Os relatórios de dados salariais da Califórnia referentes ao Ano de Relatório de 2025 têm vencimento em 13 de maio de 2026 no Departamento de Direitos Civis (CRD). Se você é um empregador privado com 100 ou mais funcionários na folha de pagamento, ou um empregador cliente privado com 100 ou mais trabalhadores contratados por meio de empresas de mão de obra terceirizada, você deve apresentar anualmente de acordo com o Código Governamental §12999 — e 2026 é o ano em que as regras se tornam mais rigorosas.
Quem Deve Apresentar
- Relatório de funcionários na folha de pagamento: Empregadores privados com 100+ funcionários na folha de pagamento (dentro ou fora da Califórnia, mas relatando sobre funcionários na Califórnia)
- Relatório de funcionários de empresas de mão de obra terceirizada: Empregadores clientes privados com 100+ trabalhadores contratados por meio de empresas de mão de obra terceirizada na Califórnia
- Relatórios em nível de estabelecimento: Dados detalhados por estabelecimento, faixa salarial, categoria de cargo, raça, etnia e sexo — semelhante ao EEO-1 federal, mas apresentado separadamente ao CRD por meio de seu portal e modelos de Excel
Você não pode cumprir o requisito da Califórnia apresentando apenas o EEO-1 federal. O CRD exige sua própria apresentação, mesmo enquanto a EEOC considera encerrar a coleta do EEO-1 federal.
O que é Novo para 2026, o que Muda em 2027
Para a apresentação de maio de 2026 (dados de 2025), o CRD divulgou modelos preliminares e perguntas frequentes sinalizando um rastreamento expandido das classificações de funcionários e padrões de trabalho, além de validação mais rigorosa. A estrutura principal de faixas salariais (10 categorias de cargos) ainda se aplica aos dados de 2025.
A partir do relatório referente aos dados de 2026 (com vencimento em 2027), a SB 464 expande a estrutura de categorias de cargos de 10 para 23 categorias e torna as penalidades por não apresentação obrigatórias quando o CRD as solicitar — uma mudança de discricionário para execução obrigatória. Empregadores que esperarem até 2027 para reconstruir suas categorias de RH estarão remapeando sob pressão de prazo.
O que Apresentar — e Como
O portal do CRD exige modelos em Excel por tipo de relatório (folha de pagamento versus mão de obra terceirizada), com cada estabelecimento como uma seção separada. Os dados demográficos vêm de autodeclaração voluntária; os dados salariais usam o Box 5 do W-2 (salários do Medicare) mapeados para faixas salariais. As horas trabalhadas e os novos campos de padrão de trabalho devem ser consistentes com os registros de folha de pagamento.
O erro mais comum na apresentação é a divergência na contagem de estabelecimentos — a sede mais cada estabelecimento físico ou de entidade remota deve ser reconciliada com o arquivo de locais de trabalho do sistema de folha de pagamento. Um empregador na Califórnia com 120 funcionários em três escritórios apresenta três seções de estabelecimento, não um total consolidado.
Penalidades e Manutenção de Registros
A partir de 2026, os tribunais devem impor penalidades se o CRD as buscar por falha na apresentação — a lei anterior tornava as penalidades discricionárias. O CRD também enfatizou as obrigações de armazenamento de dados: mantenha os dados salariais e demográficos e os registros da apresentação por pelo menos três anos após o envio, e esteja preparado para fornecê-los em auditoria.
Apresentações atrasadas ou imprecisas também podem surgir em auditorias de equidade salarial e de contratação que o CRD realiza a partir do próprio conjunto de dados salariais.
Lista de Verificação Contábil e de RH Antes de 13 de maio
- Reconciliar a contagem de funcionários no período de referência prescrito pelo CRD (normalmente um único período de pagamento entre 1º de outubro e 31 de dezembro de 2025) com a folha de pagamento, não com a contagem de RH que inclui licenças.
- Validar os dados de raça/etnia/sexo em relação aos formulários de autodeclaração voluntária; não impute.
- Mapear as faixas salariais a partir dos salários do Box 5 e reconciliar os totais das faixas com os totais da folha de pagamento — uma variação no total da faixa é motivo de rejeição da apresentação.
- Documentar os dados de mão de obra terceirizada separadamente, com o nome da empresa contratada e a contagem de trabalhadores por estabelecimento.
No Beancount, mantenha as datas de apresentação dos dados salariais e as listas de estabelecimentos cobertos como notas datadas, para que o prazo de 13 de maio se repita com o escopo correto a cada ano.
Simplifique sua Gestão Financeira
A apresentação de dados salariais transforma os dados demográficos de RH em território de registros financeiros auditados. O Beancount.io mantém a folha de pagamento, os estabelecimentos e as postagens das fontes demográficas com controle de versão — para que os totais que você apresenta estejam diretamente vinculados aos W-2s que você emitiu. Comece gratuitamente e faça de 13 de maio uma apresentação, não uma correria.