誰も手を挙げなかったから会計担当者に立候補した — そして今、ベイクセール、スピリットウェアの注文、カーニバルのチケット売り場を流れるすべてのドルに対して、あなたが個人的に責任を負っています。ここで気まずい事実をお伝えします。あなたの団体が年次のIRS提出を3年連続で怠ると、事前の警告書なしに免税資格が自動的に取り消されます。良いニュースは、会計担当者の簿記は才能ではなく、学習可能なシステムだということです。このプレイブックでは、帳簿の設定、安全なお金の取り扱い、保護者への報告、そして初回の会議から年末の財務レビューまでコンプライアンスを維持する方法を順を追って説明します。
PTA vs. PTO：団体の種類が帳簿を変える理由
取引を1件記録する前に、どの種類の組織のために帳簿をつけているのかを把握してください。税務書類が異なるからです。
PTAは、州および全米PTAのチャーター・ユニットです。その会員資格によって、既製のコンプライアンスの傘が手に入ります。PTAが団体免税を保有しており、あなたのユニットは良好な状態を維持し、年次990を提出し、会費を上納する限り、従属団体としてカバーされます。州PTAはまた、規約、会計担当者用テンプレート、保険オプションも提供してくれます。
PTOは独立しています。誰もあなたの免税をカバーしてくれません — 自分で連邦免税資格を申請し（通常は501(c)(3)の公共慈善団体として）、自分で維持しなければなりません。収入が控えめな団体は、長いForm 1023ではなく、簡素化されたForm 1023-EZ申請を利用できます。
どちらの種類も、日々の簿記の規律は同じです。違いはその周りの書類の足場です。ですから、前任の会計担当者と州の協会に、あなたのユニットがすでに何を持っているかを正確に確認してください。EIN、免税認定、州の法人設立、売上税免税証明書です。
お金が動く前に帳簿を設定する
会計担当者がトラブルに陥るのは、会計が存在する前に募金活動が始まるときです。最初の2週間でこの設定を行ってください。
団体名義の専用銀行口座を開設する
PTAやPTOのお金を、個人口座、学校の口座、あるいは誰かの決済アプリを通じて、記録簿として扱わないでください。組織の法人名義でEINを使って当座預金口座を開設し、3人の選出された役員を権限ある署名者として口座に登録します — 通常は会計担当者、会長、書記です。署名者同士は親族であってはなりません。選挙議事録とEIN通知書を支店に持参してください。通常、すべての署名者が本人が出席する必要があります。
すべての小切手に2つの署名を要求する
二重署名を規約レベルのルールにしてください。すべての紙の小切手には2つの権限ある署名が必要で、すべての電子決済は2人の役員が承認した小切手請求書によって裏付けられます。署名者が自分自身や「現金」宛てに小切手を書くことは決してありません — 会計担当者が払い戻しを必要とする場合、他の2人の署名者がそれを発行します。銀行に口座の二重署名要件を徹底するよう依頼してください。ただし、一部の銀行は単一署名の小切手をそのまま処理することも知っておいてください。まさにそれが、ポリシーよりも紙の記録がより重要である理由です。
記録システムを1つ選び、退屈に保つ
ほとんどのユニットは、よく整理された4つのタブを持つスプレッドシートで問題なく運営できます：予算、取引登録簿、月次会計報告、年次予算対実績。保護者団体向けの専用ツールも存在します。何を選んでも要件は同じです。すべての役員が読める共有登録簿、すべての支出に領収書を添付、記録は組織が所有する場所 — バインダーと組織所有のクラウドドライブ — に保管し、決して1人のボランティアの個人メールには保管しないこと。
現金主義、基金方式の会計を使用する
お金が口座に入ったとき収入を記録し、お金が出ていったとき費用を記録します。その現金主義は、保護者の考え方や銀行明細の読み方と一致します。次に、両側を基金またはプログラムごとに整理します — 会費、秋の募金活動、ブックフェア、教師への助成金、スピリットウェア — そうすれば各活動に独自の予算行と独自の累計ができます。これがミニチュア版の基金会計です。制限付きのドルは一般のドルから目に見えて区別され、カーニバルの収益が誤ってピザの日の備品を支払ったのではないかと誰も疑問に思う必要がなくなります。
監査人が見ているかのように現金を扱う
募金活動は現金が多く、ボランティアで運営され、混沌としています — お金が（善意であれそうでなかれ）消えてしまうまさにその条件です。厳格な現金取り扱いは、資金と同じくらいボランティアを保護します。
- 毎回、すべてを2人で数える。 各イベントで、血縁関係のない2人のボランティアが現金と小切手を一緒に数え、現金集計票に記入し、両方が署名します。会計担当者は受け取り時に再集計し、これにも署名します。
- すべての入金に領収書を発行する。 受け取ったお金 — 会費、寄付、募金活動の提出金 — に対して書面による領収書を発行し、番号順にコピーを保管します。
- 速やかに預け入れる。 現金は次の月例会議ではなく、数日以内に銀行へ。誰かの家にある未預けの現金は、ボランティア団体の財務レビューで最もよく見つかる問題です。
- 小切手または追跡可能な電子決済で支払い、決して現金では払わない。 すべての支出には請求書または領収書、そして承認された請求書フォームが必要です。ボランティアには迅速に払い戻し、彼らが黙って費用を負担するのをやめさせてください。それは来年の予算を静かに過少にします。
- 毎月すべての口座を照合する。 銀行明細 — そしてPayPal、Square、Stripe、Venmoの明細 — は毎月、権限ある署名者ではない誰かによって登録簿と照合され、レビューはイニシャルまたはメールで記録されるべきです。
最後の統制は強調に値します。お金を使う人が唯一の計算を確認する人であっては決してなりません。署名者でない人による毎月の外部レビューは、まだ修正可能なうちに誤りを捉え、誘惑が生まれる前にそれを取り除きます。
一度予算を立て、毎月報告し、年次でレビューする
会員が実際に投票する予算を組む
小規模な予算委員会とともに年次予算を起草し、昨年の実績を出発点として使用します。学年の早い時期に会員投票のために提示し、承認された予算を支出権限として扱います。役員は承認された行の範囲内で支出できますが、新しい支出や予算超過の行は承認のために会員に戻されます。すべての承認を会議議事録に記録してください — 議事録は帳簿の一部です。
毎回の会議で会計報告を行う
良い月次報告は1ページに収まります：
- その期間の期首および期末残高
- 予算行ごとの収入と費用、年次累計付き
- 予算対実績の比較で、超過が早期に表面化する
- 未決済の小切手と保留中の払い戻しのリスト
会議がない月でも報告書を生成し、記録に保管し、会員が各報告を投票で承認するようにします。毎月数字を見ている保護者は、お金がどこへ行ったかを尋ねる必要が決してありません。
実際の財務レビューで年度を締める
会計年度末 — ほとんどのPTAでは7月1日から6月30日 — に、完全な帳簿を署名者でない人たちからなるレビュー委員会に渡します。彼らは、すべての取引が領収書と結びついているか、すべての銀行明細が照合されているか、990が提出されたか、保険が最新であるかを検証します。会計担当者が年度途中で交代する場合は、引き継ぎ時に中間レビューを実施し、新任の会計担当者が謎を引き継ぐのではなく、検証済みの残高から始められるようにします。
省略できない税務申告
ボランティア団体が免税資格を失うのは、不正ではなく書類のせいです。最も重要な3つの申告があります。
どんなに小さくても毎年Form 990を提出する。 バージョンは総収入によります。通常50,000ドル以下ならシンプルな電子Form 990-N e-Postcard、収入200,000ドル未満かつ資産500,000ドル未満なら概ねForm 990-EZ、より大きな組織は完全なForm 990を提出します。期限は会計年度終了後5か月目の15日 — 6月30日締めの場合は11月15日です。3年連続で怠るとIRSが免税を自動的に取り消し、完全な再申請を強いられます。
EINと免税通知書を後任が見つけられる場所に保管する。 すべての会計担当者の交代時に、EIN確認書、IRS認定通知書（または団体免税の書類）、州の法人設立書類、売上税免税証明書を引き継ぐべきです。団体はこれらをゼロから再構築するのに何か月も無駄にします。
州の義務を別途確認する。 ほとんどの州は、連邦の申告に加えて独自の年次報告、慈善募金登録、または抽選許可証を求めています。州のPTAまたは州の非営利団体協会がチェックリストを公開しています — 最初の月にそれをやり遂げてください。
よくある会計担当者の誤り（とそれぞれの解決策）
- 学校と資金を混同する。 PTA/PTOは別個の法的主体です。そのお金は独自の口座にあります。それでおしまいです。
- 予算投票を省略する。 承認された予算なしで支出することは、すべての支出が技術的に無権限であることを意味します。まず投票、次に支出。
- 1人にすべてをやらせる。 レビューなしで集金、預け入れ、支出、照合を独りで行う会計担当者は、誤りと横領の両方が起こる方法です。仕事を分散してください。
- 領収書を失くす。 領収書がなければ払い戻しなし — 役員会から始めて、親切にしかし普遍的に徹底してください。
- 「小さすぎて提出できない」から990-Nを忘れる。 小さな組織はe-Postcardを提出します。「小さすぎて提出不要」というカテゴリーはありません。
- 文書化なしの引き継ぎ。 学んだ手順を書き留めてください。後任は宝探しではなく、バインダーとドライブを引き継ぎます。
すべてをプレーンテキストの帳簿で追跡する
会計担当者の最大の敵は、1人のボランティアしか理解できないスプレッドシートです。同じ予算行、会費、募金活動の収入、払い戻しをプレーンテキストの取引として記録すれば、グループには誰でも読めて、差分を取れ、何年後でも監査できる台帳が与えられます — 貸借対照表は常に一致し、年末レビューは考古学プロジェクトではなく検証作業になります。
保護者団体の財務を透明に保つ
PTAやPTOを募金活動、会費、教師への助成金を通じて管理する中で、明確な財務記録を維持することが、保護者の信頼とあなたの免税資格を保ちます。Beancount.ioは、財務データに対する完全な透明性とコントロールを提供するプレーンテキスト会計を提供し、すべての取引がバージョン管理されレビュー可能です。無料で始める — 細部に気を配る会計担当者や財務専門家がプレーンテキスト会計に切り替えている理由をご覧ください。
