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Gestion de la paie, traitement et conformité pour les entreprises de toutes tailles
Apprenez ce que la publication IRS 15 (Circulaire E) exige pour la retenue, les dépôts et le dépôt des formulaires 941 et W-2. Une explication claire et pratique pour les petits employeurs.
Les employeurs utilisant des systèmes électroniques de formulaire I-9 doivent mettre à jour la date d'expiration au 31/05/2027 avant le 31 juillet 2026. Ce guide couvre les éditions qui restent valides, ce qui a changé dans la révision du 20/01/25, la règle de conservation de trois ans après l'embauche ou d'un an après la cessation d'emploi, et les erreurs documentaires que l'ICE traite désormais comme substantielles plutôt que techniques.
L'IRS n'a pas de règle unique de sept ans. Les dossiers d'impôt sur le revenu courent sur 3 ans, ceux de l'impôt sur l'emploi sur 4, les omissions substantielles de revenus sur 6, les pertes pour créances irrécouvrables et titres sans valeur sur 7, et les déclarations non déposées ou frauduleuses n'expirent jamais — tandis que les dossiers immobiliers courent jusqu'à la clôture du délai de prescription l'année de la vente. Ce guide associe chaque délai aux documents qu'il régit et propose un calendrier de conservation que les propriétaires de petites entreprises peuvent suivre.
Plus de 20 États et collectivités locales ont augmenté leur salaire minimum le 1er juillet 2026 — l'Alaska à 14,00 $, l'Oregon et Washington D.C. selon leurs calendriers annuels, ainsi que 17 augmentations municipales et départementales en Californie, dans l'Illinois, le Maryland, le Minnesota et l'Oregon — ce qui a augmenté la rémunération de plus de 360 000 travailleurs d'environ 221 millions de dollars par an. Une liste de contrôle en sept étapes pour les employeurs qui doivent le taux le plus élevé là où le travail est effectué, y compris comment fractionner une période de paie à cheval par date de travail plutôt que par date de paiement.
QuickBooks Desktop 2023 a atteint la fin de son support le 31 mai 2026 — les tables d'impôt sur les salaires ont cessé de se mettre à jour, les flux bancaires, les paiements de bureau, le dépôt direct, le dépôt électronique, Workforce, la sauvegarde en ligne et les correctifs de sécurité ont tous été interrompus le 1er juin, tandis que les fichiers d'entreprise locaux s'ouvrent toujours normalement. Une liste de contrôle de nettoyage pré-migration, les trois parcours possibles (QuickBooks Online, Enterprise ou une autre plateforme), les étapes d'exportation de Bureau vers En ligne et le rapprochement post-migration qui prouve que le grand livre a été transféré intact.
Une allocation Internet de 75 $ par mois versée sans documentation est considérée comme un salaire supplémentaire — à déclarer dans la case 1 du formulaire W-2 et coûtant à l'employeur environ 7,65 % en cotisations patronales de sécurité sociale en plus. Les mêmes 75 $ sont exonérés d'impôt et exclus du W-2 dans le cadre d'un plan écrit avec comptes rendus respectant les trois critères du règlement du Trésor 1.62-2 : lien avec l'activité professionnelle, justification dans les 60 jours et restitution de l'excédent dans les 120 jours. Ce guide couvre les deux voies de l'IRS, les cinq erreurs qui rendent un plan imposable, les comptes de grand livre distincts et les types de rémunération qui maintiennent le traitement correct, ainsi que les lois des États qui exigent un remboursement indépendamment du traitement fiscal fédéral.
Une surcharge de service obligatoire échoue au test de pourboire à quatre facteurs de l'IRS, il s'agit donc d'un salaire plutôt que d'un revenu de pourboire – vous devez payer les deux parts de la FICA, vous perdez le crédit de l'article 45B sur le formulaire 8846 et cette surcharge est exclue de la nouvelle déduction pour pourboires admissibles de l'OBBBA. Cet article couvre le test à quatre facteurs, les écritures de journal qui séparent les revenus de surcharge de service des pourboires à payer, ainsi que les changements en matière de paie, de crédit de pourboire, de taxe de vente et de divulgation des frais auxquels un restaurant est confronté le jour où il fait le changement.
Vermont Saves a inclus les employeurs de cinq salariés ou plus à partir du 1er juillet 2026, et New York Secure Choice a achevé son déploiement en trois vagues le 15 juillet 2026. Ce que chaque programme exige, les pénalités (20 $ passant à 75 $ par employé dans le Vermont, 250 $ par employé et par an à New York), et comment comptabiliser la retenue comme un passif salarial plutôt qu'une dépense.
À compter du 1er juillet 2026, le SB 637 de Virginie abaisse le seuil d'employeur du Virginia Human Rights Act de 15 à 5 employés et prolonge le délai de dépôt de 300 jours à deux ans. Toute entreprise comptant cinq employés ou plus chaque jour ouvré pendant 20 semaines civiles ou plus est désormais couverte pour toutes les pratiques interdites — pas seulement le licenciement. Voici la règle de décompte des 20 semaines, une liste de contrôle de conformité en sept étapes, et les dossiers de paie et de conservation qu'un enquêteur demande en premier.
Une prime d'assurance des travailleurs est le calcul rémunération ÷ 100 × taux de la classe × coefficient d'expérience, donc l'audit de fin d'année réexamine les deux variables par rapport à vos enregistrements réels. Ce guide couvre les trois types d'audit et ce qui les déclenche, les documents demandés par les auditeurs, pourquoi la prime d'heures supplémentaires n'est déductible que lorsqu'elle est enregistrée séparément par employé et par semaine selon la règle 2-B-2 du NCCI, les plafonds officiels du NCCI de 3 400 $ par semaine et de 1 700 $ minimum pour les dirigeants en 2026, et pourquoi les paiements à un sous-traitant sans certificat d'assurance à jour sont ajoutés à votre rémunération.
Les réglementations sur le test ABC du New Jersey deviennent opérationnelles le 1er octobre 2026, clarifiant que tout travailleur est un employé à moins que vous ne prouviez son absence de contrôle, son travail en dehors de votre cours normal d'activité ou de vos lieux d'affaires, et l'exercice d'un métier établi de manière indépendante — découvrez les trois critères, cinq erreurs courantes et une liste de vérification d'audit avant l'échéance.
La limite du FSA pour frais de garde de personnes à charge passe à 7 500 $ pour les années de régime après 2025 — ce que les employeurs fédéraux et les employés doivent modifier.
