Se o seu negócio declara 1099s, o sistema que você usa para enviá-los ao IRS será desativado permanentemente. 31 de dezembro de 2026 é o último dia em que o sistema IRS FIRE aceitará uma declaração. Em 1º de janeiro de 2027, ele será desativado permanentemente — sem período de carência, sem implementação faseada, sem exceções para os atrasados que pretendiam resolver a situação.
Para muitas pequenas empresas e os contadores que fazem as declarações em seu nome, isso é fácil de passar despercebido. O FIRE tem processado silenciosamente as declarações de informações desde os anos 80, e a maioria dos declarantes só pensa nisso uma vez por ano, em janeiro, quando se aproximam os prazos de 1099-NEC e W-2. Esse é exatamente o problema: se você esperar até janeiro de 2027 para descobrir o sistema de substituição, já estará atrasado.
O que está realmente mudando
FIRE (Filing Information Returns Electronically – Declaração Eletrônica de Informações) é o sistema antigo, de décadas, que empresas e transmissores usam para declarar eletronicamente 1099s, W-2s e outras declarações de informações diretamente ao IRS. Funciona, mas mostra sua idade — os limites de tamanho de arquivo são restritivos, e se um único registro em um lote tiver um erro, você geralmente precisa corrigir e reenviar o arquivo inteiro, em vez de apenas o registro incorreto.
IRIS (Information Returns Intake System – Sistema de Entrada de Declarações de Informações) é o substituto moderno do IRS, já ativo e lidando com toda a série 1099. É baseado na web, usa dados formatados em XML, valida as declarações em tempo real à medida que você as envia, suporta arquivos de até 250MB e — fundamentalmente — permite corrigir registros individuais em vez de reenviar um lote inteiro.
O cronograma, em termos simples:
- Declarações do ano fiscal de 2025 (declaradas no início de 2026): últimas declarações que o FIRE processará.
- 31 de dezembro de 2026: O FIRE é permanentemente desativado.
- Declarações do ano fiscal de 2026 (com vencimento em janeiro de 2027): devem passar pelo IRIS. Não há alternativa.
Por que isso pega as pequenas empresas de surpresa
A mecânica da mudança é mais disruptiva do que "entrar em um site diferente". Algumas especificidades que confundem as pessoas:
Suas credenciais FIRE não são transferidas. Você precisa de um novo Código de Controle do Transmissor (TCC) específico do IRIS — o antigo TCC do FIRE não é válido no novo sistema. Obtê-lo significa criar uma conta no e-Services do IRS, verificar sua identidade através do ID.me e enviar um pedido de TCC. A própria revisão de adequação do IRS leva no mínimo 45 dias, e quando você adiciona a verificação de identidade e a configuração da conta, todo o processo pode se estender por dois ou três meses.
Faça as contas contra o calendário: se você esperar até outubro ou novembro de 2026 para começar, talvez não tenha um TCC aprovado em mãos até 31 de janeiro de 2027 — o prazo final para 1099-NEC e W-2. Nesse ponto, você não estará escolhendo entre FIRE e IRIS; estará escolhendo entre declarar com atraso e declarar em papel, ambos com suas próprias penalidades.
Os campos de nome devem ser separados. O IRIS exige nomes e sobrenomes em campos distintos, em vez de uma única string de nome combinada. Se o seu software de contabilidade ou modelo de planilha sempre exportou "John Smith" como um único campo, essa incompatibilidade pode levar a envios rejeitados ou avisos de penalidade — não porque os dados estejam incorretos, mas porque não estão no formato que o novo sistema espera.
Os estados são um problema separado. Muitos estados ainda dependem do formato FIRE para seus próprios programas de declaração de informações. Se você declara tanto para um estado quanto para o IRS, talvez precise executar dois processos diferentes em paralelo por um tempo — IRIS federalmente, formato FIRE estado por estado — até que os estados se atualizem com o que vier a seguir por parte deles.
O limite para declaração eletrônica já é baixo. Desde 1º de janeiro de 2024, o limite para a declaração eletrônica obrigatória tem sido de apenas 10 declarações de informações por ano, contadas no agregado de todos os tipos de formulários — 1099s, W-2s e outros combinados, não por formulário. Muitas pequenas empresas que presumiam que a declaração eletrônica era opcional porque emitiam apenas "algumas 1099s" já ultrapassaram o limite quando todos os tipos de declaração são somados. Se você é obrigado a declarar eletronicamente e, em vez disso, declara em papel sem uma dispensa aprovada, a penalidade por não declarar eletronicamente é de até US$ 340 por declaração, aplicada ao número de declarações acima do limite de 10 declarações.
O que fazer, e quando
Você tem aproximadamente seis meses antes que isso se torne urgente. Aqui está uma ordem razoável de operações:
- Confirme se você é obrigado a declarar eletronicamente. Some todas as declarações de informações que sua empresa emite em um ano — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2s, tudo. Se o total for 10 ou mais, a declaração eletrônica não é opcional, e o IRIS é onde essa declaração terá que acontecer assim que o FIRE for desativado.
- Inicie o pedido de TCC agora, não no outono. Dada a janela de revisão mínima de 45 dias (e realisticamente 2 a 3 meses uma vez que a verificação do ID.me seja incluída), começar no terceiro trimestre de 2026 é a última janela segura se você quiser estar pronto para declarar bem antes do prazo final de janeiro de 2027.
- Verifique como seu software de contabilidade ou folha de pagamento exporta nomes e dados. Se você usa software de contabilidade, provedores de folha de pagamento ou um serviço de declaração, pergunte diretamente se eles implementaram o suporte ao IRIS e se seus registros já separam nomes e sobrenomes de forma clara. Este é um bom momento para organizar os registros de fornecedores e funcionários em geral — a formatação inconsistente de nomes é uma fonte comum de declarações rejeitadas, mesmo fora desta transição.
- Se você declara em qualquer estado que ainda usa um formato baseado em FIRE, planeje a declaração dupla durante o período de transição, em vez de assumir que um sistema satisfará os requisitos federais e estaduais.
- Se você usa um serviço de declaração de terceiros ou seu contador lida com isso, não presuma que está automaticamente resolvido — confirme explicitamente se eles estão cientes da desativação e têm um plano para sua conta.
Por que registros limpos facilitam isso
Qualquer que seja o sistema que o IRS utilize, a declaração de informações é tão indolor quanto sua contabilidade subjacente. Se os registros de fornecedores e contratados estiverem espalhados por faturas, planilhas e threads de e-mail, separar um campo de nome ou conciliar um total de pagamento com um 1099 se torna uma corrida a cada janeiro. Se eles já são rastreados de forma consistente ao longo do ano — nomes de fornecedores, números de identificação do contribuinte e pagamentos totais capturados à medida que as transações acontecem — gerar declarações de informações precisas para qualquer plataforma que o IRS exija é principalmente uma questão de exportar o que você já tem.
Mantenha Seus Registros Prontos para Qualquer Mudança Futura do IRS
Reformulações de sistemas de declaração como a transição de FIRE para IRIS são exatamente o tipo de mudança que penaliza empresas com contabilidades desorganizadas e recompensa empresas com contabilidades limpas. Beancount.io oferece contabilidade em texto simples e controlada por versão, para que cada pagamento a fornecedor e registro de contratado seja estruturado e auditável bem antes da temporada de declaração — sem correr para reformatar dados quando o IRS muda as regras. Comece gratuitamente e mantenha seus registros prontos para o que vier a seguir.