Votre S Corporation ne peut pas déduire votre bonus de décembre avant de vous l'avoir versé

Vous avez tout fait correctement en décembre. Votre S corporation a connu une bonne année, votre comptable a suggéré un bonus d'actionnaire pour absorber le bénéfice et documenter une rémunération raisonnable, et le conseil d'administration a autorisé un bonus de 30 000 $ avant le réveillon du Nouvel An. Le teneur de livres l'a accumulé en décembre. Puis la paie a été exécutée à la mi-janvier — et la déduction a déménagé avec elle vers la nouvelle année.

Cette surprise coûte de l'argent réel lorsque vous comptiez sur la déduction dans l'année où vous avez gagné le revenu. Le coupable est une règle de temporalité à l'Internal Revenue Code Section 267(a)(2) : lorsque votre S corporation doit une rémunération déductible à une partie liée, elle ne peut pas déduire cette charge avant l'année où la partie liée la déclare comme revenu. Pour une S corporation, chaque actionnaire compte comme une partie liée — que vous déteniez 100 pour cent des actions ou une seule. Accumulez le bonus en décembre mais payez-le en janvier, et la déduction appartient à l'année fiscale de janvier.

Si vous détenez une S corporation et que vous vous versez des bonus, un loyer pour un bâtiment que vous possédez, ou des intérêts sur un prêt que vous avez consenti à la société, ce guide explique comment fonctionne la règle d'appariement, pourquoi le délai de grâce de 2,5 mois que votre CPA a mentionné ne sauve pas un bonus d'actionnaire, ce qui compte réellement comme payé, et comment exécuter la paie de fin d'année pour que la déduction atterrisse là où vous l'attendez.

La règle d'appariement : votre déduction attend votre revenu​

La plupart des entreprises en méthode de comptabilité d'exercice déduisent les charges lorsque la dette devient fixe et déterminable — le test de tous les événements — même si l'argent sort plus tard. La section 267(a)(2) prévoit une exception pour les paiements entre parties liées utilisant des méthodes comptables différentes : le payeur ne peut pas déduire la charge avant l'année fiscale au cours de laquelle le bénéficiaire inclut le montant dans son revenu brut.

En termes simples, la déduction et le revenu doivent correspondre à la même année. Une S corporation en méthode d'exercice qui doit un bonus à son actionnaire en méthode de trésorerie ne peut pas déduire ce que l'actionnaire n'a pas encore été payé, car un contribuable en méthode de trésorerie ne déclare un revenu que lorsqu'il est effectivement ou constructivement reçu. L'IRS énonce la règle sans détour : la S corporation ne peut déduire la charge que dans la même année fiscale où le paiement est déclaré comme revenu par la partie liée.

Ce n'est pas un recoin obscur de la loi. C'est le résultat par défaut du geste de fin d'année le plus courant en S corporation — accumuler la rémunération du propriétaire en décembre et la payer après les fêtes.

Pourquoi les S corporations subissent la version la plus stricte de la règle​

Le statut de partie liée est là où les S corporations diffèrent nettement des C corporations. En vertu de la section 267(e)(1)(B)(ii), toute personne qui détient directement ou indirectement des actions d'une S corporation est une partie liée à l'égard de cette société. Il n'existe aucun pourcentage de détention minimum. Un actionnaire-salarié à 3 pour cent est une partie liée. Un actionnaire qui détient des actions indirectement, par exemple un participant à un régime d'actionnariat salarié qui détient des actions de la S corporation, est également une partie liée — c'est pourquoi l'IRS avertit spécifiquement qu'une S corporation détenue par un ESOP ne peut pas déduire la rémunération accumulée, les bonus, les indemnités de vacances ou les cotisations à un régime de retraite calculées sur la rémunération accumulée des participants.

Comparez cela avec une C corporation, où la règle d'appariement des parties liées ne s'applique généralement qu'aux actionnaires détenant plus de 50 pour cent. Une C corporation peut accumuler un bonus pour un employé subalterne — ou même un actionnaire minoritaire — et le déduire dans l'année d'accumulation tant qu'elle paie dans le délai de grâce décrit ci-dessous. Une S corporation n'a aucun tel espace pour aucun actionnaire, point final.

Les partnerships et les LLC imposées comme des partnerships vivent sous une discipline d'appariement similaire pour les paiements aux associés, donc les propriétaires de plusieurs entités devraient présumer la même discipline partout plutôt que d'apprendre la version de chaque entité séparément.

La règle des 2,5 mois que votre CPA a mentionnée — et pourquoi elle ne vous sauve pas​

De nombreux propriétaires ont entendu que les bonus accumulés sont déductibles s'ils sont payés dans les 2,5 mois suivant la fin d'année. Cette règle est réelle, mais elle répond à une question différente.

En vertu des règles de rémunération différée, un bonus accumulé en fin d'année est généralement déductible dans l'année d'accumulation s'il est payé avant le 15e jour du troisième mois civil suivant la fin d'année — le 15 mars pour une entreprise avec année civile — et que l'obligation de l'employeur était fixée avant la fin d'année. Une décision fiscale de 2011 permet même la déduction lorsque seul le pool de bonus global est fixé en fin d'année et que les allocations individuelles sont décidées plus tard, bien que des conditions comme exiger que l'employé reste employé jusqu'à la date de paiement puissent encore faire échouer la déduction.

Voici le hic : la règle des 2,5 mois détermine quand une accumulation est déductible en vertu des règles générales de temporalité. La section 267 écrase ensuite cette réponse pour les parties liées. Considérez-la comme deux portes en séquence. Le bonus doit d'abord satisfaire le test de tous les événements et la fenêtre de paiement de 2,5 mois — et ensuite, parce que le bénéficiaire est un actionnaire d'une S corporation, la déduction est à nouveau reportée jusqu'à l'année où l'actionnaire reçoit réellement l'argent et le déclare comme revenu.

Ainsi, le paiement du 15 mars qui préserve une déduction pour vos employés non-actionnaires ne fait rien pour votre propre bonus. Votre bonus de décembre payé le 1er février est déductible dans la nouvelle année, un point c'est tout. Planifier autour du 15 mars pour la rémunération des actionnaires, c'est planifier autour de la mauvaise échéance. Votre échéance est le 31 décembre.

Ce qui compte réellement comme payé​

Parce que la déduction suit l'inclusion du revenu par l'actionnaire, tout dépend du moment où un actionnaire en méthode de trésorerie est considéré comme recevant l'argent. C'est la norme de la réception constructive : le revenu compte lorsqu'il est mis à votre disposition sans restriction substantielle, non lorsque vous vous décidez à le dépenser.

En pratique, cela signifie :

• Un chèque remis ou un dépôt direct réglé avant le 31 décembre compte pour l'ancienne année. Un dépôt direct de bonus initié le 30 décembre qui se règle le 2 janvier est un revenu de janvier — et une déduction de janvier pour la société.
• Le délai de traitement de la paie est le tueur silencieux. La paie ACH standard prend un à deux jours ouvrables pour se régler, et une exécution de paie soumise le 31 décembre peut ne pas être traitée à temps pour être reflétée dans l'année fiscale en cours. Votre W-2 ne reflète que les salaires traités avant la fin d'année. Exécutez la paie de bonus dans la première moitié de décembre, pas la dernière semaine.
• Un chèque doit être plus qu'une simple date de décembre. Un chèque écrit et gardé dans un tiroir de bureau, ou émis alors que le compte de la société ne peut pas le couvrir, ne met pas l'actionnaire en possession des fonds. L'argent doit être réellement disponible.
• Les retenues à la source doivent suivre le paiement. Un bonus d'actionnaire est un salaire W-2 soumis à la retenue d'impôt sur le revenu et aux charges sociales. La retenue, les dépôts de charges sociales et le W-2 appartiennent tous à l'année où le bonus est payé — une autre raison pour laquelle un paiement de janvier ne peut pas produire une déduction de décembre.

Le thème est la substance sur la paperasse. Accumuler le bonus dans les livres de décembre, l'autoriser dans les procès-verbaux de décembre et dater les documents en décembre importent tous pour les formalités de la société, mais aucun d'eux ne déplace la déduction sans paiement réel.

Ce n'est pas seulement les bonus​

La section 267(a)(2) s'applique à chaque montant déductible que la S corporation doit à un actionnaire, pas seulement aux bonus W-2. Le même schéma accumuler-en-décembre, payer-en-janvier échoue pour :

• Le loyer payé à un actionnaire-bailleur. De nombreux propriétaires détiennent les locaux commerciaux personnellement et les louent à la S corporation. Le loyer de décembre payé en janvier est déductible dans la nouvelle année.
• Les intérêts sur les prêts d'actionnaires. Les intérêts accumulés sur l'argent que vous avez prêté à la société ne sont déductibles que lorsqu'ils vous sont payés et déclarés sur votre déclaration.
• Les indemnités de vacances et de licenciement accumulées pour les actionnaires-salariés.
• Les cotisations à un régime de retraite calculées sur la rémunération accumulée. L'IRS signale spécifiquement celle-ci : les cotisations calculées sur une rémunération que l'actionnaire n'a pas encore reçue ne peuvent pas être déduites avant que la paie sous-jacente soit incluse. Cela peut réduire silencieusement la déduction de retraite sur laquelle un propriétaire comptait.

Chacune de ces situations crée la même différence livre-fiscalité : une charge dans les états financiers de décembre que la déclaration de revenus doit réintégrer jusqu'à l'année du paiement.

Pourquoi la temporalité compte encore quand le revenu de la S corporation passe de toute façon​

Une question juste : si le bénéfice de la S corporation afflue vers votre déclaration personnelle de toute façon, est-ce que cela importe quelle année porte la déduction ? Cela importe plus que la plupart des propriétaires ne l'attendent :

• Votre W-2 détermine vos limites de retraite. Les plafonds de cotisation au Solo 401(k) et au SEP sont calculés à partir des salaires W-2 réellement payés durant l'année civile. Un bonus qui glisse en janvier réduit la marge de cotisation de l'année dernière et ne peut pas être rétroactivement restauré.
• Les États peuvent taxer la société directement. Plusieurs États imposent des impôts au niveau de l'entité ou des taxes de franchise aux S corporations. Décaler une déduction de part et d'autre de la frontière annuelle modifie la facture étatique même lorsque le total fédéral finit par s'équilibrer.
• La rémunération raisonnable est documentée annuellement. Si vous comptez sur un bonus de fin d'année pour soutenir une rémunération raisonnable des dirigeants pour l'année, un bonus payé — et déclaré sur le W-2 — l'année suivante soutient le dossier de l'année suivante, pas l'année que vous visiez.
• Les impôts estimés et la trésorerie suivent l'année du revenu. Un bonus de janvier signifie une retenue de janvier et une image estimée plus élevée au premier trimestre, tandis que le bénéfice de décembre qu'il était censé compenser était déjà imposé chez vous via le K-1. Ce décalage peut produire une surprise de sous-paiement.
• Les limitations de pertes et la base interagissent avec la temporalité. L'année où une déduction atterrit affecte l'année de la perte K-1 que vous réclamez, ce qui interagit avec la base, le risque et les limites d'activité passive sur votre déclaration personnelle.

Aucune de ces situations n'est fatale si vous planifiez pour l'année du paiement. Toutes font mal lorsque vous supposiez que la déduction appartenait à décembre.

Votre plan de fin d'année​

Une fois l'échéance comprise comme le 31 décembre plutôt que le 15 mars, la planification est simple. Parcourez cette liste de contrôle en novembre, pas la dernière semaine de décembre :

1. Décidez le montant du bonus tôt. Autorisez les bonus d'actionnaires par le conseil d'administration et documentez la résolution par écrit avant la fin d'année. Fixé et autorisé en décembre est toujours requis ; c'est simplement insuffisant sans paiement.
2. Exécutez la paie de bonus à la mi-décembre. Laissez une marge pour le règlement ACH, les coupures du fournisseur de paie, les jours fériés et les corrections. Confirmez avec votre fournisseur la dernière date de traitement qui se règle encore dans l'année civile — puis devancez-la d'une semaine.
3. Vérifiez les fonds et la livraison. Confirmez que le compte de la société couvre le salaire net plus la retenue, et confirmez que le dépôt s'est réglé ou que le chèque a été remis avant la fin d'année. Conservez la confirmation de règlement avec votre dossier fiscal.
4. Faites correspondre le W-2 à la réalité. Le bonus appartient au W-2 de l'année où il a été payé. Si un paiement glisse en janvier, ne le forcez pas sur le W-2 de l'année dernière — corrigez plutôt le plan et les impôts estimés.
5. Rapprochez le revenu comptable du revenu fiscal. Toute rémunération d'actionnaire accumulée mais impayée en fin d'année est une réintégration classique du Schedule M-1 sur le formulaire 1120-S : déduite dans les livres, réintégrée pour l'impôt, puis déduite dans l'année du paiement. Assurez-vous que votre préparateur voit l'échéancier des montants impayés entre parties liées afin que la réintégration soit complète.
6. Appliquez la même discipline au loyer et aux intérêts. Émettez le chèque de loyer de décembre à vous-même et payez les intérêts accumulés du prêt d'actionnaire avant la fin d'année si vous voulez ces déductions dans l'année en cours.
7. Coordonnez les cotisations de retraite. Parce que les limites de cotisation suivent les salaires W-2 payés durant l'année, finalisez le bonus avant de calculer la cotisation maximale de l'employeur à la retraite — et rappelez-vous que les cotisations basées sur une rémunération accumulée mais impayée attendent avec la paie elle-même.

Une dernière note pour les propriétaires qui emploient aussi du personnel non-actionnaire : le système à deux voies est tout l'enjeu. Payez les bonus des employés avant le 15 mars pour préserver la déduction de l'année d'accumulation en vertu de la règle des 2,5 mois, et payez les bonus des actionnaires avant le 31 décembre pour satisfaire la section 267. Inscrivez les deux échéances sur le même calendrier de fin d'année pour que la plus facile n'engloutisse pas la plus stricte.

Gardez vos livres de fin d'année propres​

Les surprises fiscales de fin d'année remontent presque toujours au même écart : les livres disent décembre, mais l'argent a bougé en janvier. Suivre les accumulations, les dates de paiement et les différences livre-fiscalité dans un seul grand livre transparent est ce qui transforme un mars stressant en une déclaration routinière.

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