Seulement 44 % des travailleurs à temps partiel ont accès à un régime de retraite au travail, contre presque tous les travailleurs à temps plein, selon l'enquête sur les avantages sociaux de mars 2025 du Bureau of Labor Statistics. Si vous parrainez un 401(k) et que vous employez des travailleurs à temps partiel, le Congrès a passé les dernières années à réduire cet écart — en utilisant votre régime pour y parvenir.
Voici la partie qui devrait attirer votre attention : les employés qui ont travaillé au moins 500 heures en 2024 et 2025 viennent de franchir la ligne d'arrivée. Pour un régime à année civile, ils doivent pouvoir commencer à cotiser à un 401(k) en 2026. Et votre document de régime — le document juridique réel, pas seulement vos bonnes intentions — doit être modifié par écrit pour refléter les règles relatives aux employés à temps partiel de longue durée d'ici le 31 décembre 2026.
Manquez le premier point et vous avez une défaillance opérationnelle qui peut disqualifier les caractéristiques du régime ou forcer des corrections coûteuses. Manquez le second et votre document ne correspond plus à la façon dont vous gérez le régime, ce qui constitue une violation de conformité en soi. Ce guide explique qui est concerné, ce que vous leur devez (moins que vous ne le craignez), les pièges qui guettent les petits employeurs, et une liste de contrôle pour tout boucler avant le réveillon du Nouvel An.
Qui est considéré comme un employé à temps partiel de longue durée
La règle se décline en deux couches, issues de deux lois. Vous avez besoin des deux, car les deux sont en vigueur actuellement.
Couche 1 — SECURE 1.0 (en vigueur pour les années de régime 2024). Un régime 401(k) doit permettre à un employé de faire des reports de salaire une fois que celui-ci a au moins 21 ans et a accompli au moins 500 heures de service sur trois périodes consécutives de 12 mois.
Couche 2 — SECURE 2.0 (en vigueur pour les années de régime commençant après le 31 décembre 2024). Le Congrès a raccourci l'attente à deux périodes consécutives de 12 mois avec 500 heures ou plus, et a étendu la règle aux régimes 403(b) couverts par l'ERISA également. Ainsi, pour un régime à année civile, un employé qui a cumulé 500 heures en 2024 et 500 heures en 2025 doit être considéré comme admissible au début de 2026.
Deux exclusions s'appliquent : les employés couverts par une convention collective et les étrangers non-résidents sans revenus de source américaine sont exclus de ces dispositions. Toute autre personne sur votre liste de paie qui franchit le cap de l'âge et des heures est concernée.
Notez que les périodes de 12 mois sont des périodes de calcul d'admissibilité définies par votre régime — souvent, mais pas toujours, l'année civile. Si votre régime utilise des périodes de calcul basées sur l'anniversaire d'embauche, le calcul change. Confirmez quelle mesure votre document utilise avant d'exécuter le recensement ; c'est l'erreur la plus courante chez les petits employeurs.
Pourquoi 2026 est l'année critique, pas 2025
Pensez à 2026 comme à l'année où deux horloges sonnent en même temps.
Horloge un : la première grande cohorte SECURE 2.0 entre en jeu. La règle de deux ans nécessitait deux années de mesure complètes pour produire des participants. Ces années étaient 2024 et 2025. Cela signifie que le 1er janvier 2026 (pour les régimes à année civile) est la première date d'entrée où la norme raccourcie de deux ans intègre réellement des personnes dans les régimes. Si vous avez vérifié votre effectif en 2024 sous l'ancienne norme de trois ans et classé la question, votre réponse a changé : relancez le recensement maintenant.
Horloge deux : l'échéance des documents. Les directives de l'IRS (Avis 2024-02 et mises à jour connexes) ont accordé aux parrains de régime un délai supplémentaire pour adopter des amendements écrits formels pour les changements de SECURE 1.0, de la loi CARES et de SECURE 2.0. Pour la plupart des régimes qualifiés non couverts par une convention collective — ce qui inclut un 401(k) typique de petite entreprise — cette échéance prolongée est le 31 décembre 2026. Les régimes couverts par une convention collective et gouvernementaux ont des dates ultérieures, mais si ce n'est pas votre cas, le réveillon du Nouvel An est votre limite.
Comprenez la distinction que l'IRS trace : les régimes sont tenus de fonctionner en conformité depuis la date d'entrée en vigueur de chaque disposition. L'échéance d'amendement ne concerne que l'alignement du document sur la pratique. Gérer le régime correctement sans jamais amender, ou amender parfaitement tout en le gérant de manière incorrecte, échoue dans les deux cas. Il vous faut les deux moitiés.
Ce que vous devez à ces employés (c'est moins que vous ne le pensez)
C'est ici que la plupart des propriétaires de petites entreprises surréagissent dans un sens ou sous-réagissent dans l'autre. La loi est délibérément étroite :
- Vous devez leur permettre de cotiser avec leur propre argent. Les reports de salaire — avant impôt et Roth, si votre régime offre l'option Roth — doivent être disponibles dès qu'ils sont admissibles, sous réserve des dates d'entrée normales de votre régime.
- Vous n'êtes pas obligé de leur verser une contrepartie. Les cotisations de contrepartie et les cotisations non électives ne sont pas obligatoires pour les employés à temps partiel de longue durée, à moins que votre document de régime ne stipule autrement. Relisez cette dernière clause deux fois : si la définition d'employé admissible dans votre document les inclut accidentellement dans la formule de contrepartie, vous devez la contrepartie. De nombreux petits régimes ont précisément besoin de l'amendement pour tracer cette ligne clairement.
- Vous bénéficiez généralement d'un allègement des tests. Les employés à temps partiel de longue durée peuvent être exclus de certains tests de non-discrimination (ADP/ACP) et des tests de régime lourd pendant qu'ils détiennent ce statut. C'est le compromis du Congrès : leur permettre d'épargner sans faire exploser vos tests de conformité.
- L'acquisition se fait sur une horloge plus rapide. Pour toute personne ayant un historique LTPT, une "année de service" aux fins d'acquisition est une période de 12 mois avec au moins 500 heures — pas les 1 000 heures traditionnelles. Une personne que votre système montre comme acquise à 30 % selon la règle des 1 000 heures peut légalement être acquise à 60 %. Vous tromper sur ce point et vous confisquez de l'argent qui n'était jamais le vôtre à confisquer.
Le piège : la règle de l'« ancien LTPT »
Voici l'erreur qui transforme une configuration propre en projet de correction. Les exclusions de test et le traitement sans contrepartie obligatoire s'appliquent uniquement pendant qu'une personne est un employé LTPT. Dès que ce travailleur satisfait aux conditions d'admissibilité régulières de votre régime — par exemple, il accumule assez de quarts pour dépasser 1 000 heures — il passe au statut de participant ordinaire. À partir de cette année de régime, il reçoit la contrepartie, les cotisations non électives et une inclusion complète dans les tests comme tout le monde.
Mais la règle d'acquisition à 500 heures les suit même après cette transition. Votre administrateur doit donc suivre deux populations avec deux horloges d'acquisition indéfiniment : les embauches régulières sur la mesure d'acquisition à 1 000 heures, et les LTPT actuels et anciens sur la mesure à 500 heures. Les systèmes de paie et de tenue de registres configurés pour une seule règle uniforme acquerront silencieusement des droits erronés pendant des années. Demandez à votre teneur de registres, par écrit, comment ils identifient le statut LTPT et ancien LTPT avant de supposer que le logiciel gère cela.
Cinq erreurs que les petits employeurs commettent avec cette règle
1. Ne jamais exécuter le recensement des heures. La règle repose sur les heures réellement travaillées sur des périodes de calcul consécutives. Si personne ne tire le rapport, les employés admissibles ne reçoivent jamais leur dossier d'inscription, et chaque opportunité de report manquée est une défaillance corrigeable avec intérêts. Tirez les heures de 2023 à 2025 dès maintenant, en utilisant la période de calcul de votre régime — pas seulement l'année civile par habitude.
2. Oublier l'expansion aux 403(b). Les organismes à but non lucratif, les écoles et les cliniques qui parrainent des régimes 403(b) couverts par l'ERISA supposent parfois que le projet LTPT est un problème de 401(k). SECURE 2.0 a intégré les régimes 403(b) dans le champ d'application à partir des années de régime 2025. Si c'est votre cas, vos premiers entrants LTPT attendent peut-être déjà.
3. Appliquer le calendrier d'acquisition à 1 000 heures à tout le monde. Comme décrit ci-dessus, les années d'acquisition LTPT et ancien LTPT sont gagnées à 500 heures. Un rapport d'acquisition uniforme est faux par construction. Maintenez un décompte séparé.
4. Promettre accidentellement la contrepartie. Examinez les définitions d'admissibilité de votre régime pour les cotisations de contrepartie et non électives. Si le langage n'exclut pas explicitement les employés LTPT, vous pouvez être contractuellement tenu de verser des cotisations que le statut n'exigeait jamais. C'est précisément ce que l'amendement de décembre doit corriger — rédigé par votre avocat ou administrateur tiers, pas une modification faite vous-même.
5. Traiter l'échéance d'amendement comme la date de début. Le 31 décembre 2026 est le dernier jour pour signer les amendements de conformité, pas le jour pour commencer à y penser. Les amendements exigent que votre TPA rédige, que vous examiniez et adoptiez, et que la paie mette en œuvre les élections de report pour les nouveaux entrants — une chaîne qui ne se comprime pas dans la dernière semaine de décembre. Lancez la conversation cet automne.
Votre liste de contrôle avant le 31 décembre
Parcourez ces étapes dans l'ordre, avec votre administrateur tiers ou votre conseiller en avantages sociaux dans la boucle :
- Confirmez vos périodes de calcul. Année civile ou année anniversaire ? Votre recensement des heures est sans signification tant que cela n'est pas réglé.
- Exécutez le recensement. Identifiez toute personne de 21 ans et plus avec 500 heures ou plus dans chacune des deux (et trois) périodes consécutives précédentes. Identifiez qui doit entrer à votre prochaine date d'entrée.
- Fournissez les documents d'inscription. Les employés LTPT admissibles ont besoin de notifications et d'opportunités d'élection de report au même calendrier de dates d'entrée que tout le monde. Documentez la remise.
- Auditez les registres d'acquisition. Recalculez les années d'acquisition au seuil des 500 heures pour toute personne ayant un historique LTPT, y compris les anciens LTPT qui ont accédé au statut complet.
- Examinez les tests et les cotisations. Confirmez que les LTPT ont été correctement inclus ou exclus des tests ADP/ACP et des tests de régime lourd pour 2024 et 2025, et qu'aucune contrepartie non intentionnelle n'a été promise ou versée.
- Adoptez l'amendement. Exécutez l'amendement écrit du régime couvrant les dispositions LTPT (plus tout autre élément SECURE/CARES en attente que votre TPA signale) au plus tard le 31 décembre 2026. Conservez la copie signée avec vos registres de régime en permanence.
- Corrigez les flux de paie. Assurez-vous que les élections de report pour les nouveaux entrants LTPT circulent réellement de la paie au teneur de registres, et rapprochez les deux premiers cycles.
L'angle comptable : les heures sont un actif du régime
Enlevez le jargon des avantages sociaux et cette règle est un problème d'intégrité des données — exactement le genre que la discipline comptable résout. L'admissibilité dépend des heures travaillées par période de calcul, par employé, sur plusieurs années. Cela signifie que le détail des heures de votre système de paie est désormais un registre de régime de retraite, et il doit survivre aux départs d'employés, aux changements de fournisseurs et aux audits des années plus tard.
Trois habitudes pratiques s'autofinancent : conservez les heures granulaires (pas seulement les montants en dollars) dans votre grand livre de paie indéfiniment plutôt que de purger les périodes anciennes ; rapprochez les déductions de reports LTPT de la paie avec le rapport de cotisations du teneur de registres à chaque cycle, comme vous rapprocheriez tout compte de compensation ; et comptabilisez les frais d'amendement du TPA et de révision de conformité dans un compte distinct de services professionnels ou d'administration des avantages sociaux afin que le coût réel du parrainage du régime soit visible à la fin de l'année au lieu d'être enfoui dans les dépenses diverses. Des livres précis dès le premier jour transforment une bousculade de décembre en clôture de routine.
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