Se você arquiva o relatório de dados salariais da Califórnia e seus dados de folha de pagamento incluem contratados e campos demográficos expandidos, o modelo que você usou no ano passado será rejeitado neste maio.
O que Foi Expandido
O Departamento de Direitos Civis da Califórnia (CRD) expandiu o modelo de relatório de dados salariais para 2026 para alinhar os dados salariais do código trabalhista (Código do Trabalho 432.3) com a cobertura expandida da lei de privacidade:
- Quem é relatado: Não apenas funcionários W-2 em tempo integral, mas também contratados 1099 que trabalham uma parte significativa das horas na Califórnia, se atenderem ao limite de relatório (100+ beneficiários em muitos casos).
- O que é relatado: As antigas 10 faixas salariais agora são 12, com a faixa superior dividida. Horas e pagamento são relatados por estabelecimento, por categoria de trabalho e agora por um campo expandido combinado de raça/etnia e sexo que corresponde ao inventário de dados da lei de privacidade.
Empregadores cobertos: Empregadores privados com 100+ funcionários e/ou 100+ trabalhadores contratados por meio de empreiteiras de mão de obra no ano civil anterior, com pelo menos um beneficiário na Califórnia. O limite conta contratados, não apenas funcionários.
Arquivamento em Maio, Sobreposição com a Lei de Privacidade
O relatório de dados salariais vence na segunda quarta-feira de maio. Em 2026, o modelo do CRD faz validação cruzada com o inventário de dados da Lei de Direitos de Privacidade da Califórnia (CPRA): os campos demográficos nos dados salariais devem corresponder às categorias que você divulga em seu aviso de privacidade para a mesma força de trabalho.
Isso significa que a folha de pagamento e o inventário de privacidade devem vir da mesma fonte de verdade, não de duas planilhas que divergem em abril.
Escrituração que Sobrevive ao Relatório
- Agrupamento de pagamento: O pagamento bruto do W-2 Box 1 ou 1099 de cada beneficiário, horas (ou horas proxy isentas), estabelecimento e categoria de trabalho devem ser marcáveis. Se seu sistema de folha de pagamento não permite marcar por estabelecimento e contratado vs. funcionário, exporte e adicione as tags antes do modelo.
- Horas para isentos e contratados: Horas isentas são calculadas por proxy em 40 por semana para tempo integral; horas de contratados são rastreadas via faturas ou relatórios de tempo, não via horas de folha de pagamento, que eles não têm.
- Reconciliação privacidade vs. folha de pagamento: A contagem de indivíduos por categoria demográfica nos dados salariais deve ser reconciliada com a contagem da força de trabalho no inventário de privacidade. Mantenha um único censo da força de trabalho que alimenta ambos.
Mantenha Suas Finanças Organizadas Desde o Primeiro Dia
O relatório de dados salariais é um relatório de folha de pagamento com uma camada de direitos civis. Os empregadores que arquivam com precisão são aqueles cuja folha de pagamento, livro-razão de contratados e inventário de privacidade vêm de um único censo, com controle de versão e pronto em abril, não em maio.
O Beancount.io mantém esse censo como texto simples — cada beneficiário como uma transação com estabelecimento, categoria e demografia — pronto antes do prazo do modelo. Comece gratuitamente e faça de maio um arquivamento, não uma reconstrução.