#accountable-plan
IRS accountable plans for reimbursing owners and employees tax-free under Treasury Regulation 1.62-2, including the business connection, substantiation, and return-of-excess rules, plus mileage, home office, and supply reimbursements for S corporations and small businesses
FAVR betaalt chauffeurs belastingvrij door een vaste maandelijkse vergoeding te splitsen van een tarief per kilometer — maar het vereist vijf chauffeurs, elk 5.000 mijl, en een driemaandelijkse IRS-plafondtoets.
Het standaard per diem tarief van de GSA voor FY2027 is $181/dag — $113 voor logies plus $68 voor M&IE vanaf 1 oktober. Werk uw verantwoordingsplan bij, anders belast de IRS deze als loon.
Werkgeversmobieltjes zijn belastingvrij zonder belgedrag onder IRS Notice 2011-72 als ze om zakelijke redenen worden verstrekt; internet vereist een accountable plan en bonnen.
Vrijwillige brandweerlieden en ambulancepersoneel zijn voor federale belastingdoeleinden meestal werknemers, dus toelagen en vergoedingen per oproep zijn W-2-lonen. Sectie 139B sluit maximaal $50 per maand van dienstverlening uit ($600 per jaar) plus gekwalificeerde staat- en lokale belastingvoordelen; LOSAP-toekenningen worden uitgesteld belast onder een limiet van $8.000 voor 2026 en worden belast als normaal inkomen bij uitbetaling zonder FICA; alleen vergoedingen volgens een verantwoordingsplan blijven buiten de W-2.
Het terugbrengen van personeel naar de werkplek verandert in één keer de loonbelasting, arbeidsvoorwaarden en aftrekposten. Voor 2026 gelden de uitsluitingen van sectie 132(f) van $340 per maand voor zowel vervoer/vanpool als gekwalificeerd parkeren, waardoor werkgevers ongeveer 7,65% besparen op elke euro vóór belasting; W-2-werknemers kunnen de thuiswerkkosten niet langer aftrekken, dus routeer apparatuur via een verantwoordingsplan in plaats daarvan.
Op grond van IRC Section 132(d) kunnen werkgevers werktools, software en werkgerelateerde scholing uitsluiten van het loon van werknemers als voordeel in natura voor arbeidsomstandigheden, wanneer de kosten aftrekbaar zouden zijn geweest als de werknemer ze zelf had betaald. Deze gids behandelt de aftrektoets, de onderbouwingsregels voor contante vergoedingen, hoe de limiet van $5.250 voor educatieve bijstand onder Section 127 verschilt, en een boekhoudworkflow die kwalificerende voordelen buiten het belastbare loon houdt.
Een internetvergoeding van $75 per maand die zonder documentatie wordt betaald, is aanvullende loon — rapporteerbaar in W-2 Box 1 en kost de werkgever grofweg 7,65% aan werkgeverspremies. Dezelfde $75 is belastingvrij en blijft buiten de W-2 onder een schriftelijk verantwoordingsplan dat voldoet aan alle drie de toetsen uit Treasury Regulation 1.62-2: zakelijk verband, onderbouwing binnen 60 dagen en terugbetaling van overschotten binnen 120 dagen. Deze gids behandelt de twee IRS-mogelijkheden, de vijf fouten die een plan belastbaar maken, de aparte grootboekrekeningen en loonsoorten die de behandeling correct houden, en de staatswetten die vergoeding vereisen ongeacht de federale fiscale behandeling.
Een vaste maandelijkse auto-toelage van €600 levert een werknemer na inkomstenbelasting en FICA ongeveer €410 op, terwijl een IRS-verantwoord plan tot 76 cent per zakenkilometer belastingvrij kan vergoeden na de tussentijdse tariefverhoging per 1 juli 2026. Hier is hoe belastbare toelagen, standaard kilometervergoedingen en FAVR-plannen zich verhouden — en de drie voorwaarden om vergoedingen buiten het belastbaar loon te houden.
Met een accountable plan kan een S-corporation eigenaren en werknemers belastingvrij vergoeden voor kilometers, thuiskantoor en benodigdheden onder Treasury Regulation 1.62-2. Het vereist drie zaken—zakelijke verbondenheid, bewijsvoering binnen 60 dagen en terugbetaling van het overschot binnen 120 dagen—en vervangt de aftrek voor werknemersonkosten die door de Tax Cuts and Jobs Act is afgeschaft.
