カリフォルニア州の給与データ報告（報告年度2025年分）は2026年5月13日までに公民権局（CRD）へ提出する必要があります。給与支給対象従業員が100人以上の民間雇用主、または労働者派遣契約による労働者が100人以上の民間クライアント雇用主は、政府法典§12999に基づき毎年提出が義務付けられており、2026年はその規則がさらに厳格化する年です。
提出義務のある対象者
- 給与従業員報告： 給与支給対象従業員が100人以上の民間雇用主（カリフォルニア州内外を問わないが、カリフォルニア州の従業員について報告）
- 労働者派遣契約従業員報告： カリフォルニア州内で労働者派遣契約を通じて雇用する労働者が100人以上の民間クライアント雇用主
- 事業所単位の報告： データは事業所、給与帯、職種カテゴリ、人種、民族、性別ごとに内訳を作成 — 連邦EEO-1に類似するが、CRDのポータルとExcelテンプレートを通じてCRDに別途提出
連邦EEO-1のみの提出では、カリフォルニア州の要件を満たすことはできません。EEOCが連邦EEO-1の収集終了を検討している中でも、CRDは独自の提出を要求しています。
2026年の新要素、2027年の変更点
2026年5月の提出（2025年データ）について、CRDは予備的なテンプレートとFAQを公開しており、従業員区分と勤務パターンの追跡拡大、およびより厳格な検証を示唆しています。2025年データには、コアとなる給与帯構造（10職種カテゴリ）が引き続き適用されます。
2026年データの報告（2027年提出）から、SB 464により職種カテゴリ構造が10から23カテゴリに拡大され、CRDが請求した場合の未報告に対する罰則が必須となります — 裁量から義務への転換です。2027年までHRISカテゴリの再構築を待つ雇用主は、締切間際に再マッピングを行うことになります。
提出内容と方法
CRDのポータルでは、報告タイプ（給与・労働者派遣契約）ごとにExcelテンプレートが必要で、各事業所が別々のセクションとして扱われます。人口統計データは任意の自己申告に基づき、給与データはW-2のBox 5（メディケア賃金）を給与帯にマッピングします。労働時間と新しい勤務パターンフィールドは、給与記録と整合している必要があります。
最も一般的な提出エラーは事業所数の不一致です — 本社と各物理的またはリモート事業所を給与システムの事業所ファイルと照合する必要があります。3つのオフィスに120人の従業員を擁するカリフォルニア州の雇用主は、1つの合算合計ではなく、3つの事業所セクションを提出します。
罰則と記録保管
2026年以降、裁判所はCRDが未提出について罰則を請求した場合、罰則を課すことが必須となります — 従来の法律では罰則は裁量的でした。CRDはデータ保存義務も強調しています：提出後少なくとも3年間は給与・人口統計データと提出記録を保管し、監査時に提示できるようにしておく必要があります。
遅延提出や不正確な提出は、CRDが給与データ自体から実施する給与平等性および採用監査で問題となる可能性もあります。
5月13日までの簿記およびHRISチェックリスト
- 従業員数の照合： CRDが指定する基準日（通常は2025年10月1日から12月31日までの間の単一給与期間）において、休職者を含むHRの従業員数ではなく、給与計算上の人数と照合する。
- 人種・民族・性別データの検証： 任意の自己申告フォームに基づき検証し、推定で補完しない。
- 給与帯のマッピング： Box 5の賃金から給与帯をマッピングし、給与帯合計を給与計算合計と照合する — 給与帯合計の差異は提出拒否の原因となります。
- 労働者派遣契約データの別途記録： 事業所ごとに派遣会社名と労働者数を明確に記録する。
Beancountでは、給与データ報告の提出日と対象事業所リストを日付付きノートとして記録し、5月13日の締切が毎年正しい範囲で繰り返されるようにしてください。
財務管理を簡素化
給与データ報告は、HRの人口統計を監査対象の財務記録領域に変えます。Beancount.ioは給与計算、事業所、人口統計のソース仕訳をバージョン管理下に置くため、提出する合計が発行したW-2に直接紐付きます。無料で始める そして、5月13日を慌ただしい提出ではなく、スムーズな提出にしましょう。