Additionnez douze mois de facture de téléphone portable et douze mois d'Internet à domicile, et la plupart des travailleurs indépendants regardent 2 000 à 4 000 dollars par an. Si vous gérez votre entreprise avec ce téléphone et cette connexion — appels clients, devis, facturation, e-mails, réunions vidéo, logiciels cloud — une part réelle de cet argent est une dépense professionnelle ordinaire, et le code fiscal vous permet de la déduire. Le hic, c'est le mot part : vous ne pouvez déduire que le pourcentage d'usage professionnel, vous devez être en mesure de le justifier, et la façon la plus courante dont les propriétaires gèrent cette déduction est aussi le moyen le plus rapide de la perdre lors d'un contrôle. Voici comment bien faire.
La règle unique qui régit les deux déductions
Votre téléphone portable et votre Internet à domicile relèvent du même critère de base que toute autre dépense professionnelle : le coût doit être ordinaire et nécessaire pour votre activité commerciale ou professionnelle. Un téléphone que vous utilisez pour parler à des clients et une connexion Internet que vous utilisez pour envoyer des factures et organiser des réunions vidéo franchissent facilement cette barre.
Mais ce sont des dépenses mixtes classiques — en partie professionnelles, en partie personnelles — et les dépenses mixtes doivent être réparties. Si 60 % de votre usage du téléphone est professionnel, vous déduisez 60 % de la facture. Les 40 % personnels ne sont jamais déductibles, quelle que soit leur appellation. Tout dans ce guide découle de cette idée unique : déterminer honnêtement le pourcentage professionnel, documenter comment vous y êtes arrivé, et déduire ce montant.
Votre téléphone portable : déductible, mais presque jamais à 100 %
Commençons par la bonne nouvelle concernant la justification. Les téléphones portables étaient autrefois des « biens listés », une catégorie qui imposait des règles de tenue de registres particulièrement lourdes. Le Congrès a retiré les téléphones portables de cette catégorie dans le Small Business Jobs Act de 2010 (l'IRS a suivi avec l'avis 2011-72), ce qui signifie que vous n'avez plus besoin du type de preuve contemporaine de type journal de bord que les anciennes règles exigeaient. Les documents commerciaux standard — factures plus une base raisonnable pour votre pourcentage — suffisent.
Maintenant, l'avertissement le plus important : un téléphone unique que vous portez partout n'est pas un téléphone professionnel à 100 %. La déduction est limitée à la part d'usage professionnel, et une demande de 100 % sur un téléphone qui contient aussi vos photos de famille, vos SMS personnels et vos applications de réseaux sociaux est exactement le type d'entrée qui soulève des questions. Il n'existe que deux chemins propres vers une déduction complète :
- Un deuxième téléphone utilisé exclusivement pour l'entreprise. Une ligne professionnelle dédiée sans usage personnel est entièrement déductible — service et appareil inclus.
- Un arrangement de type employeur qui ne s'applique pas à vous. Si un employeur fournit un téléphone principalement pour des raisons professionnelles, la valeur peut être exclue du revenu de l'employé en tant qu'avantage accessoire lié aux conditions de travail. En tant que propriétaire, votre chemin est la déduction de l'annexe C décrite ci-dessous, pas cette règle.
Si vous avez un seul téléphone pour tout, choisissez un pourcentage défendable et déduisez-le. Un indépendant qui prend des appels clients toute la journée pourrait atteindre 70 ou 80 % ; un consultant dont le téléphone est surtout personnel avec quelques e-mails professionnels pourrait atteindre 30 %. Le chiffre lui-même importe moins que le fait que vous puissiez l'expliquer.
Un piège connexe : la première ligne fixe de votre domicile n'est jamais déductible. Le code fiscal interdit spécifiquement le service local de base sur la première ligne filaire de votre résidence, même si vous l'utilisez intensément pour votre activité. Les frais d'appels longue distance professionnels sur cette ligne sont déductibles, et une deuxième ligne installée pour l'entreprise est entièrement déductible — mais le coût de base de la première ligne reste personnel.
Votre Internet à domicile : la même répartition, sans le critère d'usage exclusif
L'Internet à domicile suit la même logique de répartition et de déduction, avec une distinction importante par rapport à la déduction pour bureau à domicile : il n'y a pas d'exigence d'usage exclusif pour la connexion elle-même. Les règles du bureau à domicile exigent qu'une pièce soit utilisée régulièrement et exclusivement pour l'entreprise avant qu'un centime de loyer ou de services publics ne passe par ce formulaire. Votre facture Internet n'impose pas un tel critère. Vous n'avez pas besoin d'une connexion dédiée uniquement à l'entreprise pour déduire la part professionnelle de celle que vous avez.
Cela rend Internet plus simple que le bureau, mais la répartition doit toujours être raisonnable. Réfléchissez à la façon dont la connexion est réellement utilisée dans votre foyer : des heures de réunions vidéo et de travail cloud contre le streaming du soir et les jeux, ou la part des appareils qui existent pour l'entreprise. Un propriétaire seul qui travaille à temps plein depuis chez lui peut souvent justifier un pourcentage plus élevé que quelqu'un qui consulte ses e-mails depuis le canapé après une journée sur un chantier. Dans tous les cas, notez le raisonnement lorsque vous fixez le chiffre — une note d'une phrase faite maintenant vaut mieux qu'un souvenir reconstruit deux ans plus tard.
Si vous demandez la déduction pour bureau à domicile sur le formulaire 8829, gardez le traitement d'Internet cohérent : de nombreux propriétaires déduisent le pourcentage professionnel d'Internet directement comme dépense de services publics et l'excluent du calcul du bureau à domicile afin que les mêmes dollars ne soient jamais comptés deux fois.
Trois façons de définir un pourcentage défendable
Vous n'avez pas besoin de mesurer chaque minute de chaque jour. Vous avez besoin d'une méthode raisonnable, appliquée de manière cohérente et écrite. N'importe laquelle de celles-ci fonctionne :
1. L'échantillon de mois représentatif
Choisissez un mois typique par trimestre. Pour ce mois, parcourez la facture détaillée du téléphone et marquez les appels professionnels par rapport aux appels personnels, ou totalisez l'utilisation des données professionnelles par rapport à l'utilisation totale. Faites la moyenne des quatre échantillons pour obtenir un pourcentage annuel. Conservez les factures annotées ou un court résumé de chaque échantillon. C'est la méthode la plus solide car elle est construite à partir des propres registres de votre opérateur.
2. L'examen du journal des appels et des données
Si votre utilisation est stable d'un mois à l'autre, faites l'exercice une fois pour un mois représentatif et revérifiez-le une fois par an ou chaque fois que votre activité change de manière significative — une nouvelle ligne de travail, des enfants à la maison pour l'été qui modifient le streaming du foyer, une deuxième ligne ajoutée. Notez la date de l'examen dans vos registres pour que le pourcentage ne semble jamais obsolète.
3. L'estimation basée sur le temps, documentée
Si les journaux détaillés sont peu pratiques (par exemple, des forfaits illimités à tarif fixe avec peu de détails), estimez à partir de la réalité documentée : les heures d'appels professionnels de votre calendrier et de votre historique d'appels, les jours de travail par rapport aux jours totaux, ou la part des données consommées par les applications professionnelles pendant une semaine de test. « Environ 60 % parce que la plupart des jours » est une supposition ; « 60 % basé sur l'examen de l'historique des appels de mars montrant que 58 des 96 appels sortants étaient liés aux clients, arrondi » est une méthode. Écrivez la phrase qui transforme la vôtre en ce deuxième type.
Quelle que soit la méthode choisie, conservez trois éléments avec votre dossier fiscal chaque année : les factures annuelles (ou le relevé de fin d'année), la feuille de calcul montrant le calcul du pourcentage, et la note d'un paragraphe décrivant la méthode. Ce dossier est toute la différence entre une déduction qui survit aux questions et une qui ne survit pas.
N'oubliez pas le matériel
Le service mensuel n'est que la moitié de la déduction. Les appareils et l'équipement qui vous connectent comptent aussi :
- Combiné, routeur, modem, amplificateur, casque, chargeurs, coques. Le pourcentage d'usage professionnel s'applique à l'équipement tout comme au service.
- Les petits coûts peuvent généralement être passés en charges directement. La plupart des travailleurs indépendants peuvent utiliser la règle de minimis (jusqu'à 2 500 dollars par article pour les entreprises sans états financiers audités) pour déduire la partie professionnelle d'un téléphone ou d'un routeur l'année de l'achat au lieu de l'amortir. Vous demandez l'élection avec une déclaration jointe à une déclaration déposée en temps opportun — votre logiciel fiscal ou votre préparateur gère les détails.
- Les configurations plus coûteuses sont amorties. Si l'équipement dépasse le seuil de minimis ou si vous préférez, amortissez la partie professionnelle sur sa durée de récupération. Dans les deux cas, le pourcentage d'usage personnel ne réapparaît jamais par la porte de l'équipement.
Où la déduction figure sur votre déclaration
Pour un propriétaire unique ou une LLC à membre unique déposant l'annexe C, le service téléphonique et Internet va généralement à la ligne 25 (Services publics) au montant de l'usage professionnel — donc une facture téléphonique annuelle de 1 800 dollars avec 60 % d'usage professionnel devient une entrée de 1 080 dollars. L'équipement que vous passez en charges sous la règle de minimis va généralement à la ligne 27a (Autres dépenses) comme « règle de minimis » ou aux lignes d'amortissement si vous l'amortissez ; suivez les invites de votre logiciel ou les conseils de votre préparateur. Les sociétés de personnes, les sociétés S et les sociétés C déclarent les mêmes types de coûts sur leurs propres déclarations, et les propriétaires employés par leur propre société ont généralement besoin d'un remboursement dans le cadre d'un plan responsable plutôt que d'une déduction personnelle — cela mérite une conversation avec votre préparateur avant de présumer.
Deux notes limites pour que rien ici ne vous induise en erreur. Premièrement, les employés W-2 : le Congrès a suspendu la déduction pour les dépenses d'employé non remboursées à partir de 2018, donc si votre seul revenu est un salaire, vous ne pouvez généralement pas déduire vous-même les coûts de téléphone et d'Internet — ce guide est écrit pour les travailleurs indépendants, et les employés devraient demander un remboursement à leur employeur à la place. Deuxièmement, les remboursements jouent dans les deux sens : toute partie que votre entreprise vous a déjà remboursée en franchise d'impôt ne peut pas également être déduite. Ne déduisez que ce qui est réellement sorti de votre poche.
Cinq erreurs qui font perdre cette déduction aux propriétaires
Réclamer 100 % sur un téléphone à usage mixte. L'erreur la plus courante, et la plus difficile à défendre. Sauf si l'appareil est véritablement exclusif à l'entreprise, prenez un pourcentage.
Déduire la première ligne fixe du domicile. Le service local de base sur la première ligne est non déductible par la loi. Déduisez plutôt les appels interurbains professionnels et toute deuxième ligne professionnelle.
Ne conserver aucun registre du tout. Les règles assouplies de justification ont supprimé l'ancien régime des biens listés ; elles n'ont pas supprimé le besoin de preuves. Les factures plus une feuille de calcul du pourcentage plus une note de méthode constituent tout le travail — les sauter transforme une déduction légitime en une déduction non prouvable.
Laisser la facture au nom de quelqu'un d'autre sans trace écrite. Un téléphone sur un forfait familial du conjoint ou un Internet facturé à un associé peut toujours étayer votre déduction pour la part que vous payez réellement — mais seulement si vous pouvez prouver le paiement et l'usage professionnel. Conservez les relevés bancaires ou de carte de crédit montrant que vous avez payé, ainsi que les registres d'utilisation.
Fixer un pourcentage une fois et le figer pour toujours. Une répartition de 70 % de l'année où vous prospectiez par téléphone toute la journée peut être une fiction l'année où vous avez embauché un vendeur et où vous n'appelez presque plus personne. Revoyez le chiffre chaque année ; un pourcentage obsolète qui ne correspond plus à votre vie sape aussi les années crédibles.
Une routine annuelle de 30 minutes
Mettez cela au calendrier chaque janvier et la déduction s'occupe en grande partie d'elle-même : téléchargez les factures de l'année dans un dossier, effectuez un échantillon de mois représentatif (ou confirmez que celui de l'année dernière convient toujours), mettez à jour la feuille de calcul du pourcentage, notez tout équipement acheté ou retiré, et joignez le dossier à la déclaration. Trente minutes, une fois par an, protègent une déduction valant des centaines de dollars — et c'est exactement le type de petite discipline qui se cumule sur chaque ligne de votre déclaration.
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