La loi SB 906 de l'Oregon, en vigueur depuis le 1er janvier 2026, transforme la fiche de paie d'un simple récapitulatif en un document de divulgation. Chaque retenue nécessite désormais un code de paie écrit et une explication que l'employé peut demander par écrit — et que l'employeur doit fournir sous 10 jours.
Ce qu'exige la loi SB 906
- Détail de la fiche de paie : Rémunération brute, rémunération nette, heures, taux et chaque retenue avec son code de paie et sa description en langage clair.
- Divulgation écrite sur demande : Un employé peut demander par écrit une explication détaillée des codes de paie et de toute retenue non exigée par la loi. L'employeur dispose de 10 jours pour la fournir, et la divulgation doit être propre à la paie de cet employé, et non pas une liste générique de codes.
- Conservation : Conserver les registres de paie, y compris les explications des codes, pendant six ans, et les tenir à la disposition du Bureau of Labor and Industries (BOLI) sur demande.
Contrôles de la paie
- Table des codes : Un tableau principal des codes de paie avec une description en langage clair, mis à jour à chaque ajout de retenue. La fiche de paie s'appuie sur ce tableau, et non sur du texte libre.
- Journal des demandes écrites : Date, employé, retenue contestée, date de réponse et explication fournie. Ce journal constitue la preuve si le BOLI demande si le délai de 10 jours a été respecté.
- Système ou manuel : Si votre fournisseur de paie ne peut pas produire le détail au niveau du code, exportez le détail et joignez l'explication. L'obligation incombe à l'employeur, pas au fournisseur.
