Vermont Saves et New York Secure Choice : Les règles d'auto-IRA 2026 pour les petites entreprises

Si vous avez des employés dans le Vermont ou à New York et que vous n'offrez actuellement pas de régime de retraite, l'État s'attend désormais à ce que vous fassiez quelque chose à ce sujet — et le délai est déjà passé pour de nombreux employeurs.

Au premier semestre 2026, les deux programmes d'auto-IRA de l'État ont atteint leurs dates d'application clés à quelques semaines d'intervalle. Vermont Saves a élargi sa couverture aux employeurs comptant au moins cinq employés d'ici le 1er juillet 2026, tandis que le programme Secure Choice Savings de New York a été déployé en trois vagues se terminant le 15 juillet 2026. Si vous avez manqué l'avis dans votre boîte de réception de paie, vous n'êtes pas seul : des sondages montrent constamment que plus de la moitié des propriétaires de petites ne savent pas que leur état impose un tel mandat — jusqu'à ce qu'un avis de pénalité arrive.

Ce guide présente les exigences réelles de Vermont Saves et de New York Secure Choice, ce que « sans coût pour l'employeur » signifie vraiment pour votre processus de paie, et comment rester conforme sans nuire à votre comptabilité.

Ce que sont les auto-IRA de l'État et pourquoi ils existent maintenant​

Environ 56 millions de travailleurs du secteur privé aux États-Unis n'ont aucune possibilité d'épargner pour la retraite au travail. Pour combler cette lacune, les États ont mis en place des programmes d'auto-IRA — des dispositifs IRA Roth gérés par l'État où l'employeur est seulement tenu de faciliter les retenues sur les salaires. Vous ne parrainez pas de régime, ne le complétez pas de contributions et n'agissez pas en qualité de dépositaire.

La façon dont cela fonctionne concrètement :

• Vous vous inscrivez sur le portail de l'État ou certifiez que vous offrez déjà un régime qualifié (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
• Les employés éligibles sont automatiquement inscrits à un taux par défaut. Ils peuvent se désengager, modifier le taux ou adhérer à nouveau à tout moment.
• Vous déduisez le pourcentage choisi de leur chèque de paie et le transmettez à l'administrateur du programme de l'État. C'est votre principale obligation continue.

D'ici fin 2026, 19 États, ainsi que New York, Seattle et Philadelphie, auront des règles similaires en vigueur. Le Vermont et New York sont tout simplement ceux qui ont le plus durci le cadre pour les petites employeurs lors de la vague de juillet 2026.

Vermont Saves : Qui est concerné et quand​

Vermont Saves — connu de la marque VTSaves — a été promulgué en tant que loi Sénat 135 et est administré par le Bureau du Trésorier de l'État du Vermont. Vestwell gère les comptes au quotidien. Il a lancé un projet pilote en octobre 2024 et a ouvert s inscription à tous les employeurs éligibles le 1er décembre 2024.

Seuil de l'employeur​

Tout employeur du Vermont ayant compté cinq employés ou plus à quelque moment de l'année civile et n'offrant pas régime qualifié doit s'inscrire. En 2026, le programme s'est encore élargi : des modifications adoptées au début de 2026 étendent le mandat aux employeurs comptant au moins deux employés plus tard dans l'année, de sorte que même les microentreprises doivent surveiller leurs effectifs.

Si vous offrez déjà un 401(k), SEPIRD, SIMPLE ou autre régime admissible à vos travailleurs du Vermont, vous êtes exempté – mais vous devez toujours certifier cette exemption sur le portail de VTSaves.

Dates limites par phases​

L'État a étalé différentes dates butoirs en fonction de la taille des employeurs :

• 25 employés ou plus : 1er janvier 2026
• 5 à 14 employés : 1er juillet 2026
• Petits employeurs suivants : des dates progressives jusqu'à la fin de 2026 à mesure que l'extension aux deux employés prendra effet

Plus de 1 000 employeurs du Vermont s'était inscrits début 2025, selon le bureau du Trésorier, mais beaucoup d'établissements comptant de 5 à 14 employés ont atteint leur première échéance en juillet.

comment fonctionnent les contributions​

• Type de compte : Roth IRA par défaut. Les employés peuvent choisir plutôt un IRA traditionnel, mais sont responsables de vérifier leur éligibilité et les limites de contribution avec l'IRS.
• Défaut : 5% du salaire brut, déductible après le calcul des charges sociales.
• Auto-escalade : Le taux augmente de 1 point de pourcentage chaque janvier, jusqu'à 8 %, sauf si l'employé renonce à l'augmentation ou choisit un autre taux.
• Soins de tout choix : Si l'employé ne fait choix, l'argent est investi dans un fonds à date cible basé sur l'âge. Une menu d'options est également disponible.
• Accès : Étant donné qu'il s'agit d'un Roth IRA, les employés peuvent retirer leurs cotisations en tout temps sous réserve des règles Roth, sans impôts ni pénalités pour les durées de dépôt. Les gains sont soumis aux règles habituelles de retrait Roth.

Les employeurs ne contribuent pas. pas de contrepartie de l'employeur et aucun frais de participation.

Pénalités les au Vermont​

Le Vermont a établi une pénalité initiale modeste pour inciter les employeurs à s'inscrire, puis a prévu une augmentation progressive. Jusqu'au 30 septembre 2026, la pénalité maximale est de $20.compte par employé admissible. À partir du 1er octobre 2026, ce montant monte à 75$ par employé admissible. Les pénalités sont calculées pour défaut d'inscription ou de facilitation des retenues, et non pour le choix de vos employés d'épargner.

New York Secure Choice : Un déploiement en trois vagues se terminant en juillet 2026​

New York Secure Choice, créées par l'article 43 de la loi sur le commerce exercé et passées du volontaire à obligatoire en 2021, est la version de l'État pour les travailleurs du secteur privé sans plan d'avantages. Après des années de retards, le programme est devenu pleinement opérationnel début 2026.

Qui doit participer​

Vous êtes concernés si vous êtes un employeur du secteur privé — y compris les organisations à but non lucratif — qui :

• A compté 10 employés ou plus à New York à un certain moment au cours de l'année civile précédente,
• Est en activité depuis au moins deux ans, et
• n'offre pas de régime adopté admissible.

Moins de 10 employés ou moins de deux ans d'activité ? Vous êtes exempté pour l'instant, mais vous devez tout de même un à portail Charge et certifier votre exemption à l'aide de votre coaccès et de votre numéro d'employeur (EIN). Ignorer l'avis ne le fera pas disparaître — l'État suit séparément les non-réactifs et les non-inscrits.

Les échéanciers selon la taille​

Les dates dans New York étaient articulées en progres stages :

• 30 employés ou plus : Inscription ou certification par le 18 mars 2026
• 15 à 29 employés : 15 mai 2026
• 10 à 14 employés : 15 juillet 2026

Cette date de juillet est celle qui a incluse les plus petites entreprises. Si vous êtes dans cette catégorie et ne vous êtes pas encore inscrit, vous êtes déjà en retard.

Fonctionnement contributions​

• Type de compte : Roth IRA l'citations écrites eligibilité. Les employés peuvent se désinscrire ou ajuster à tout moment.
• Défaut : 3 % de rémunération brute. Les employés peuvent l'augmenter, le réduire ou le ramener à zéro, sous respect des limites fédérales IRA (7 000 $pour 2026, 8 000$ si âgé de 50 ans ou plus).
• Délais d'inscription : Les nouvelles recrues doivent être inscrites dans les 30 jours suivant leur embauche s'ils sont admissibles et ne se sont pas désinscriits.
• Rôle l'employeur : Faciliter les déductions de paie, les transmettre au programme, distribuer les informations officielles du programme aux employés et conserver des registres. Vous ne choisissez pas investissements et ne donnez de conseils.

Pénalités à New York​

La structure des pénalités a un cible mobile, ce qui explique en partie pourquoi certains propriétaires ont pensé que l'application n'était pas réelle. Les directives actuelles des administrateurs et des consultants en matière de conformité sont claires : après des avertissements, les pénalités sont, par employé admissible et par an, de 250 $pour la non-conformité, passant au-dessus de 1 000$ par employé pour les années suivantes de continuelle défaillance dans certaines propositions de grille horaires. Même si vous n'êtes pas d'accord sur les sommes finales, le mécanisme d'application est actif — le portail recoupe les employeurs certifiés exemptés et enregistrés par rapports suivant les dossiers de masse salariale prélevés de l'État.

Pour comparer, le programme similaire de Californie utilise des amendes progressives à partir de 250 $par employé, passant à 500$ après 90 jours de non-conformité soutenue, et l'Illinois suit le même modèle. Attendez-vous à ce que la cadre définitif New Yorkais s'insciive dans fourchettes similaires.

Ce que signifie réellement « sans coût pour l'employeur » ?​

« Gratuit » vaut pour les frais de prestation, mais pas pour votre temps. Voici ce mettre de côté :

**Mise en place importe :

• Inscrivez-vous sur VTSaves.vermont.gov ou NYSecureChoice.com ou certifiez-vous de votre exemption si vous proposez déjà plan.
• Fournissez des informations salarial de base : numéro d'EIN, liste des employés, fréquence de paie. Les deux programmes offrent des intégrations directes avec Gereau, ADP et d'autres fournisseurs — l'utilisation d'intégrations directes évite les erreurs de téléchargement manuel.
• Distribuez circulaire l'information de l'État. Vous pouvez la remettre en main ou l'envoyerai, neveu pas la réécrire.

Travaux de paie en continu :

• Ajoutez un code de déduction Roth après impôt dans votre système de paie. Ce n'est pas une déduction 401(k) pré-impôt — elle ne doit pas diminuer les salaires imposables fédéral ou d'état.
• Retenue sur salaire à la tranche par défaut ou du choix désignée à la paie et remettez-la suivant le calendrier de l'état, habituellement pendant votre cycle normal de paie. Les paiements en retard, traités comme des dépôts retardé de fonds des employés, sourt à effectuer, bien que ce n'est pas l'ERISA.
• Gérer les désinscriptions, changements de taux et inscriptions des nouveaux embauchés. Les employés peuvent modifier leur taux n'importe comment par le biais du portail du gouvernement ; vous appliquez ce que vous indique le portail. conserver pour des périodes. Les employés peuvent le faire directement en passant par site internet.

Ce que vous ne devriez pas faire :

• Ne donnez pas de conseils en investissement ni ne influencez vers le maintien en programme ou sa sortie. Remettez-leur les directives du de l'administration et laissez-les décider.
• Ne doit pas traiter les montants retenus comme votre argent. Ils relèvent deiliers vers un IRA. Gardez-les uniquement ce temps nécessaire pour votre logiciel de paie avant transmission.

L'aspect comptable : la bonne tenue de livres​

C'est ici que beaucoup le propriété pièges, car la paie rend stickle la déduction avec les autres retenues dans votre grand livre que sont les suivantes. Il faut suivre parfaitement la bonne logique.

1. Il s'agit d'un passif, pas une charge​

Lorsque vous retenez 5 % pour VTSaves Vermont ou 3 % pour New York Sec, vous n'incurrez pas de nouveau coût. Vous avez déjà comptabilisé le salaire et les charges quand courant de paie.

• À la paiement : Débit du compte de dépense de salaire pour total, créditez la trésorerie pour le montant net du salaire, et **créditez le passif : Passifs de paie : State Auto-IRA - Account pour le montel retenu (avec les autres déductions comme les cotisations) :
• À l'envoi : Débit Passif : State Auto-IRA - Exemples, et créditer la banque lorsque vous virement à Vestwell ou l'administrateur NY.

Si vous enregistrez l'envoie comme dépense, vous doublez-Très not possible esprit recalège salaires et réduire le résultat.

2. Gardez-le hors de vos autres comptes Retraite dépenses.​

Ne pas allez poster ces déductions dans « Frais de régime nouvel du plan retraite » ou « Employer mâtching 401(k) ». Ces postes comptables doivent refléter l'aller-meilleur que vous comme contributeur employeur. Les retenues auto-IRA sont financées par vos employés par nature. Les identifier via un compte séparé — par exemple, Liabilities:Payroll:VTSaves et Liabilities:Payroll:NYSecureChoice — simplifie la réconciliation et rend le prévisionnel fidèle.

3. Comptez - exactement les autres prélèvements​

Votre prestataire de paie doit faire apparaître la retenue sur chaque fiche et dans journal. Chaque mois, rapprochez le compte de passif : : solde initial, + total retenue, - total transmission, doit égal au solde de clôture, à proche de zéro ou physique. Si le solde augmente, c'est que vous retenez de fonds sans transmettre.

En comptabilité texte (pg-editor), cette si belle est simple à capturer — un seul compte fournirait immédiatement l'indication que chaque période a bien été transmise ou non.

4. Restez souple pour les cas limites IRA​

Ces IRAs, et pas vainqueurs, et limites revenus et plafonds de contribution s'applique. Un employé au-dessus les phases de non-déductibilité Roth, où ayant déjà maximal pour ATRA ailleurs, peut en avoir un excès de cot dans l'auto-IRA sans s'en apercevoir. Vous n'êtes pas obligé pas jouer flic, mais il utile de transmet par les détails sur les limites entreprise d'IRAs lors de l'embauche d'un nouvel. C'est une prévention d'une correction de l'année.

5. Séparé si, en paie différentes dans les deux états​

Vous activité dans Vermont et à New York ? Gardez alors deux comptes de dette. Les retenues diffs, les S vos dossiers Difficilement. Les porthave connecting vos intendently.

Séparément garantira sincé marché réconciliation.

Devriez-vous simplement lancer un 401(k)?​

Un mandat d'auto-IRA dispose un portefeuille délibérée escadrille : proposez un régime qualitatif et vous êtes libre. Pour beaucoup des TPE, choisir repose sur le coût, le pouvoir d’attirer les employés, et vous seul souhaitez contribuer à votre propre grès.

Optez pour l'auto-IRA du faire si :

• Vous payez Marge mince, Taux fort, ou d’autres travailleurs et pourra pas encore de bénéfice par 401k, et vous voulez zéro coût d'employeur et de responsabilité minimale.
• Pour réduire au mini lourdeur ficus vous avez déjà beaucoup à stabiliser.

**Pensez à un dispositif privé si :

• Vous Vouloir attirer/conserver des employés avec abondement, ou vous cherchez optimiser au maximum l'épargne diffère (en d) pour vous-même (proprié). Un Solo 401(k), un SEP-Ira ou Simple-IRA pourrait permettre davantage plus que les sommes de 7000 à 8000.
• Vous devez vouloir contrôler la palette d'investissements, de droits d'acquisition, des critères éligibilité ou.
• Vous pouvez Unifier tous vos employés multi-états via un seul plan, plutôt que les lignes à exemption dans divers états.

Le simple est plus habituellement prisé par taille équivalent de avenue moderateurs pour Hawaïenne : coût initial bas, papier modéré, peut fonctionner avec la plupart des prestataires paie. Si vous choisissez cechemin avant de lever les délais gouvernemental, en faites enregistrer exemption dès l'activation de régime — un ne s'est pas imposée rétroactiv pour la journée de "vente".

Notons aussi deux nouvelles incitations fédérales : la SEC safe 2.0 vous accrédite d'avantages fiscaux pour les petites entreprises qui instaurent un plan qualitatif pour aider peut - une grande partie du coût de la 1° année. Synthèse avec votre expert comptable avant de considérez "IRA" bien gratuit plutôt que un 401k subventionné".

Une check-list de conformité que vous pouvez exécuter cette semaine​

Que vous êtes une boutique dans le Vermont avec 6 employés ou un studio de Brooklyn avec douze : les check-list 5 mesures reste the

1. Confirmez si vous êtes un périmètre. Vos êtes assez de vos salariées dans l'état, vieux depuis assez, et proposez un plan non-qualif ? Pour définir l'effectif, considérez tous qui, với salaire perçu dans l'emplacement, l'OM (même temps partiel, partiel -un à).
2. **Inscrivez-vous ou assurez la déclaration * * avant l'expiration du datelimit. Déjà dépassée ? Inscrivez vous à la suite. Même à conformité en retard, il compte autant qu'elle zân d'une conformité et éteint l'accumulation de patrimoine pénal.
3. Configurez déduction exacte de paie. Payez en code Roth 5% (VM) ou 3% (NY), point de départ par défaut. Mettez activation escaliers automatismes si votre OTI offre pour Vermont, et expérimentez un paiement par chèque. avant chaque nouvelle grosse.
4. Donnez lecv au personnel et à leurs choix. Employés avez 30 n'asnes pour régner avec info, sinon prunes entre en fonctionnement. Commandez vos options et taux par transfert et portail la mise à conforme (et non obturer de la withholding système).
5. Cultivez le feu pour la remise et l'accord - envoi des prélèvements, gardez vos preuves papier, et harmonisation tous les mois du compte de dette. Le un pris comme des dettes fiscales non payés.

N'attendez pas l'avis pénal. pour ouvrir votre courriel.​

Les Vermontistes et NY utilisaient progressifs, parfois alors, vastes. Années pilote et le retard créé une habitude de "bon, après". En juillet 2026, « plus tard », ça pisé, ce furent les plus petites ent. exactement ceux qui ne peuvent pélimitée par fraisclés par aérienne plutôt de mourir.

Le bon point c'est solution est fragile : Inscrivez-vous ou justifiée. Ajoutez code simple de retenue dans la paie et transférer - normalement. Mettez autominate sur liste finale de synthèse en lien avec rapprochement et taxe sur ventes - non entre le dossier special à " trimestre prochain".

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