Uw S Corporation kan uw decemberbonus pas aftrekken als deze u betaalt

U deed alles goed in december. Uw S corporation had een sterk jaar, uw accountant stelde een aandeelhoudersbonus voor om winst op te vangen en een redelijke vergoeding te documenteren, en het bestuur keurde vóór oudejaarsavond een bonus van $ 30.000 goed. De boekhouder heeft deze in december opgebouwd. Vervolgens liep de salarisadministratie medio januari — en de aftrek verhuisde mee naar het nieuwe jaar.

Die verrassing kost echt geld wanneer u op de aftrek rekende in het jaar waarin u het inkomen verdiende. De boosdoener is een timingregel in Section 267(a)(2) van de Internal Revenue Code: wanneer uw S corporation aftrekbare vergoeding verschuldigd is aan een verbonden partij, kan zij de kosten pas aftrekken in het jaar waarin de verbonden partij deze als inkomen rapporteert. Voor een S corporation geldt elke aandeelhouder als een verbonden partij — of u nu 100 procent van de aandelen bezit of slechts één aandeel. Bouw de bonus op in december maar betaal deze in januari, en de aftrek hoort bij het belastingjaar januari.

Als u een S corporation bezit en uzelf bonussen uitkeert, huur betaalt voor een gebouw dat u bezit, of rente op een lening die u aan de vennootschap hebt verstrekt, legt deze gids uit hoe de matchingregel werkt, waarom de grace period van 2,5 maand die uw CPA noemde een aandeelhoudersbonus niet redt, wat daadwerkelijk als betaald geldt, en hoe u de salarisadministratie aan het jaareinde zo uitvoert dat de aftrek landt waar u verwacht.

De matchingregel: uw aftrek wacht op uw inkomen​

De meeste bedrijven met accrual-basis trekken kosten af wanneer de verplichting vast en bepaalbaar wordt — de all-events test — zelfs als het geld later de deur uitgaat. Section 267(a)(2) maakt een uitzondering voor betalingen tussen verbonden partijen die verschillende boekhoudmethoden gebruiken: de betaler kan de kosten pas aftrekken in het belastingjaar waarin de begunstigde het bedrag in het bruto-inkomen opneemt.

In gewone taal: de aftrek en het inkomen moeten in hetzelfde jaar matchen. Een accrual-basis S corporation die een bonus verschuldigd is aan haar cash-basis aandeelhouder kan niet aftrekken wat de aandeelhouder nog niet is betaald, omdat een cash-basis belastingplichtige inkomen pas rapporteert wanneer het daadwerkelijk of constructief is ontvangen. De IRS stelt de regel botweg: de S corporation mag de kosten alleen aftrekken in hetzelfde belastingjaar waarin de betaling door de verbonden partij als inkomen wordt gerapporteerd.

Dit is geen obscure hoek van de wet. Het is de standaarduitkomst voor de meest voorkomende S corporation-zet aan het jaareinde — eigenaarsvergoeding in december opbouwen en na de feestdagen betalen.

Waarom S Corporations de strengste versie van de regel krijgen​

De status van verbonden partij is waar S corporations scherp afwijken van C corporations. Onder Section 267(e)(1)(B)(ii) is elke persoon die direct of indirect enig aandeel van een S corporation bezit een verbonden partij ten opzichte van die vennootschap. Er is geen minimumbelang. Een aandeelhouder-werknemer met 3 procent is verbonden. Een aandeelhouder die aandelen indirect houdt, zoals een deelnemer in een employee stock ownership plan dat S corporation-aandelen bezit, is dat ook — daarom waarschuwt de IRS specifiek dat een ESOP-owned S corporation opgebouwde vergoeding, bonussen, vakantiegeld of pensioenpremies op basis van opgebouwde vergoeding voor deelnemers niet kan aftrekken.

Vergelijk dat met een C corporation, waar de matchingregel voor verbonden partijen over het algemeen pas geldt voor aandeelhouders die meer dan 50 procent bezitten. Een C corporation kan een bonus voor een gewone werknemer — of zelfs een minderheidsaandeelhouder — opbouwen en in het accrualjaar aftrekken zolang deze binnen de hieronder beschreven grace period wordt betaald. Een S corporation krijgt die ruimte voor geen enkele aandeelhouder, punt.

Partnerships en LLC's die als partnership worden belast, vallen onder een vergelijkbare matchingdiscipline voor betalingen aan partners, dus eigenaars van meerdere entiteiten kunnen het beste overal dezelfde discipline aanhouden in plaats van de versie van elke entiteit apart te leren.

De 2,5-maandregel die uw CPA noemde — en waarom deze u niet redt​

Veel eigenaars hebben gehoord dat opgebouwde bonussen aftrekbaar zijn als ze binnen 2,5 maand na het jaareinde worden betaald. Die regel bestaat echt, maar beantwoordt een andere vraag.

Onder de uitgestelde-beloningsregels is een bonus die aan het jaareinde is opgebouwd over het algemeen aftrekbaar in het accrualjaar als deze wordt betaald vóór de 15e dag van de derde kalendermaand na het jaareinde — 15 maart voor een bedrijf met een kalenderjaar — en de verplichting van de werkgever vóór het jaareinde vaststond. Een revenue ruling uit 2011 staat de aftrek zelfs toe wanneer alleen de totale bonuspool aan het jaareinde vaststaat en individuele toewijzingen later worden besloten, hoewel voorwaarden zoals de eis dat de werknemer in dienst blijft tot de betaaldatum de aftrek alsnog kunnen tenietdoen.

Hier is de valkuil: de 2,5-maandregel bepaalt wanneer een accrual aftrekbaar is onder de algemene timingregels. Section 267 overrulet dat antwoord vervolgens voor verbonden partijen. Zie het als twee poorten na elkaar. De bonus moet eerst voldoen aan de all-events test en het betalingsvenster van 2,5 maand — en dan, omdat de ontvanger een aandeelhouder van een S corporation is, wordt de aftrek opnieuw uitgesteld tot het jaar waarin de aandeelhouder het geld daadwerkelijk ontvangt en als inkomen rapporteert.

Dus de betaling op 15 maart die een aftrek behoudt voor uw niet-aandeelhouder-werknemers doet niets voor uw eigen bonus. Uw decemberbonus die op 1 februari wordt betaald, is aftrekbaar in het nieuwe jaar, punt uit. Plannen rond 15 maart voor aandeelhoudersvergoeding is plannen rond de verkeerde deadline. Uw deadline is 31 december.

Wat daadwerkelijk als betaald geldt​

Omdat de aftrek de inkomensopname van de aandeelhouder volgt, draait alles om wanneer een cash-basis aandeelhouder wordt geacht het geld te ontvangen. Dat is de constructieve-ontvangststandaard: inkomen telt wanneer het u ter beschikking staat zonder wezenlijke beperking, niet wanneer u eraan toe komt het te besteden.

In de praktijk betekent dat:

• Een loonstrook die op 31 december is afgeleverd of een direct deposit die dan is afgewikkeld, telt voor het oude jaar. Een direct deposit van een bonus die op 30 december wordt geïnitieerd en op 2 januari wordt afgewikkeld, is januari-inkomen — en een januari-aftrek voor de vennootschap.
• Doorlooptijd van de salarisadministratie is de stille killer. Standaard ACH-salarisadministratie heeft een tot twee werkdagen nodig om af te wikkelen, en een payrollrun die op 31 december wordt ingediend, wordt mogelijk niet op tijd verwerkt om in het huidige belastingjaar te worden meegenomen. Uw W-2 weerspiegelt alleen loon dat vóór het jaareinde is verwerkt. Voer de bonussalarisadministratie in de eerste helft van december uit, niet in de laatste week.
• Een cheque moet meer zijn dan gedateerd in december. Een cheque die is uitgeschreven en in een bureaula wordt bewaard, of die wordt uitgegeven wanneer de vennootschapsrekening deze niet kan dekken, brengt de aandeelhouder niet in het bezit van de fondsen. Het geld moet daadwerkelijk beschikbaar zijn.
• Inhoudingen moeten de betaling volgen. Een aandeelhoudersbonus is W-2-loon dat onderworpen is aan inkomstenbelastinginhouding en loonheffingen. De inhouding, de loonbelastingstortingen en de W-2 horen allemaal bij het jaar waarin de bonus wordt betaald — nog een reden waarom een betaling in januari geen decemberaftrek kan opleveren.

Het thema is substance over paperwork. De bonus op de decemberboeken opbouwen, deze in de decembernotulen goedkeuren en papierwerk op december dateren, doen er allemaal toe voor de vennootschapsformaliteiten, maar geen daarvan verplaatst de aftrek zonder daadwerkelijke betaling.

Het gaat niet alleen om bonussen​

Section 267(a)(2) is van toepassing op elk aftrekbaar bedrag dat de S corporation aan een aandeelhouder verschuldigd is, niet alleen op W-2-bonussen. Hetzelfde patroon van opbouwen in december en betalen in januari faalt voor:

• Huur betaald aan een aandeelhouder-verhuurder. Veel eigenaars houden het bedrijfspand persoonlijk en verhuren het aan de S corporation. Decemberhuur die in januari wordt betaald, is aftrekbaar in het nieuwe jaar.
• Rente op aandeelhoudersleningen. Rente opgebouwd op geld dat u aan de vennootschap hebt geleend, is alleen aftrekbaar wanneer deze aan u wordt betaald en op uw aangifte wordt gerapporteerd.
• Vakantie- en ontslagvergoeding opgebouwd voor aandeelhouder-werknemers.
• Pensioenpremies op basis van opgebouwde vergoeding. De IRS wijst deze specifiek aan: premies berekend op vergoeding die de aandeelhouder nog niet heeft ontvangen, kunnen pas worden afgetrokken wanneer het onderliggende loon belastbaar is. Dit kan de pensioenaftrek waarop een eigenaar rekende stilletjes verkleinen.

Elk van deze gevallen creëert hetzelfde book-tax verschil: een kostenpost op de decemberjaarrekening die de belastingaangifte moet terugtellen tot het betalingsjaar.

Waarom timing toch uitmaakt wanneer S corporation-inkomen sowieso wordt doorgegeven​

Een terechte vraag: als S corporation-winst toch naar uw persoonlijke aangifte vloeit, maakt het dan uit welk jaar de aftrek bevat? Het maakt meer uit dan de meeste eigenaars verwachten:

• Uw W-2 bepaalt uw pensioenlimieten. Solo 401(k)- en SEP-stortingsplafonds worden berekend op basis van W-2-loon dat daadwerkelijk tijdens het kalenderjaar is betaald. Een bonus die in januari doorschuift, verkleint de stortingsruimte van vorig jaar en kan niet met terugwerkende kracht worden hersteld.
• Staten kunnen de vennootschap direct belasten. Verschillende staten heffen entiteitsniveau-belastingen of franchise taxes op S corporations. Het verschuiven van een aftrek over de jaargrens verandert de staatsrekening, zelfs wanneer het federale totaal uiteindelijk gelijk uitkomt.
• Redelijke vergoeding wordt jaarlijks gedocumenteerd. Als u vertrouwt op een eindejaarsbonus om een redelijke vergoeding voor de bedrijfsleider voor het jaar te onderbouwen, ondersteunt een bonus die in het volgende jaar wordt betaald — en op de W-2 wordt gerapporteerd — het dossier van het volgende jaar, niet het jaar dat u bedoelde.
• Voorlopige belastingen en cashflow volgen het inkomensjaar. Een januaribonus betekent januari-inhouding en een hoger voorlopig beeld voor het eerste kwartaal, terwijl de decemberwinst die deze moest compenseren al via de K-1 aan u werd belast. Die mismatch kan een verrassing van onderbetaling opleveren.
• Verliesbeperkingen en basis hangen samen met timing. Het jaar waarin een aftrek landt, beïnvloedt welk jaar se K-1-verlies u claimt, wat samenhangt met basis-, at-risk- en passive-activity-limieten op uw persoonlijke aangifte.

Niets daarvan is fataal als u rekent op het betalingsjaar. Al deze zaken steken wanneer u ervan uitging dat de aftrek bij december hoorde.

Uw draaiboek voor het jaareinde​

Nu de deadline 31 december is in plaats van 15 maart, is de planning eenvoudig. Werk deze checklist in november af, niet in de laatste week van december:

1. Bepaal het bonusbedrag vroeg. Laat het bestuur aandeelhoudersbonussen goedkeuren en leg de resolutie schriftelijk vast vóór het jaareinde. Vastgesteld en goedgekeurd in december is nog steeds vereist; het is alleen niet voldoende zonder betaling.
2. Voer de bonussalarisadministratie medio december uit. Laat een marge voor ACH-afwikkeling, cutoffs van de payrollprovider, feestdagen en correcties. Bevestig bij uw provider de laatste verwerkingsdatum die nog in het kalenderjaar wordt afgewikkeld — en versla die met een week.
3. Verifieer fondsen en levering. Bevestig dat de vennootschapsrekening het nettoloon plus inhoudingen dekt, en bevestig dat de storting is afgewikkeld of de cheque vóór het jaareinde is afgeleverd. Bewaar de afwikkelingsbevestiging bij uw belastingdossier.
4. Laat de W-2 overeenstemmen met de werkelijkheid. De bonus hoort op de W-2 van het jaar waarin deze is betaald. Als een betaling in januari doorschuift, forceer deze dan niet op de W-2 van vorig jaar — corrigeer het plan en de voorlopige belastingen.
5. Reconcileer boekinkomen met belastbaar inkomen. Elke aandeelhoudersvergoeding die aan het jaareinde is opgebouwd maar onbetaald is, is een klassieke Schedule M-1-addback op Form 1120-S: afgetrokken op de boeken, teruggeteld voor de belasting, en vervolgens afgetrokken in het betalingsjaar. Zorg dat uw aangiftevoorbereider het overzicht van onbetaalde verbonden-partijbedragen ziet, zodat de addback compleet is.
6. Pas dezelfde discipline toe op huur en rente. Teken de decemberhuurcheque aan uzelf uit en betaal opgebouwde rente op aandeelhoudersleningen vóór het jaareinde als u die aftrekken in het huidige jaar wilt.
7. Stem pensioenpremies af. Omdat stortingslimieten het W-2-loon volgen dat tijdens het jaar is betaald, finaliseert u de bonus voordat u de maximale werkgeverspensioenstorting berekent — en onthoud dat premies op basis van opgebouwde-maar-onbetaalde vergoeding samen met het loon zelf wachten.

Een laatste opmerking voor eigenaars die ook niet-aandeelhouder-personeel in dienst hebben: het systeem met twee sporen is het hele spel. Betaal werknemersbonussen vóór 15 maart om de accrualjaar-aftrek onder de 2,5-maandregel te behouden, en betaal aandeelhoudersbonussen vóór 31 december om aan Section 267 te voldoen. Zet beide deadlines op dezelfde jaareindekalender, zodat de makkelijkere niet de strengere opslokt.

Houd uw jaareindeboeken schoon​

Verrassingen bij de jaarlijkse belasting zijn bijna altijd terug te voeren op dezelfde kloof: de boeken zeggen december, maar het geld bewoog in januari. Het bijhouden van accruals, betaaldatums en book-tax verschillen in één transparant grootboek is wat een stressvolle maart verandert in een routine-aangifte.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen vendor lock-in. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en finance professionals overstappen op plain-text accounting.