Salaires complémentaires en 2026 : guide du petit employeur sur la retenue de 22 % sur les primes, commissions et heures supplémentaires

Vous approuvez une prime de fin d'année de 5 000 $, mais le chèque de paie de l'employé n'est pas de 3 900$—et la différence n'est pas simplement « l'impôt sur la prime ». Le montant retenu dépend de la façon dont vous identifiez le paiement, de l'historique de retenue sur le salaire régulier de l'employé et des charges sociales applicables. Une commission, un paiement d'heures supplémentaires, un prix ou un avantage imposable peut créer le même problème.

Pour 2026, le taux forfaitaire fédéral de retenue pour la plupart des salaires complémentaires identifiés séparément est de 22 %. Ce chiffre est utile, mais il est aussi facile à mal utiliser. C'est une méthode de retenue sur la paie, pas une promesse que la facture finale d'impôt fédéral sur le revenu de l'employé sera de 22 %. Le paiement reste généralement assujetti aux taxes de Sécurité sociale, Medicare et FUTA, et il doit s'intégrer à vos processus de dépôt, de déclaration trimestrielle, de W-2 de fin d'année et de comptabilité.

Ce guide explique comment les petits employeurs peuvent classer, calculer, enregistrer et rapprocher les salaires complémentaires selon les règles fédérales de 2026. Les exigences d'impôt sur le revenu des États, de salaires et d'heures, et de paie peuvent différer, alors traitez le flux de travail fédéral comme un point de départ et confirmez les règles locales avec votre professionnel de la paie.

Qu'est-ce qui compte comme salaires complémentaires ?​

Les salaires complémentaires sont des paiements à un employé qui ne sont pas des salaires réguliers. La catégorie est plus large qu'une prime discrétionnaire. Elle peut inclure :

• Primes et récompenses
• Commissions sur ventes
• Rémunération des heures supplémentaires
• Pourboires déclarés
• Indemnités de départ et paiements accumulés pour congés de maladie
• Prix et arriérés de salaire
• Augmentations de salaire rétroactives
• Avantages imposables
• Remboursements de dépenses selon un plan non conforme

La classification décrit le paiement, pas s'il est imposable. La plupart des salaires complémentaires sont des salaires imposables pour la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité sociale, Medicare et la FUTA. Un paiement étiqueté « cadeau », « incitation » ou « remboursement » n'échappe pas au traitement de paie s'il s'agit d'une rémunération pour services rendus ou s'il ne remplit pas une exclusion applicable.

Il y a un choix important : les employeurs peuvent traiter les heures supplémentaires et les pourboires comme des salaires réguliers au lieu de salaires complémentaires pour la retenue de l'impôt fédéral. Ce choix affecte le calcul de la retenue, mais il ne transforme pas les heures supplémentaires en non-salaires ni ne supprime le besoin de calculer correctement les heures supplémentaires sous-jacentes.

La retenue n'est pas la facture fiscale finale​

La retenue sur la paie est une estimation créditée à l'employé pendant l'année. L'impôt final de l'employé dépend de la déclaration de revenus complète, du statut de dépôt, des autres revenus, des déductions, des crédits et des paiements. Une ligne de retenue de 22 % peut donc produire soit un remboursement, soit un solde dû plus tard.

Le travail de l'employeur est d'appliquer la méthode de paie correcte à la date de paiement et au formulaire W-4 valide en dossier. Ne modifiez pas le pourcentage de retenue de l'impôt fédéral parce qu'un employé dit que la prime le fera passer dans une tranche d'imposition supérieure. Si l'employé veut plus de retenue, il doit soumettre un nouveau formulaire W-4 avec des instructions de retenue supplémentaire.

Les méthodes fédérales de retenue en 2026​

La méthode dépend d'abord de si le paiement complémentaire est identifié séparément des salaires réguliers.

Lorsque le paiement est combiné et non identifié​

Si vous payez des salaires réguliers et complémentaires ensemble mais ne précisez pas combien est régulier et combien est complémentaire, calculez la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu comme si le montant total était un paiement de salaire régulier pour la période de paie.

Par exemple, un vendeur reçoit 3 000 $de salaire régulier et une commission de 1 200$ sur le même chèque de paie. Si le registre de paie ne présente que 4 200 $de salaires sans identification séparée, utilisez la procédure de retenue pour salaire régulier sur le total de 4 200$. Vous ne pouvez pas appliquer rétroactivement la méthode de 22 % simplement parce qu'une partie du paiement était une commission.

Cela peut être un choix opérationnel raisonnable, mais le registre de paie devrait quand même conserver le montant de la commission pour l'analyse de rémunération, les calculs d'heures supplémentaires le cas échéant, et les rapports de gestion.

Lorsque le paiement est identifié séparément​

Si les salaires complémentaires sont payés séparément—ou inclus dans un paiement unique mais les portions régulière et complémentaire sont spécifiées—vous avez plus d'options pour un employé qui a reçu une retenue d'impôt fédéral sur le revenu sur des salaires réguliers dans l'année civile en cours ou l'année précédente immédiate :

1. Retenez 22 % sur les salaires complémentaires identifiés séparément.
2. Utilisez la méthode globale, qui additionne les salaires complémentaires aux salaires réguliers et calcule la retenue comme s'ils étaient un seul paiement, puis soustrayez le montant déjà retenu des salaires réguliers.

La méthode forfaitaire de 22 % est un taux de retenue d'impôt fédéral sur le revenu. Il n'y a pas de pourcentage alternatif choisi par l'employeur pour cette méthode. La méthode globale peut produire un résultat différent car elle utilise les informations du formulaire W-4 de l'employé et les barèmes de retenue pour la période de paie régulière.

Si vous n'avez pas retenu d'impôt fédéral sur le revenu sur les salaires réguliers de l'employé dans l'année civile en cours ou l'année précédente, vous ne pouvez généralement pas utiliser l'option de 22 % pour le paiement identifié séparément. Utilisez plutôt la méthode globale décrite dans les directives de l'employeur.

Le seuil de 1 million de dollars​

Un traitement spécial s'applique lorsque les salaires complémentaires d'un employé de votre part dépassent 1 million de dollars au cours de l'année civile. L'excédent est soumis à une retenue d'impôt fédéral sur le revenu obligatoire de 37 %, sans égard au formulaire W-4 de l'employé. Lorsque des entreprises sont sous contrôle commun, agrégez les paiements pertinents de ces entreprises pour déterminer le seuil.

Un petit employeur peut ne pas s'attendre à rencontrer cette règle, mais une entreprise avec plusieurs entités liées, un vendeur très commissionné ou une grande récompense basée sur des transactions devrait rendre l'examen cumulatif explicite. Ne laissez pas des comptes de paie séparés masquer le total cumulatif de l'année.

La Sécurité sociale, Medicare et la FUTA comptent toujours​

Le chiffre de 22 % s'applique uniquement à la méthode facultative de retenue de l'impôt fédéral sur le revenu pour les salaires complémentaires éligibles. Quel que soit la méthode d'impôt fédéral sur le revenu que vous utilisez, les salaires complémentaires sont généralement soumis aux charges sociales qui s'appliquent aux salaires réguliers.

Pour 2026 :

• La taxe de Sécurité sociale est de 6,2 % pour l'employé et de 6,2 % pour l'employeur, jusqu'à la base salariale de 184 500 $.
• La taxe Medicare est de 1,45 % pour l'employé et de 1,45 % pour l'employeur, sans limite de base salariale.
• La taxe Medicare supplémentaire est un 0,9 % supplémentaire retenu sur les salaires de l'employé après que ceux-ci dépassent 200 000 $ pour l'année. Il n'y a pas de part employeur pour cette taxe supplémentaire.
• La FUTA est une taxe employeur, pas une retenue sur l'employé. Appliquez les règles fédérales de chômage et les limitations de crédit aux salaires de l'employé et à votre statut de taxe de chômage d'État.

Considérez une prime de 5 000 $payée séparément à un employé qui est sous la base salariale de la Sécurité sociale et n'a pas dépassé le seuil de la taxe Medicare supplémentaire. Avant l'impôt d'État et les déductions volontaires, la retenue d'impôt fédéral sur le revenu côté employé serait de 1 100$, la Sécurité sociale de 310 $et Medicare de 72,50$. Le paiement net serait de 3 517,50 $. L'employeur devrait également 310$ de Sécurité sociale et 72,50 $ de Medicare, plus toute FUTA applicable et les taxes de paie d'État.

Cet exemple est un calcul de trésorerie et de paie, pas une détermination de la responsabilité fiscale finale de l'employé. Il illustre aussi pourquoi une « prime de 5 000 $» coûte plus de 5 000$ à l'employeur même si l'employé reçoit moins de 5 000 $.

Les heures supplémentaires ont deux questions distinctes en 2026​

Les heures supplémentaires sont souvent mélangées à la discussion sur les salaires complémentaires, mais vous devez répondre à deux questions différentes :

1. Quel montant d'heures supplémentaires devez-vous payer ? C'est une question de salaires et d'heures. Selon la Fair Labor Standards Act, les employés non exemptés couverts reçoivent généralement au moins une fois et demie leur taux régulier pour les heures au-delà de 40 dans une semaine de travail. Les primes et commissions non discrétionnaires peuvent affecter le taux régulier, donc une prime payée après le chèque d'heures supplémentaires initial peut nécessiter un deuxième calcul d'heures supplémentaires.
2. Comment devez-vous retenir l'impôt fédéral sur le revenu ? À cette fin, vous pouvez généralement traiter les heures supplémentaires comme des salaires complémentaires ou comme des salaires réguliers. Si vous les traitez comme des salaires complémentaires identifiés séparément et que l'employé remplit la condition de retenue sur salaire régulier, la méthode de 22 % peut être disponible.

En 2026, suivez également la rémunération des heures supplémentaires qualifiées séparément. La nouvelle déduction fédérale est limitée à la partie des heures supplémentaires requises par la FLSA qui dépasse le taux régulier de l'employé—la partie « moitié » des heures supplémentaires à taux et demi—pas automatiquement chaque dollar payé pour des heures supplémentaires. L'employeur retient toujours généralement la Sécurité sociale et Medicare sur les heures supplémentaires.

Les instructions du formulaire W-2 de 2026 prévoient la case 12, code TT, pour le montant total de la rémunération des heures supplémentaires qualifiées. Un système de paie qui n'enregistre qu'un total « heures supplémentaires » indifférencié peut ne pas avoir assez d'informations à la fin de l'année. Stockez les heures régulières, les heures supplémentaires, le taux régulier, la partie prime, les ajustements de prime ou commission, et le montant qui se qualifie selon la règle fédérale comme champs séparés ou dossiers de support.

Un flux de travail pratique de paie pour une prime ou commission​

Utilisez le même processus reproductible pour les paiements complémentaires ponctuels et récurrents.

1. Identifiez le paiement avant la clôture de la paie​

Écrivez ce que le paiement représente, qui l'a gagné, la période de service, la date de paiement et s'il est payé avec les salaires réguliers. Identifiez les primes, commissions, heures supplémentaires, remboursements imposables et avantages séparément même si votre fournisseur de paie les combine plus tard pour le calcul des impôts.

2. Vérifiez le dossier de paie actuel de l'employé​

Confirmez qu'un formulaire W-4 valide est en dossier. Vérifiez si l'impôt fédéral sur le revenu a été retenu sur les salaires réguliers dans l'année civile en cours ou l'année précédente immédiate. Examinez les salaires complémentaires cumulatifs de l'année, y compris les paiements d'entités sous contrôle commun le cas échéant, et vérifiez si la base salariale de la Sécurité sociale ou le seuil de 200 000 $ pour la taxe Medicare supplémentaire a été franchi.

3. Choisissez et documentez la méthode de retenue​

Pour un paiement identifié séparément, documentez si vous avez utilisé la méthode forfaitaire de 22 % ou la méthode globale et pourquoi l'employé était éligible à cette méthode. Si vous combinez le paiement avec des salaires réguliers, montrez les composants dans le détail de la paie. Ne laissez pas la méthode comme un défaut inexpliqué du fournisseur de paie ; une note claire rend un rapprochement ultérieur beaucoup plus facile.

4. Calculez les taxes côté employeur et le calendrier des dépôts​

Calculez la FICA employé et employeur, la FUTA le cas échéant, et les taxes d'État. Ensuite, vérifiez votre calendrier de dépôt fédéral. L'IRS détermine si vous êtes un déposant mensuel ou semi-hebdomadaire principalement à partir de la période de référence, pas de la fréquence à laquelle vous exécutez la paie. Une grosse prime peut aussi déclencher la règle de dépôt le jour suivant de 100 000 $.

Les dépôts d'impôts fédéraux doivent être effectués électroniquement. Conservez la confirmation de paiement avec le registre de paie et le grand livre des passifs. Le formulaire 941 déclare l'impôt fédéral sur le revenu retenu et les parts employé et employeur de la Sécurité sociale et Medicare ; le dépôt et la déclaration sont des points de contrôle séparés.

5. Rapprochez le paiement dans vos livres comptables​

Une écriture comptable simple pour l'exemple de 5 000 $ pourrait ressembler à ceci :

Débit   Charge de primes et salaires complémentaires      5 000,00 $
Débit   Charge de Sécurité sociale employeur                310,00 $
Débit   Charge de Medicare employeur                         72,50 $
Crédit  Impôt fédéral sur le revenu retenu à payer        1 100,00 $
Crédit  Sécurité sociale employé à payer                     310,00 $
Crédit  Medicare employé à payer                              72,50 $
Crédit  Compensation nette / salaires nets à payer        3 517,50 $
Crédit  Sécurité sociale employeur à payer                   310,00 $
Crédit  Medicare employeur à payer                            72,50 $

Ajoutez la FUTA, les taxes d'État, les cotisations de retraite et autres déductions lorsqu'elles s'appliquent. Les noms exacts des comptes sont moins importants que de garder la rémunération brute, les retenues employé, les taxes employeur et la trésorerie nette distinctes. Dans un grand livre en texte brut, étiquetez l'écriture avec l'employé ou le lot de paie, la date de paiement, le type de rémunération et le rapport de paie source. Cela rend possible de tracer le retrait bancaire au registre de paie, au dépôt d'impôt, au formulaire 941 et au W-2 éventuel.

Erreurs courantes à prévenir​

Traiter 22 % comme un taux d'imposition final​

Le taux forfaitaire est une retenue. Ne dites pas aux employés que la prime est « imposée à 22 % » et ne réduisez pas ou n'augmentez pas le taux en fonction d'une supposition sur leur tranche d'imposition.

Appliquer 22 % lorsque le paiement n'est pas éligible​

Identifier une prime séparément ne suffit pas. Si vous n'avez pas retenu l'impôt fédéral sur le revenu des salaires réguliers dans l'année en cours ou précédente, utilisez l'approche globale requise. Passez également à la règle obligatoire de 37 % pour la partie au-dessus du seuil de salaires complémentaires de 1 million de dollars.

Oublier la FICA parce que la retenue d'impôt sur le revenu a été traitée​

La retenue d'impôt fédéral sur le revenu et la retenue des charges sociales sont des calculs séparés. Un registre de paie qui montre 1 100 $ d'impôt fédéral sur le revenu ne prouve pas que la Sécurité sociale, Medicare, la FUTA et les taxes d'État ont été traitées.

Appeler une commission d'employé un paiement à un entrepreneur​

L'étiquette sur le paiement ne change pas la classification du travailleur. Si le bénéficiaire est votre employé, la rémunération pour les services de l'employé appartient à la paie. Examinez la classification séparément avant de décider comment déclarer un paiement.

Ignorer le deuxième calcul des heures supplémentaires​

Une prime de production ou de vente non discrétionnaire peut augmenter le taux régulier utilisé pour calculer les heures supplémentaires. Revisitez les semaines de travail concernées avant de finaliser la paie de la prime, plutôt que de découvrir l'ajustement lors d'un audit des salaires ou d'une revue de fin d'année.

Perdre la trace entre la paie et la comptabilité​

Un retrait bancaire forfaitaire inexpliqué est difficile à rapprocher des mois plus tard. Conservez l'approbation, le calcul, le registre de paie, la base du W-4, la confirmation de dépôt, le support du formulaire 941 et le détail de déclaration du W-2 ensemble.

Un contrôle mensuel qui prend moins d'une heure​

À chaque fin de mois, comparez le registre de paie au grand livre général et à l'activité bancaire. Pour les salaires complémentaires, confirmez :

• Les primes brutes, commissions, heures supplémentaires, pourboires et avantages imposables correspondent au détail de la paie.
• Les passifs de retenue employé correspondent aux dépôts et restent payables seulement jusqu'à leur remise.
• La charge de taxes de paie employeur correspond aux rapports de paie.
• Le total cumulatif des salaires complémentaires de l'année est correct pour chaque employé et employeur lié.
• Les dossiers d'heures supplémentaires distinguent la prime FLSA et tout ajustement de taux régulier lié à la prime.
• Les données cumulatives nécessaires pour le code TT du W-2 2026 sont conservées.

Cette revue transforme une prime ponctuelle en une transaction ordinaire et auditable. Elle vous donne aussi un avertissement opportun lorsqu'un plan de rémunération crée plus de coûts de paie que votre tarification ou prévision de trésorerie ne le supposait.

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