Si tu es promoteur d'un régime 401(k) pour ta petite entreprise, tu as peut-être déjà manqué une échéance postale fédérale dont tu ignorais l'existence — et le Department of Labor vient d'admettre que la règle était trop confuse pour être appliquée pour l'instant.
Enfouie dans SECURE 2.0, la grande réforme du droit de la retraite de 2022 que la plupart des chefs d'entreprise associent surtout aux cotisations de rattrapage et aux mandats d'inscription automatique, se trouve une disposition beaucoup plus discrète : à compter des années de régime ayant débuté après le 31 décembre 2025, les régimes à cotisations définies comme les 401(k) et les SIMPLE IRA doivent envoyer par courrier aux participants au moins un relevé de prestations papier chaque année, même si le régime gère habituellement tout par voie électronique. Les régimes à prestations définies bénéficient d'un délai plus long — un relevé papier tous les trois ans — mais l'obligation reste la même dans l'esprit.
Pour beaucoup de petites entreprises qui font fonctionner des régimes de retraite légers et sans papier via un prestataire de paie ou une plateforme 401(k) à faible coût, cette nouvelle est tombée de la pire des façons : de nombreux relevés du premier trimestre 2026 étaient dus au plus tard le 15 mai 2026, et l'Employee Benefits Security Administration (EBSA) du Department of Labor n'a publié de projet de règle sur la mise en œuvre concrète de cette obligation que le 25 février 2026 — à peine deux mois et demi avant l'échéance. On demandait aux administrateurs de régime de se conformer à une règle d'envoi postal avant même que l'administration n'ait fini d'expliquer à quoi ressemblait la conformité.
L'EBSA semble avoir pris conscience du problème. Le 12 mai 2026, elle a publié le Bulletin d'assistance sur le terrain n° 2026-02, une politique d'application temporaire qui accorde une marge de manœuvre aux promoteurs de régime — mais pas un blanc-seing. Voici ce qui a changé, ce qui n'a pas changé, et ce qu'une petite entreprise gérant son propre 401(k) devrait faire ce trimestre.
Ce qu'exige réellement la règle des relevés papier de SECURE 2.0
La disposition légale sous-jacente est la Section 105(a)(2)(E) de l'ERISA, ajoutée par la Section 338 de SECURE 2.0. Débarrassé du jargon juridique, cela signifie :
- Les régimes à cotisations définies (401(k), 403(b), SIMPLE IRA, participation aux bénéfices) doivent fournir au moins un relevé de prestations sur papier chaque année civile — même pour les participants ayant par ailleurs accepté la remise électronique dans le cadre des anciens régimes de protection « notice and access » ou « wired at work ».
- Les régimes à prestations définies doivent fournir un relevé papier tous les trois ans civils.
- Les régimes ne peuvent pas facturer aux participants la copie papier obligatoire.
- Les participants ayant choisi de manière affirmative la remise entièrement électronique de tous les documents du régime — et non simplement laissés par défaut dans ce mode — sont exemptés de la réception du relevé papier obligatoire.
- Tout participant devenant éligible au régime à compter du 1er janvier 2026 doit d'abord recevoir un avis papier unique expliquant son droit de demander des documents sur papier, remis avant que le régime ne lui envoie un quelconque relevé par voie électronique.
L'intention, selon les commentaires de l'EBSA elle-même, est simple : de nombreux participants à des régimes de retraite — en particulier les travailleurs plus âgés, ceux n'ayant pas un accès internet fiable, ou ceux qui ne consultent tout simplement pas un portail dans lequel ils ont été inscrits automatiquement — ne recevaient en pratique aucun relevé de prestations dans un système entièrement électronique. Le Congrès a jugé qu'un contact papier annuel valait le coût d'envoi.
Pourquoi le DOL a reculé
Le calendrier de mise en conformité était le problème, pas la politique elle-même. Les régimes dont l'année de régime correspond à l'année civile ont atteint le déclencheur des « années de régime débutant après le 31 décembre 2025 » dès le 1er janvier 2026. Les relevés de prestations trimestriels (exigés pour les régimes à comptes individuels dirigés par les participants, ce qui couvre la plupart des 401(k) de petites entreprises) étaient dus environ 45 jours après la clôture de chaque trimestre — ce qui plaçait l'échéance du relevé du premier trimestre 2026 vers le 15 mai 2026.
Le projet de règle du DOL, censé clarifier précisément comment l'obligation papier s'articule avec les régimes de protection existants de 2002 et 2020 pour la divulgation électronique, n'a été publié au Federal Register que le 25 février 2026 — et il ne s'agit encore que d'un projet, pas d'une règle finale. Les administrateurs de régime se retrouvaient face à une échéance postale ferme alors que le mode d'emploi pour la respecter était encore à l'état de brouillon, avec notamment des questions non résolues sur le régime de protection dont relèvent les consentements électroniques existants d'un régime et sur la façon dont la nouvelle obligation papier vient s'y superposer.
Plutôt que de laisser une vague de petits régimes tomber en infraction technique à cause d'une règle que l'agence elle-même n'avait pas fini de rédiger, le FAB 2026-02 de l'EBSA a annoncé qu'elle ne poursuivrait pas d'action d'exécution contre les administrateurs de régime se conformant de bonne foi à une interprétation raisonnable soit du projet de règle de février 2026, soit directement du texte de loi sous-jacent. Concrètement, cela signifie qu'un régime peut continuer à suivre son processus de divulgation électronique existant — à condition de faire un effort documenté et de bonne foi pour également satisfaire aux nouvelles exigences de relevé papier et d'avis initial — sans craindre une action d'exécution du DOL pendant que la règle est encore en cours de finalisation. La tolérance dure, selon les termes de l'EBSA, « jusqu'à ce que le Department publie une réglementation finale ou une autre directive administrative » — il n'y a pas de date d'expiration fixe.
Ce que « bonne foi » signifie pour le promoteur d'un petit régime
Ni le bulletin ni les premiers commentaires des avocats spécialisés en ERISA (voir les synthèses de Groom Law Group et de Boutwell Fay) ne précisent de critère net et tranché. Ce qui ressort systématiquement comme la norme pratique, c'est :
- Choisis une interprétation et mets-la par écrit. Décide si tu suis le projet de règle de février 2026 ou une lecture directe du texte de loi, et documente ce choix — idéalement dans un e-mail ou une note de ton gestionnaire de comptes ou de ton avocat spécialisé en ERISA, pas seulement à l'oral.
- Envoie réellement le relevé papier requis. La tolérance de bonne foi couvre l'ambiguïté sur la façon de se conformer, pas la question de savoir si on doit se conformer. Si ton régime n'a pas envoyé de relevé papier aux participants n'ayant pas opté pour le tout-électronique cette année, c'est l'écart à combler en priorité.
- Confirme que ton gestionnaire de comptes gère bien l'avis unique aux nouveaux participants. La plupart des petites entreprises sous-traitent l'envoi des relevés à leur plateforme 401(k) (Guideline, Human Interest, Empower, ADP, etc.), mais l'obligation légale de conformité repose sur l'administrateur du régime — généralement le chef d'entreprise ou un fiduciaire nommé — et non sur le prestataire. Demande directement à ton fournisseur si l'avis papier applicable à partir de janvier 2026 est généré automatiquement.
- Conserve une trace de tes efforts de conformité. Des captures d'écran de confirmations d'envoi postal, la correspondance avec ton prestataire sur son interprétation de la règle, et des notes datées sur ta prise de décision : voilà à quoi ressemble une « bonne foi documentée » si le DOL te pose un jour la question.
- Surveille l'arrivée de la règle finale. Une fois que l'EBSA aura finalisé la réglementation, la tolérance temporaire prendra fin et les exigences précises de la règle finale — qui peuvent différer du projet actuel — deviendront le véritable seuil de conformité.
Pourquoi cela compte même si tu penses que ton régime est « entièrement électronique »
Beaucoup de chefs de petite entreprise supposent que, leur prestataire 401(k) gérant tout via un portail, ils sont à l'abri des obligations d'envoi postal. La règle des relevés papier de SECURE 2.0 vise précisément cette hypothèse. À moins que chacun des participants de ton régime n'ait affirmativement opté pour la remise entièrement électronique — un véritable choix, et non un paramètre par défaut intégré dans tes documents d'intégration — ton régime doit probablement à une partie au moins de ses participants un relevé envoyé par courrier cette année, changement de règle en cours ou non.
C'est aussi un rappel que la conformité d'un régime de retraite est une obligation comptable et documentaire récurrente, pas une case que l'on coche une bonne fois à la mise en place du régime. Entre les déclarations annuelles du Form 5500, les tests de non-discrimination, et désormais une obligation annuelle d'envoi postal assortie de sa propre traçabilité documentaire, un 401(k) génère une véritable charge administrative qu'il est facile de perdre de vue si elle n'est pas intégrée à ta tenue de comptes habituelle.
Garde tes registres de conformité aussi bien organisés que ta comptabilité
Les échéances liées aux régimes de retraite, comme la fenêtre de documentation de bonne foi du FAB 2026-02, sont le genre de détail qui se perd facilement dans un tableur ou une boîte mail — jusqu'au jour où un auditeur ou le DOL en demande la preuve. Beancount.io offre aux petites entreprises une comptabilité en texte brut, transparente, versionnée et facile à consulter rétroactivement, afin que les notes de conformité, les dates de correspondance avec les prestataires et les registres financiers restent tous rassemblés dans une même piste auditable au lieu d'être éparpillés entre plusieurs outils. Commence gratuitement et découvre pourquoi les développeurs et les chefs d'entreprise soucieux de leurs finances passent à la comptabilité en texte brut.