представляет собой ваши краткосрочные долги перед поставщиками. Вы найдете ее в разделе Liabilities (Обязательства) вашего баланса.
• Начисление vs Кассовый метод: AP — это концепция, которая существует только в том случае, если вы ведете учет по методу начисления. Beancount полностью поддерживает такие рабочие процессы, а его веб-интерфейс, Fava, будет корректно отображать ваши обязательства.
• AP vs AR: Все просто: кредиторская задолженность (Payables) — это то, что вы должны, а дебиторская задолженность (Receivables, AR) — это то, что должны вам.

---

Где отражается AP в Beancount (и Fava)

Чтобы начать отслеживание AP, вам сначала нужно объявить соответствующий счет в вашем журнале. Стандартное соглашение:

Liabilities:AccountsPayable

Вы также можете создавать субсчета для крупных поставщиков (например, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

В Fava этот счет появится в Балансовом отчете в разделе Liabilities. Вы можете нажать на него, чтобы просмотреть детализацию и увидеть список всех открытых и оплаченных позиций, что дает четкое представление о ваших обязательствах. Вы даже можете увидеть это в действии в публичном примере журнала Fava, который включает счет Liabilities:AccountsPayable.

---

Основные инструменты Beancount, которые вам понадобятся

Надежный процесс управления AP в Beancount опирается на несколько ключевых функций:

1. Счета: В основном вы будете использовать счет Liabilities:AccountsPayable, денежный счет, например Assets:Bank:Checking, и различные счета расходов (например, Expenses:Supplies).
2. Метаданные: Вы можете прикреплять данные типа «ключ-значение» к любой транзакции. Для AP вы будете использовать такие метаданные, как invoice:, due:, terms: и document:. Fava распознает ключ document: и автоматически создаст кликабельную ссылку на прикрепленный файл, если вы настроите папку с документами.
3. Теги и ссылки: Используйте #теги (например, #ap) для удобной фильтрации и ^ссылки (например, ^INV-10455), чтобы программно связать счет и последующий платеж по нему. Это создает четкий аудиторский след.
4. Запросы (BQL): Похожий на SQL язык запросов Beancount (BQL) позволяет формировать мощные отчеты, например, выводить список всех открытых задолженностей, отсортированных по дате оплаты, прямо из командной строки с помощью bean-query или на странице «Query» в Fava.

---

Основной рабочий процесс AP в Beancount

Управление AP в вашем журнале включает два или три ключевых этапа: запись счета, его оплата и, иногда, обработка частичных платежей или скидок.

1) Запись счета поставщика (создание обязательства)

Сначала вы регистрируете расход и создаете кредиторскую задолженность при поступлении инвойса.

; Опционально укажите папку с документами в основном файле Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Заказ краски INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Эта запись решает две важные задачи:

1. Она немедленно признает расход в размере 500.00 USD в соответствующем периоде (август).
2. Она создает соответствующее обязательство в размере 500.00 USD, показывая, что вы должны деньги Forest Paint Supply.

Ссылка ^INV-10455 — это уникальный идентификатор, который позволит вам позже прикрепить ту же ссылку к платежу, логически связывая транзакции выставления счета и оплаты.

2) Оплата счета (погашение обязательства)

Когда вы оплачиваете инвойс, вы создаете транзакцию, которая переводит деньги с вашего банковского счета для погашения обязательства.

а) Стандартная оплата (без скидки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Эта запись уменьшает ваш баланс AP на 500.00 USD и баланс вашего расчетного счета на ту же сумму. Обязательство теперь погашено.

б) Скидка за раннюю оплату (например, "2/10, n/30"):

Если условия оплаты «2/10, n/30», вы можете получить скидку 2 %, если оплатите счет в течение 10 дней. Для нашего инвойса на 500.00 USD скидка составит 10.00 USD. Вот два приемлемых способа записи — просто выберите один метод и придерживайтесь его.

; Вариант 1: Запись скидки как прочего дохода (эффект контр-расхода)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Скидка за раннюю оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Вариант 2: Прямое уменьшение первоначального расхода
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Скидка за раннюю оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

в обоих случаях вы полностью закрываете обязательство на 500.00 USD, уменьшаете банковский баланс на 490.00 USD, которые вы фактически заплатили, и учитываете выгоду в 10.00 USD.

3) Обработка частичных платежей

Функция ссылок в Beancount делает отслеживание частичных платежей простым и понятным.

; Инвойс на 1,200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Первый платеж 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Финальный платеж 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (финальная)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Используя ссылку ^INV-9001 во всех трех транзакциях, вы можете легко отфильтровать свой журнал, чтобы увидеть полную историю этого конкретного счета и связанных с ним платежей.

---

Полезные запросы (BQL)

Вы можете запускать эти запросы во вкладке «Query» в Fava или из командной строки с помощью bean-query.

Совет: Функция any_meta() невероятно полезна для извлечения полей метаданных, таких как invoice: и document:, в результаты вашего запроса.

Открытая кредиторская задолженность по поставщикам (балансовый вид):

Этот запрос суммирует текущую непогашенную задолженность перед каждым поставщиком.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS сумма
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Открытая задолженность по инвойсам и датам оплаты:

Получите аккуратный список каждого открытого счета, отсортированный по дате оплаты, чтобы правильно расставить приоритеты платежей.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS инвойс,
       any_meta('due')     AS срок_оплаты,
       COST(SUM(position)) AS сумма
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, инвойс, срок_оплаты
ORDER BY срок_оплаты, payee;

Список счетов с прикрепленными PDF-файлами:

Этот запрос находит все ваши счета и показывает путь к связанному документу.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS инвойс, any_meta('document') AS файл
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

---

Где смотреть AP в Fava

• Balance Sheet (Баланс): Перейдите в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, чтобы увидеть общий баланс и углубиться в детали транзакций.
• Journal (Журнал): Отфильтруйте журнал по счету account:Liabilities:AccountsPayable или по конкретной ссылке, например ^INV-xxxx, чтобы увидеть весь жизненный цикл счета.
• Documents Sidebar (Боковая панель документов): Если вы используете метаданные document: и настроили директиву option "documents", вы увидите список связанных документов в боковой панели.

---

Анализ задолженности: старение, оборачиваемость и денежные потоки

• Ведомость старения (Aging Schedule): Этот отчет группирует ваши открытые счета по времени просрочки (например, 1–30 дней, 31–60 дней, 60+ дней). В Beancount наиболее практичный подход — запустить запрос «Открытая задолженность по инвойсам и датам оплаты» выше, экспортировать результаты в CSV и распределить их по категориям в таблице или с помощью небольшого скрипта на Python.
• Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности: Это быстрый показатель того, насколько быстро вы платите своим поставщикам. Формула: Общий объем закупок у поставщиков ÷ Средняя величина кредиторской задолженности. Связанный показатель, Период оборачиваемости кредиторской задолженности (DPO), примерно равен 365 ÷ Коэффициент оборачиваемости.
• Если вы не можете заплатить вовремя: AP предназначена для краткосрочных долгов. Если поставщик соглашается на формальное, более долгосрочное погашение, вам следует реклассифицировать долг из AP в долговое обязательство (note payable).

2025-10-01 * "Helix Industries" "Перевод просроченной AP в 12-месячный вексель" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

---

Лучшие практики для AP в текстовом журнале

• Откажитесь от бумаги: Храните PDF-файлы инвойсов в папке documents и связывайте их с помощью ключа метаданных document:.
• Используйте ссылки последовательно: Указывайте уникальный номер инвойса в ^link как в записи о начислении счета, так и во всех связанных записях об оплате.
• Соблюдайте порядок в метаданных: Постоянное использование invoice:, due: и terms: упрощает поиск, запросы и финансовый анализ.
• Только метод начисления: Если вы хотите получать полезные отчеты по AP, придерживайтесь ведения учета по методу начисления. Beancount и Fava отлично справляются с этой задачей.

---

Шаблон для копирования: Счет поставщика + Оплата

; ---- Счет (Bill) ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Заказ краски INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Оплата (без скидки) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

---

Данное руководство носит ознакомительный характер и не является налоговой, юридической или финансовой консультацией.

Ссылки и дополнительные материалы:

• Документация Beancount по основным типам счетов, тегам/ссылкам и языку запросов
• Заметки Fava/Beancount по учету методом начисления и привязке документов
• Использование any_meta() для запросов по полям метаданных