Votre téléphone professionnel peut être 100 % défiscalisé : ce que l'IRS exige réellement

Vous remettez à votre nouvelle recrue un téléphone d'entreprise, ou vous la remboursez 85 $ par mois sur le forfait personnel qu'elle possède déjà. Dans les deux cas, quelqu'un utilise ce téléphone pour appeler des clients — et pour envoyer des textos à des amis, consulter des cartes et diffuser de la musique pendant les trajets. Voici la question qui détermine discrètement si une partie de cet argent apparaît comme salaire imposable sur un W-2 : le téléphone a-t-il été fourni principalement pour des raisons professionnelles non compensatoires ?

Si cette expression ressemble à du jargon du code des impôts, c'est pourtant le pivot sur lequel tout repose. Si vous la maîtrisez, l'ensemble du dispositif — usage professionnel et personnel confondus — peut être défiscalisé sans journal d'appels. Si vous vous trompez, votre « allocation téléphone » n'est que du salaire avec un nom plus sympathique, soumis à la retenue d'impôt sur le revenu, à la Sécurité sociale, à Medicare et à la taxe sur le chômage. Les remboursements d'internet à domicile obéissent à des règles encore plus strictes. Ce guide passe en revue le cadre de l'IRS, les trois façons dont les petites entreprises fournissent généralement des téléphones, les différences avec internet, et la paperasse qui maintient le tout défiscalisé.

Le contexte : pourquoi les téléphones étaient autrefois un cauchemar de tenue de registres​

Avant 2010, les téléphones portables étaient des « biens listés » au titre de la section 280F du code des impôts — la même catégorie que les voitures particulières et les ordinateurs. Les biens listés comportaient une présomption désagréable : l'usage personnel était imposable à moins que l'employé ne prouve l'usage professionnel par des registres adéquats. En théorie, chaque employé avec un téléphone d'entreprise devait tenir un journal séparant les appels professionnels des appels personnels, et la part personnelle était du salaire.

Personne ne faisait cela, bien sûr. Le Congrès a finalement reconnu la réalité dans la loi Small Business Jobs Act de 2010, qui a retiré les téléphones portables de la définition des biens listés pour les exercices commençant après le 31 décembre 2009. L'IRS a suivi avec l'avis 2011-72, la directive qui fait toujours autorité aujourd'hui :

• L'usage professionnel d'un téléphone portable fourni par l'employeur est un avantage accessoire de condition de travail, exclu du revenu de l'employé — la même catégorie qu'un ordinateur portable d'entreprise dont l'employé a besoin pour faire son travail.
• L'usage personnel de ce même téléphone est un avantage accessoire de minimis, également exclu.
• Aucune tenue de registres n'est requise. L'IRS déclare explicitement qu'il n'exigera pas de journaux séparant l'usage professionnel du personnel pour accorder ce traitement.

Ce soulagement est généreux, mais conditionnel. Tout dépend du fait que le téléphone soit fourni principalement pour des raisons professionnelles non compensatoires. Si vous échouez à ce test, vous revenez en territoire imposable.

L'expression magique : « principalement pour des raisons professionnelles non compensatoires »​

L'IRS considère ce test comme satisfait lorsqu'il existe des raisons professionnelles substantielles pour le téléphone qui vont au-delà du paiement de l'employé. Les exemples classiques de la directive incluent :

• L'employeur a besoin que l'employé soit disponible à tout moment pour des urgences liées au travail.
• L'employé doit parler à des clients ou des clients lorsqu'il est hors du bureau.
• L'employé doit être joignable lorsqu'il voyage, sur des chantiers, ou autrement loin d'un téléphone fixe.

Et la directive est tout aussi claire sur ce qui échoue au test. Un téléphone n'est pas fourni principalement pour des raisons professionnelles lorsqu'il est donné pour favoriser le moral ou la bonne volonté, pour attirer un employé potentiel, ou pour fournir une rémunération supplémentaire — ou lorsqu'il se substitue à une partie du salaire que l'employé recevrait autrement.

Pour la plupart des petites entreprises avec du personnel de terrain, des employés d'astreinte, des vendeurs, ou toute personne travaillant loin d'un bureau, le test est facile à satisfaire. La zone dangereuse est le bureau où tout le monde est déjà assis à côté d'un téléphone fixe et où le « téléphone professionnel » est en réalité un avantage déguisé en langage de politique. Soyez honnête sur votre situation, car le reste du traitement fiscal en découle.

Trois façons de fournir des téléphones, classées par simplicité fiscale​

1. Téléphone appartenant à l'entreprise : l'option la plus propre​

Lorsque vous achetez le téléphone, payez la facture de l'opérateur directement et remettez l'appareil à un employé qui en a réellement besoin pour le travail, vous bénéficiez pleinement de l'avis 2011-72. L'usage professionnel est un avantage accessoire de condition de travail défiscalisé, l'usage personnel inévitable suit défiscalisé comme avantage accessoire de minimis, et personne ne tient de journal d'appels. Rien n'apparaît sur le W-2.

C'est le dispositif pour lequel la directive a été rédigée, et c'est celui à choisir lorsque les chiffres fonctionnent. Ses seuls coûts réels sont administratifs — gérer une flotte d'appareils et de forfaits — c'est pourquoi les très petites entreprises préfèrent souvent l'option deux.

2. Remboursement d'un téléphone personnel : défiscalisé si vous suivez la note des petites entreprises​

La plupart des petites entreprises ne veulent pas gérer une flotte d'appareils. Elles laissent les employés utiliser leurs téléphones personnels et remboursent le coût. L'IRS a anticipé exactement cela : parallèlement à l'avis 2011-72, sa division Petites Entreprises/Indépendants a publié des directives d'examen disant aux auditeurs d'appliquer une approche similaire aux remboursements en espèces pour les téléphones personnels.

Selon cette approche, lorsque vous exigez que les employés utilisent leurs téléphones personnels pour le travail — et que l'exigence est principalement pour des raisons professionnelles non compensatoires — vous pouvez traiter les remboursements des coûts raisonnables de couverture de téléphone portable comme non imposables. Trois limites comptent :

• Raisonnable uniquement. Rembourser le coût d'une couverture sensée est acceptable ; rembourser des dépenses inhabituelles ou excessives ne l'est pas. Payer le forfait familial complet de 220 $ d'un employé alors que son usage professionnel est une poignée d'appels par semaine invite aux questions. Une pratique courante et défendable consiste à rembourser un pourcentage fixe de la facture, ou un montant forfaitaire lié à ce qu'un forfait de base adapté aux besoins professionnels coûte.
• Exigé, non facultatif. La logique de la note repose sur l'exigence faite à l'employé d'utiliser un téléphone personnel pour le travail. Une politique écrite indiquant qui doit porter un téléphone et pourquoi transforme une habitude informelle en exigence documentée.
• Pas un substitut de salaire. Si le « remboursement » fait en réalité partie du package de rémunération — mêmes dollars chaque mois indépendamment de toute dépense de téléphone, offert en lieu et place d'une augmentation — les examinateurs le traiteront comme du salaire.

3. Allocation mensuelle forfaitaire sans paperasse : généralement du simple salaire​

L'allocation forfaitaire de 75 $ « de connectivité » versée avec chaque chèque de paie et jamais rapprochée d'une facture réelle est l'erreur la plus courante dans ce domaine. Sans justificatif — preuve que l'employé a réellement engagé la dépense — le paiement échoue aux règles du plan justifiable décrites ci-dessous, et le montant entier est un salaire imposable à déclarer sur le formulaire W-2.

Cela ne signifie pas que les montants forfaitaires sont interdits. Un remboursement mensuel fixe peut rester défiscalisé si les employés justifient périodiquement la dépense sous-jacente (par exemple, en soumettant une facture d'opérateur trimestriellement) et si le montant ne dépasse pas ce qu'ils dépensent réellement. Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est le payer à l'aveugle et l'appeler « remboursement ». La forme suit la paperasse : pas de reçus, pas de traitement défiscalisé.

L'internet à domicile obéit à des règles plus strictes​

Voici le piège : les employeurs supposent que les règles généreuses sur les téléphones s'étendent à l'internet à domicile. Ce n'est pas le cas. L'avis 2011-72 couvre les téléphones portables et les équipements de télécommunications similaires — pas la facture de haut débit pour la maison d'un employé.

Les remboursements d'internet relèvent entièrement des règles du plan justifiable. Cela signifie que seule la partie professionnelle de la facture peut être défiscalisée, et uniquement lorsque l'employé la justifie. En pratique :

• Le remboursement sur reçu de la part professionnelle fonctionne. L'employé soumet la facture d'internet, vous remboursez un pourcentage professionnel documenté, et le paiement est défiscalisé au titre d'un plan justifiable.
• Les allocations internet forfaitaires sans justificatif sont du salaire. Une « allocation télétravail » mensuelle de 60 $ que personne ne rattache à une facture réelle est de la rémunération, point final.
• Choisissez une répartition raisonnable et tenez-vous-y. Il n'existe pas de pourcentage publié par l'IRS. Un employé à distance travaillant à plein temps depuis son domicile pourrait justifier 50 pour cent ; un employé hybride au bureau trois jours par semaine justifie moins. Documentez la méthode — jours travaillés depuis le domicile, heures d'usage professionnel — et appliquez-la de manière cohérente.

Une limite supplémentaire : le traitement favorable que certains employeurs se rappellent pour l'équipement de télétravail pendant les années de pandémie ne crée pas d'exclusion générale pour internet. Chaque dollar nécessite toujours un lien professionnel et un reçu derrière lui.

Le plan justifiable : votre bouclier en trois règles​

Pour tout ce qui se trouve en dehors du port sûr du téléphone appartenant à l'entreprise — remboursements de téléphone personnel, internet, frais de bureau à domicile — le plan justifiable au titre de la section 62(c) est ce qui maintient les remboursements hors du W-2. Il comporte exactement trois exigences :

1. Lien professionnel. Le remboursement doit concerner des dépenses engagées par l'employé dans l'exercice de ses services pour vous. Vous ne pouvez pas rembourser des coûts d'un emploi antérieur ou des coûts personnels sans lien avec le travail.
2. Justification dans un délai raisonnable. L'employé doit rendre compte du montant, de la date, du lieu et de l'objet professionnel de chaque dépense. Les règlements reconnaissent 60 jours après la dépense comme raisonnable. Les factures d'opérateur, les reçus et un court rapport de dépenses satisfont facilement à cela.
3. Restauration des excédents. Toute avance dépassant ce qui a été réellement dépensé doit revenir dans un délai raisonnable — 120 jours est le port sûr réglementaire.

Échouez à l'une des trois et le plan devient non justifiable : chaque remboursement qui en découle devient un salaire imposable soumis à retenue. C'est une falaise de tout ou rien, c'est pourquoi le plan écrit compte. Mettez la politique par écrit, nommez ce qui est remboursable et à quelles limites, exigez des rapports de dépenses avec reçus et faites respecter les délais. Le conseil permanent du Journal of Accountancy aux petites entreprises est de créer ou de réviser le plan avant que les problèmes ne surviennent plutôt que de le reconstruire pendant un examen — un conseil à suivre, car un plan rédigé la semaine où l'auditeur appelle ne trompe personne.

Indépendant ? Vous jouez à un jeu différent​

Si vous êtes un propriétaire unique, un travailleur indépendant ou le propriétaire d'une LLC à membre unique, les plans justifiables ne s'appliquent pas à vous — vous ne pouvez pas vous rembourser en tant qu'employé. Au lieu de cela, vous déduisez le pourcentage professionnel de vos coûts de téléphone et d'internet directement sur le Schedule C comme dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires.

Les mécanismes sont simples mais entièrement de votre responsabilité :

• Séparez la part professionnelle. Si votre facture de téléphone mensuelle de 100 $ est environ 70 pour cent d'appels clients, de coordination de chantiers et d'applications professionnelles, 70 $ sont déductibles et 30 $ sont personnels. Les estimations doivent être raisonnables et fondées — une note contemporaine sur la façon dont vous avez dérivé le pourcentage vaut mieux qu'un nombre inventé à la saison des impôts.
• Conservez les factures sous-jacentes. Lors d'un examen, la facture prouve le total et vos registres prouvent la répartition. Conservez les deux au moins trois ans à compter de la date de dépôt.
• Internet suit la même logique. Répartissez selon l'usage professionnel — un développeur basé à domicile en appels vidéo toute la journée justifie une part bien plus importante que quelqu'un qui consulte ses e-mails depuis chez lui deux fois par semaine.
• Une deuxième ligne simplifie tout. Un numéro professionnel dédié ou une connexion internet professionnelle séparée transforme un exercice de répartition en déduction propre à 100 pour cent. Pour de nombreux propriétaires, cette simplicité vaut le coût mensuel supplémentaire.

Les associés et les propriétaires de S-corporation détenant plus de 2 pour cent de participation devraient confirmer les détails avec leur préparateur, car les règles des avantages accessoires s'appliquent différemment aux propriétaires qu'aux employés ordinaires — mais le principe central tient : documentez le lien professionnel et déduisez uniquement la part professionnelle.

Votre État peut vous forcer la main indépendamment de tout​

La loi fiscale fédérale vous dit quand un remboursement est défiscalisé. La loi du travail de votre État peut vous dire que vous devez rembourser en premier lieu. La section 2802 du Code du travail de Californie exige que les employeurs indemnisent les travailleurs pour toutes les dépenses professionnelles nécessaires, et les tribunaux californiens ont interprété cela comme signifiant un pourcentage raisonnable d'une facture de téléphone portable personnelle chaque fois que l'employé doit utiliser un téléphone personnel pour le travail — même sur un forfait illimité où les appels professionnels ne coûtent rien de plus à l'employé. L'Illinois a modelé sa loi sur le remboursement des dépenses sur celle de la Californie, et une liste croissante d'États, y compris le District de Columbia, imposent des obligations similaires.

La conséquence pratique : dans ces États, « nous ne remboursons pas les téléphones » n'est pas une politique ; c'est un passif. Et l'Illinois autorise explicitement les employeurs à satisfaire à l'obligation par une politique écrite de remboursement avec des montants et des procédures définis — une raison de plus d'écrire la politique. Même lorsqu'aucune loi ne s'applique, une politique écrite claire indiquant qui est couvert, ce qui est remboursable, quelle documentation est requise et comment la soumettre résoudra 90 pour cent des litiges avant qu'ils ne commencent.

Cinq erreurs qui transforment le défiscalisé en imposable​

Payer une allocation forfaitaire que personne ne justifie. L'erreur numéro un. Sans reçus et sans plan justifiable, votre allocation est du salaire. Corrigez-la en collectant les factures d'opérateur ou de FAI selon un calendrier et en rapprochant les paiements.

Rembourser le forfait familial complet. Lorsque le remboursement dépasse de manière évidente tout coût professionnel plausible, l'excédent ressemble à de la rémunération. Plafonnez les remboursements à un niveau raisonnable lié à l'usage professionnel réel.

Promettre l'avantage téléphonique comme rémunération. Si la lettre d'offre présente le téléphone ou l'allocation comme faisant partie du package de paie ou en lieu et place du salaire, vous avez sapé l'exigence « non compensatoire » de votre propre écriture. Présentez-le comme un outil professionnel pour un besoin professionnel.

Supposer que l'internet bénéficie du traitement téléphonique. Ce n'est pas le cas. Internet nécessite un plan justifiable, une répartition en pourcentage professionnel et des reçus à chaque fois.

Ne tenir aucun livre. Des remboursements payés de mémoire, arrondis de souvenir et enregistrés nulle part sont indéfendables lors d'un examen et invisibles dans vos propres états financiers. Chaque paiement doit pouvoir être relié à un rapport de dépenses, un reçu et une écriture de grand livre.

Suivez les remboursements comme les registres fiscaux qu'ils sont​

Chaque remboursement de cet article est simultanément une position fiscale et une écriture comptable. Lorsque les paiements de téléphone et d'internet transitent par un compte dédié aux télécommunications ou aux remboursements d'employés — chacun lié à un rapport de dépenses et un reçu — deux bonnes choses se produisent à la fois : votre compte de résultat montre de véritables coûts d'exploitation au lieu d'un brouillard de transferts divers, et un examinateur voit un plan justifiable documenté plutôt que des sorties inexpliquées. Si vous devez un jour prouver le lien professionnel derrière une année de paiements, le grand livre plus les rapports joints constituent l'ensemble de la défense. Pour les équipes qui souhaitent cette piste dans un format qu'elles peuvent rechercher, différencier et sauvegarder comme du code, la comptabilité en texte brut avec un outil comme Beancount.io conserve chaque remboursement, compte et note de support dans un endroit versionné unique, et des tableaux de bord tels que Fava rendent les totaux par employé et par catégorie visibles en un coup d'œil.

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