Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: il servizio di paghe completo più economico per una microimpresa

Un'azienda con tre dipendenti può pagare da circa 50 dollari a circa 67 dollari al mese perché qualcun altro calcoli, presenti e versi le sue imposte sulle buste paga — le stesse dichiarazioni, gli stessi versamenti, una differenza del 34 percento. Sbaglia il confronto e paghi troppo ogni mese per anni; sbaglia la dichiarazione e la sanzione dell'IRS per mancato versamento parte dal 2 percento dell'imposta non versata e sale fino al 15 percento, prima che qualsiasi stato aggiunga la propria. Per una microimpresa che gestisce le buste paga con margini risicati, l'opzione corretta più economica non è un errore di arrotondamento. È l'intera partita.

Questa guida confronta i tre fornitori economici a servizio completo che le microimprese mettono davvero in lista — Patriot Full-Service Payroll, OnPay e SurePayroll di Paychex — su prezzo base, commissioni per lavoratore, ambito della presentazione fiscale, costi dei moduli di fine anno e supporto multi-stato, con i calcoli mensili svolti per uno, cinque, dieci e venticinque lavoratori.

Cosa ti compra davvero il "servizio completo"​

I fornitori di paghe usano "servizio completo" per intendere che si prendono il lavoro di conformità dalla tua scrivania, non solo l'aritmetica. Prima di confrontare i prezzi, verifica che ogni piano includa tutti e cinque questi elementi:

• Calcolo delle imposte a ogni esecuzione: ritenuta fiscale federale, Social Security e Medicare, ritenuta fiscale statale, disoccupazione statale (SUTA) e imposte locali dove esistono.
• Versamenti fiscali inviati alle agenzie giuste secondo la tempistica giusta, così non tocchi mai di persona una scadenza EFTPS.
• Dichiarazioni fiscali preparate e presentate: moduli 940 e 941 a livello federale, più le dichiarazioni trimestrali statali e locali.
• Moduli di fine anno: W-2 per i dipendenti e 1099 per i collaboratori, presentati alle agenzie e consegnati ai lavoratori.
• Segnalazione dei nuovi assunti allo stato, che la maggior parte degli stati richiede entro circa 20 giorni dall'assunzione.

Patriot vende il servizio completo come livello superiore; il suo piano Basic più economico calcola le imposte ma lascia a te dichiarazioni e versamenti. OnPay ha un unico piano che è a servizio completo per impostazione predefinita. SurePayroll vende sia un piano self-service sia un piano a servizio completo, quindi assicurati di stare prezzando quello a servizio completo quando confronti. Ogni prezzo qui sotto è l'opzione a servizio completo, con le imposte gestite.

I tre contendenti in sintesi​

Tutti e tre eseguono paghe illimitate, pagano dipendenti W-2 e collaboratori 1099 tramite deposito diretto e presentano le imposte sulle buste paga federali, statali e locali. Le differenze sono la struttura dei prezzi, cosa costa in più e quanta parte HR è inclusa nel pacchetto.

I prezzi sono i listini pubblicati dai fornitori al momento della stesura; tutti e tre offrono frequenti sconti introduttivi, quindi verifica l'offerta attuale prima di acquistare. Le commissioni per lavoratore si applicano ai lavoratori effettivamente pagati nel mese, il che conta se il tuo organico varia con il personale stagionale.

Il calcolo mensile: chi è il più economico a ogni dimensione?​

I listini ingannano perché una base bassa con una commissione alta per lavoratore incrocia una base alta con una commissione bassa per lavoratore man mano che cresci. Ecco il calcolo per un datore di lavoro in un singolo stato:

Un lavoratore (solo tu, con stipendio dalla tua S corp):

• SurePayroll: 29 più 7, ovvero 36 dollari
• Patriot: 37 più 5, ovvero 42 dollari
• OnPay: 49 più 6, ovvero 55 dollari

SurePayroll vince il caso del titolare unico con un chiaro margine di sei dollari al mese.

Cinque lavoratori:

• Patriot: 37 più 25, ovvero 62 dollari
• SurePayroll: 29 più 35, ovvero 64 dollari
• OnPay: 49 più 30, ovvero 79 dollari

Patriot passa in testa. La sua commissione di cinque dollari per lavoratore batte quella di sette dollari di SurePayroll abbastanza da superare la base più alta.

Dieci lavoratori:

• Patriot: 37 più 50, ovvero 87 dollari
• SurePayroll: 29 più 70, ovvero 99 dollari
• OnPay: 49 più 60, ovvero 109 dollari

Patriot allunga il vantaggio a dodici dollari al mese rispetto a SurePayroll.

Venticinque lavoratori:

• Patriot: 37 più 125, ovvero 162 dollari
• OnPay: 49 più 150, ovvero 199 dollari
• SurePayroll: 29 più 175, ovvero 204 dollari

A venticinque lavoratori, la commissione di sei dollari per lavoratore di OnPay batte finalmente quella di sette dollari di SurePayroll, e Patriot resta il più economico con un ampio margine.

Il modello: SurePayroll è il più economico con un lavoratore, Patriot è il più economico da circa tre lavoratori in su, e OnPay non è mai il più economico solo sul prezzo di listino. Ma il prezzo di listino è solo l'offerta di apertura. Le clausole in piccolo qui sotto spostano denaro reale.

Le clausole in piccolo che cambiano il vincitore​

Commissioni multi-stato​

Assumi un lavoratore remoto oltre il confine statale e la classifica cambia. Patriot addebita 12 dollari per ogni stato aggiuntivo al mese. SurePayroll addebita un fisso di 9,99 dollari al mese per il multi-stato, indipendentemente da quanti stati extra aggiungi. OnPay include tutti e cinquanta gli stati senza costi aggiuntivi.

Rifai l'esempio dei cinque lavoratori con dipendenti in due stati: Patriot sale a 74 dollari, SurePayroll a circa 74 dollari e OnPay resta a 79 dollari. Con dipendenti in quattro stati, Patriot sale a 98 dollari mentre SurePayroll resta vicino a 74 dollari e OnPay resta a 79 dollari. Se il tuo team è sparso tra stati, la commissione fissa di SurePayroll e la copertura inclusa di OnPay cancellano rapidamente il vantaggio sul prezzo base di Patriot.

Commissioni sui moduli di fine anno​

Patriot e OnPay includono la preparazione e la presentazione di W-2 e 1099 nel prezzo mensile. SurePayroll fattura separatamente i moduli di fine anno — circa 5 dollari per modulo più una commissione di elaborazione. Dieci lavoratori significano circa 50 dollari più la commissione ogni gennaio, il che aggiunge all'incirca cinque dollari al mese al costo reale di SurePayroll quando lo ammortizzi. Raramente ribalta la classifica da solo, ma riduce il vantaggio di SurePayroll sul titolare unico e allarga il suo svantaggio dietro Patriot a ogni dimensione maggiore.

Imposte locali​

Se operi dove esistono imposte sulle buste paga comunali o di contea, verifica che la presentazione locale sia coperta. Patriot e OnPay includono le dichiarazioni e i versamenti delle imposte locali nel servizio completo. SurePayroll gestisce le imposte locali in molte giurisdizioni ma tratta alcune dichiarazioni locali come componenti aggiuntivi, quindi prezza la tua località effettiva invece di dare per scontata la copertura.

Collaboratori​

Tutti e tre pagano i collaboratori 1099 e presentano i 1099, ma l'economia cambia se i collaboratori costituiscono la maggior parte dei tuoi pagamenti. Patriot e OnPay contano i collaboratori come lavoratori pagati alla stessa commissione per lavoratore. Se paghi solo collaboratori e non hai affatto dipendenti W-2, nessuno di questi tre è la risposta più economica — diversi fornitori vendono piani solo per collaboratori senza commissione base — ma tra i tre, la tariffa di cinque dollari per lavoratore di Patriot è il costo più basso per collaboratore.

HR, benefit e rilevamento delle ore​

È qui che OnPay recupera il suo prezzo di listino più alto. OnPay raggruppa strumenti HR, modelli di lettere di offerta, monitoraggio delle ferie, amministrazione dei benefit, integrazioni 401(k) e assicurazione infortuni sul lavoro pay-as-you-go nel suo unico piano. Patriot addebita separatamente il software HR e il rilevamento delle ore, a sei dollari di base più due dollari per dipendente ciascuno al mese. SurePayroll si colloca nel mezzo, con un modesto supporto HR integrato più un piano dedicato per i datori di lavoro domestici che nessuno dei concorrenti eguaglia. Se stavi per acquistare anche solo un componente aggiuntivo HR da Patriot, il prezzo tutto incluso di OnPay diventa improvvisamente competitivo: Patriot full-service più HR per cinque lavoratori costa circa 78 dollari, praticamente pari ai 79 dollari di OnPay — e OnPay aggiunge in più l'amministrazione dei benefit e le ferie.

Quale si adatta alla tua microimpresa?​

Titolare unico che paga solo se stesso. SurePayroll full-service è l'opzione conforme più economica a circa 36 dollari al mese. Ricorda solo la fattura dei moduli di gennaio e verifica che il tuo stato non nasconda sorprese sulle imposte locali.

Da due a dieci lavoratori in un solo stato. Patriot full-service vince sul prezzo e include i moduli di fine anno e le dichiarazioni locali. È la risposta predefinita per la classica microimpresa con un'unica sede: il bar, lo studio dentistico, l'agenzia con cinque persone.

Lavoratori in tre o più stati. Prezzalo in tre modi prima di impegnarti. La commissione fissa multi-stato di 9,99 dollari di SurePayroll di solito vince sul costo, il multi-stato incluso più l'HR raggruppato di OnPay spesso vince sul valore, e la commissione per stato di Patriot si accumula contro di esso con ogni stato che aggiungi.

Un datore di lavoro domestico (tata, badante, governante). Il piano dedicato per i datori di lavoro domestici di SurePayroll è costruito appositamente per questo ed è il motivo per cui molte famiglie approdano lì. Né Patriot né OnPay mirano specificamente alle paghe domestiche.

Un team che ha anche bisogno di supporto HR, ferie o benefit. L'unico piano di OnPay raggruppa ciò che gli altri due fanno pagare in più o non hanno. Confronta il numero tutto incluso di OnPay con Patriot più i componenti aggiuntivi, non con la base nuda di Patriot, e il divario per lo più scompare.

Solo collaboratori, nessun dipendente. Riconsidera se hai affatto bisogno di un servizio completo per le buste paga dei dipendenti. Un piano solo per collaboratori di un altro fornitore in genere costa meno di uno di questi tre; se resti in questa terna, la tariffa per lavoratore di Patriot è la più bassa.

Registrare le paghe nel tuo registro contabile​

Qualunque fornitore tu scelga, il suo addebito mensile sul tuo conto bancario non è un'unica spesa. Raggruppa salari lordi, la quota del datore di lavoro delle imposte sulle buste paga, le imposte trattenute che ti limiti a versare alle agenzie e la commissione del fornitore stesso — e la tua contabilità dovrebbe mostrare ogni parte separatamente, altrimenti il tuo conto economico sottostimerà il costo del lavoro e le tue passività non quadreranno mai.

Una tipica scrittura di fine mese per le paghe in contabilità in testo semplice appare così:

2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

I salari lordi e la quota d'imposta del datore di lavoro colpiscono i conti di spesa; l'imposta sul reddito trattenuta ed entrambe le metà del FICA restano nei conti di passività finché il fornitore non le versa; il netto esce dal conto corrente. Registra la commissione mensile del fornitore separatamente come spesa amministrativa, così puoi vedere quanto ti costa davvero l'elaborazione delle paghe ogni anno. Se sei nuovo alla registrazione delle paghe in partita doppia, la documentazione illustra passo dopo passo la configurazione dei conti e la riconciliazione.

Riconcilia il report del fornitore con l'addebito bancario a ogni ciclo di paghe, non solo a fine anno. Il pasticcio più comune nelle buste paga delle piccole imprese è un addebito del fornitore che nessuno ha abbinato a una busta paga per undici mesi, scoperto solo a gennaio quando i totali del W-3 si rifiutano di quadrare.

Cinque errori che costano più dell'abbonamento​

Fare acquisti solo sul prezzo base. La base è la metà più piccola del conto per quasi ogni datore di lavoro. Moltiplica la commissione per lavoratore per il tuo organico, aggiungi le commissioni multi-stato e di fine anno, poi confronta. Una base di 29 dollari con una commissione di sette dollari per lavoratore costa più di una base di 37 dollari con una commissione di cinque dollari a qualsiasi organico superiore a quattro.

Dimenticare la fattura di gennaio. Le commissioni sui moduli di fine anno arrivano una volta all'anno e vengono lasciate fuori da ogni confronto mensile. Ammortizzale — circa cinque dollari per modulo per SurePayroll — prima di dichiarare un vincitore.

Classificare male i lavoratori per evitare la commissione per lavoratore. Lasciare un lavoratore fuori dalle paghe per risparmiare cinque dollari al mese rischia imposte arretrate, sanzioni e interessi che fanno impallidire un decennio di commissioni di abbonamento. Se qualcuno sembra un dipendente secondo il test del tuo stato, mettilo in busta paga.

Dare per scontato che il tuo stato sia coperto. Tutti e tre presentano in tutti e cinquanta gli stati, ma la copertura delle imposte locali e i tempi di configurazione del nuovo account variano. Verifica le tue specifiche registrazioni statali e locali prima della tua prima data di pagamento, non dopo.

Non riconciliare mai. Il fornitore presenta le tue imposte; non tiene i tuoi libri contabili. Abbina ogni ciclo di paghe all'addebito bancario e chiudi le passività per ritenute ogni mese, così dicembre non riserva sorprese.

Il tuo prossimo passo​

Conta i tuoi lavoratori W-2 e collaboratori 1099, elenca gli stati in cui lavorano e prezza tutti e tre i fornitori su questi due numeri — base più commissione per lavoratore per l'organico, più i componenti aggiuntivi multi-stato e di fine anno che ti riguardano. Per la maggior parte delle microimprese in un singolo stato con due o più lavoratori quel calcolo punta a Patriot; i titolari unici di solito approdano a SurePayroll; i team sparsi e chiunque abbia bisogno dell'HR raggruppato dovrebbe prezzare il piano tutto incluso di OnPay prima di decidere. Fai i calcoli con il tuo organico effettivo, verifica la copertura delle imposte locali per la tua località e inizia la prova gratuita un ciclo di paghe intero prima di aver bisogno che venga effettuato il primo versamento.