Uw Zakelijke Mobiele Telefoon Kan 100% Belastingvrij Zijn: Wat de IRS Echt Vereist

U geeft uw nieuwe medewerker een bedrijfstelefoon, of u vergoedt €85 per maand voor het persoonlijke abonnement dat ze al hebben. Hoe dan ook, iemand gebruikt die telefoon om klanten te bellen — en om te sms'en met vrienden, op kaarten te scrollen en onderweg muziek te streamen. Hier is de vraag die stilletjes bepaalt of dat geld op een W-2 als belastbaar loon verschijnt: werd de telefoon voornamelijk om niet-vergoedende zakelijke redenen verstrekt?

Als die zin klinkt als belastingwet-behangpapier, is het ook het scharnierpunt waar alles om draait. Doe het goed en de hele regeling — zakelijk en persoonlijk gebruik — kan belastingvrij zijn zonder belgedrag. Doe het fout en uw "telefoontoeslag" is gewoon loon met een vriendelijkere naam, onderworpen aan loonbelasting, Social Security, Medicare en werkloosheidsbelasting. Thuisinternetvergoedingen spelen volgens nog strengere regels. Deze gids doorloopt het IRS-kader, de drie manieren waarop kleine bedrijven doorgaans telefoons verstrekken, waar internet verschilt en het papierwerk dat het geheel belastingvrij houdt.

De Achtergrond: Waarom Telefoons Vroeger een Administratieve Nachtmerrie Waren​

Vóór 2010 waren mobiele telefoons "listed property" onder Sectie 280F van de belastingwet — dezelfde categorie als personenauto's en computers destijds. Listed property bracht een vervelende veronderstelling met zich mee: persoonlijk gebruik was belastbaar, tenzij de medewerker zakelijk gebruik bewees met adequate administratie. In theorie moest elke medewerker met een bedrijfstelefoon een logboek bijhouden dat zakelijke van persoonlijke gesprekken scheidde, en het persoonlijke deel was loon.

Niemand deed dit natuurlijk. Het Congres gaf uiteindelijk toe in de Small Business Jobs Act van 2010, die mobiele telefoons verwijderde uit de listed-property-definitie voor belastingjaren die beginnen na 31 december 2009. De IRS volgde met Notice 2011-72, de richtlijn die vandaag nog steeds van toepassing is:

• Zakelijk gebruik van een door de werkgever verstrekte mobiele telefoon is een working condition fringe benefit, uitsluitbaar van het inkomen van de medewerker — dezelfde categorie als een bedrijfslaptop die de medewerker nodig heeft voor de baan.
• Persoonlijk gebruik van dezelfde telefoon is een de minimis fringe benefit, ook uitsluitbaar.
• Administratie is niet vereist. De IRS zegt expliciet dat het geen logs van zakelijk versus persoonlijk gebruik zal eisen om deze behandeling toe te staan.

Die verlichting is genereus, maar voorwaardelijk. Alles hangt af van de telefoon die voornamelijk om niet-vergeldende zakelijke redenen wordt verstrekt. Mist u die test en u bent terug in belastbaar gebied.

De Magische Zin: "Voornamelijk om Niet-Vergoedende Zakelijke Redenen"​

De IRS beschouwt deze test als geslaagd wanneer er substantiële zakelijke redenen zijn voor de telefoon die verder gaan dan het betalen van de medewerker. Klassieke voorbeelden uit de richtlijn zijn:

• De werkgever heeft nodig dat de medewerker te allen tijde beschikbaar is voor werkgerelateerde noodgevallen.
• De medewerker moet met klanten of klanten spreken wanneer ze weg zijn van kantoor.
• De medewerker moet bereikbaar zijn tijdens reizen, op locaties of anderszins weg van een vaste telefoon.

En de richtlijn is even duidelijk over wat de test niet haalt. Een telefoon wordt niet voornamelijk om niet-vergeldende redenen verstrekt wanneer deze wordt gegeven om moraal of goodwill te bevorderen, om een potentiële medewerker aan te trekken, of om extra compensatie te verstrekken — of wanneer deze een deel van het loon vervangt dat de medewerker anders zou ontvangen.

Voor de meeste kleine bedrijven met veldpersoneel, oproepbaar personeel, verkopers of iedereen die weg van een bureau werkt, is de test eenvoudig te halen. De gevarenzone is het kantoor waar iedereen al naast een vaste telefoon zit en de "zakelijke telefoon" eigenlijk een extraatje is verpakt in beleidstaal. Wees eerlijk over in welke situatie u zich bevindt, want de rest van de belastingbehandeling volgt daaruit.

Drie Manieren om Telefoons te Verstrekken, Gerangschikt op Belastingeenvoud​

1. Bedrijfstelefoon: de schoonste optie​

Wanneer u de telefoon koopt, de carrierrekening direct betaalt en het apparaat geeft aan een medewerker die het echt voor werk nodig heeft, krijgt u het volledige voordeel van Notice 2011-72. Het zakelijk gebruik is een belastingvrije working condition fringe, het onvermijdelijke persoonlijke gebruik rijdt mee belastingvrij als een de minimis fringe, en niemand houdt een belgedrag bij. Niets gaat naar de W-2.

Dit is de regeling waar de richtlijn voor is geschreven, en het is degene om te kiezen wanneer de cijfers kloppen. De enige echte kosten zijn administratief — het beheren van een vloot apparaten en abonnementen — wat de reden is dat heel kleine bedrijven vaak optie twee verkiezen.

2. Persoonlijke telefoon vergoeden: belastingvrij als u de small-business memo volgt​

De meeste kleine bedrijven willen geen apparaatvloot beheren. Ze laten medewerkers persoonlijke telefoons gebruiken en vergoeden de kosten. De IRS anticipeerde precies hierop: naast Notice 2011-72 gaf de Small Business/Self-Employed divisie onderzoeksrichtlijnen uit die auditors vertelden een soortgelijke aanpak toe te passen op contante vergoedingen voor persoonlijk eigendom telefoons.

Onder die aanpak, wanneer u medewerkers verplicht om persoonlijke telefoons voor werk te gebruiken — en de verplichting is voornamelijk om niet-vergeldende zakelijke redenen — kunt u vergoedingen van redelijke mobiele dekkingskosten als niet-belastbaar behandelen. Drie grenzen zijn belangrijk:

• Alleen redelijk. Het vergoeden van de kosten van een redelijke dekking is prima; het vergoeden van ongebruikelijke of buitensporige uitgaven niet. Het betalen van het volledige €220 familieabonnement van een medewerker wanneer hun werkgebruik een handvol gesprekken per week is, nodigt uit tot vragen. Een gebruikelijke verdedigbare praktijk is het vergoeden van een vast percentage van de rekening, of een vast bedrag gekoppeld aan wat een basaal zakelijk abonnement kost.
• Verplicht, niet optioneel. De logica van de memo rust op de medewerker die verplicht is een persoonlijke telefoon voor zakelijk gebruik te gebruiken. Een schriftelijk beleid dat stelt wie een telefoon moet dragen en waarom, verandert een informele gewoonte in een gedocumenteerde verplichting.
• Geen loonvervanger. Als de "vergoeding" echt deel uitmaakt van het compensatiepakket — elke maand hetzelfde bedrag ongeacht enige telefoonkosten, aangeboden in plaats van een loonsverhoging — zullen onderzoekers het als loon behandelen.

3. Vast maandelijks stipendium zonder papierwerk: meestal gewoon loon​

Het vaste €75 "connectiviteitsstipendium" dat met elke salarisbetaling wordt gestort en nooit aan een echte rekening wordt gekoppeld, is de meest voorkomende fout in dit gebied. Zonder substantiëring — bewijs dat de medewerker de kosten daadwerkelijk heeft gemaakt — faalt de betaling de accountable-plan-regels die hieronder worden beschreven, en het hele bedrag is belastbaar loon dat op Formulier W-2 moet worden gerapporteerd.

Dit betekent niet dat vaste bedragen verboden zijn. Een vaste maandelijkse vergoeding kan nog steeds belastingvrij zijn als medewerkers periodiek de onderliggende kosten substantiëren (bijvoorbeeld door elk kwartaal een carrierrekening in te dienen) en het bedrag niet overschrijdt wat ze daadwerkelijk uitgeven. Wat u niet kunt doen, is blind betalen en het een vergoeding noemen. Vorm volgt papierwerk: geen bonnen, geen belastingvrije behandeling.

Thuisinternet Speelt Volgens Strengere Regels​

Hier is de valkuil: werkgevers nemen aan dat de genereuze mobiele telefoonregels ook voor thuisinternet gelden. Dat doen ze niet. Notice 2011-72 dekt mobiele telefoons en soortgelijke telecommunicatieapparatuur — niet de breedbandrekening voor het huis van een medewerker.

Internetvergoedingen vallen volledig onder de accountable-plan-regels. Dat betekent dat alleen het zakelijke deel van de rekening belastingvrij kan zijn, en alleen wanneer de medewerker dit substantieert. In de praktijk:

• Bon-gebaseerde vergoeding van het zakelijke aandeel werkt. De medewerker dient de internetrekening in, u vergoedt een gedocumenteerd zakelijk percentage, en de betaling is belastingvrij onder een accountable plan.
• Vaste internetstipendia zonder substantiëring zijn loon. Een maandelijks €60 "thuiswerkstipendium" dat niemand aan een echte rekening koppelt, is compensatie, punt uit.
• Kies een redelijke allocatie en blijf daarbij. Er is geen door de IRS gepubliceerd percentage. Een externe medewerker die fulltime thuiswerkt kan 50 procent rechtvaardigen; een hybride medewerker die drie dagen per week op kantoor is rechtvaardigt minder. Documenteer de methode — dagen thuisgewerkt, uren zakelijk gebruik — en pas deze consequent toe.

Nog een grens: de gunstige behandeling die sommige werkgevers zich herinneren voor thuiswerkapparatuur tijdens de pandemiejaren creëert geen algemene internetuitsluiting. Elke euro heeft nog steeds een zakelijke connectie en een bon erachter nodig.

Het Accountable Plan: Uw Drie-Regel Schild​

Voor alles buiten het veilige haven van bedrijfstelefoons — persoonlijke telefoonvergoedingen, internet, thuishuurkosten — is het accountable plan onder Sectie 62(c) wat vergoedingen van de W-2 houdt. Het heeft precies drie vereisten:

1. Zakelijke connectie. De vergoeding moet zijn voor kosten die de medewerker heeft gemaakt tijdens het uitvoeren van diensten voor u. U kunt geen kosten van een eerdere baan of persoonlijke kosten zonder werkverband vergoeden.
2. Substantiëring binnen een redelijke tijd. De medewerker moet rekenschap geven van het bedrag, de datum, de plaats en het zakelijke doel van elke uitgave. De regelgeving zegent 60 dagen na de uitgave als redelijk. Carrierrekeningen, bonnen en een kort onkostenverslag voldoen hier gemakkelijk aan.
3. Teruggave van overschotten. Elk voorschot boven wat daadwerkelijk is uitgegeven, moet binnen een redelijke tijd terugkomen — 120 dagen is de regelgevende veilige haven.

Misluk een van de drie en het plan is niet-accountable: elke vergoeding eronder wordt belastbaar loon onderworpen aan inhoudingen. Dat is een alles-of-niets klif, wat de reden is dat het schriftelijke plan ertoe doet. Zet het beleid op schrift, benoem wat vergoedbaar is en tot welke limieten, vereis onkostenverslagen met bonnen en handhaaf de deadlines. Het aanhoudende advies van het Journal of Accountancy aan kleine bedrijven is om het plan te starten of te herzien voordat problemen ontstaan in plaats van het te reconstrueren tijdens een onderzoek — advies dat de moeite waard is, want een plan dat de week dat de accountant belt is geschreven, misleidt niemand.

ZZP'er? U Speelt een Ander Spel​

Als u een eenmanszaak, freelancer of eigenaar van een eenpersoons LLC bent, gelden accountable-plannen niet voor u — u kunt uzelf niet als medewerker vergoeden. In plaats daarvan trekt u het zakelijke percentage van uw telefoon- en internetkosten direct af op Schema C als gewone en noodzakelijke bedrijfskosten.

De mechaniek is eenvoudig maar volledig aan u:

• Scheid het zakelijke deel. Als uw maandelijkse telefoonrekening van €100 ongeveer 70 procent klantgesprekken, locatiecoördinatie en zakelijke apps betreft, is €70 aftrekbaar en is €30 persoonlijk. Schattingen moeten redelijk en onderbouwd zijn — een hedendaagse notitie over hoe u het percentage hebt afgeleid, verslaat een getal dat tijdens belastingtijd is verzonnen.
• Bewaar de onderliggende rekeningen. Bij een onderzoek bewijst de rekening het totaal en uw administratie bewijst de allocatie. Bewaar beide ten minste drie jaar vanaf de indieningsdatum.
• Internet volgt dezelfde logica. Alloceer op basis van zakelijk gebruik — een thuisgebaseerde ontwikkelaar die de hele dag op videogesprekken zit, rechtvaardigt een veel groter aandeel dan iemand die twee keer per week thuis e-mail checkt.
• Een tweede lijn vereenvoudigt alles. Een speciaal zakelijk nummer of een aparte zakelijke internetverbinding verandert een allocatieoefening in een schone 100-procent aftrek. Voor veel eigenaren is die eenvoud de extra maandelijkse kosten waard.

Maten en S-corporation-eigenaren met meer dan 2 procent eigendom moeten de details bevestigen met hun opsteller, omdat fringe-benefit-regels anders van toepassing zijn op eigenaren dan op gewone medewerkers — maar het kernprincipe blijft: documenteer de zakelijke connectie en trek alleen het zakelijke deel af.

Uw Staat Kan Uw Hand Dwingen, Hoe dan Ook​

Federale belastingwet vertelt u wanneer een vergoeding belastingvrij is. Staatswetgeving kan u vertellen dat u überhaupt moet vergoeden. Californië's Labor Code Section 2802 vereist dat werkgevers werknemers schadeloosstellen voor alle noodzakelijke zakelijke uitgaven, en Californische rechtbanken hebben dat gelezen als een redelijk percentage van een persoonlijke mobiele telefoonrekening wanneer de werknemer een persoonlijke telefoon voor werk moet gebruiken — zelfs op een onbeperkt abonnement waar de zakelijke gesprekken de werknemer niets extra kosten. Illinois modelleerde zijn onkostenvergoedingswet op die van Californië, en een groeiende lijst van staten, waaronder het District of Columbia, leggen soortgelijke plichten op.

Het praktische resultaat: in deze staten is "we vergoeden geen telefoons" geen beleid; het is een aansprakelijkheid. En Illinois laat werkgevers uitdrukkelijk toe om de plicht te vervullen via een schriftelijk vergoedingsbeleid met gedefinieerde bedragen en procedures — nog een reden om het beleid op te schrijven. Zelfs waar geen wet van toepassing is, lost een duidelijk schriftelijk beleid dat stelt wie wordt gedekt, wat vergoedbaar is, welke documentatie vereist is en hoe u het indient, 90 procent van de geschillen op voordat ze beginnen.

Vijf Fouten Die Belastingvrij in Belastbaar Veranderen​

Een vast stipendium betalen dat niemand substantieert. De nummer-één Fout. Zonder bonnen en een accountable plan is uw stipendium loon. Los het op door carrier- of ISP-rekeningen op schema te verzamelen en de betalingen te reconciliëren.

Het hele familieabonnement vergoeden. Wanneer de vergoeding overduidelijk elke plausibele zakelijke kost overschrijdt, ziet het overschot eruit als compensatie. Kap vergoedingen af op een redelijk niveau gekoppeld aan daadwerkelijk zakelijk gebruik.

Het telefoonvoordeel als compensatie beloven. Als de aanbiedingsbrief de telefoon of het stipendium als onderdeel van het loonpakket of in plaats van salaris kadert, heeft u de "niet-vergeldende" vereiste in uw eigen handschrift ondermijnd. Kader het als een zakelijk hulpmiddel voor een zakelijke behoefte.

Aannemen dat internet de mobiele telefoonbehandeling krijgt. Dat doet het niet. Internet heeft elke keer een accountable plan, een zakelijk-percentage-allocatie en bonnen nodig.

Geen administratie bijhouden. Vergoedingen betaald uit het geheugen, afgerond op basis van herinnering en nergens geregistreerd, zijn onverdedigbaar in een onderzoek en onzichtbaar in uw eigen financiën. Elke betaling moet herleidbaar zijn naar een onkostenverslag, een bon en een boekhoudpost.

Volg Vergoedingen op Zoals de Belastingdocumenten Die Ze Zijn​

Elke vergoeding in dit artikel is tegelijkertijd een belastingpositie en een boekhoudkundige boeking. Wanneer telefoon- en internetbetalingen via een specifieke telecom- of medewerkersvergoedingsrekening stromen — elk gekoppeld aan een onkostenverslag en een bon — gebeuren er twee goede dingen tegelijk: uw winst- en verliesrekening toont echte operationele kosten in plaats van een mist van diverse overboekingen, en een onderzoeker ziet een gedocumenteerd accountable plan in plaats van onverklaarbare uitstromen. Als u ooit de zakelijke connectie achter een jaar aan betalingen moet bewijzen, is het grootboek plus de bijgevoegde verslagen de volledige verdediging. Voor teams die dat spoor willen in een formaat dat ze kunnen doorzoeken, diffen en back-uppen zoals code, houdt accounting in platte tekst met een tool zoals Beancount.io elke vergoeding, rekening en ondersteunende notitie op één versiebeheerde plaats, en dashboards zoals Fava maken de totalen per medewerker en per categorie in één oogopslag zichtbaar.

Vereenvoudig Uw Financieel Beheer​

Terwijl u telefoon- en internetvergoedingen opzet, is het bijhouden van duidelijke administratie van elke betaling wat de belastingvrije behandeling intact houdt. Beancount.io biedt accounting in platte tekst die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen leverancierslock-in. Begin gratis en zie waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op accounting in platte tekst.